邵亞偉 王前

摘 要：PDCA循環(huán)理論作為一種質(zhì)量管理的基本方法，在20世紀(jì)90年代中后期開(kāi)始應(yīng)用于檔案工作中。本文借助SATI工具，對(duì)相關(guān)文獻(xiàn)的關(guān)鍵詞、機(jī)構(gòu)、作者、文獻(xiàn)來(lái)源、發(fā)表年份進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，來(lái)回顧國(guó)內(nèi)有關(guān)研究與應(yīng)用的發(fā)展現(xiàn)狀，提出目前存在合作力度不夠、應(yīng)用領(lǐng)域局限等問(wèn)題，最終闡述了在檔案工作不斷智能化、社會(huì)化的發(fā)展趨勢(shì)下，要提高主觀能動(dòng)性、加強(qiáng)合作、規(guī)范實(shí)踐模式，從而更好地在檔案工作中發(fā)揮PDCA循環(huán)的價(jià)值和作用。

關(guān)鍵詞：PDCA循環(huán);檔案管理;質(zhì)量管理

一、引言

質(zhì)量管理是指確定質(zhì)量方針、目標(biāo)和職責(zé)，并通過(guò)質(zhì)量體系中的質(zhì)量策劃、控制、保證和改進(jìn)來(lái)使其實(shí)現(xiàn)的全部活動(dòng)，將其應(yīng)用于檔案工作能夠?qū)n案收集、整理、保管、利用等業(yè)務(wù)工作進(jìn)行全面管理，從而有效的提升檔案工作的效率和質(zhì)量。20世紀(jì)60年代以來(lái)，管理理論上出現(xiàn)了“行為科學(xué)論”，并伴隨著國(guó)際市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的加劇，全面質(zhì)量管理理論逐步形成，而PDCA循環(huán)正是全面質(zhì)量管理的思想基礎(chǔ)和方法依據(jù)。

PDCA循環(huán)由美國(guó)質(zhì)量管理專家休哈特首先提出，由世界著名質(zhì)量管理專家戴明采納、宣傳，獲得普及，主要含義是將質(zhì)量管理分為計(jì)劃（Plan）、執(zhí)行（Do）、檢查（Check）、處理（Act）四個(gè)階段，是質(zhì)量管理的基本方法，也是企業(yè)管理各項(xiàng)工作的一般規(guī)律。經(jīng)筆者調(diào)查發(fā)現(xiàn)，在當(dāng)前檔案工作實(shí)踐中，有很多單位都已將PDCA循環(huán)理論引入檔案工作中，針對(duì)存在的問(wèn)題采取了有效的管理措施，對(duì)改進(jìn)檔案工作發(fā)揮了重要作用。本文采用文獻(xiàn)調(diào)查法，探究以PDCA循環(huán)為例的質(zhì)量管理理論在檔案工作中的應(yīng)用與研究現(xiàn)狀，以期系統(tǒng)地認(rèn)知其實(shí)踐指導(dǎo)價(jià)值，為進(jìn)一步的應(yīng)用提供參考。

二、研究綜述

筆者以“PDCA+檔案”為主題詞在中國(guó)知網(wǎng)數(shù)據(jù)庫(kù)平臺(tái)進(jìn)行文獻(xiàn)檢索（檢索時(shí)間為2020年5月24日），共得到文獻(xiàn)198篇，對(duì)文獻(xiàn)進(jìn)行去重、篩選后，共得到有效文獻(xiàn)93篇。隨后，將文獻(xiàn)導(dǎo)入SATI文獻(xiàn)題錄信息統(tǒng)計(jì)分析工具，對(duì)文獻(xiàn)的關(guān)鍵詞、機(jī)構(gòu)、作者、文獻(xiàn)來(lái)源、發(fā)表年份等進(jìn)行頻次統(tǒng)計(jì)，并繪制相關(guān)知識(shí)圖譜進(jìn)行分析。

（一）關(guān)鍵詞分析

筆者借助SATI工具對(duì)高頻關(guān)鍵詞繪制知識(shí)圖譜（如圖1），并截取前20個(gè)高頻關(guān)鍵詞形成表1。結(jié)合圖1和表1可以發(fā)現(xiàn)，當(dāng)前檔案工作中運(yùn)用PDCA循環(huán)理論較多的領(lǐng)域集中于醫(yī)院檔案工作和科技檔案工作，近年來(lái)要數(shù)醫(yī)院病案管理工作最為明顯。筆者在上述198篇文獻(xiàn)中以“醫(yī)院”為主題詞進(jìn)行二次檢索，就得到相關(guān)文獻(xiàn)88篇，占一次檢索結(jié)果的44.4%左右?？梢?jiàn)，醫(yī)院檔案工作者已深刻認(rèn)識(shí)到對(duì)醫(yī)療衛(wèi)生檔案進(jìn)行全面質(zhì)量管理的重要性，并在付諸實(shí)踐的過(guò)程中解決了實(shí)際問(wèn)題，提高了工作效率。

（二）機(jī)構(gòu)分析

從SATI導(dǎo)出的文獻(xiàn)來(lái)源機(jī)構(gòu)看，共涉及各級(jí)各類機(jī)構(gòu)90所左右。其中，醫(yī)療衛(wèi)生領(lǐng)域的相關(guān)機(jī)構(gòu)如醫(yī)院、血站、研究所、醫(yī)學(xué)院等占比高達(dá)80%左右，其余多為科學(xué)研究單位以及一些檔案館（室）。這一現(xiàn)象印證了當(dāng)前在檔案管理工作中運(yùn)用PDCA循環(huán)理論較多的為醫(yī)院、科技檔案工作。在地域分布上，南北分布相對(duì)均勻，但大多集中于東部地區(qū)。可見(jiàn)，經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平、醫(yī)療水平等綜合性的社會(huì)因素也會(huì)影響質(zhì)量管理理論在檔案工作中的應(yīng)用情況。此外，如圖2所示，在去除噪點(diǎn)（去除沒(méi)有關(guān)系的鼓勵(lì)節(jié)點(diǎn)，有助于直觀顯示網(wǎng)絡(luò)圖核心關(guān)系，下同）后，發(fā)現(xiàn)僅有4家單位兩兩之間互有關(guān)聯(lián)，可見(jiàn)當(dāng)前PDCA循環(huán)雖然在實(shí)踐中已有較多的應(yīng)用，但也僅僅是各自單位“點(diǎn)”式單獨(dú)摸索，未形成“線、面”式資源共享、合作共贏的局面。

（三）作者分析

據(jù)高頻作者統(tǒng)計(jì)表顯示，張艷枚、李映素、李雪茹、秦占霞、高倩發(fā)文量最多，達(dá)3篇，其余作者均為1或2篇。且對(duì)作者知識(shí)圖譜進(jìn)行去除噪點(diǎn)處理后，僅有16位作者在各自的領(lǐng)域中有小范圍合作，總體來(lái)看尚未形成核心作者群。筆者認(rèn)為，這也和上述機(jī)構(gòu)間合作程度不夠有關(guān)?？梢?jiàn)，當(dāng)前質(zhì)量管理理論視角下的檔案工作研究仍有較多的空白領(lǐng)域有待探索，且需要加強(qiáng)合作，探討宏觀視角下的研究模式和實(shí)踐模式，以促進(jìn)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化發(fā)展。

（四）文獻(xiàn)來(lái)源分析

從數(shù)據(jù)來(lái)看，相關(guān)文獻(xiàn)發(fā)表頻次最高的為《辦公室業(yè)務(wù)》雜志，共16篇，占比達(dá)12.2%左右，其余發(fā)文量較多的雜志為《蘭臺(tái)內(nèi)外》《中國(guó)病案》《云南檔案》等?？傮w來(lái)看，主題分布多為醫(yī)藥衛(wèi)生事業(yè)、檔案事業(yè)等領(lǐng)域的期刊，既體現(xiàn)管理學(xué)的特色，也具有醫(yī)藥衛(wèi)生事業(yè)的“藥”味。據(jù)此，筆者認(rèn)為當(dāng)前醫(yī)療衛(wèi)生領(lǐng)域的檔案工作在應(yīng)用PDCA循環(huán)管理論時(shí)已經(jīng)能夠較好地和自身專業(yè)特色結(jié)合，真正實(shí)現(xiàn)了理論指導(dǎo)實(shí)踐，實(shí)踐推動(dòng)理論發(fā)展。譬如趙彥希等在分析醫(yī)院科技檔案管理現(xiàn)狀的基礎(chǔ)之上，介紹了PDCA循環(huán)和醫(yī)院科技檔案管理的關(guān)聯(lián)，并闡述了PDCA循環(huán)的各個(gè)階段在醫(yī)院科技檔案管理中的應(yīng)用。韋香玲將PDCA視為一種現(xiàn)代新興技術(shù)，并分析了其在醫(yī)院文書檔案管理中的實(shí)際應(yīng)用，為醫(yī)院長(zhǎng)久發(fā)展提供了有力的參考?？傊?，PDCA循環(huán)作為一種質(zhì)量管理理論，可以使思想方法和工作步驟更加條理化、系統(tǒng)化、圖像化和科學(xué)化，不僅能夠?qū)⒏黜?xiàng)工作有機(jī)聯(lián)系起來(lái)，最重要的是能夠門路式地提升工作水平，目前其具體應(yīng)用在檔案工作領(lǐng)域已初顯成效。

（五）年份分析

20世紀(jì)90年代以來(lái)，全面質(zhì)量管理概念逐漸被世界各國(guó)所接受，我國(guó)也自1978年開(kāi)始推行全面質(zhì)量管理，在理論和實(shí)踐上都有一定的發(fā)展?；诖?，筆者檢索文獻(xiàn)后發(fā)現(xiàn)，《四川檔案》雜志于1984年4月刊登《運(yùn)用全面質(zhì)量管理方法 搞好文書檔案管理工作》一文，作者指出于1982年便開(kāi)始探索如何將現(xiàn)代管理技術(shù)和方法應(yīng)用于檔案工作，是國(guó)內(nèi)最早將全面質(zhì)量管理的概念引申到檔案工作中的研究。隨后，1989年《檔案學(xué)通訊》雜志刊登《全面質(zhì)量管理的PDCA法在檔案工作中的運(yùn)用》一文，論述了將PDCA法應(yīng)用于檔案工作中的具體模式和措施，是國(guó)內(nèi)在全面質(zhì)量管理理論已滲透進(jìn)檔案工作的基礎(chǔ)上，最早將PDCA循環(huán)理論應(yīng)用于檔案工作的實(shí)踐與研究。綜上，我國(guó)將PDCA循環(huán)作為一種全面質(zhì)量管理理論應(yīng)用于檔案工作的相關(guān)實(shí)踐與研究發(fā)端于20世紀(jì)90年代中后期，伴隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和檔案管理工作的改善，其相關(guān)研究與實(shí)踐總體呈緩慢發(fā)展趨勢(shì)，文獻(xiàn)發(fā)表量也逐漸增加。據(jù)此筆者判斷，隨著人工智能、5G、VR等現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)在檔案工作中的逐步運(yùn)用和推廣，PDCA循環(huán)理論也將有更大的應(yīng)用空間。

（六）數(shù)據(jù)分析總論

綜合來(lái)看，目前相關(guān)研究?jī)?nèi)容均來(lái)自具體的檔案管理工作，文獻(xiàn)結(jié)構(gòu)多為“三步走”模式：描述現(xiàn)狀，提出問(wèn)題—闡述內(nèi)涵，挖掘意義—探索路徑，分析方法，為促進(jìn)檔案管理工作朝向系統(tǒng)化、科學(xué)化、現(xiàn)代化發(fā)展發(fā)揮了重要價(jià)值。然而，不應(yīng)僅僅是醫(yī)院檔案工作和科技檔案工作，各行各業(yè)的檔案管理工作都需進(jìn)一步學(xué)習(xí)與應(yīng)用質(zhì)量管理理論，構(gòu)建點(diǎn)、線、面結(jié)合的資源共享與業(yè)務(wù)交流體系，從宏觀層面將PDCA循環(huán)理論應(yīng)用于檔案工作中，從而真正實(shí)現(xiàn)質(zhì)量管理理論的核心價(jià)值，促進(jìn)檔案工作的長(zhǎng)期可持續(xù)發(fā)展。

三、思考與展望

回顧目前的研究與實(shí)踐現(xiàn)狀，要想進(jìn)一步發(fā)揮PDCA循環(huán)理論的價(jià)值，需要轉(zhuǎn)換思維，加強(qiáng)合作，在順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的潮流中增強(qiáng)自身的業(yè)務(wù)水平，提高檔案信息服務(wù)的質(zhì)量。

（一）避免慣性思維，提高主觀能動(dòng)性

PDCA循環(huán)可以使各項(xiàng)工作變得階段化、系統(tǒng)化，但正因如此，習(xí)慣了PDCA的管理者很容易按照流程工作，產(chǎn)生慣性思維、依賴情緒，不利于發(fā)揮人的主觀能動(dòng)性。為此，在運(yùn)用PDCA循環(huán)的同時(shí)，要適當(dāng)融入自身的思維和想法，避免陷入“循環(huán)”的圈套。例如在C階段，不僅是管理體系內(nèi)部的成員需要進(jìn)行總結(jié)反思，也可以通過(guò)新媒體互動(dòng)平臺(tái)、問(wèn)卷等形式獲取檔案信息用戶等第三方的建議和反饋來(lái)加以改善?？傊?，在按照PDCA循環(huán)理論進(jìn)行管理的同時(shí)，要充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性，避免被動(dòng)式、機(jī)械式的管理和服務(wù)。

（二）加強(qiáng)多元合作，打通行業(yè)限制壁壘

從上述分析來(lái)看，目前PDCA循環(huán)理論在檔案管理工作中的應(yīng)用多集中于醫(yī)療衛(wèi)生領(lǐng)域和科技活動(dòng)部門，跨部門、跨單位、跨系統(tǒng)、跨領(lǐng)域之間的合作幾乎為空白。為此，伴隨著現(xiàn)代管理理論與方法的不斷發(fā)展，各行各業(yè)的檔案工作者都應(yīng)當(dāng)積極學(xué)習(xí)質(zhì)量管理理論，并將之運(yùn)用于實(shí)踐。同時(shí)，要充分發(fā)揮我國(guó)檔案工作“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo) 分級(jí)管理”的優(yōu)勢(shì)，加強(qiáng)合作，互相學(xué)習(xí)交流在研究應(yīng)用過(guò)程中的問(wèn)題和經(jīng)驗(yàn)，形成優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)、協(xié)同推進(jìn)的模式。

（三）規(guī)范實(shí)踐模式，推行統(tǒng)一應(yīng)用體系

PDCA循環(huán)理論管理模式分為四個(gè)階段：策劃—實(shí)施—檢查—改進(jìn)，體現(xiàn)著科學(xué)認(rèn)識(shí)論的管理手段和工作程序。目前已有的研究與實(shí)踐都可以證明將其運(yùn)用于檔案管理工作，能夠取得很大的效益。然而，目前各單位尚未將PDCA循環(huán)理論作為一種高效、普適的基本理論方法在檔案工作領(lǐng)域加以全面推廣。所以，筆者認(rèn)為各實(shí)踐主體在加強(qiáng)合作的基礎(chǔ)上，要規(guī)范實(shí)踐模式，通過(guò)不斷地完善、提煉，從而在更大范圍推行統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化的應(yīng)用體系，真正實(shí)現(xiàn)縱向上管理對(duì)象全覆蓋、橫向上管理范圍全覆蓋。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，以PDCA循環(huán)為例的質(zhì)量管理理論在檔案工作中的研究與應(yīng)用起步于20世紀(jì)90年代中后期，并在實(shí)踐中不斷完善，已取得較多成果。然而，目前應(yīng)用領(lǐng)域較為局限，合作力度不夠，也尚未形成相關(guān)研究的核心作者群。隨著生產(chǎn)力和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，質(zhì)量管理理論也漸趨完善，實(shí)用性和科學(xué)性都逐漸提高，在檔案工作智能化、社會(huì)化的發(fā)展趨勢(shì)中，PDCA循環(huán)作為一種成熟的質(zhì)量管理理論，必將為檔案工作提供一種切實(shí)可行、高效便捷的管理模式，值得檔案學(xué)研究人員加強(qiáng)研究，也值得檔案工作者加強(qiáng)學(xué)習(xí)和應(yīng)用

【基金項(xiàng)目：本文系2019年揚(yáng)州市政策引導(dǎo)計(jì)劃（軟科學(xué)研究）項(xiàng)目《地市級(jí)公立醫(yī)院“引進(jìn)國(guó)外智力”模式研究—以揚(yáng)州市為例》階段性研究成果，項(xiàng)目編號(hào)：YZ2019184?！?/p>

（作者簡(jiǎn)介：邵亞偉，揚(yáng)州大學(xué)本科在讀，檔案學(xué)方向;王前，公共管理碩士，蘇北人民醫(yī)院綜合檔案室主任。）

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