駱建

基于對(duì)民辦高校檔案管理工作存在問(wèn)題與對(duì)策的研究，首先，闡述民辦高校檔案管理工作的重要作用。然后，分析民辦高校檔案管理存在管理制度有待完善、工作人員素質(zhì)有待提升等問(wèn)題。最后，針對(duì)民辦高校檔案管理，給出構(gòu)建完善管理制度、提升工作人員素養(yǎng)、加強(qiáng)對(duì)檔案價(jià)值的認(rèn)同、加強(qiáng)檔案資源整合等措施。

民辦高校是我國(guó)高等教育事業(yè)中的重要組成部分，民辦高校想要實(shí)現(xiàn)自身更好發(fā)展，要意識(shí)到檔案管理工作的重要作用。在檔案管理中涉及到許多不同內(nèi)容，比如，學(xué)生檔案、黨建檔案等，此類(lèi)資料內(nèi)容會(huì)直接影響民辦高校發(fā)展。因此，對(duì)于檔案管理工作要給予更多重視與關(guān)注。從目前民辦高校檔案管理中可以看出，在其中存在許多不同問(wèn)題，問(wèn)題的出現(xiàn)，影響民辦高校的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。所以，本文將針對(duì)民辦高校檔案管理工作存在問(wèn)題與對(duì)策相應(yīng)內(nèi)容進(jìn)行闡述。

一、民辦高校檔案管理工作的重要作用

檔案能夠?qū)⒚褶k高校發(fā)展中的真實(shí)情況進(jìn)行記錄，是一種寶貴的信息資源。檔案能夠?qū)⒚褶k高校的實(shí)際情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，在民辦高校校園文化建設(shè)、內(nèi)部管理、外部管理以及科學(xué)研究中，發(fā)揮著不可替代的作用。在實(shí)際民辦高校的發(fā)展中，教學(xué)設(shè)備投入水平，相較于公辦學(xué)校而言存在一定差異。因此，在檔案工作的開(kāi)展中，往往無(wú)法形成較為有效的學(xué)校教學(xué)檔案，以及人才培養(yǎng)檔案系統(tǒng)等。而且民辦學(xué)校的學(xué)生數(shù)量不斷增多，辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大，這為檔案管理工作的展開(kāi)帶來(lái)一定影響。在此背景下，民辦高校檔案管理工作要盡量實(shí)現(xiàn)信息化。實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案管理與數(shù)字化檔案管理同步進(jìn)行，通過(guò)管理工作展開(kāi)，能夠?yàn)闄n案收集、歸檔等工作打下良好借基礎(chǔ)，并且能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)在此類(lèi)工作中存在的問(wèn)題。針對(duì)問(wèn)題給出相應(yīng)解決措施，提升管理水平。在這一過(guò)程中，檔案信息利用率也得到一定提升，實(shí)現(xiàn)高校更好發(fā)展。增強(qiáng)民辦高校在社會(huì)市場(chǎng)中的競(jìng)爭(zhēng)力，為民辦高校創(chuàng)造更多經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益。

二、民辦高校檔案管理存在問(wèn)題

（一）管理制度有待完善

在實(shí)際民辦高校檔案管理工作開(kāi)展中，需要完善管理制度，對(duì)管理工作展開(kāi)提供有效引導(dǎo)。這樣才能避免管理混亂情況產(chǎn)生，提升檔案管理水平。但在實(shí)際檔案管理工作中可以看出，并沒(méi)有制定檔案管理制度。盡管有民辦高校制定檔案管理制度，但是管理制度的可操作性不強(qiáng)。也就是說(shuō)，無(wú)法將其應(yīng)用在檔案管理工作中。這一情況的產(chǎn)生，會(huì)影響民辦高校檔案管理工作的有序進(jìn)行。

（二）工作人員素質(zhì)有待提升

檔案管理工作人員自身如果能夠具備較強(qiáng)綜合素質(zhì)，對(duì)自身工作能夠有正確認(rèn)識(shí)，才能提升檔案管理質(zhì)量與管理效率。但在實(shí)際民辦高校檔案管理工作中可以看出，工作人員的素質(zhì)需要進(jìn)一步提升。及時(shí)對(duì)管理人員的知識(shí)框架進(jìn)行更新，促使工作人員能夠掌握更多先進(jìn)的檔案管理知識(shí)與管理技巧。學(xué)校方面對(duì)于工作人員素質(zhì)的提升造成忽視，這一問(wèn)題的出現(xiàn)，會(huì)影響檔案管理工作的落實(shí)。為避免此類(lèi)情況產(chǎn)生，要不斷提升工作人員素養(yǎng)。

三、民辦高校檔案管理措施

（一）構(gòu)建完善管理制度

通過(guò)構(gòu)建完善檔案管理制度的方式，能夠?qū)崿F(xiàn)民辦高校檔案管理工作的順利展開(kāi)。因此，民辦高校要將構(gòu)建完善管理制度作為重點(diǎn)與關(guān)鍵。在實(shí)際構(gòu)建完善管理制度，開(kāi)展檔案管理工作時(shí)，可以從以下幾點(diǎn)展開(kāi)：1.從目前民辦高校的發(fā)展以及所扮演的角色中可以看出，高校要履行職業(yè)教學(xué)的發(fā)展方式與原則。然后對(duì)自身辦學(xué)條件進(jìn)行分析與了解，根據(jù)實(shí)際情況，制定符合自身發(fā)展的檔案管理制度。在檔案管理制度中，要對(duì)檔案工作人員的工作崗位與工作職責(zé)作出明確，設(shè)置工作人員標(biāo)準(zhǔn)、軟件建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)與硬件建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)。確保檔案管理制度能夠?yàn)闄n案管理工作展開(kāi)提供高質(zhì)量、科學(xué)化服務(wù)，能夠從理念上給予民辦高校檔案管理工作一定支持與保障。2.民辦高校管理者要將自身作用與價(jià)值發(fā)揮出來(lái)，及時(shí)與教育行政主管部門(mén)之間加強(qiáng)聯(lián)系與溝通，構(gòu)建完善檔案工作交流考核機(jī)制，建設(shè)學(xué)期檔案管理規(guī)范方式，通過(guò)不同手段，比如，增加檔案經(jīng)費(fèi)手段、增加投入工作人員手段、增加只能檔案查閱設(shè)備手段，促使檔案管理工作能夠朝著規(guī)范化方向發(fā)展。3.當(dāng)?shù)亟逃块T(mén)要對(duì)考核機(jī)制進(jìn)行完善，對(duì)檔案管理流程與細(xì)節(jié)進(jìn)行考核與評(píng)估，考核工作與評(píng)估工作的展開(kāi)要確保定期進(jìn)行，這樣才能及時(shí)發(fā)現(xiàn)在檔案管理中存在的問(wèn)題。在實(shí)際制度的構(gòu)建與完善中，要積極鼓勵(lì)工作人員參與到其中，使得管理制度的完善性得到保障。將規(guī)范化工作理念、法制化工作理念、信息化工作理念以及智能化工作理念，融合到檔案管理制度建設(shè)中。不斷增強(qiáng)檔案管理制度的可操作性，為后續(xù)檔案管理工作展開(kāi)打下良好基礎(chǔ)。在完成檔案管理制度建設(shè)后，要將其落實(shí)到實(shí)際檔案管理工作中。及時(shí)發(fā)現(xiàn)在檔案管理制度中存在的不足之處，從而給出相應(yīng)調(diào)整措施，為檔案館開(kāi)工作的有序進(jìn)行打下基礎(chǔ)。

（二）提升工作人員素養(yǎng)

上文說(shuō)到檔案工作人員專(zhuān)業(yè)能力與綜合素質(zhì)，對(duì)于檔案管理工作的展開(kāi)會(huì)產(chǎn)生直接影響。因此，要將提升檔案管理工作人員素養(yǎng)作為重點(diǎn)與關(guān)鍵。在實(shí)際提升檔案管理人員素養(yǎng)，開(kāi)展檔案管理工作時(shí)，可以從以下幾點(diǎn)展開(kāi)：1.民辦高校檔案管理工作人員，都要保證持證上崗。設(shè)置持證上崗標(biāo)準(zhǔn)，這樣檔案管理工作的展開(kāi)將會(huì)得到保障。要積極鼓勵(lì)檔案管理工作人員，能夠積極主動(dòng)參與到檔案行政部門(mén)舉辦的從業(yè)資格培訓(xùn)中，對(duì)于培訓(xùn)合格與考核合格的工作人員，要及時(shí)頒發(fā)相應(yīng)證書(shū)。通過(guò)系統(tǒng)性考核工作的展開(kāi)，能夠在一定程度上提升檔案管理工作人員的工作能力與工作水平。2.民辦高校檔案管理工作的展開(kāi)，在未來(lái)要逐漸朝著信息化方向發(fā)展。在此背景下，工作人員對(duì)于先進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)以及信息管理技術(shù)要有正確認(rèn)識(shí)。及時(shí)對(duì)先進(jìn)技術(shù)進(jìn)行學(xué)習(xí)，不斷完善自身知識(shí)框架。要及時(shí)將不具備管理能力與工作能力的工作人員淘汰，在這一過(guò)程中，可以通過(guò)遠(yuǎn)程教育培訓(xùn)方式、檔案信息制度考核方式、民辦高校檔案管理分析工作會(huì)議方式等，及時(shí)發(fā)現(xiàn)在檔案工作中存在的問(wèn)題，針對(duì)問(wèn)題給出相應(yīng)調(diào)整措施與解決措施。通過(guò)有效的業(yè)務(wù)監(jiān)察，使得民辦高校檔案信息化工作質(zhì)量與工作效率都可以得到保障。3.民辦高校管理人員要及時(shí)與教育部門(mén)進(jìn)行溝通與聯(lián)系，對(duì)于民辦高校發(fā)展能夠達(dá)成共識(shí)，將民辦高校教學(xué)工作納入到學(xué)院可持續(xù)發(fā)展規(guī)劃設(shè)計(jì)中。做好質(zhì)量把關(guān)工作，使得民辦高校能夠?qū)n案工作有更深入的認(rèn)識(shí)與了解。從而針對(duì)檔案管理工作能夠加強(qiáng)監(jiān)督與管理，促使檔案工作人員能夠?qū)ψ陨砉ぷ饔姓_認(rèn)識(shí)，為檔案管理工作的有序進(jìn)行打下基礎(chǔ)。4.在日常工作開(kāi)展中，要及時(shí)對(duì)檔案工作人員進(jìn)行考核。明確檔案管理工作人員自身存在的問(wèn)題，同時(shí)要積極鼓勵(lì)檔案工作人員參與到學(xué)習(xí)中。促使工作人員的檔案管理知識(shí)能夠得到更新，將更加先進(jìn)的工作理念應(yīng)用在檔案管理工作中。

（三）加強(qiáng)對(duì)檔案價(jià)值的認(rèn)同

在實(shí)際檔案管理工作開(kāi)展中，無(wú)論是教師還是學(xué)生，都要對(duì)檔案價(jià)值有著認(rèn)同感。因此，要立足于兩個(gè)方面，分別是學(xué)生方面與教師方面，促使全校師生能夠?qū)n案價(jià)值有正確認(rèn)識(shí)。在此期間，要做好以下幾點(diǎn)工作：1.民辦學(xué)校要將傳統(tǒng)重視課題，忽視科研的局面扭轉(zhuǎn)，同時(shí)將傳統(tǒng)課題項(xiàng)目立項(xiàng)時(shí)，過(guò)于注重論文發(fā)展的局面進(jìn)行調(diào)整與優(yōu)化。為促使檔案工作，能夠成為科研、教育等一體化綜合性工作，要從不同方面落實(shí)檔案管理工作，比如，科研宣傳方面、科研成果方面、課堂研究方面以及論文發(fā)表方面等。這樣不僅能夠?qū)崿F(xiàn)檔案工作的順利展開(kāi)，同時(shí)能夠起到知識(shí)傳承的價(jià)值。2.針對(duì)全校師生對(duì)檔案收集的重視程度要進(jìn)一步明確，與科研工作中的新思想與新知識(shí)進(jìn)行有機(jī)結(jié)合。然后指定合理的科研工作交流計(jì)劃，配備專(zhuān)業(yè)科研檔案管理工作人員，針對(duì)全校師生開(kāi)展科研檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作與指導(dǎo)工作，使得檔案收集與檔案歸檔工作能夠有序進(jìn)行。

（四）加強(qiáng)檔案資源整合

在實(shí)際民辦高校檔案管理工作開(kāi)展中，要及時(shí)做好檔案資源整合工作。這樣才能提升檔案資源利用率，實(shí)現(xiàn)民辦高校更快進(jìn)步。在實(shí)際檔案資源整合中，要安排專(zhuān)業(yè)工作人員負(fù)責(zé)。能夠在日常工作開(kāi)展中，將檔案資源整合工作落實(shí)。在此期間，要確保資源整合的合理性與完善性，及時(shí)將檔案資料中的無(wú)效資源剔除，使得檔案資料的價(jià)值性得到保障。與此同時(shí)，還可以加強(qiáng)對(duì)先進(jìn)科學(xué)技術(shù)的應(yīng)用，通過(guò)先進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)，對(duì)檔案資源進(jìn)行收集、整理與分析，實(shí)現(xiàn)對(duì)有效信息的自動(dòng)保存，然后將數(shù)據(jù)信息存儲(chǔ)到數(shù)據(jù)庫(kù)中。想要利用某項(xiàng)檔案信息時(shí)，可以直接到數(shù)據(jù)庫(kù)中調(diào)取，節(jié)省更多時(shí)間與精力。檔案信息也可以得到有效應(yīng)用，從而為相應(yīng)工作展開(kāi)提供保障?？傊?，對(duì)于檔案資源整合工作，工作人員要加強(qiáng)重視程度。采取有效措施，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的收集與管理，增強(qiáng)民辦高校在高等教育中的競(jìng)爭(zhēng)地位。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，民辦高校檔案管理是民辦高校發(fā)展中的重點(diǎn)工作。通過(guò)檔案管理工作的展開(kāi)，能夠提升檔案信息利用率，同時(shí)實(shí)現(xiàn)民辦高校的更好發(fā)展。因此，對(duì)于檔案管理工作，民辦高校要加強(qiáng)重視程度，及時(shí)分析在檔案管理中存在的問(wèn)題，針對(duì)不足給出有效解決措施。促使檔案管理工作，能夠逐漸朝著信息化、規(guī)范化方向發(fā)展，為民辦高校各項(xiàng)工作的展開(kāi)提供有效引導(dǎo)。提升檔案管理水平與管理質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)民辦高校教學(xué)事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。（作者單位：湖南涉外經(jīng)濟(jì)學(xué)院，綜合檔案室）