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        辦公室文秘工作的優(yōu)化策略

        2020-08-20 12:50:27任建云李瑞芳
        時(shí)代人物 2020年7期
        關(guān)鍵詞:文秘人員文秘辦公室

        任建云 李瑞芳

        在辦公室文秘工作開展過程中,其許多工作都是作為領(lǐng)導(dǎo)工作的協(xié)助,這也使文秘工作的質(zhì)量會對領(lǐng)導(dǎo)工作進(jìn)程和效率帶來直接的影響。因此在實(shí)際工作中需要準(zhǔn)確把握好領(lǐng)導(dǎo)工作目標(biāo)和工作進(jìn)程,并對各個(gè)環(huán)節(jié)的時(shí)間要求進(jìn)行明確,提前做好準(zhǔn)備工作。另外,在文秘工作中,對于領(lǐng)導(dǎo)做出的決策,還需要利用文字準(zhǔn)確表達(dá)并制成文件,及時(shí)針對文件發(fā)布后的反饋進(jìn)行收集,并針對具體的執(zhí)行情況和結(jié)果進(jìn)行了解,及時(shí)反饋給領(lǐng)導(dǎo)。因此在當(dāng)前電力企業(yè)要對辦公室文秘工作給予充分的重視,并積極探索有效的措施來文秘工作進(jìn)行優(yōu)化和創(chuàng)新,以此來促進(jìn)企業(yè)的健康發(fā)展。

        一、辦公室文秘工作的重要性

        在電力企業(yè)發(fā)展過程中,辦公室工作發(fā)揮著極為重要的作用。特別是隨著電力企業(yè)業(yè)務(wù)的不斷發(fā)展壯大,辦公室承擔(dān)的工作量也呈現(xiàn)出不斷增長的態(tài)勢。在當(dāng)前電力企業(yè)辦公室工作開展過程中,其主要以行政管理和日常管理作為具體的工作內(nèi)容,而且承擔(dān)著企業(yè)指認(rèn)傳導(dǎo)的重要責(zé)任,需要在日常工作中重視工作中的細(xì)節(jié)管理,這樣才能夠準(zhǔn)確明白領(lǐng)導(dǎo)的意圖,將向員工進(jìn)行有效傳達(dá)。企業(yè)與外部溝通的工作也是辦公室文秘工作中的重要內(nèi)容,文秘工作需要做好企業(yè)內(nèi)部人員溝通的基礎(chǔ)上,還需要做好與上下級及其他業(yè)務(wù)部門之間的溝通,因此對于文秘人員綜合素質(zhì)具有較高的要求。在實(shí)際工作中,文秘人員在工作開展過程中還需要保持相應(yīng)的原則。文秘人員每天工作量都較大,這就需要保持認(rèn)真、負(fù)責(zé)的態(tài)度,并準(zhǔn)確掌握企業(yè)的規(guī)章制度,在日常工作中要不斷的規(guī)范和約束自身的行為,重視自身綜合素質(zhì)的提升。在日常工作之余,文秘人員還需要根據(jù)自身能力做好崗位工作的統(tǒng)籌,充分的運(yùn)用先進(jìn)的信息技術(shù),進(jìn)一步提高文秘工作的整體質(zhì)量和水平。特別是要能夠準(zhǔn)確完成指令的傳達(dá),強(qiáng)化自身的溝通和協(xié)調(diào)能力,這樣才能為文秘工作的高效開展奠定良好的基礎(chǔ)。

        二、辦公室文秘工作的優(yōu)化策略

        強(qiáng)化辦公室文秘人員的服務(wù)意識。在當(dāng)前電力企業(yè)實(shí)際發(fā)展過程中,辦公室文秘人員處于企業(yè)管理結(jié)構(gòu)和組織結(jié)構(gòu)的中心位置,這就要求辦公室文秘人員要樹立良好的服務(wù)理念,增強(qiáng)自身工作的實(shí)效性,充分的發(fā)揮出文秘工作對企業(yè)發(fā)展的重要作用。在具體工作實(shí)施過程中,需要以服務(wù)企業(yè)長期發(fā)展和促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部良性溝通作為工作的出發(fā)點(diǎn)和立腳點(diǎn),基于企業(yè)發(fā)展過程中各項(xiàng)工作做好協(xié)調(diào)工作,全面提高服務(wù)的效率。特別是在對外聯(lián)系和溝通過程中,文秘人員直接代表著企業(yè)的形象,這就更需要在實(shí)際工作中強(qiáng)化自身的服務(wù)意識,為電力企業(yè)在社會上樹立良好的形象,增強(qiáng)電力企業(yè)在市場上的影響力。

        健全并落實(shí)辦公室各項(xiàng)規(guī)章制度。為了能夠提高辦公室文秘工作的效率,電力企業(yè)還需要在日常工作中積極促進(jìn)各項(xiàng)制度和措施的落實(shí),以此來推動各項(xiàng)工作的制度化和規(guī)范化。因此在實(shí)際工作中需要與當(dāng)前文秘工作崗位要求相結(jié)合,積極制定和完善與文秘人員相關(guān)的各項(xiàng)管理制度,進(jìn)一步規(guī)范文秘工作的職責(zé)和流程,并確保各項(xiàng)規(guī)定的落實(shí),實(shí)現(xiàn)文秘工作的制度化和規(guī)范化。同時(shí)作為文秘人員,在實(shí)際工作也需要嚴(yán)格遵循各項(xiàng)制度,服務(wù)上級監(jiān)督和管理,強(qiáng)化與部門和同事之間的協(xié)調(diào)和溝通,通過營造良好的工作氛圍,從而促進(jìn)自身工作效率和質(zhì)量的提升。

        加強(qiáng)對文秘人員的管理和培訓(xùn)。由于文秘人員綜合素質(zhì)與辦公室工作效率和工作質(zhì)量具有直接的關(guān)系。這就需要電力企業(yè)在實(shí)際發(fā)展過程中需要重視引進(jìn)優(yōu)秀的文秘人員,并制定嚴(yán)格的選拔制度和人才招聘制度,打造一支高素質(zhì)和專業(yè)水平過硬的文秘隊(duì)伍。針對于文秘人員,企業(yè)還要構(gòu)建完善的管理培訓(xùn)制度,強(qiáng)化對文秘人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和思想政治教育,使其能夠了解相關(guān)的政策法規(guī)和相關(guān)理念,熟悉企業(yè)業(yè)務(wù),并要對其他學(xué)科的相關(guān)知識有一定的了解和掌握。另外,還要強(qiáng)化對文秘人員服務(wù)態(tài)度和工作技能的培訓(xùn),培養(yǎng)其愛崗敬業(yè)和勤勞奉獻(xiàn)的精神,并在實(shí)際工作中能夠運(yùn)用創(chuàng)新思維來提高對問題的解決能力。

        重視文秘工作方式的創(chuàng)新。作為辦公室文秘人員,在重視與普通員工聯(lián)系的同時(shí),還要密切與領(lǐng)導(dǎo)的聯(lián)系。在日常工作中面對一些新情況和新問題,文秘人員要重視自身創(chuàng)新能力的培養(yǎng),在實(shí)際工作中積極推進(jìn)工作方式方法的創(chuàng)新,制定科學(xué)合理的工作計(jì)劃,認(rèn)清形勢,積極面對挑戰(zhàn),強(qiáng)化自身的創(chuàng)新能力,這樣才能將創(chuàng)新思維和創(chuàng)新意識有效的融入到日常工作中來,進(jìn)一步提高文秘工作的實(shí)效性。

        三、結(jié)論

        當(dāng)前面對市場的內(nèi)外部環(huán)境發(fā)生了較大的變化,在這種新形勢下,電力企業(yè)要對辦公室文秘工作給予充分的重視,全面提高文秘人員的工作能力和綜合素質(zhì)。文秘人員也需要端正工作態(tài)度,重視自身服務(wù)意識的提升,做好部門之間的協(xié)調(diào)工作,為電力企業(yè)的健康發(fā)展夯實(shí)基礎(chǔ)。

        參考文獻(xiàn)

        [1]譚海軍.對做好企業(yè)辦公室文秘工作的幾點(diǎn)認(rèn)識[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息,2018(10).

        [2]樊丙孝.淺談提高辦公室文秘工作水平途徑[J].學(xué)術(shù)理論,2016(12).

        [3]何磊.提升電力企業(yè)辦公室文秘工作水平的途徑[J].環(huán)球市場信息導(dǎo)報(bào),2016(37).

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