劉爽

摘 要：干部人事檔案材料是反映干部情況的基本憑證和重要依據(jù)，是干部工作、人才工作的重要信息。因此，高等學校人事檔案管理工作者的素質和水平對人事檔案的真實性、準確性，以及人事檔案的管理和利用規(guī)范化及專業(yè)化有直接的影響，本文針對目前高等學校人事檔案管理者的素質現(xiàn)狀進行分析。

關鍵詞：人事檔案管理;素質;高校

高等學校人事檔案作為學校發(fā)展的歷史記錄，它為師資隊伍建設、職稱評聘、薪酬分配、辦理離退休手續(xù)、干部考察任免等很多工作提供了精準的數(shù)據(jù)。檔案管理人員在人事檔案的工作中是主體力量，素質高低將直接影響檔案管理的發(fā)展，所以，要求人事檔案的管理者是專業(yè)型、管理型人才。因此，提高檔案管理人員的素質，更好地適應新形勢發(fā)展，是人事檔案管理者亟待解決的問題。

1 高等學校人事檔案管理的當前狀況

近年來，高等學校人事檔案管理工作有了較大的提升，但還存在著一些問題，主要有這些表現(xiàn)：

1.1 領導的重視程度不夠，檔案管理的意識淡薄

目前，大多數(shù)高等學校受各方面因素的制約較大，發(fā)展的水平不均衡，校領導和全校師生對人事檔案的重要性還缺乏足夠的認識，對檔案管理的利用意識淡薄，對人事檔案的歸檔內容、管理范圍還缺乏認識，重要性的宣傳力度不夠，不能全面的了解人事檔案功能，未能深層次的開發(fā)人事檔案，在對應該歸檔的材料不能及時送交檔案管理部門，目前，主要還停留在簡單的基礎利用階段。

1.2 檔案管理人員的素質水平整體偏低

在大多數(shù)高等學校，當前，人事檔案的管理情況是人員配備相對隨意，普遍缺乏專職檔案的專業(yè)技術人員，檔案管理人員很多是兼職人員，流動性大，隊伍穩(wěn)定性較差，工作的連貫性與專業(yè)性很難保證，導致工作不熟悉，經(jīng)常出現(xiàn)失誤，嚴重影響檔案管理工作正常的運行。檔案管理人員的主動服務意識欠缺，安于現(xiàn)狀，缺乏創(chuàng)新精神，年齡結構還偏大，學歷層次也不高，專業(yè)的人員偏少，欠缺主動服務的意識。

1.3 信息化管理的水平低，檔案服務利用水平受限

目前，很多高等學校日常業(yè)務的檔案工作大多數(shù)以手工操作的方式較多，這些常規(guī)業(yè)務環(huán)節(jié)就耗費了大量的人力和物力，工作效率很低，檔案管理人員對現(xiàn)代化的檔案信息管理方式還不太能適應，計算機的應用水平不高，不具備檔案信息化的技術知識和水平，無法適應檔案的信息化管理大趨勢。高等學校檔案工作隊伍的知識結構和管理水平不合理，嚴重缺乏懂得專業(yè)技術和信息技術的全能人才，與信息時代的人事檔案管理需要不適應。檔案管理工作亟需既懂得檔案專業(yè)技術，又能掌握現(xiàn)代化的信息管理技術的復合型人才。

1.4 業(yè)務能力較弱

第一，沒有專業(yè)的培訓，業(yè)務能力一般。很多檔案管理人員都不能順聯(lián)掌握計算機的各項操作技能，缺乏關于檔案管理的實踐技能以及理論知識，然而單位忽視有關的業(yè)務能力培訓開展，造成他們缺乏較強的業(yè)務能力，很難順利開展工作。第二，工作經(jīng)常處在被動的狀態(tài)，很多檔案管理人員在平時工作中都是“推一下，轉一下”，缺乏較高的工作熱情，領導要求他們整理什么檔案就整理什么檔案，或者只是結合單位領導的有關意向完成檔案管理工作，難以規(guī)范化以及統(tǒng)一化管理檔案，更加不會創(chuàng)新檔案管理工作。

2 高等學校人事檔案管理人員素質提升的對策

檔案管理者必須樹立起終身學習的觀念，緊跟時代的步伐，提高檔案管理人員隊伍整體的素質，培養(yǎng)復合型人才。

2.1 加大對全校教師檔案意識宣傳，獲得校領導的政策支持

檔案管理人員首先要提高自身的認識，要積極主動的匯報、請示工作，加大宣傳人事檔案工作的力度，擴大檔案的利用范圍，提高全員的檔案意識，形成人人關心檔案、人人支持檔案工作的良好氛圍，鼓勵職工及時上交檔案材料。規(guī)范制定高等學校的人事檔案管理工作制度，提高檔案工作的地位，需要校領導層面從上到下齊抓共管，才能保證人事檔案的管理水平不斷提高和服務工作的順利開展。

2.2 優(yōu)化人員素質的結構建設，提高人員的綜合素質

1）檔案管理者必須具備較高的服務意識、政治素質。人事檔案工作的保密性很強，檔案工作者要遵守紀律，要加強黨的路線、方針、政策的學習，在日常工作中，要始終保持正確的政治方向，樹立主動服務的精神，強化檔案管理人員的責任意識、保密意識。

2）提高檔案管理人員的專業(yè)技能素質。人事檔案的管理具有很強的專業(yè)性和操作性，這就要求檔案的管理人員不但要具備良好的政治、道德素養(yǎng)，更要有扎實掌握檔案管理的業(yè)務技能和專業(yè)知識，具備豐富的管理經(jīng)驗和實踐能力。提高檔案工作者隊伍的整體水平，優(yōu)化檔案隊伍的結構，采用科學的管理手段，保證高等學校檔案管理人才隊伍的穩(wěn)定與素質的提升，積極學習先進的檔案管理技術，以適應人事檔案工作的開展要求，保障高等學校的改革和發(fā)展。為了更好的適應高等學校人事檔案管理的趨勢，改善管理人員的知識結構，引進檔案的專業(yè)人才，提高檔案管理專職人員比例，提高檔案管理人員綜合素質。檔案工作者不但要掌握一定的專業(yè)知識，而且還要具備一定的綜合能力，這樣才能更好地促進檔案工作的順利進行。

2.3 優(yōu)化培訓開發(fā)體系，提高管理人員的信息素質

高等學校有目的的開展有利于檔案管理人員學習和關于工作能力的活動，將培訓開發(fā)工作作為單位計劃的一部分，實施有組織的培訓工作，采用先進的培訓手段和多樣化的培訓方式，進而獲得顯著的培訓效果。就人員知識過于老化的情況來講，檔案部門必須要開展不同形式的教育培訓，比如：溝通研討、在職教育以及崗位培訓等等，豐富自身的知識，將更多的經(jīng)費投入到檔案管理人員的培訓中，需要從不同的形式、不同的途徑培養(yǎng)，加強崗位定期考核，借鑒檔案管理的成功經(jīng)驗以及信息化的管理方法，全面培養(yǎng)高素質復合型人才。利用這些業(yè)務教育培訓，不僅可以完善檔案管理人員的知識結構，而且可以加強檔案管理技能，迅速科學的總結培訓效果，使檔案管理人員利用培訓實現(xiàn)自我學習和自我提高。同時，檔案管理人員必須要通過參加專業(yè)培訓，了解檔案管理技能、管理專業(yè)理論知識，還要充分了解數(shù)據(jù)庫的操作方法，學習不同學科的綜合知識，提升運用信息技術的綜合素質，加快高等院校人事檔案管理人員的現(xiàn)代化建設。提升檔案管理者信息化管理水平和服務質量，采用先進的信息技術對信息資源進行全面分析，真正實現(xiàn)合理化和標準化的檔案管理，提升檔案管理工作水平，了解新型的檔案管理方式，服務于高等學校的每個教師和學生，成為不僅掌握檔案管理業(yè)務知識，而且合理運用信息技術的專業(yè)人才。檔案信息化建設便于檔案管理人員為查詢者在較短的時間內查詢到所需的信息，提升管理人員的工作效率，進而更好更快的促進高等院校人事檔案工作穩(wěn)定發(fā)展。

總之，檔案管理人員的素質與高等學校檔案事業(yè)的順利發(fā)展關系十分密切。因此，必須加強高等學校檔案隊伍的建設，檔案管理工作者必須具備良好的業(yè)務素質、現(xiàn)代化的信息素養(yǎng)，轉變傳統(tǒng)檔案管理者的角色向現(xiàn)代檔案信息管理者身份的轉變，為學院的人力資源開發(fā)和利用提供更好地服務，更好地適應高等院校的改革發(fā)展趨勢。

參考文獻

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