摘要：現(xiàn)代信息技術的發(fā)展，為多媒體會議系統(tǒng)（以下簡稱系統(tǒng)）帶來了新的變革，會議類型和功能變得更加多元、更加智能、更加便捷。如何建成先進的會議系統(tǒng)，除要理解系統(tǒng)建設目標，熟悉系統(tǒng)設備，更需要在設計、項目實施階段做好組織計劃。本文結合自身經(jīng)驗就當前多媒體會議系統(tǒng)建設的特點進行了闡述。

關鍵詞：多媒體;系統(tǒng);子系統(tǒng);建設目標;項目管理

一、建設背景

近年來，伴隨信息技術的不斷發(fā)展，系統(tǒng)也隨之產(chǎn)生了一些變革，從早期的模擬數(shù)字化，逐漸轉變成當下的網(wǎng)絡化、智能化、集成化;從單一的以收聽收看和匯報為主的場所，變化為具有多功能的、跨地域性的、綜合性信息資源分享的交流交互平臺。技術的變革更新促使系統(tǒng)對各行各業(yè)的輔助作用愈加凸顯，更好滿足了現(xiàn)代化會議辦公需求，并得以廣泛應用。

二、建設原則

結合本人參與建設和改造的多媒體會議系統(tǒng)所獲得的心得、經(jīng)驗，可歸納總結為以下兩點建設原則：

（一）先進性原則

同等投資條件下，新建和改造后的系統(tǒng)必須體現(xiàn)出先進性，能夠代表當下先進的行業(yè)發(fā)展水平。早年間建成運營的系統(tǒng)相對孤立，各子系統(tǒng)間集成度不高，操作程序繁瑣，一個會議室可能需要多人配合才能完成開會的準備工作。而目前主流的系統(tǒng)集成度高，不僅各子系統(tǒng)間能互聯(lián)互通，集約控制，還能將會場的燈光、窗簾、空調(diào)等環(huán)境進行遠程集中管控。技術的高速發(fā)展，給系統(tǒng)帶來了更多的可行性，多會議室之間既可實現(xiàn)獨立控制，也可實現(xiàn)分布式節(jié)點控制。以會議室為單位獨立組網(wǎng)，各個子系統(tǒng)之間（如音頻系統(tǒng)、視頻監(jiān)控系統(tǒng)、視頻會議系統(tǒng)、投票系統(tǒng)以及會議室窗簾、燈光、空調(diào)等環(huán)境系統(tǒng)）通過中控系統(tǒng)集中控制，實現(xiàn)便捷，智能化的操作。

（二）實用性原則

先進的功能須以最大程度滿足用戶實際工作需要為前提，要求操作方便、維護簡單、管理簡便。當下流行的系統(tǒng)建設模式為分布式控制管理，它統(tǒng)一組網(wǎng)，實用性強?？蓪崿F(xiàn)所有會場互通，既可進行共享與傳輸，把主會場的信息分享到其他會場，也可獨立運行。還能通過定制系統(tǒng)軟件，實現(xiàn)會議室網(wǎng)絡化預約，實時監(jiān)測到各個會議室的使用情況、空余情況，管理上更加集約化、可視化、智能化。同時，充分考慮未來拓展升級可能，預留足夠空間與接口。

三、建設依據(jù)

系統(tǒng)建設首先要滿足相關法律法規(guī)以及國家、部、省標準、規(guī)范，再通過用戶需求和預算并結合用戶單位有關文件精神來擬定。

各子系統(tǒng)均要符合相關國家技術標準和規(guī)范。如音頻擴聲子系統(tǒng)主要參照《中華人民共和國國家標準 廳堂擴聲系統(tǒng)設計規(guī)范》（GB 50371-2006），網(wǎng)絡子系統(tǒng)建設則要嚴格遵照《網(wǎng)絡安全法》及其關聯(lián)的各網(wǎng)絡技術標準規(guī)范等。在系統(tǒng)建設過程中逐一根據(jù)標準規(guī)范來進行選擇和搭配，各項標準的制定均有其成熟的應用價值，絕不僅僅是紙上空談。

四、建設過程

（一）建設規(guī)劃設計階段

系統(tǒng)建設規(guī)劃設計，是基于用戶單位信息化建設的現(xiàn)狀和多媒體會議系統(tǒng)的實際需求來進行的。在明確客戶需求的基礎上，結合國內(nèi)外最新發(fā)展趨勢，國內(nèi)先進的智能化多媒體會議系統(tǒng)建設的特點確定建設目標，規(guī)劃建設框架，系統(tǒng)地、全面地指導系統(tǒng)建設。它經(jīng)過可行性研究、方案初步設計、系統(tǒng)產(chǎn)品初步選型等。

（二）基本功能需求分析

根據(jù)用戶單位實際需求，精準剖析系統(tǒng)建設的基本功能。包括不限于大屏顯示、視頻會議、集中控制等子系統(tǒng)。對每個子系統(tǒng)的功能需求進行獨立分析，一并考慮與其他子系統(tǒng)的關系。如視頻會議子系統(tǒng)不僅需考慮供配電、照明等電氣工程;空調(diào)、新風等空調(diào)排風工程;滅火、報警等消防工程;會議室桌椅布局擺放、會議發(fā)言，會議擴聲等會議室功能。還要考慮機房控制室的設計，包括機柜布局、設備擺放、線纜走向，通風溫濕度等環(huán)節(jié)。

系統(tǒng)操控方便程度也是一項重要指標。如大屏顯示系統(tǒng)的設計，要充分考慮現(xiàn)有環(huán)境、現(xiàn)有需求，結合現(xiàn)有技術，搭建一套視頻還原度、清晰度俱佳，同時功能性齊全的系統(tǒng)。在操作界面使用戶單位進行信號源處理、切換、顯示布局簡便易懂、易操作。

（三）實用性需求分析

當下主流的系統(tǒng)建設，在享用最新技術產(chǎn)品成果帶來各種便利應用的基礎上，也須高度重視其實用性。具體包括建設中所選用的產(chǎn)品要安全可靠，基本功能必不可少。如：視頻會議子系統(tǒng)的建設，便對網(wǎng)絡環(huán)境提出要求，須保證網(wǎng)絡的穩(wěn)定，達到高帶寬、低延時、安全保密的要求，以保障視頻會議系統(tǒng)不間斷、高效、穩(wěn)定運行。另一方面，系統(tǒng)建設要按照用戶業(yè)務的重要程度，規(guī)劃設計各子系統(tǒng)設備的冗余能力。如視頻子會議系統(tǒng)，要考慮有足夠的冗余能力，包括視頻處理能力，視頻備份能力等。

（四）維護性需求分析

由于系統(tǒng)建設中所涉及各子系統(tǒng)設備繁多，系統(tǒng)整體結構較為復雜，故建成運營后將存在繁重的會務管理任務。所以要在需求分析時充分考慮其可維護性，比如設備的集中化管理，設備的實時監(jiān)測運行狀況，設備擺放位置，線纜走向的合理性及預留量等，以簡化管理人員的維護負擔。

（五）系統(tǒng)詳細設計

在歷經(jīng)系統(tǒng)建設可行性研究和各項需求分析，同時用戶單位已確認其具體需求后，方可進入系統(tǒng)詳細設計階段。本階段將完成系統(tǒng)總體結構、各子系統(tǒng)結構的設計;確定擬選用的各類產(chǎn)品設備型號、參數(shù)、數(shù)量、位置布局;編寫設計文檔并繪制詳細圖紙，包括不限于拓撲圖、接線圖、設備清單。最后制定投資預算，形成詳細的工程量清單。

（六）系統(tǒng)實施階段

良好的項目管理是項目實施成功的重要保障。在施工階段，系統(tǒng)包含的子系統(tǒng)較多，不同子系統(tǒng)之間存在交叉作業(yè)的情況，因此建設管理存在一定難度。要結合本項目建設的特點，不論本系統(tǒng)項目承包人是一家或是多家單位，都應嚴格服從用戶單位或建設管理單位的統(tǒng)籌安排，相互協(xié)調(diào)、配合。同時，系統(tǒng)建設階段可引入專業(yè)監(jiān)理單位，建立總監(jiān)理駐地辦公室，對項目質(zhì)量、安全、投資、進度加以全方位現(xiàn)場跟蹤管控。并由其確立系統(tǒng)建設項目整體工作計劃，編制監(jiān)理大綱，建立健全溝通、事件處理、工作匯報等工作流程機制等。

系統(tǒng)建設的進度控制，難點在于協(xié)調(diào)各承包單位因施工界面問題產(chǎn)生的推諉扯皮。如裝修單位與其他單位的線纜鋪設配合，隱蔽工程的配合，如網(wǎng)絡單位與視頻會議系統(tǒng)之間的配合，分配IP，給予一定的網(wǎng)絡權限開放或限制。這些工序都需要某一方做出時間上的讓步，因此，科學的調(diào)度以及及時的現(xiàn)場會議顯得尤為重要。針對系統(tǒng)建設項目進度管理，要按照項目橫道圖逐步分解，按照總體工期及時跟進進度，確保與計劃一致，有序推進。

質(zhì)量管理是所有項目管理中的重中之重。在系統(tǒng)建設過程中，要求用戶單位或建設管理單位的現(xiàn)場人員明察秋毫，嚴格按照建筑工程和信息化項目驗收標準規(guī)范執(zhí)行。如開箱驗收、現(xiàn)場抽樣檢測、隱蔽工程抽檢、裝飾裝修材料破壞性試驗、各子系統(tǒng)試運轉等。其中，隱蔽工程的因不易肉眼察覺而容易受到忽視。因此，用戶單位或建設管理單位、監(jiān)理單位應重點進行隱蔽工程施工旁站，并重視隱蔽工程實施資料的抽查，對于質(zhì)量不達標不符合驗收標準的，一律返工。

系統(tǒng)建設期間的風險管控也是一項重要工作。在項目實施過程中，須充分考慮項目質(zhì)量、安全、進度、投資、制度等各類風險，要提前做好各種應急預案，使項目風險得到有效控制，避免出現(xiàn)各類事故或變更，有效保障各方權益。

參考文獻：

[1]劉紹威.淺談遠程多媒體會議系統(tǒng)[J].中國建設信息，2006（10）：32-34

[2]朱夢聰.多媒體音視頻會議系統(tǒng)工程的建設[J].數(shù)字化用戶，2018（25）：24-25

[3]顧如峰.現(xiàn)代多媒體會議系統(tǒng)的設計及其趨勢[J].城市建設理論研究，2012（32）：1-5

作者簡介：

劉權，湖北省交通運輸廳通信信息中心。