馬曉燕

摘要：文書檔案管理工作是我國企事業(yè)單位日常經(jīng)營和業(yè)務(wù)管理的重要內(nèi)容，針對文書檔案管理中存在的問題，提出文書檔案管理工作的改進對策，在全面系統(tǒng)梳理企業(yè)文書檔案管理工作問題的基礎(chǔ)上，制定和運用適當策略，調(diào)整優(yōu)化企業(yè)文書檔案管理工作，使企業(yè)文書檔案資料發(fā)揮最大優(yōu)勢和使用價值。

關(guān)鍵詞：文書檔案;管理工作;存在問題;改進對策

文書檔案管理工作是一項系統(tǒng)性的工作在管理中會遇到各種問題，在進行文書檔案管理過程中要提升服務(wù)意識，具有一定的現(xiàn)代化管理意識，同時強化對檔案信息的利用意識，要合理應(yīng)用各種信息技術(shù)手段，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理模式，通過現(xiàn)代化、智能化的方式與理念優(yōu)化管理，更好地開展文書檔案管理工作。

一、文書檔案管理中存在的問題

文書檔案工作涉及較多的信息內(nèi)容，管理工作較為繁復(fù)，而傳統(tǒng)的文書檔案管理工作存在一定的滯后性，在檔案管理過程中會受到各種因素的影響，有時容易出現(xiàn)一些疏漏導(dǎo)致工作效率不高，不利于各項后續(xù)工作開展。從整體上來說，文書檔案管理工作存在著如下問題與不足。

（一）缺乏對檔案管理工作的重視

或許由于對檔案管理工作重要性宣傳不到位、部分單位部門領(lǐng)導(dǎo)以及工作人員對文書檔案管理工作認識不足、對于文書檔案管理工作未給予充分重視等原因，而出現(xiàn)一些單位部門在檔案管理過程中缺乏主動性，沒有制定相對完善的管理對策與手段，有時會導(dǎo)致歸檔內(nèi)容信息不全、信息缺失等問題出現(xiàn)，這樣就會對文書檔案管理工作帶來一定的阻礙，影響了各項相關(guān)工作的有序開展。

（二）文書檔案管理還需提高科學(xué)性

文書檔案管理，需要運用先進手段加強文書檔案現(xiàn)代化管理。但在文書檔案管理工作中，先進手段有所欠缺，專業(yè)人才不足，部分相關(guān)管理缺乏科學(xué)性，影響了檔案工作質(zhì)量與效果。在日常工作中因為缺乏完善的管理制度，專業(yè)能力不足，缺乏規(guī)范與要求等，都將造成相關(guān)檔案信息遺漏、缺失等情況，這樣將會影響文書檔案工作質(zhì)量。

二、文書檔案管理工作的改進對策

（一）借助信息化管理手段，完善文書檔案的管理制度

現(xiàn)今信息技術(shù)在日新月異的發(fā)展，所以在文書檔案管理工作中需要善用信息技術(shù)，完善文書檔案的管理方式，并采用創(chuàng)新的管理理念，使用創(chuàng)新工具，借助創(chuàng)新模式使文書管理效率和質(zhì)量獲得有效的提升。第一，需要普及各地區(qū)研究院的電子化文書檔案管理方式，增加文書管理的電子化設(shè)備，使信息化文書檔案管理制度得到有效的普及。盡可能的避免儲存紙質(zhì)檔案，以免因為文書檔案儲存環(huán)境過差，造成文書檔案的損傷。同時，電子化文書檔案管理可以有效降低紙質(zhì)文書檔案存儲的倉庫費用成本。此外，在管理工作中還需要以發(fā)展的眼光對文書檔案進行電子歸納整理，使檢索文書檔案的途徑清晰化，并借助信息技術(shù)對重要的文書檔案實施保密工作;第二，充分的發(fā)揮信息技術(shù)的多樣性和功能性，完善文書檔案的信息管理平臺。即可以根據(jù)研究院的日常工作需求，編制出適合研究院的數(shù)據(jù)檢索工具，整理出符合研究院整理統(tǒng)計的數(shù)據(jù)庫等。另外，編制的檢索功能還應(yīng)當具備打印和下載等功能，以保證承辦方提取文書檔案時的紙質(zhì)材料需求。需要特別注意的是，在運用信息技術(shù)完善文書檔案管理時，文書檔案管理的工作人員需要對上傳的文書材料進行及時的審核，以避免電子文書檔案整理出現(xiàn)錯誤;第三，為文書檔案管理制定新的工作模式或制度，如電子文書檔案的格式規(guī)范條例，文書檔案撤銷條例等。在應(yīng)用創(chuàng)新管理模式時，一定要在傳統(tǒng)工作模式的基礎(chǔ)上摒棄落后的工作方式，遵從現(xiàn)有的法律法規(guī)，借助信息技術(shù)完善文書檔案的電子管理制度。

（二）努力提高文書與檔案工作之間的銜接效率

文書檔案管理水平關(guān)鍵在于文件的質(zhì)量，同時現(xiàn)階段企業(yè)和組織的文件數(shù)量不斷增加，因此文書檔案部門之間要建立長效的溝通機制，提升各個部門之間協(xié)調(diào)配合的力度，最終使文書工作與檔案工作進行規(guī)范化的銜接。從具體措施來看，文書檔案管理工作人員要充分利用信息技術(shù)，例如數(shù)據(jù)庫挖掘等，全面收集單位和組織內(nèi)部的文書檔案，并對這些文書檔案進行整理歸類，同時企業(yè)和組織的其他部門也要積極配合文書檔案管理工作在文件查閱完畢之后要上報文書檔案管理部門，如果是電子檔案的話，要在管理系統(tǒng)中進行登記，如果是紙質(zhì)檔案的話要在第一時間送至檔案室歸還。

（三）加強文書檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)

由于很多單位的文書檔案管理工作人員并非專業(yè)性人才，所以該項工作的隊伍尚不穩(wěn)定，導(dǎo)致了工作人員的專業(yè)技能不強，同時專業(yè)素養(yǎng)也有待提升。因此，面對文書檔案工作的特殊性，地礦勘察設(shè)計研究院應(yīng)當對相關(guān)人員進行崗前培訓(xùn)和定期培訓(xùn)，實時檢測工作人員的專業(yè)技能，考察工作人員的專業(yè)素養(yǎng)，從而提升工作人員的服務(wù)精神，增強檔案意識。

（四）增強歸檔工作的及時性，提高領(lǐng)導(dǎo)對文書檔案管理的重視

在文書檔案管理制度中應(yīng)當嚴格遵守《中華人民共和國檔案法》，積極依照《國有企業(yè)文件材料歸檔辦法》和《企業(yè)檔案管理規(guī)定》進行文書檔案的管理工作，從而提升對文書檔案管理的關(guān)注度。因此，地礦勘察設(shè)計研究院可從領(lǐng)導(dǎo)層著手，加強領(lǐng)導(dǎo)干部對檔案管理的重視，并為各單位的領(lǐng)導(dǎo)干部群體做榜樣。這樣可以保證文書檔案的管理工作能夠有效的下達到每一位員工手中，從而讓文書檔案的管理員工可以清楚該職位的職責，提升他們的職業(yè)素養(yǎng)和道德修養(yǎng)，以使各項文書檔案工作在實處都得到有效的落。另外，有關(guān)政府機關(guān)需要同單位一起進行監(jiān)督和審查：第一步，需要將有關(guān)管理文書檔案內(nèi)容的法律規(guī)定進行再次的完善;第二步，對相關(guān)單位進行廣泛的宜傳和普及，以吸引各地區(qū)的地礦勘察設(shè)計研究院的關(guān)注。第三步，在項目工程施工環(huán)節(jié)，政府部門也需要不定期的檢查和監(jiān)督文書檔案的管理工作情況，嚴格打擊一切違背法律法規(guī)的操作，同時要把新的規(guī)定或新的要求全面落到實處上，抵制一切形式主義，防止各地區(qū)單位應(yīng)付了事。

三、結(jié)束語

綜上所述，在信息時代的背景下，文書檔案管理工作在單位和組織當中的價值逐漸提升。因此相關(guān)部門及工作人員要全面重視文書檔案管理工作，積極應(yīng)用各種現(xiàn)代化信息技術(shù)，構(gòu)建完善的工作體系，最終使文書檔案管理工作為企業(yè)和組織的運行提供有力的幫助。

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