梁盈 唐雪濤

【摘 ?要】針對高職院校政府采購職責(zé)劃分不清晰和信息化程度低下的實際情況，提出了以信息化手段實現(xiàn)角色權(quán)限設(shè)定和采購業(yè)務(wù)核心流程的解決對策，實現(xiàn)管辦評分離，落實“放管服”改革政策，強化高職院校采購人的主體責(zé)任，實現(xiàn)全過程監(jiān)督和數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析。

【關(guān)鍵詞】政府采購;內(nèi)部控制;信息化辦公

Abstract：Regarding the practical situation of unclear division of responsibilities and low level of informatization in government procurement of higher vocational colleges， we propose a solution to implement the role authority setting and core process of procurement business by means of informatization， to achieve the separation of management， administration and evaluation， to implement the reform policy of “release of management and service”， to strengthen the main responsibility of purchasers of higher vocational colleges， and to implement the whole process of supervision and statistical analysis of data.

Keywords：government procurement， internal control， information office

引言

自十九大以來，高職院校全面貫徹黨的教育方針，貫徹落實全國教育大會精神和《國家職業(yè)教育改革實施方案》文件精神，獲得的建設(shè)投入資金日益提高，政府采購量逐年遞升，如何強化采購人的主體責(zé)任，實現(xiàn)采購工作的管辦評分離，落實國家“放管服”改革政策，提高校園的信息化水平，是從事高職院校采購管理人員和專業(yè)建設(shè)人員亟待解決的關(guān)鍵問題，本文就構(gòu)建高職院校政府采購內(nèi)部控制管理信息平臺（以下簡稱“采購內(nèi)控平臺”）提出建議。

1.構(gòu)建采購內(nèi)控平臺的必要性

近年來，國家各級教育部門對高職院校建設(shè)的投入力度不斷提升，教學(xué)科研設(shè)備和各類服務(wù)采購需求日新月異，這對采購質(zhì)量、采購效率以和售后服務(wù)保障提出新的要求。目前大多數(shù)院校使用的還是分散的財務(wù)管理系統(tǒng)和傳統(tǒng)的Excel表格管理方式，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足信息化校園建設(shè)要求和政府采購內(nèi)控管理需要，工作效率提升困難，預(yù)算執(zhí)行缺乏保障。為了有效提升高職院校政府采購效率，同時完善內(nèi)部控制制度，縮短項目的申報、審批、采購和驗收時間，聯(lián)通財務(wù)管理系統(tǒng)和資產(chǎn)管理系統(tǒng)，實現(xiàn)預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度預(yù)警，提升預(yù)算完成度，構(gòu)建一個科學(xué)完善的采購內(nèi)控平臺十分必要。

2.構(gòu)建采購內(nèi)控平臺的探索

高職院校采購內(nèi)控平臺的構(gòu)建需要實現(xiàn)以下幾個目標(biāo)。一是使得需求部門、各業(yè)務(wù)主管部門、校領(lǐng)導(dǎo)、校內(nèi)外專家等通過一個信息化系統(tǒng)整合辦公，提高行政審批效率，降低紙質(zhì)辦公消耗，縮短采購周期;二是完善業(yè)務(wù)全流程的檔案管理工作，明確各流程階段責(zé)任人，統(tǒng)計各采購流程階段耗時，為績效考核管理提供參考數(shù)據(jù);三是對學(xué)校自主采購招標(biāo)結(jié)果以及合同進(jìn)行公示，接受社會公眾的監(jiān)督，同時降低廉政成本和腐敗出現(xiàn)幾率;四是有利于接受在線投標(biāo)、下載招標(biāo)文件、發(fā)布招標(biāo)公告、開展評委打分，減少人為因素對采購工作的影響，落實校內(nèi)采購招標(biāo)項目活動的公平、公正、公開。為了構(gòu)建采購內(nèi)控平臺，需要完成角色權(quán)限設(shè)定、系統(tǒng)模塊劃分、功能實現(xiàn)、數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析等工作。

2.1角色權(quán)限設(shè)定

高職院校采購管理業(yè)務(wù)主要有8個角色，權(quán)限等級從高至低分為1至7級，具體權(quán)限設(shè)置如下：

（1）系統(tǒng)管理員（1級權(quán)限）：配置系統(tǒng)后臺參數(shù);創(chuàng)建其他用戶角色并設(shè)置相應(yīng)權(quán)限;用戶注冊審批;維護基礎(chǔ)數(shù)據(jù);管理系統(tǒng)日志;重置所有級別用戶密碼。

（2）校領(lǐng)導(dǎo)用戶（2級權(quán)限）：審批采購申請;查看、審批、授權(quán)簽訂合同;接收預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度預(yù)警;查看各采購項目進(jìn)度和預(yù)算資金使用情況;重置2級以下用戶密碼。

（3）監(jiān)督用戶（3級權(quán)限）：全流程操作記錄、過程資料、存檔資料查檔權(quán)限;各類用戶操作記錄查檔權(quán)限;業(yè)務(wù)耗時情況查檔權(quán)限;評審過程查檔權(quán)限;暫時鎖定其他賬戶指定操作權(quán)限。

（4）采購管理用戶（4級權(quán)限）：接收、退回采購申請;新建、發(fā)布、編輯、刪除招標(biāo)信息;查看投標(biāo)情況;發(fā)布中標(biāo)信息;從專家?guī)熘谐槿≡u委;統(tǒng)計評委結(jié)論，公布中標(biāo)候選人;退標(biāo);查看合同;查看歷史記錄并可導(dǎo)出;重置4級以下用戶密碼。

（5）部門管理用戶（5級權(quán)限）：審核采購申請;各職能部門分別具有以下獨立權(quán)限：①財務(wù)部門：審核預(yù)算出處、金額、用途等信息，審核采購合同，查看預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度，接收預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度預(yù)警，登記支付信息;②資產(chǎn)管理部門：審核采購需求，參與驗收工作，登記出入庫情況;③審計部門：審核采購報價合理性，審核采購合同。

（6）采購需求用戶（6級權(quán)限）：上傳采購申請;查看采購進(jìn)度;查看采購歷史記錄;查看合同。

（7）投標(biāo)用戶（7級權(quán)限）：查看招標(biāo)信息;應(yīng)標(biāo)報名，下載采購文件;上傳標(biāo)書;查看中標(biāo)信息;上傳合同。

（8）評審專家用戶（7級權(quán)限）：接受、拒絕評審安排;查看投標(biāo)文件;按招標(biāo)文件評分方式提出評審意見或打分。2.2采購業(yè)務(wù)核心流程

在每個年度初期，由相關(guān)職能部門向平臺上傳必要的年度采購計劃、專項資金下?lián)茴A(yù)算情況等信息，以便作為預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度審核的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。

（1）采購申請階段：采購部門指定專人做好采購論證和采購計劃審批工作，向平臺上傳必要信息和附件，發(fā)起采購申請流程。

（2）審核階段：由需求部門和各職能部門對采購申請相應(yīng)方面進(jìn)行審核，全部審核完畢報送校領(lǐng)導(dǎo)審批。

（3）審批階段：由校領(lǐng)導(dǎo)對采購申請的審核流程及內(nèi)容進(jìn)行審批，審批后允許采購管理用戶上報采購計劃。

（4）采購實施階段：采購管理用戶上報采購計劃，并根據(jù)采購方式組織采購工作（平臺根據(jù)不同采購方式進(jìn)入不同采購流程），依次完成采購信息發(fā)布、接受投標(biāo)報名、發(fā)放采購文件、接受投標(biāo)文件、抽選評委、組織評審、上報采購結(jié)果審批、發(fā)布中標(biāo)通知。

（5）采購合同簽訂階段：中標(biāo)企業(yè)作為投標(biāo)用戶提交合同初稿，通過審核上報，完成合同簽訂審批，上傳合同掃描件，發(fā)送支付信息到財務(wù)部門作為支付依據(jù)。

（6）驗收階段：由需求部門發(fā)起驗收流程，由相關(guān)職能部門指定專任參與驗收并上傳驗收相關(guān)資料和提交驗收結(jié)論，審批備案。

（7）結(jié)算階段：根據(jù)驗收情況發(fā)送結(jié)算通知，并實時提供可查的項目進(jìn)度和資金支付進(jìn)度信息，更新預(yù)算使用信息。

（8）信息數(shù)據(jù)統(tǒng)計歸檔階段：提供所有流程上報、審核、審批、備案信息，根據(jù)統(tǒng)計數(shù)據(jù)提供預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度預(yù)警，并定期按部門按時間段公示采購數(shù)據(jù)，對照績效指標(biāo)采用KPI進(jìn)行項目評估。

3.構(gòu)建采購內(nèi)控平臺的思考

3.1提高認(rèn)識，加大政策宣傳

在平臺搭建的同時，各級用戶的培訓(xùn)極為重要。除了對平臺使用的培訓(xùn)外，應(yīng)更注重采購政策的學(xué)習(xí)，提高各級管理人員的認(rèn)識程度，設(shè)置獨立部門開展政策把關(guān)和宣傳的工作越發(fā)重要。

3.2明確職責(zé)，簡政放權(quán)提效

由需求來自上級轉(zhuǎn)為需求來自一線，將個人決策轉(zhuǎn)為集體決策，分工審核各自職權(quán)范圍內(nèi)的要素，上級領(lǐng)導(dǎo)審核業(yè)務(wù)流程完成度和規(guī)范性，適應(yīng)二級和三級管理模式，將“管”和“辦”合理拆分。

3.3動態(tài)監(jiān)管，提高服務(wù)水平

獨立設(shè)置督查用戶，實現(xiàn)采購流程全過程跟蹤監(jiān)督管理，有效將“評”獨立于“管”、“辦”之外，將監(jiān)控貫穿始末，做好監(jiān)督者的同時及時做好“扯扯袖”的工作。

3.4數(shù)據(jù)統(tǒng)計，實現(xiàn)資源共享

為保證采購數(shù)據(jù)存檔更易于實現(xiàn)，應(yīng)做好歸檔制度的完善，對各級給類文件的編制和上傳提出具體要求。

3.5創(chuàng)新思維，解決核心問題

原流程中，多方互動、信息對稱、建檔歸類、政策施行均難以落實到位，特別是業(yè)務(wù)效率低下的問題凸顯。采用信息化手段解決以上問題極為有效，并于校內(nèi)財務(wù)管理平臺和資產(chǎn)管理平臺的銜接尤為重要，能大大提高校園信息化水平和跨部門協(xié)作效率，促進(jìn)信息的一致性。

另外，通過過程數(shù)據(jù)有效統(tǒng)計和分析，利于績效考核，為績效分配實現(xiàn)多勞多得、優(yōu)績優(yōu)酬提供技術(shù)保障。

4.結(jié)束語

高職院校采購內(nèi)控平臺建設(shè)，有助于完善學(xué)校采購內(nèi)控制度建設(shè)，有助于學(xué)校更好的落實績效機制管理。緊跟校園管理信息化發(fā)展趨勢，加強數(shù)字化校園的各模塊建設(shè)，提高職業(yè)院校高水平發(fā)展的重要抓手。構(gòu)建高性能、高融通、高效率的采購內(nèi)控平臺是提高專業(yè)建設(shè)質(zhì)量的有力保障，這不只是信息化管理和無紙化辦公的實現(xiàn)，同時是防范貪污腐敗的重要手段。我們?nèi)皂殢牟少徆ぷ鲗嶋H出發(fā)，不斷從內(nèi)部控制管理實踐中積累經(jīng)驗，發(fā)現(xiàn)采購環(huán)節(jié)中出現(xiàn)的各種問題，采用新一代信息技術(shù)手段，不斷創(chuàng)新，構(gòu)建更高質(zhì)量的高職院校采購內(nèi)控平臺，為高職院校的教育事業(yè)發(fā)展服務(wù)。

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基金項目：2019年度廣西高校中青年教師科研基礎(chǔ)能力提升項目“高職院校政府采購內(nèi)部控制機制研究”資助（項目編號：2019KY1492）

作者簡介：梁盈（1983—），女，廣西南寧人，助理研究員，從事政府采購相關(guān)工作。

唐雪濤（1983—），男，北京人，講師，從事信息技術(shù)教學(xué)和管理。