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        做好政府基層檔案管理工作的策略

        2020-08-20 12:50:27馬曉華
        時(shí)代人物 2020年7期
        關(guān)鍵詞:政府部門資料部門

        馬曉華

        隨著政府部門的發(fā)展,其業(yè)務(wù)類型呈多樣化發(fā)展,其中所積累的檔案數(shù)量也越來越多,是否能夠科學(xué)合理的將基層檔案管理工作做好,將會(huì)影響到政府部門價(jià)值的體現(xiàn)。雖然,這些年來。我國(guó)基層政府部門領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案管理工作的價(jià)值有所了解,同時(shí)進(jìn)行了一定的改革,可是,在目前基層檔案管理工作中仍舊存在一些問題需要大家的重視。

        一、基層檔案管理工作中存在的問題

        認(rèn)知不足。認(rèn)知不足是引起基層檔案管理工作效率不高的主要因素。許多部門領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的價(jià)值沒有深刻的認(rèn)知,所以,也沒有投入足夠的人力物力發(fā)展檔案管理工作,進(jìn)而導(dǎo)致檔案管理工作的基礎(chǔ)設(shè)施不健全、工作人員不穩(wěn)定等情況出現(xiàn),使得整個(gè)政府部門對(duì)于檔案管理工作都不看重,限制了基層檔案管理工作的發(fā)展。

        團(tuán)隊(duì)不穩(wěn)定。因?yàn)榫幹频膯栴},多數(shù)基層政府檔案管理部門中存在有崗無編的情況,所以,就導(dǎo)致許多其他部門的工作人員兼任檔案管理工作,可是,檔案管理工作是一項(xiàng)極為繁瑣的工作,工作人員身兼數(shù)職負(fù)責(zé)檔案管理工作會(huì)出現(xiàn)手忙腳亂的情況,使得檔案管理工作效率降低,檔案的價(jià)值無法充分發(fā)揮,隨著時(shí)間的推移,檔案管理工作被忽略的同時(shí)因?yàn)闄n案管理工作人員都是兼任的情況,而且這些工作人員的流動(dòng)性強(qiáng),頻繁更換,可是,檔案管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)、完善性較強(qiáng)的工作,需要專業(yè)穩(wěn)定的工作人員進(jìn)行工作,這就導(dǎo)致檔案管理工作的系統(tǒng)化與全面性不足。

        收集總結(jié)工作不健全。因?yàn)榛鶎訖n案管理工作人員對(duì)于工作的態(tài)度隨意應(yīng)付,再加上沒有經(jīng)過系統(tǒng)的培訓(xùn),導(dǎo)致工作人員存在許多誤區(qū),認(rèn)為只有紅頭文件才需要進(jìn)行整理,而一些會(huì)議文件與大型活動(dòng)文件都沒有及時(shí)進(jìn)行收集總結(jié),導(dǎo)致許多檔案都出現(xiàn)了丟失情況。一部分音頻類檔案也沒有及時(shí)進(jìn)行整理,檔案管理工作人員認(rèn)為這不是檔案,應(yīng)當(dāng)是錄制工作人員進(jìn)行儲(chǔ)存,而錄制工作人員也沒有及時(shí)將音頻類檔案上交給檔案管理部門。許多基層政府工作人員都沒有及時(shí)保存資料的觀念,有一些觀念的會(huì)自己保存,假如沒有一點(diǎn)觀念的甚至?xí)苯觼G棄,極少數(shù)工作人員會(huì)將資料信息交給檔案管理部門,這就導(dǎo)致許多信息的丟失,限制了檔案價(jià)值的體現(xiàn)[1]。

        制度不全面。檔案管理制度不全面,其中包含收集歸納制度以及借閱參考制度等,收集歸納制度不全面體現(xiàn)在,多數(shù)文件資料都已經(jīng)收集完畢,可是一直沒有進(jìn)行歸納總結(jié),時(shí)間一過,加上一些工作人員的借閱參考,極有可能導(dǎo)致資料的丟失。借閱參考制度不全面在于一部分工作人員需要借閱資料,卻沒有辦理任何證明,直接拿走,有一些人看完就忘記了歸還,且因?yàn)闆]有辦理有關(guān)證明,導(dǎo)致管理工作人員找不到人,檔案信息就此丟失,使得檔案信息出現(xiàn)丟失的情況。

        二、檔案管理工作優(yōu)化措施

        提高認(rèn)知。對(duì)檔案管理工作的價(jià)值與意義進(jìn)行中檔宣傳,此外,擴(kuò)大宣傳范圍,從領(lǐng)導(dǎo)到基層工作人員都要進(jìn)行檔案管理工作的培訓(xùn),進(jìn)而使得自上而下整個(gè)基層政府都對(duì)檔案管理工作有足夠的重視,更利于構(gòu)建一個(gè)整個(gè)政府都要重視檔案管理工作的環(huán)境。

        構(gòu)建一個(gè)穩(wěn)定的專業(yè)隊(duì)伍。第一,責(zé)任到人,保證每個(gè)位置都有專業(yè)的工作人員負(fù)責(zé),進(jìn)而加強(qiáng)工作人員的責(zé)任心。第二 ,健全工作考核制度,通過考核才能夠進(jìn)行檔案管理工作,此外,對(duì)年終考核優(yōu)秀的工作人員進(jìn)行物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì),實(shí)現(xiàn)激勵(lì)的目的。第三,對(duì)工作人員進(jìn)行系統(tǒng)化的培訓(xùn),定期組織工作人員學(xué)習(xí)檔案管理知識(shí),其中包含管理知識(shí)以及思想政治的培訓(xùn),進(jìn)而使得工作人員更加高效的開展檔案管理工作。

        健全收集歸納制度。檔案收集歸納環(huán)節(jié)是需要整個(gè)基層政府的大力支持才能夠極好的實(shí)現(xiàn),不是憑借檔案管理部門就能夠?qū)崿F(xiàn)的。所以,要構(gòu)建一套全面的收集歸納制度,確保每個(gè)部門都有一名檔案工作人員存在,在完成自身工作的同時(shí),做好檔案資料的傳遞工作,也就是說要與檔案管理部門相互協(xié)作。將部門內(nèi)的重要文件資料及時(shí)上交。此外,檔案管理部門也應(yīng)當(dāng)擁有過一套檔案收集歸納制度,對(duì)收集完善的資料進(jìn)行總結(jié)歸納,提升部門效率[2]

        健全借閱參考制度。工作人員進(jìn)行借閱參考要辦理有關(guān)的證明,同時(shí)規(guī)定歸還時(shí)間,在服務(wù)其他部門的同時(shí)提升管理效率。

        總的來說,基層政府部門應(yīng)當(dāng)重視檔案管理工作,將檔案管理的價(jià)值最大化,借此提升基層政府部門的工作效率,推動(dòng)我國(guó)社會(huì)主義建設(shè)的發(fā)展。

        參考文獻(xiàn)

        [1]王萍.論如何做好基層鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作[J].辦公室業(yè)務(wù),2018,(2):109.DOI:10.3969/j.issn.1004-647X.2018.02.087.

        [2]劉倩.基層民政檔案管理存在的問題及對(duì)策探討[J].卷宗,2019,9(3):43.DOI:10.3969/j.issn.1005-4669.2019.03.042.

        地址:河北邯鄲市雪馳路69號(hào)

        電話:17732000206

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