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        新媒體環(huán)境對(duì)高校檔案管理的影響與應(yīng)對(duì)策略

        2020-09-26 10:29:45周華
        傳播力研究 2020年17期
        關(guān)鍵詞:應(yīng)對(duì)策略新媒體高校

        周華

        摘 要:隨著時(shí)代的迅速發(fā)展,新媒體環(huán)境對(duì)高校檔案管理的影響也變得越來(lái)越大。本篇文章首先對(duì)新媒體環(huán)境對(duì)高校檔案管理的影響進(jìn)行闡述,從管理模式單一、缺少有效監(jiān)管以及硬件設(shè)施不完備等幾個(gè)方面,對(duì)高校檔案管理存在的問(wèn)題進(jìn)行解析,并以此為依據(jù),提出新媒體環(huán)境對(duì)高校檔案管理影響的應(yīng)對(duì)策略。

        關(guān)鍵詞:新媒體;高校;檔案管理;影響;應(yīng)對(duì)策略

        中圖分類號(hào):G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A 文章編號(hào):2096-3866(2020)17-0-02

        當(dāng)前,隨著高校檔案管理開(kāi)始規(guī)范化,新技術(shù)在高校檔案管理中的應(yīng)用也越來(lái)越多。和傳統(tǒng)媒體環(huán)境比較,新媒體環(huán)境也就是一種新型傳媒環(huán)境,這種新媒體環(huán)境一般是把計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用到高校檔案管理中,利用移動(dòng)通信設(shè)備,實(shí)現(xiàn)信息傳遞和共享。通常情況下,新媒體環(huán)境具有公開(kāi)性、虛擬性、交互性等特點(diǎn)。隨著時(shí)代發(fā)展,新媒體在我們實(shí)際工作、生活中廣泛使用,在這種環(huán)境下,高校在開(kāi)展檔案管理工作時(shí),應(yīng)結(jié)合時(shí)代發(fā)展特點(diǎn),對(duì)現(xiàn)有檔案管理理念改革創(chuàng)新,發(fā)揮新媒體優(yōu)勢(shì),提高高校檔案管理水平,保證檔案管理。

        一、新媒體環(huán)境對(duì)高校檔案管理的影響

        在傳統(tǒng)媒體背景下,高校在開(kāi)展檔案管理工作時(shí),通常把紙質(zhì)檔案作為重要載體,在檔案服務(wù)模式上,以收集檔案信息、坐等上門服務(wù)為主。在這種環(huán)境下,使得檔案管理模式比較單一,而且隨著時(shí)間的轉(zhuǎn)移,紙質(zhì)檔案受損嚴(yán)重的話,不僅會(huì)影響檔案的查閱,也會(huì)影響工作人員的工作效率以及檔案歸屬人完整的信息記載,更會(huì)影響檔案管理工作的質(zhì)量。

        隨著新媒體時(shí)代的來(lái)臨,人們開(kāi)始利用計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)等現(xiàn)代化技術(shù),這些現(xiàn)代化技術(shù)對(duì)高校檔案管理工作也帶來(lái)了影響,通過(guò)建設(shè)一個(gè)資源豐富的信息系統(tǒng),創(chuàng)新管理方式,將紙質(zhì)資料進(jìn)行掃描,掃描后的檔案資料可以不受時(shí)間、地域等因素影響,隨時(shí)隨地傳遞和收集信息。在這種情況下,能夠給高校檔案管理工作開(kāi)展提供諸多便利,豐富檔案載體,提高高校檔案管理水平。

        二、高校檔案管理存在的問(wèn)題

        (一)管理模式單一

        20世紀(jì)初,在開(kāi)展檔案管理工作時(shí),通常是把檔案室中各項(xiàng)檔案信息采取手工管理方法進(jìn)行,而在檔案提檔或者流轉(zhuǎn)中,依然是利用郵寄的方式將紙質(zhì)檔案寄送給收件人,這種方式單一、耗時(shí)長(zhǎng),不利于新時(shí)代檔案管理工作。在這種檔案管理模式下,將會(huì)引發(fā)各種安全問(wèn)題,如檔案分類缺少合理性,使得在檔案查找過(guò)程中,消耗大量時(shí)間,或者在檔案流轉(zhuǎn)中,造成檔案信息丟失,檔案重要內(nèi)容泄露等。如果出現(xiàn)上述問(wèn)題,將無(wú)法追究相關(guān)人員責(zé)任,也不能采取相關(guān)措施進(jìn)行補(bǔ)救,給學(xué)校帶來(lái)嚴(yán)重影響。由此可見(jiàn),高校應(yīng)結(jié)合時(shí)代發(fā)展,對(duì)傳統(tǒng)檔案管理模式進(jìn)行改革創(chuàng)新,反之將無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案資源有效管理,出現(xiàn)檔案信息外泄等問(wèn)題,給學(xué)校造成嚴(yán)重?fù)p失。

        (二)缺少有效監(jiān)管

        當(dāng)前,一些學(xué)校將檔案管理作為高校運(yùn)營(yíng)管理中重要內(nèi)容之一,其中涉及了大量和學(xué)校運(yùn)營(yíng)發(fā)展相關(guān)的信息,如學(xué)校基本信息、招生信息、人才培養(yǎng)信息等,由此可見(jiàn),在高校檔案管理過(guò)程中,信息的泄露將極大影響學(xué)校的發(fā)展,因此,不允許出現(xiàn)任何一個(gè)問(wèn)題。如果出現(xiàn)問(wèn)題,將會(huì)造成學(xué)校重要資源丟失,影響學(xué)校今后發(fā)展。當(dāng)前由于一些學(xué)校缺少有效的監(jiān)管,一些學(xué)校的重要資源被利用,為了防止這種問(wèn)題的出現(xiàn),應(yīng)加強(qiáng)學(xué)校的檔案監(jiān)管工作。但是大部分學(xué)校在運(yùn)營(yíng)發(fā)展中,對(duì)檔案管理的重視力度不高,通常是安排人員管理,但是缺少對(duì)人員工作情況的有效監(jiān)管。隨著時(shí)間發(fā)展,在缺少外在環(huán)境壓力的情況下,將會(huì)造成檔案管理人員思想逐漸放松,對(duì)其工作要求越來(lái)越低,一旦在檔案管理中出現(xiàn)疏忽,必將會(huì)產(chǎn)生各種問(wèn)題,即便補(bǔ)救也是費(fèi)心費(fèi)力,補(bǔ)救效果也不理想。

        (三)硬件設(shè)施不完備

        當(dāng)前,一些高校雖然越來(lái)越重視檔案管理工作,但是由于缺少相應(yīng)政策以及資金的扶持,檔案館缺少相應(yīng)的硬件設(shè)備,由于新媒體設(shè)備無(wú)法被引入檔案工作上來(lái),導(dǎo)致檔案管理工作效率不高,檔案管理難度還是很大。硬件設(shè)備的應(yīng)用不僅可以提高工作效率,還能使工作更為便利,但對(duì)于一些新媒體設(shè)備不足的現(xiàn)象,要采取相應(yīng)的措施進(jìn)行完備,增加新媒體設(shè)備的應(yīng)用,否則將嚴(yán)重影響了檔案整理。如果檔案資料多而雜亂,還有一些單位將檔案放在狹窄地方,不僅給檔案整理帶來(lái)了難題,還影響了檔案管理員的工作,因此,新媒體技術(shù)的運(yùn)用可以緩解整理的難度,使工作者能有更多的精力進(jìn)行創(chuàng)新,把檔案管理做得更好,促進(jìn)高校檔案管理的快速發(fā)展。

        三、新媒體環(huán)境對(duì)高校檔案管理影響的應(yīng)對(duì)策略

        (一)強(qiáng)化檔案管理理念

        在新媒體環(huán)境下,檔案管理給學(xué)校發(fā)展提供了考驗(yàn),強(qiáng)化檔案管理就變得特別重要。對(duì)于高校檔案管理工作人員來(lái)說(shuō),管理意識(shí)的增強(qiáng)不僅需要日常不斷的進(jìn)行學(xué)習(xí),加強(qiáng)自身的業(yè)務(wù)知識(shí),改變現(xiàn)有的陳舊知識(shí)理念來(lái)實(shí)現(xiàn),還需要加入現(xiàn)代信息化管理模式,改變陳舊的知識(shí)架構(gòu)。也應(yīng)結(jié)合時(shí)代發(fā)展要求,科學(xué)的運(yùn)用新媒體技術(shù),對(duì)檔案管理方式進(jìn)行改革,樹(shù)立新媒體檔案管理價(jià)值觀。在此過(guò)程中,要想檔案管理工作人員,把現(xiàn)代化技術(shù)應(yīng)用其中,對(duì)檔案管理工作要求適當(dāng)改革。首先,在空間上,學(xué)校檔案管理工作人員需要把檔案朝著社會(huì)所開(kāi)放,讓檔案打破學(xué)校的束縛。其次,在時(shí)間上,檔案管理工作人員要從長(zhǎng)遠(yuǎn)角度入手,檔案管理人員要不斷提升自身的管理能力,增強(qiáng)業(yè)務(wù)知識(shí),轉(zhuǎn)化管理理念,給予檔案管理工作高度重視。最后,在檔案管理內(nèi)容上,檔案管理工作人員應(yīng)結(jié)合新媒體時(shí)代發(fā)展特點(diǎn),用計(jì)算機(jī)等媒介對(duì)檔案管理內(nèi)容進(jìn)行重新劃分,將資料登記在電腦里,提高查檔的速度,通過(guò)這種改革優(yōu)化,不僅可以提高高校檔案管理水平,還能促進(jìn)高校更好發(fā)展。

        (二)加強(qiáng)檔案信息化管理

        對(duì)于高校來(lái)說(shuō),加強(qiáng)檔案信息化管理不僅可以提高工作人員的效率,還可以促進(jìn)檔案質(zhì)量化管理。在高校管理檔案管理中,新媒體的發(fā)展給管理工作帶來(lái)了新的突破,傳統(tǒng)的檔案管理受到各種新理念、新技術(shù)等因素影響,不僅在檔案管理上發(fā)生了轉(zhuǎn)變,人們的觀念也隨著檔案信息化管理漸漸發(fā)生轉(zhuǎn)變,越來(lái)越受到人們的喜愛(ài)。在檔案信息化管理的今天,新媒體技術(shù)的應(yīng)用,可以更加快捷地做好檔案工作,得到了高校的廣泛使用。所以,在高校檔案管理過(guò)程中,也應(yīng)結(jié)合時(shí)代發(fā)展要求,把新媒體技術(shù)應(yīng)用其中,加強(qiáng)檔案信息化系統(tǒng)建設(shè),加大新技術(shù)資源投放力度,提高檔案管理信息化水平。只有這樣,才能讓高校在落實(shí)檔案管理工作時(shí),不會(huì)發(fā)生信息孤島現(xiàn)象。

        除此之外,在新媒體背景下,除了高校檔案管理工作人員,學(xué)校其他工作人員,如教師、學(xué)生,也可以成為檔案信息的采集者和傳遞者。所以,在新媒體背景下,高校在開(kāi)展檔案管理工作過(guò)程中,應(yīng)充分發(fā)揮新媒體技術(shù)優(yōu)勢(shì),利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù),搭建檔案信息采集平臺(tái),實(shí)現(xiàn)學(xué)校各項(xiàng)檔案信息的整合,在全校范疇內(nèi)進(jìn)行信息傳遞。與此同時(shí),學(xué)校檔案管理工作人員也可以引進(jìn)數(shù)據(jù)挖掘技術(shù),實(shí)現(xiàn)檔案信息分類管理,形成特色知識(shí)專欄,便于學(xué)校所有教師和學(xué)生使用。

        (三)完善檔案管理體系

        在新媒體背景下,完善檔案管理體系不僅可以使查找檔案更加快速、便捷,也為檔案管理工作奠定了基礎(chǔ),給檔案管理模式改革創(chuàng)新提供方向。因此,高校在進(jìn)行檔案管理過(guò)程中,需要把新媒體理念融入其中,加強(qiáng)檔案管理體系建設(shè),完善相應(yīng)的管理機(jī)制,相應(yīng)的管理制度要結(jié)合高校實(shí)際情況,符合高校的特點(diǎn),可操作性強(qiáng),便于運(yùn)用,具體的工作人員也要按照相應(yīng)的管理要求進(jìn)行工作。要經(jīng)常開(kāi)展檔案管理技能培訓(xùn),加強(qiáng)管理員的業(yè)務(wù)能力水平,提升其專業(yè)知識(shí),在培訓(xùn)中,要主要講解新媒體技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用,以便更好地更新工作方式,提升工作效率,增強(qiáng)管理知識(shí)及管理能力,使高校檔案管理工作朝著更加便捷、質(zhì)量更高的方向發(fā)展。在管理過(guò)程中,要加強(qiáng)員工的自律,防止涉密檔案的泄露,監(jiān)管部門要不定期進(jìn)行檢查,約束管理人員的行為,監(jiān)督制度的落實(shí)以及工作的正常開(kāi)展,健全檔案管理體系,發(fā)揮它應(yīng)有的作用,促進(jìn)員工工作效率的增強(qiáng)以及高校檔案管理水平的升高。在實(shí)際工作中,完善檔案管理體系,為人們提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù),讓高校檔案管理工作更加專業(yè)和規(guī)范。

        四、結(jié)語(yǔ)

        總而言之,在新媒體背景下,檔案管理工作越來(lái)越重要,高校檔案管理工作人員應(yīng)結(jié)合新媒體技術(shù)的發(fā)展,工作人員要?jiǎng)?chuàng)新管理方法,加強(qiáng)對(duì)媒體技術(shù)的運(yùn)用,只有不斷加強(qiáng)對(duì)媒體技術(shù)的應(yīng)用,對(duì)管理方式進(jìn)行探索,創(chuàng)建完整的檔案管理體系,才能增強(qiáng)高校管理理念的提升。當(dāng)然對(duì)現(xiàn)有的檔案管理模式進(jìn)行改革創(chuàng)新,利用各種新型技術(shù)提高檔案管理水平,改善檔案管理質(zhì)量,能更好地促進(jìn)實(shí)現(xiàn)高校事業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。

        參考文獻(xiàn):

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        [4]譚偉貞,邱圣暉,曾智華.新媒體環(huán)境對(duì)高校檔案管理的影響與應(yīng)對(duì)策略[J].湖南人文科技學(xué)院學(xué)報(bào),2016(3).

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