石磬

摘要：兼職檔案員在國企檔案管理工作中發(fā)揮著重要作用，如何激發(fā)兼職檔案員的工作積極性，既是檔案部門必須面對的現(xiàn)實問題，又涉及人們各類需求的深層次因素。本文從企業(yè)檔案管理的實際情況出發(fā)，以需求層次理論為分析工具，研究兼職檔案員工作積極性與需求之間的關(guān)系，為企業(yè)通過有效調(diào)動兼職檔案員熱情推動檔案事業(yè)發(fā)展提供些許思路。

關(guān)鍵詞：檔案管理;兼職檔案員;激勵;工作積極性

一、兼職檔案員的重要作用

在國有企業(yè)中，由于各方面工作的復(fù)雜性與多樣性，很多企業(yè)無法具備充足的專職檔案人員從事檔案管理的各項工作。在檔案工作任務(wù)艱巨與人力資源不充分的現(xiàn)實矛盾之下，兼職檔案員應(yīng)運而生，他們負責(zé)企業(yè)各部門檔案的收集、整理、打印、填寫移交目錄等基礎(chǔ)性工作，并按照檔案部門的相關(guān)要求，將各部門檔案移交給檔案部門。

兼職檔案員是企業(yè)檔案管理工作在企業(yè)各部門得以實現(xiàn)的重要人力保障，在企業(yè)檔案管理的整體工作中發(fā)揮著重要作用。如果沒有兼職檔案員，企業(yè)的檔案將無法順利移交給檔案部門，企業(yè)的各項檔案管理工作將難以開展。

由于兼職檔案員并非正式崗位，檔案的收集整理等工作量又特別艱巨，因此，兼職檔案員的工作積極性、主觀能動性容易受到影響，而這又直接決定了企業(yè)檔案管理工作的成敗與質(zhì)量。企業(yè)不可避免的要面對與解決提高兼職檔案員工作積極性的課題。

二、需求層次理論與兼職檔案員激勵

激勵是人類活動的一種心理狀態(tài)，一切內(nèi)心要爭取的條件，如希望、需要、欲求、動力等都構(gòu)成對人的激勵。美國著名社會心理學(xué)家馬斯洛認為，人類的需求如階梯一樣從低到高按層次分為五種，分別是：生理需求、安全需求、社交需求、尊重需求和自我實現(xiàn)需求（見圖）。

需求層次理論與激勵方式對應(yīng)圖

要想提升企業(yè)兼職檔案員的工作積極性，就要從反映人類本性的需求層次理論出發(fā)，結(jié)合企業(yè)檔案工作的實際情況，在各項檔案工作的各個環(huán)節(jié)，不斷對兼職檔案員施以物質(zhì)獎勵、工作環(huán)境、培訓(xùn)提升、精神鼓勵、職業(yè)發(fā)展等各種形式的激勵。

三、運用各要素激發(fā)兼職檔案員工作積極性

生理需求、安全需求和社交需求，更多的在于防止兼職檔案員對檔案工作失去興趣，對在其本職工作之外所承擔(dān)的繁重檔案工作產(chǎn)生抵觸情緒。例如：付出與回報的失衡、沒有時間和精力做檔案工作、檔案工作的復(fù)雜性與難度。

尊重需求和自我實現(xiàn)需求，更多的能夠激勵員工的工作熱情。例如：在企業(yè)和部門中的價值、在企業(yè)中的認可與賞識、工作能力的提升、工作的成就感、職業(yè)發(fā)展。

激發(fā)兼職檔案員工作積極性可以與從需求層次理論的五個層次著手分析與實現(xiàn)。

（一）第一層次：生理需求與物質(zhì)激勵

人們通過勞動獲得經(jīng)濟報酬，從而解決最初級的生理需求。兼職檔案員與企業(yè)所有員工一樣，通過自身勞動獲得薪酬。如果能為兼職檔案員在薪酬體系（主要包括工資、獎金、福利、獎勵）之外，設(shè)定一定的物質(zhì)獎勵，將對激發(fā)兼職檔案員的工作積極性至關(guān)重要。

（二）第二層次：安全需求與工作穩(wěn)定

考核制度不僅是薪酬體系的制定基礎(chǔ)，而且是員工判斷自己工作內(nèi)容的重要標(biāo)準(zhǔn)。作為企業(yè)檔案部門，應(yīng)積極制定兼職檔案人員的相關(guān)管理制度，將檔案工作列入各部門負責(zé)人及兼職檔案員的考核評價范圍之內(nèi)，用制度強化企業(yè)檔案管理。

同時，企業(yè)檔案部門還需要為各部門兼職檔案員積極爭取各部門負責(zé)人對于檔案工作量與兼職檔案員本職工作的合理融合，讓他們有時間和精力去完成各項檔案工作。例如，檔案的年度歸檔工作，需要兼職檔案員精心組織部門內(nèi)各位文件形成人的歸檔工作，并完成對照接收、逐條審核、返回修改、匯總編號、填寫目錄、電子版文件整合、按要求移交辦公室等一系列歸檔工作，使歸檔文件減少誤差、保證質(zhì)量，這些工作可否順利完成，與兼職檔案員其他工作安排具有此消彼長的直接關(guān)聯(lián)。

（三）第三層次：社交需求與培訓(xùn)提升

社會在不斷進步，企業(yè)與員工的關(guān)系不再是簡單的勞動力買賣關(guān)系。面對檔案工作的專業(yè)性、復(fù)雜性與高難度，企業(yè)檔案部門應(yīng)當(dāng)加強檔案培訓(xùn)的人性化管理，使兼職檔案員感受到企業(yè)對自身所兼職的檔案工作的重視，通過培訓(xùn)拓寬員工的工作視野和社交范圍，達到與系統(tǒng)內(nèi)同行們在專業(yè)領(lǐng)域深度交流的目的，滿足員工在專業(yè)業(yè)務(wù)領(lǐng)域的社交需求，從而提升他們對檔案工作的積極性和熱情。

和諧的人際關(guān)系對工作者尤為重要，檔案部門與兼職檔案員之間的人際氛圍是否友好，也會直接影響到兼職檔案員的工作情緒。加強檔案部門與各部門兼職檔案員關(guān)系的建設(shè)，可以增強兼職檔案員對檔案工作的認同感，增加檔案事業(yè)的凝聚力。

（四）第四層次：尊重需求與精神激勵

精神激勵能夠讓兼職檔案員獲得企業(yè)和部門對自己的認同與尊重，鼓勵兼職檔案員充滿激情地為檔案工作奉獻才智，因此，檔案部門應(yīng)在如何讓兼職檔案員在尊重需求方面獲得滿足而多加努力。

領(lǐng)導(dǎo)的表揚與認可、授予兼職檔案員檔案工作方面的各種榮譽、積極對評優(yōu)頒獎進行宣傳等工作，對于兼職檔案員在受到尊重與認可方面具有積極作用。

（五）第五層次：自我實現(xiàn)需求與職業(yè)發(fā)展

自我實現(xiàn)是馬斯洛需求層次理論中的最高層次，是人們在實現(xiàn)自身價值、發(fā)揮潛能方面的需求，獲得職業(yè)發(fā)展的員工會更加熱情的投入工作。兼職檔案員為檔案工作的額外付出，應(yīng)當(dāng)給予他們不僅僅是完成領(lǐng)導(dǎo)交辦工作的肯定，更需要在職業(yè)發(fā)展方面賦予兼職檔案員一片屬于自己的事業(yè)天空。

幫助兼職檔案員規(guī)劃職業(yè)生涯，為優(yōu)秀的兼職檔案員設(shè)計向?qū)Ｂ殭n案員轉(zhuǎn)變資格、給予優(yōu)秀的兼職檔案員企業(yè)正式編制等合理多樣的職業(yè)發(fā)展通道，讓兼職檔案員的職業(yè)生涯更加精彩。

進修也是企業(yè)幫助兼職檔案員實現(xiàn)自我的重要途徑。企業(yè)檔案部門積極爭取與協(xié)調(diào)，向兼職檔案員提供外派培訓(xùn)與進修的機會，可以將兼職檔案員的職業(yè)興趣與工作內(nèi)容進一步豐富化，對于提升兼職檔案員的工作積極性具有重要意義。

研究兼職檔案員工作積極性與需求之間的關(guān)系，通過多鐘方式主動激勵兼職檔案員的工作積極性，不僅能夠達成兼職檔案員在檔案工作方面的加倍努力，更能為企業(yè)的檔案事業(yè)帶來更快更好的發(fā)展。