陳欣

摘要：核工業(yè)理化研究院是我國(guó)唯一的鈾同位素分離的技術(shù)研究院，本文針對(duì)我院固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目建設(shè)周期長(zhǎng)、投入資金多、涉及建設(shè)部門多的特點(diǎn)，根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際情況，靈活運(yùn)用來(lái)源原則進(jìn)行項(xiàng)目檔案收集、整理分類，既符合國(guó)家項(xiàng)目檔案管理要求，又有效地保證了整個(gè)項(xiàng)目檔案的有效性、完整性、齊全性。本文闡述了如何在項(xiàng)目中應(yīng)用來(lái)源原則進(jìn)行收集、整理分類的方法，以及如何建立電子檔案的元數(shù)據(jù)。通過(guò)來(lái)源原則進(jìn)行項(xiàng)目歸檔，從而保證了檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，為后續(xù)的檔案利用、檢索提供了有力的支持保障。

關(guān)鍵詞：固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目;來(lái)源原則;設(shè)備檔案;電子文件;元數(shù)據(jù)

一、前言

固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案（5）（以下簡(jiǎn)稱項(xiàng)目檔案）一般界定為項(xiàng)目由論證、立項(xiàng)、建設(shè)直至驗(yàn)收的全部過(guò)程中生成的文字、圖表、聲像等不同表現(xiàn)形式并具有查考保存價(jià)值的原始記錄。未經(jīng)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收亦或驗(yàn)收不合格的，不得進(jìn)行或通過(guò)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收。由此足見(jiàn)國(guó)家對(duì)項(xiàng)目檔案的重視程度，所以做好項(xiàng)目檔案的管理工作尤為重要。怎樣運(yùn)用科學(xué)的檔案管理方法，確保該項(xiàng)目產(chǎn)生的各類文件收集完整、分類準(zhǔn)確，便于日后利用是當(dāng)今檔案管理人員面臨的問(wèn)題。

本文以我院的固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目一期工程為例（以下簡(jiǎn)稱項(xiàng)目檔案），靈活運(yùn)用基于來(lái)源原則的檔案管理方法，對(duì)項(xiàng)目檔案的收集、整理、分類的管理上進(jìn)行實(shí)踐應(yīng)用。

二、來(lái)源原則的形成過(guò)程及定義

（一）來(lái)源原則的形成過(guò)程

來(lái)源原則（7）起源于法國(guó)，成熟于荷蘭，經(jīng)實(shí)踐證明，隨著檔案工作者的不斷實(shí)踐與應(yīng)用，所謂同一“來(lái)源”原則已不僅僅包括形成機(jī)關(guān)來(lái)源相同，還包括事由來(lái)源相同，并作為檔案學(xué)的核心理論進(jìn)行廣泛推廣應(yīng)用，取得了顯著的效果。

（二）來(lái)源原則的定義

“來(lái)源”即檔案的形成者，從而依據(jù)形成者來(lái)確定檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)，即同一來(lái)源的檔案必須歸屬一處，并尊重檔案形成的原有次序并保持其相互關(guān)聯(lián)性，不可將不同來(lái)源檔案的檔案混淆歸類。

三、來(lái)源原則核心思想在我院項(xiàng)目檔案收集工作的應(yīng)用

針對(duì)我院該項(xiàng)目檔案而言，工程期間所形成的文件材料復(fù)雜，按照來(lái)源原則收集，分為對(duì)內(nèi)、對(duì)外兩方面產(chǎn)生的檔案，對(duì)內(nèi)指本院產(chǎn)生的檔案，首先該項(xiàng)目對(duì)內(nèi)產(chǎn)生的管理性文件存在跨多個(gè)部門產(chǎn)生的文件，比如：立項(xiàng)批復(fù)文件多個(gè)部門都存在歸檔問(wèn)題，但原件只有一份。所以在歸檔復(fù)印件上要注明出處，采用“互見(jiàn)號(hào)”的方式以保證其關(guān)聯(lián)性。對(duì)外產(chǎn)生的文件指由總包、監(jiān)理等單位產(chǎn)生的文件，該項(xiàng)目共有12個(gè)子項(xiàng)，按照來(lái)源原則，把每個(gè)單位工程的分部分項(xiàng)檔案逐一進(jìn)行收集。

四、基于來(lái)源原則對(duì)項(xiàng)目檔案整理分類的應(yīng)用

（一）分類應(yīng)用

檔案分類（8）的基礎(chǔ)要求通常為：依據(jù)全宗內(nèi)檔案的具體情況以及便于操作與管理的需求來(lái)進(jìn)行分類，分類的方法應(yīng)遵循一定的邏輯性。

我院檔案的分類設(shè)置類目層級(jí)設(shè)置了二級(jí)類目。二級(jí)類目對(duì)于工程涉及類別不多，工程量不大的項(xiàng)目而言是可行的，但該項(xiàng)目涉及檔案內(nèi)容龐雜、跨周期長(zhǎng)、檔案門類多，以來(lái)源原則為基礎(chǔ)（4），依據(jù)《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》（T28/2018）檔案部門研究決定按其機(jī)構(gòu)來(lái)源、內(nèi)容來(lái)源進(jìn)行科學(xué)、合理的分類，該項(xiàng)目代號(hào)定為6.1-44，在一級(jí)、二級(jí)、三級(jí)類目下設(shè)立四級(jí)類目，分為八大類，分別為綜合管理類（00）、合同、招投標(biāo)文件（01）、施工文件（02）、監(jiān)理文件（03）、設(shè)備文件（04）、電子文件（05）、照片（06）、竣工驗(yàn)收文件（07）。

（二）來(lái)源原則在項(xiàng)目檔案整理方面的實(shí)踐應(yīng)用

在一個(gè)項(xiàng)目中，檔案整理（6）工作也尤為重要。針對(duì)項(xiàng)目中的設(shè)備檔案，應(yīng)該以設(shè)備“來(lái)源”為準(zhǔn)則，圍繞單項(xiàng)工程、單臺(tái)套設(shè)備做系統(tǒng)的資料整理，為之后的檔案利用做好準(zhǔn)備，分部工程產(chǎn)生的設(shè)備檔案文件進(jìn)行整理，既可以反映出項(xiàng)目在建設(shè)過(guò)程中的流程與規(guī)律，同時(shí)也能方便文件的快速查找。

在該項(xiàng)目中，對(duì)于施工文件的整理，也要依據(jù)“來(lái)源”原則，產(chǎn)生于一個(gè)單位工程的組成一卷，每個(gè)子項(xiàng)會(huì)產(chǎn)生多個(gè)分部分項(xiàng)及多種工藝。在施工文件中，按照其施工文件的施工順序，尊重其原有次序進(jìn)行整理，每個(gè)單位工程的檔案自成一卷，不與其它單位工程項(xiàng)目相混淆，保持文件的自然形成規(guī)律（9），而這也正符合來(lái)源原則的核心思想（2）。

五、來(lái)源原則在項(xiàng)目檔案電子文件管理中的應(yīng)用

（一）電子文件的定義

電子文件（3）一般指借助一些如硬盤、磁帶等媒介載體，通過(guò)代碼來(lái)書(shū)寫并需要借助計(jì)算機(jī)等硬件設(shè)備來(lái)對(duì)信息進(jìn)行讀取、存取、傳輸操作的這類文件。

一個(gè)項(xiàng)目中的電子文件也要以來(lái)源原則為核心，即文件是由誰(shuí)、于什么條件中、采用什么方式、為了什么目的、采取什么樣的結(jié)構(gòu)形成等方面的一系列背景信息。

（二）來(lái)源原則在項(xiàng)目檔案電子文件收集中的應(yīng)用

該項(xiàng)目電子文件來(lái)源于各不相同的部門，該項(xiàng)目的電子文件的來(lái)源形成部門主要有：核理化院主要職能管理部門、總承包單位、監(jiān)理。

（三）來(lái)源原則下項(xiàng)目檔案中電子文件元數(shù)據(jù)的確立

馮惠玲教授曾這樣表述：認(rèn)為元數(shù)據(jù)是根據(jù)電子文件系統(tǒng)自動(dòng)記錄的關(guān)于文件形成的時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件、文件的結(jié)構(gòu)和內(nèi)容方面的數(shù)據(jù)。作為檔案人員認(rèn)為元數(shù)據(jù)就是“著錄信息”， 通過(guò)著錄信息，可以清楚地看出文件的形成來(lái)源，電子文件是由誰(shuí)、在什么條件下，采取什么方式怎樣形成的全部過(guò)程的捕捉。

（四）來(lái)源原則下項(xiàng)目檔案電子文件檢索應(yīng)用

為了保證日后電子文件的檢索應(yīng)用，需按照來(lái)源原則對(duì)此項(xiàng)目檔案的著錄項(xiàng)進(jìn)行整理。來(lái)源元數(shù)據(jù)（1）由實(shí)體和元素構(gòu)成，記錄了文件從生成至歸檔這期間的來(lái)源信息。

目前我院已使用檔案信息系統(tǒng)，所以在形成電子文件后就涉及線上條目歸檔問(wèn)題。所以確定電子文件的著錄信息，對(duì)于保證該項(xiàng)目的完整性和今后的檔案檢索、利用尤為重要。以該項(xiàng)目為例，根據(jù)修改后的電子文件的著錄信息，可以清楚地分清歸屬于哪個(gè)項(xiàng)目，保證該項(xiàng)目的有機(jī)聯(lián)系性。電子文件的著錄信息是依據(jù)“來(lái)源”原則確立的，可以使利用者從多個(gè)角度檢索出所需的檔案，更有利于檔案信息的利用。

六、結(jié)論

從該項(xiàng)目檔案的整體效果分析，“來(lái)源”原則在檔案整理的作用上，起到了“分類的規(guī)范”和“遵循的依據(jù)”的作用。保證其檔案的完整性。 我們意識(shí)到“來(lái)源”原則對(duì)于項(xiàng)目檔案管理工作的重要性與價(jià)值性，我們將把來(lái)源原則作為檔案管理的重要基本原則，在針對(duì)適用這一原則的檔案管理工作中好好地加以利用，提高我院科研檔案的管理水平。

參考文獻(xiàn)：

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