袁菲
摘要:隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)實(shí)力的增強(qiáng),行業(yè)得到了較為快速的發(fā)展,原本的檔案管理工作已經(jīng)無(wú)法滿足現(xiàn)代化發(fā)展的需要,為此必須要對(duì)其予以改善,使檔案管理發(fā)揮作用,為其進(jìn)一步發(fā)展提供支持。本篇文章分析了檔案信息化建設(shè)過(guò)程中存在的問(wèn)題,并提出了解決措施,希望能夠?yàn)橄嚓P(guān)工作的順利開(kāi)展提供支持。
關(guān)鍵詞:檔案;信息化建設(shè);檔案管理;思考
對(duì)于檔案進(jìn)行信息化建設(shè)是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì),能夠較為有效的解決傳統(tǒng)檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題,為此必須要對(duì)其予以重視。對(duì)于檔案信息化建設(shè)與檔案管理進(jìn)行分析,提升檔案信息化建設(shè)水平,使檔案管理工作更加高效的開(kāi)展。
一、檔案信息化建設(shè)過(guò)程中存在的問(wèn)題
(一)沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性
從當(dāng)前的情況來(lái)進(jìn)行分析,大部分檔案管理工作人員并沒(méi)有對(duì)于檔案形成正確的認(rèn)識(shí),不了解其中出現(xiàn)的問(wèn)題,也就意識(shí)不到信息化建設(shè)對(duì)于檔案管理工作的重要性,這在一定程度上阻礙了檔案信息化建設(shè)的順利開(kāi)展。
(二)檔案管理工作人員的水平比較低
傳統(tǒng)的檔案管理工作對(duì)于檔案管理工作人員并沒(méi)有過(guò)高的標(biāo)準(zhǔn),大部分檔案管理人員并不會(huì)使用計(jì)算機(jī),即使有部分工作人員能夠?qū)τ谟?jì)算機(jī)進(jìn)行應(yīng)用,但是也并不熟練,缺乏和信息化相關(guān)的知識(shí)[1]。在對(duì)于檔案進(jìn)行信息化建設(shè)時(shí),無(wú)法借助于信息技術(shù)將紙質(zhì)檔案在電腦中進(jìn)行存儲(chǔ),仍然運(yùn)用較為落后的方式開(kāi)展檔案管理工作,這就導(dǎo)致檔案管理效率得不到提升,不利于檔案管理工作的順利開(kāi)展。
(三)沒(méi)有規(guī)范的體系
部分檔案管理部門在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中雖然運(yùn)用了現(xiàn)代化技術(shù),但是這只是對(duì)于其它信息化檔案管理部門的借鑒,并沒(méi)有考慮到自己的現(xiàn)實(shí)需要,這就導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)和實(shí)際需求并不相符,沒(méi)有相關(guān)的規(guī)章制度作為支持,這嚴(yán)重阻礙了有關(guān)工作的有序開(kāi)展。
(四)檔案信息化管理程度比較低
從目前的情況來(lái)進(jìn)行分析,大部分檔案管理部門進(jìn)行檔案管理的信息化程度比較低,甚至部分檔案管理部門仍然將紙質(zhì)檔案作為檔案的唯一存儲(chǔ)形式,并沒(méi)有充分的發(fā)揮出檔案信息化管理系統(tǒng)的作用。這主要是由于檔案管理工作人員的信息化水平比較低,進(jìn)行查閱檔案需要花費(fèi)大量的時(shí)間,并且結(jié)果并不準(zhǔn)確,進(jìn)行審閱的流程較為復(fù)雜,這就導(dǎo)致檔案管理工作的效率得不到提升,不利于檔案管理的信息化建設(shè)。
(五)沒(méi)有完善的設(shè)施設(shè)備作為支持
從當(dāng)前的情況來(lái)進(jìn)行分析,檔案管理部門在進(jìn)行檔案管理工作時(shí),較為常見(jiàn)的問(wèn)題是基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備并不完善,這嚴(yán)重阻礙了工作的順利進(jìn)行。軟件和硬件是檔案信息化建設(shè)和管理的立足點(diǎn),只有在先進(jìn)軟件設(shè)施和充足硬件設(shè)施的支持下,檔案信息化建設(shè)與檔案管理工作才能夠高效開(kāi)展。但是,從現(xiàn)實(shí)情況來(lái)進(jìn)行分析,由于檔案管理部門并沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)與管理的重要性,硬件設(shè)施數(shù)量較少,軟件也沒(méi)有及時(shí)的進(jìn)行更新,這并不利于檔案信息化建設(shè)工作的順利進(jìn)行,嚴(yán)重阻礙了檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展[2]。
二、開(kāi)展檔案信息化建設(shè)與檔案管理的措施
(一)完善相關(guān)的基礎(chǔ)設(shè)施
科技水平的提升,為社會(huì)的發(fā)展提供支持。檔案信息化建設(shè)與檔案管理工作的創(chuàng)新,能夠使相關(guān)工作更加高效的完成。為此,這需要有關(guān)部門對(duì)于基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備進(jìn)行完善,加強(qiáng)建設(shè)水平,只有基礎(chǔ)設(shè)施健全,才能夠使檔案信息化管理水平得到提升。在這個(gè)過(guò)程中,要研發(fā)專門的系統(tǒng)來(lái)對(duì)于檔案進(jìn)行管理,并注重后期的維護(hù)工作。有關(guān)部門在進(jìn)行檔案信息化管理這一工作時(shí),要花費(fèi)資金對(duì)于先進(jìn)的軟件和硬件進(jìn)行購(gòu)買,更換已經(jīng)落后的設(shè)施設(shè)備,使其能夠滿足現(xiàn)代化發(fā)展的需要,使檔案管理真正的發(fā)揮作用。除此之外,有關(guān)部門還應(yīng)該建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)來(lái)保障檔案的安全,使檔案信息庫(kù)更加現(xiàn)代化,有足夠的資金作為支持。
(二)正確認(rèn)識(shí)檔案管理工作的重要性
想要使檔案信息化建設(shè)和檔案管理工作順利開(kāi)展,為相關(guān)工作的開(kāi)展提供支持,有關(guān)部門就必須要對(duì)于檔案信息化建設(shè)與檔案管理工作形成正確的認(rèn)識(shí),做好檔案管理工作,使其更加有序的進(jìn)行。除此之外,有關(guān)部門還應(yīng)該完善對(duì)于檔案系統(tǒng),使工作能夠更加規(guī)范的開(kāi)展。
(三)建立完善的檔案管理系統(tǒng)
在對(duì)于檔案進(jìn)行信息化建設(shè)時(shí),需要有信息技術(shù)的支持。為此,有關(guān)部門要合理的對(duì)于信息技術(shù)進(jìn)行使用,對(duì)于檔案建設(shè)和管理工作作出創(chuàng)新,結(jié)合現(xiàn)實(shí)情況,制定完善、精細(xì)化的檔案管理制度,明確檔案的性質(zhì)和進(jìn)行存儲(chǔ)的時(shí)間以及相關(guān)資料等[3]。有關(guān)部門可以自主的研發(fā)檔案管理系統(tǒng),也可以和技術(shù)部門進(jìn)行合作,購(gòu)買這一系統(tǒng),提升檔案管理部門信息化管理水平。對(duì)于檔案資料的存儲(chǔ)和整合,要明確進(jìn)行工作的流程,讓檔案管理工作人員認(rèn)識(shí)到自身的職責(zé),明確檔案管理部門對(duì)于檔案的需要,改變?cè)镜臋n案管理模式,使檔案資源充分的發(fā)揮價(jià)值,這不但能夠提升檔案管理工作的效率,還能夠降低檔案管理的失誤。
(四)提升檔案信息管理的安全性
隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展,信息資源的安全越發(fā)重要。在這一情況下,檔案管理部門在進(jìn)行信息化建設(shè)和檔案管理的過(guò)程中,要采取措施提升檔案信息的安全性??梢詮囊韵聨c(diǎn)進(jìn)行工作:第一,對(duì)于檔案信息進(jìn)行加密處理,在輸入密碼正確時(shí)才能夠查閱信息,這能夠較為有效的維護(hù)信息的安全,降低非法入侵的概率。第二,設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限。這通常是對(duì)于瀏覽用戶的分級(jí)處理,能夠在開(kāi)放的環(huán)境下,確保檔案信息處在安全狀態(tài)下。第三,要運(yùn)用防火墻來(lái)抵御病毒,使管理更加高效。第四,可以備份檔案信息,避免信息丟失或者是過(guò)于片面性。
(五)對(duì)于管理方式進(jìn)行創(chuàng)新
檔案管理工作人員的水平能夠在一定程度上決定檔案信息化建設(shè)和管理最終的結(jié)果,為此,要對(duì)于檔案管理工作人員進(jìn)行培訓(xùn),提升其水平。第一,要對(duì)于檔案管理觀念進(jìn)行創(chuàng)新,轉(zhuǎn)變?cè)镜墓芾矸绞?,了解最新的管理知識(shí),使檔案管理工作人員有足夠的能力開(kāi)展現(xiàn)代化管理。第二,檔案管理工作不僅要求檔案管理工作人員具有較強(qiáng)的服務(wù)能力,還對(duì)其專業(yè)水平有著較高的要求,在這一情況下,檔案管理工作人員要不斷的進(jìn)行學(xué)習(xí),了解最新的檔案管理技能,確保自己能夠運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)來(lái)開(kāi)展檔案管理工作,為檔案信息化建設(shè)工作的順利開(kāi)展提供支持[4]。
三、總結(jié)
根據(jù)上文來(lái)進(jìn)行分析,檔案信息化建設(shè)與檔案管理有著非常重要的作用,這需要檔案管理工作人員認(rèn)識(shí)到這一工作的作用,分析在工作過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題,使其更加適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展的需要,對(duì)于檔案管理觀念進(jìn)行創(chuàng)新,使檔案信息化建設(shè)和管理更加高效的開(kāi)展,確保檔案真正的發(fā)揮作用。
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