劉秋麗

【摘要】現(xiàn)階段，很多行政事業(yè)單位在辦公用品及耗材管理上還存在不少問(wèn)題，因?yàn)槭褂枚嗲翌l率高，如果監(jiān)管不利，很容易造成資源的巨大浪費(fèi)，甚至引起腐敗行為的滋生。因此，如何規(guī)范、科學(xué)、高效地管理辦公用品及耗材則顯得尤為重要，在科技飛速發(fā)展的今天，研究開(kāi)發(fā)出適合自身的辦公信息化管理系統(tǒng)，對(duì)于提升整體的辦公效率，規(guī)范資產(chǎn)管理有著相當(dāng)重大的實(shí)際意義。

【關(guān)鍵詞】行政事業(yè)單位 辦公用品耗材 信息化管理

行政事業(yè)單位辦公用品及耗材是為日常履行職能而儲(chǔ)存和耗用的未達(dá)到固定資產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)的實(shí)物資產(chǎn)，看似零碎不起眼，但在實(shí)際工作中，其管理和會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)處理都存在不少問(wèn)題。尤其在加強(qiáng)作風(fēng)建設(shè)的大背景下，中央和地方各級(jí)黨委政府從制度和監(jiān)督層面對(duì)三公經(jīng)費(fèi)加強(qiáng)管理后，辦公用品支出甚至被某些違法違紀(jì)行為所利用，成為虛報(bào)冒領(lǐng)、套取現(xiàn)金的工具。本文將從以下幾個(gè)方面，分析行政事業(yè)單位辦公用品及耗材的管理現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題，并論述對(duì)策及辦法。

一、行政事業(yè)單位辦公用品及耗材的管理現(xiàn)狀及問(wèn)題

（1）責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)，會(huì)計(jì)核算不規(guī)范。首先，部分行政事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)持有“重錢(qián)輕物”、“重采購(gòu)輕管理”的觀念，對(duì)辦公用品及耗材管理工作不重視，這就導(dǎo)致下級(jí)工作人員對(duì)于辦公用品及耗材管理和使用不重視，保護(hù)意識(shí)較弱[1]。其次，有些單位是按部門(mén)領(lǐng)用辦公用品，沒(méi)有把責(zé)任落實(shí)到每個(gè)領(lǐng)用者身上，因此個(gè)人只要是物品用完了，就以部門(mén)的名義領(lǐng)取，存在吃“大鍋飯”的現(xiàn)象，個(gè)人節(jié)約意識(shí)不強(qiáng)。再次，由于辦公用品及耗材種類繁多，購(gòu)置分散且不易管理，部分單位財(cái)務(wù)人員沒(méi)有將采購(gòu)回來(lái)的辦公用品及耗材記入資產(chǎn)，而是直接列為支出。倉(cāng)管部門(mén)不需要與財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行賬實(shí)核對(duì)，往往疏于管理。

（2）傳統(tǒng)手工管理模式，倉(cāng)庫(kù)保管員工作量大，工作強(qiáng)度高，手寫(xiě)速度慢、效率低下;出差錯(cuò)的概率高。各種物品的采購(gòu)、領(lǐng)用等數(shù)據(jù)記錄在各種不同的紙質(zhì)表單中，查詢、分析、統(tǒng)計(jì)很不方便，也不利于保存;短時(shí)期內(nèi)重復(fù)領(lǐng)用難以監(jiān)管;數(shù)據(jù)傳輸滯后，時(shí)效性差。

（3）物品批量領(lǐng)出后難以實(shí)時(shí)掌控實(shí)際使用情況。比如物業(yè)公司工程部需要領(lǐng)用一批LED燈，先要向倉(cāng)管部門(mén)提供上一批領(lǐng)用燈具使用情況表（表內(nèi)有申請(qǐng)人及安裝師傅的簽名），待核銷上一批燈具后，才能再次批量領(lǐng)出下一批燈具，這既不利于實(shí)時(shí)監(jiān)控使用情況，也存在簽名造假冒領(lǐng)物品的風(fēng)險(xiǎn)。

（4）采購(gòu)辦公用品及耗材比較隨意，沒(méi)有考慮到一些辦公機(jī)器設(shè)備即將停用或少用，導(dǎo)致買回來(lái)的對(duì)應(yīng)耗材積壓，無(wú)法使用。如以前使用熱敏紙傳真機(jī)，字跡不易保存，隨著技術(shù)的進(jìn)步，轉(zhuǎn)而使用普通紙傳真機(jī)，從而導(dǎo)致熱敏傳真紙無(wú)處可用，造成浪費(fèi)。

（5）回收利用率低。比如曲別針、夾子一類的辦公用品，領(lǐng)出后會(huì)有一大部分集中流向財(cái)務(wù)部門(mén);又比如會(huì)議瓶裝水及紙杯，會(huì)議結(jié)束后可能會(huì)有剩余等等情況，這些物品往往缺乏跟蹤管理、回收利用。

二、行政事業(yè)單位辦公用品及耗材管理對(duì)策及辦法

行政事業(yè)單位作為國(guó)家政策的貫徹者和執(zhí)行者，擔(dān)負(fù)著維護(hù)社會(huì)公共利益的責(zé)任，其收入大多來(lái)源于財(cái)政，社會(huì)關(guān)注度日益增強(qiáng)。因此必須加強(qiáng)行政事業(yè)單位的財(cái)務(wù)管理工作，才能保障各項(xiàng)工作的正常開(kāi)展，實(shí)現(xiàn)財(cái)政資金使用價(jià)值的最大化，從而彰顯行政事業(yè)單位的社會(huì)管理和執(zhí)法監(jiān)督職能。辦公用品及耗材是單位公共資源非常重要的一部分，對(duì)其采購(gòu)使用管理不容忽視，因此，建立一套行之有效、科學(xué)合理的信息化管理系統(tǒng)，與監(jiān)管機(jī)制融為一體，改進(jìn)理念、制度、流程等，對(duì)于行政事業(yè)單位來(lái)說(shuō)相當(dāng)重要。

（一）設(shè)定用戶權(quán)限，把責(zé)任落到每位用戶者身上

由于辦公用品及耗材從申請(qǐng)采購(gòu)、審批、保管、領(lǐng)用等，需要經(jīng)過(guò)多個(gè)環(huán)節(jié)，可以說(shuō)，所有工作人員都需要使用辦公用品及耗材，因此，必須設(shè)定好每一位工作人員的用戶權(quán)限，并需要密碼才能登錄系統(tǒng)進(jìn)行操作，同時(shí)系統(tǒng)還可以安裝在手機(jī)上，這樣隨時(shí)可以移動(dòng)辦公，提高工作效率。遇到辦公人員離職或退休，也必須及時(shí)注銷登錄權(quán)限。從各個(gè)環(huán)節(jié)做到有據(jù)可查，把責(zé)任落實(shí)到每一個(gè)人身上，做到各個(gè)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)可控，這樣才能做到每個(gè)崗位人盡其責(zé)，物盡其用。

（二）完善采購(gòu)審批流程，避免盲目采購(gòu)

在采購(gòu)審批環(huán)節(jié)中，倉(cāng)庫(kù)保管員通過(guò)實(shí)時(shí)庫(kù)存數(shù)據(jù)掌握急需補(bǔ)倉(cāng)的物品情況，及時(shí)向采購(gòu)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)提交采購(gòu)申請(qǐng)，需要技術(shù)部門(mén)研究論證的，先提交技術(shù)部門(mén)審批。符合條件需要進(jìn)行政府采購(gòu)的辦公用品等，應(yīng)嚴(yán)格按程序進(jìn)行政府采購(gòu);其他則采取聯(lián)系定點(diǎn)供貨單位方式進(jìn)行采購(gòu)。爭(zhēng)取以最小化的用品庫(kù)存儲(chǔ)備來(lái)獲得最優(yōu)的使用狀態(tài)，規(guī)避辦公用品及耗材的非必要性積壓及短缺，科學(xué)、合理地去組織供應(yīng)。

（三）加強(qiáng)自動(dòng)化數(shù)據(jù)采集，做到數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)傳輸

在管理系統(tǒng)中，從驗(yàn)收、分類、入庫(kù)、出庫(kù)、調(diào)撥、移庫(kù)移位、庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)等各個(gè)作業(yè)環(huán)節(jié)，數(shù)據(jù)進(jìn)行自動(dòng)化的數(shù)據(jù)采集，保證倉(cāng)庫(kù)管理各個(gè)環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，確保及時(shí)準(zhǔn)確地掌握庫(kù)存的真實(shí)數(shù)據(jù)，合理保持和控制庫(kù)存。能夠?qū)Σ少?gòu)信息進(jìn)行實(shí)時(shí)提取，便于在辦公用品及耗材在出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)及時(shí)聯(lián)系溝通采購(gòu)源頭。通過(guò)科學(xué)的編碼，還可以方便地對(duì)物品的批次、保質(zhì)期等進(jìn)行管理。利用系統(tǒng)的庫(kù)位管理功能，還可以及時(shí)掌握所有庫(kù)存物資當(dāng)前所在位置，有利于提高倉(cāng)庫(kù)管理的工作效率。財(cái)務(wù)人員可以根據(jù)每月生成的領(lǐng)用報(bào)表，減少庫(kù)存，增加支出;同時(shí)可以定期或不定期進(jìn)行實(shí)物盤(pán)點(diǎn)，實(shí)時(shí)進(jìn)行賬實(shí)核對(duì)，對(duì)物品進(jìn)行有效監(jiān)督。

（四）設(shè)定限額及限期領(lǐng)用，規(guī)范領(lǐng)用流程

領(lǐng)用者申請(qǐng)領(lǐng)用辦公用品時(shí)，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)以往該用戶的領(lǐng)用記錄來(lái)判斷是否給予領(lǐng)用，如果已經(jīng)超限額或限期內(nèi)重復(fù)領(lǐng)用，則系統(tǒng)發(fā)出警告，不能點(diǎn)擊領(lǐng)取;達(dá)到領(lǐng)用條件的則可提交部門(mén)專管員，由部門(mén)專管員匯總本部門(mén)領(lǐng)用情況后，再一并向部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)提交申請(qǐng);部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)本部門(mén)實(shí)際工作情況，對(duì)每位申領(lǐng)者的領(lǐng)用申請(qǐng)進(jìn)行審核批準(zhǔn);審批后再由專管員統(tǒng)一到倉(cāng)管部門(mén)領(lǐng)取。對(duì)于新進(jìn)人員，可以一鍵領(lǐng)取一套辦公用品，有利于節(jié)省申請(qǐng)時(shí)間。系統(tǒng)會(huì)為每個(gè)領(lǐng)用者按會(huì)計(jì)年度建立領(lǐng)用明細(xì)賬，可以查詢到每一位用戶從進(jìn)入單位直至離職或退休所有領(lǐng)用辦公用品的情況。由于數(shù)據(jù)的可比性，既有利于員工培養(yǎng)責(zé)任意識(shí)、節(jié)約意識(shí)，同時(shí)避免重復(fù)領(lǐng)用，大大節(jié)約了辦公經(jīng)費(fèi)。

（五）對(duì)物業(yè)領(lǐng)出的物品進(jìn)行跟蹤監(jiān)督，隨時(shí)掌握使用情況

行政事業(yè)單位與物業(yè)公司簽訂合同，由物業(yè)公司進(jìn)行維修、保潔、會(huì)務(wù)等方面服務(wù)工作，由此物業(yè)公司會(huì)批量領(lǐng)出維修耗材、衛(wèi)生用紙以及辦公飲用水、會(huì)議瓶裝礦泉水等等，如何有效地監(jiān)督物業(yè)領(lǐng)出物品的實(shí)際使用情況又是一個(gè)值得思考的問(wèn)題。第一，物業(yè)領(lǐng)出的物品不能簡(jiǎn)單地做出庫(kù)處理，而是應(yīng)當(dāng)作為一個(gè)子倉(cāng)庫(kù)，由物業(yè)公司派專人進(jìn)行管理，并能登錄系統(tǒng)。第二，對(duì)于獨(dú)立辦公室需要用水及維修服務(wù)時(shí)，由辦公室經(jīng)辦人登錄系統(tǒng)，向物業(yè)管理員提出用水申請(qǐng)及維修申請(qǐng)，物業(yè)管理員分派任務(wù)，服務(wù)完畢，由服務(wù)經(jīng)辦人點(diǎn)擊生成物品領(lǐng)用信息，經(jīng)辦公室經(jīng)辦人復(fù)核后，系統(tǒng)后臺(tái)自動(dòng)生成領(lǐng)用清單，并自動(dòng)核減領(lǐng)用物品。第三，對(duì)于公共區(qū)域的維修、保潔等物品領(lǐng)用，后勤部門(mén)應(yīng)當(dāng)設(shè)定專人，加強(qiáng)巡查，對(duì)物業(yè)進(jìn)行監(jiān)督。

（六）建立回收站，提高物品回收利用率

首先，由于應(yīng)用了信息化管理系統(tǒng)，使倉(cāng)庫(kù)保管員可以從繁雜的工作中解脫出來(lái)，與后勤管理員一起巡查，對(duì)某些辦公室的過(guò)剩資源進(jìn)行回收;其次，對(duì)于物業(yè)領(lǐng)出用于會(huì)議的瓶裝礦泉水及紙杯等會(huì)議用品，會(huì)議結(jié)束后，由后勤管理員及物業(yè)管理員進(jìn)行清點(diǎn)并回收，重新入子倉(cāng)庫(kù)留待下次使用。再次，員工辭職或退休，一些需要退回的辦公用品，可以在系統(tǒng)中做退回處理，相關(guān)人員進(jìn)行檢查驗(yàn)收后重新入庫(kù)，統(tǒng)籌安排使用。

（七）強(qiáng)化系統(tǒng)操作技能，培養(yǎng)主人翁意識(shí)

生活在技術(shù)進(jìn)步日新月異的今天，提高系統(tǒng)操作技能，不僅僅是對(duì)財(cái)務(wù)人員以及倉(cāng)庫(kù)保管員的要求，而且還應(yīng)當(dāng)提高到全體工作人員的層面上。行政事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)創(chuàng)新管理模式、完善管理機(jī)制及激勵(lì)辦法，以人為本，尊重員工，獎(jiǎng)勤罰懶，調(diào)動(dòng)員工的主觀能動(dòng)性，增強(qiáng)員工的主人翁意識(shí)，推動(dòng)員工團(tuán)體能動(dòng)力，提高集體榮譽(yù)感和使命感，為事業(yè)盡職盡責(zé)，做出貢獻(xiàn)。

三、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，在行政事業(yè)單位中，辦公用品及耗材的管理還存在很多方面的問(wèn)題，要想確保管理工作的開(kāi)展更加具有科學(xué)化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，就需要建立一套行之有效的信息化管理系統(tǒng)。本文主要從兩個(gè)部分展開(kāi)了分析論述，首先在第一部分分析了行政事業(yè)單位辦公用品及耗材的管理現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題。其次在第二部分論述了信息化管理系統(tǒng)在用戶權(quán)限、采購(gòu)、保管、領(lǐng)用、監(jiān)管及回收方面的具體運(yùn)用和措施。行政事業(yè)單位應(yīng)順應(yīng)時(shí)代和改革要求，必須不斷提高財(cái)務(wù)管理水平，創(chuàng)新管理模式，建立合理的監(jiān)督管理體系，注重關(guān)鍵崗位乃至全體人員綜合素質(zhì)的培養(yǎng)，調(diào)動(dòng)員工的主觀能動(dòng)性，積極提升辦公用品及耗材整體利用率，從而促進(jìn)財(cái)務(wù)管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，使行政事業(yè)單位朝著更科學(xué)、高效的管理方向發(fā)展下去。

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