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摘 要：本文把全過程管理法，應(yīng)用于重大項目檔案管理，通過乙烯工程檔案管理的具體實踐，項目檔案管理實現(xiàn)了全過程控制，項目檔案專業(yè)驗收得到優(yōu)秀。

關(guān)鍵詞：全過程管理;工程檔案;管理創(chuàng)優(yōu)

一、背景介紹

（一）項目建設(shè)規(guī)模大。鎮(zhèn)海煉化100萬噸/年乙烯項目是中國石化、浙江省聯(lián)合上報的國家“十一五”重點工程，為目前國內(nèi)規(guī)模最大、國產(chǎn)化率最高的乙烯工程，被列入國家石化產(chǎn)業(yè)調(diào)整和振興規(guī)劃二十項重大建設(shè)工程之一。項目總投資 234.97億元，總占地面積為230.09公頃，分東、西、北三個區(qū)和廠外工程（原煤、原水、外電），包括10套主要工藝裝置及配套的公用工程，共計76個主項。如此大規(guī)模的項目在立項、審批、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計、施工、物資采購、監(jiān)理及竣工驗收全過程中將形成大量的文字、圖表、聲像等形式的文件，要確保項目文件的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，檔案部門必須實行項目文件的全過程管理。

（二）項目建設(shè)時間跨度長。鎮(zhèn)海煉化100萬噸/年乙烯項目于2006年3月17日獲國務(wù)院核準(zhǔn)，2006年11月6日開工奠基，2009年12月28日，工程總體建成中交。2010年4月20日，投料試車安全、經(jīng)濟(jì)、一次成功。從項目核準(zhǔn)到投料試車成功，時間長達(dá)4年，必須對各階段的項目文件進(jìn)行全程監(jiān)督，確保檔案的形成、積累、整理、歸檔過程得到有效控制，防止發(fā)生項目文件丟失等情況的發(fā)生。

二、內(nèi)涵及主要做法

（一）為了做好乙烯項目檔案管理工作，我們從項目建設(shè)初期就提出了項目檔案管理創(chuàng)優(yōu)目標(biāo)：（1）項目檔案歸檔率100%。（2）項目檔案準(zhǔn)確率100%。（3）項目檔案完整率98%。（4）確保項目檔案安全。（5）項目文件實現(xiàn)全文檢索

（二）項目檔案管理主要做法

1、做好項目檔案管理工作的前期準(zhǔn)備。（1）建立組織機(jī)構(gòu)。項目文件管理工作是一項系統(tǒng)工程，需要檔案管理部門協(xié)同建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位相關(guān)人員齊抓共管。在項目建設(shè)初期，公司就組建了項目文件組，組成人員除檔案館抽調(diào)4人外，同時，招聘了12名勞務(wù)人員及3名內(nèi)退退休人員，共19人;其中7名勞務(wù)人員派駐乙烯項目部的主要管理部門，進(jìn)行項目文件的管理。（2）明確項目文件組職責(zé)。項目文件組負(fù)責(zé)與項目文件和檔案相關(guān)的制度修訂;負(fù)責(zé)乙烯工程基礎(chǔ)設(shè)計（含概算）、技術(shù)附件、詳細(xì)設(shè)計、設(shè)備文件及工程變更等文件的接收、復(fù)印、分發(fā)、掃描;負(fù)責(zé)工程管理性文件、交工技術(shù)文件的檢查、接收;負(fù)責(zé)項目竣工檔案的分類、組卷、數(shù)字化加工;負(fù)責(zé)各類文件的查閱利用;負(fù)責(zé)對內(nèi)（項目經(jīng)理部各管理部門）和對外（設(shè)計、施工、監(jiān)理、設(shè)備監(jiān)造等單位）的項目文件和項目檔案的業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作。（3）明確標(biāo)準(zhǔn)，制定制度。我們本著早抓、抓緊、抓實的原則，在工程項目建設(shè)初期，就制定乙烯工程項目文件接收、發(fā)放工作管理流程，規(guī)范乙烯工程項目文件的接收、發(fā)放工作。下發(fā)《鎮(zhèn)海煉化100萬噸/年乙烯工程項目交工技術(shù)文件編制要求》、《鎮(zhèn)海煉化100萬噸/年乙烯工程監(jiān)理文件編制要求》、《鎮(zhèn)海煉化100萬噸/年乙烯工程竣工圖編制要求》細(xì)化項目文件整理歸檔要求。

2、建立項目檔案管理網(wǎng)絡(luò)。乙烯項目建設(shè)參與單位、部門多，為確保項目檔案管理工作到位，要求各單位、部門必須配備檔案管理專兼職人員，做好自身形成的項目文件積累、整理、歸檔工作。

3、強(qiáng)化培訓(xùn)，抓好制度落實。2008年6月14～16日項目文件組與質(zhì)量控制部共同組織項目工程管理人員及施工、監(jiān)理、設(shè)計等相關(guān)人員共300余人，分三期參加了SH/T3503-2007標(biāo)準(zhǔn)《石油化工建設(shè)工程項目交工技術(shù)文件規(guī)定》貫標(biāo)培訓(xùn)，2009年6月2日再次組織SH3503-2007培訓(xùn)，詳細(xì)解讀《鎮(zhèn)海煉化100萬噸/年乙烯工程項目交工技術(shù)文件編制要求》等項目文件編制細(xì)則。通過培訓(xùn)使項目文件編制移交單位知曉項目文件形成、積累、整理、移交的全過程，確保制度得到落實。

4、實行合同化管理。公司明確項目檔案必須實行合同化管理，在簽訂合同（協(xié)議）時，要有專門條款規(guī)定項目文件歸檔范圍、歸檔要求、歸檔時間;應(yīng)在條款中明確預(yù)留合同費用的3%～5%，待乙方單位移交合同（協(xié)議）所約定的文件材料并經(jīng)檔案管理部門驗收合格后再予結(jié)清。

5、實行交工技術(shù)文件與工程建設(shè)質(zhì)量同步控制

組織質(zhì)量大檢查。在進(jìn)行工程質(zhì)量大檢查時，同時對相關(guān)單位的項目文件材料形成、積累情況進(jìn)行檢查，對檢查出來的問題要求各單位舉一反三，限期整改。

按照DMD-20000-JY-055《乙烯工程交工技術(shù)文件整編協(xié)調(diào)會紀(jì)要》的要求，土建單位的交工技術(shù)文件應(yīng)于2010.4.30前完成預(yù)整理并送審。目前仍有不少土建單位（含樁基單位）仍未送審，特別是樁基施工單位送審工作進(jìn)展特別緩慢：上海第一海洋僅送審了1個主項——聚丙烯裝置樁基交工文件，上海浦高也只送審了一個主項——全廠工藝及供熱外管，而浙江伊麥克斯全部沒有送審。請各土建單位（含樁基單位）抓緊做好預(yù)整理，并送監(jiān)理、工程管理部審查。

下一步我們將重點就土建單位交工技術(shù)文件的送審情況作詳細(xì)通報。

安裝單位亦應(yīng)按《乙烯工程交工技術(shù)文件整編協(xié)調(diào)會紀(jì)要》抓緊做好預(yù)整理和送審工作。

（4）、監(jiān)理單位應(yīng)加強(qiáng)對交工技術(shù)文件的審查工作，不能只簽名不審查或不認(rèn)真審查。審查情況亦將是我們今后通報的一項主要內(nèi)容。

針對通報內(nèi)容，我們建議控制部予以適當(dāng)考核。

（5）、表揚(yáng)：對第三方檢測單位——中國石化工程質(zhì)量監(jiān)測中心提出表揚(yáng)：該單位負(fù)責(zé)的第三方檢測交工文件（共74冊）已完成送審、整理組卷、掃描，于5月12日完成歸檔工作。

6、強(qiáng)化監(jiān)理公司對項目文件質(zhì)量的控制。（1）施工準(zhǔn)備階段項目文件質(zhì)量控制。監(jiān)理人員在參加施工圖會審和設(shè)計交底的同時，重點做好施工組織設(shè)計和施工技術(shù)方案等項目文件的質(zhì)量控制。在工程開工前，要督促施工單位嚴(yán)格按審批程序履行技術(shù)方案報審工程，檢查確認(rèn)與單位工程相關(guān)的技術(shù)方案全部報審后，方予簽署開工報告，由此實現(xiàn)對施工準(zhǔn)備階段項目文件材料的有效控制。（2）施工過程項目文件質(zhì)量控制。監(jiān)理人員要通過審查施工單位的工序報驗材料和隱蔽工程報驗材料實現(xiàn)對工程竣工文件質(zhì)量實施控制。在工序報驗和隱蔽工程報驗時，施工單位必須同時提供反映工程實際情況的見證材料，經(jīng)監(jiān)理工程師實測，確認(rèn)工程實體同見證材料數(shù)據(jù)基本一致后，方予簽字確認(rèn)，準(zhǔn)予進(jìn)入下道工予或準(zhǔn)予工程隱蔽。（3）工程材料項目文件的控制。工程材料（包括工程材料、設(shè)備、配件）的文件主要包括質(zhì)量證明文件和抽檢復(fù)驗文件兩部門。由于未經(jīng)材料報驗審查合格的工程材料一律不得進(jìn)入施工現(xiàn)場，監(jiān)理工程師通過審查工程材料報驗材料和參與材料取樣見證，對工程材料的文件實施有效控制。（4）竣工圖質(zhì)量控制?？⒐D是工程項目文件的重要組成部分，必須真實反映工程實際情況。專業(yè)監(jiān)理工程師和項目部總監(jiān)理工程師在工程竣工交工前，必須對竣工圖履行審查責(zé)任，并分別簽字確認(rèn)竣工圖和工程實際一致，確?？⒐D編制質(zhì)量。

7、抓好項目文件數(shù)字化工作。乙烯項目文件數(shù)字化的總體目標(biāo)是實現(xiàn)除密級檔案外的全部項目文件數(shù)字化，為實現(xiàn)這一目標(biāo)主要抓好以下幾方面的工作。

（1）明確數(shù)字化的具體要求。電子文件要求是紙質(zhì)文件的掃描件，存貯格式是帶壓縮的tif 、jpg、pdf 格式。其中多頁的文件必須存貯為tif、pdf格式。掃描分辨率一般要求為200dfi，采用單色普通（灰度）掃描，對于個別字跡圖樣不清的可采用加深色度或提高分辨率等手段提高掃描質(zhì)量掃描件要求頁面整潔、文字、圖樣、頁號清楚，部分橫向書寫頁面要求旋轉(zhuǎn)到位，便于提供查閱利用。掃描文件的內(nèi)容應(yīng)與紙質(zhì)檔案文件的內(nèi)容完全一致，對于竣工文件（包括施工文件、監(jiān)理文件、竣工圖）的掃描件數(shù)應(yīng)與卷內(nèi)目錄所列件數(shù)保持一致。

（2）落實項目前期文件、管理性文件的數(shù)字化工作。乙烯項目前期文件、管理性文件合計近4000卷（冊），現(xiàn)有檔案館人力無法完成數(shù)字化工作。檔案館通過對青島煉化、海南煉化、達(dá)州天然氣等中石化兄弟企業(yè)的調(diào)研，向公司提出了乙烯項目檔案數(shù)字化等部分業(yè)務(wù)外包的請示。經(jīng)公司同意，外包業(yè)務(wù)選擇淄博盈益、洛陽凱達(dá)、青島元果三家單位進(jìn)行招投標(biāo)。進(jìn)行綜合評標(biāo)，確定淄博盈益中標(biāo)，從事相關(guān)項目文件數(shù)字化工作。

8、把好進(jìn)館項目檔案質(zhì)量檢查關(guān)。截止2012年2月15日，乙烯項目檔案合計歸檔1萬7佰余卷，乙烯管理性文件640盒，計7009件，基本完成歸檔工作。面對如此量大、時間緊的檢查工作實際，為確保乙烯項目檔案管理創(chuàng)優(yōu)，主要做好以下幾方面的工作：

（1）配備好檢查人員。檔案館抽出骨干5人，與乙烯項目文件組人員共同做好檢查工作。檔案館人員主要負(fù)責(zé)材料、設(shè)備質(zhì)量證明文件的檢查，乙烯項目組人員主要負(fù)責(zé)其它交工技術(shù)文件的檢查。

（2）統(tǒng)一檢查標(biāo)準(zhǔn)。檢查人員內(nèi)部統(tǒng)計標(biāo)準(zhǔn)，以SH/T3503《石油化工建設(shè)工程項目交工技術(shù)文件規(guī)定》、《鎮(zhèn)海煉化100萬噸/年乙烯工程項目交工技術(shù)文件編制要求》、《鎮(zhèn)海煉化100萬噸/年乙烯工程監(jiān)理文件編制要求》、《鎮(zhèn)海煉化100萬噸/年乙烯程竣工圖編制要求》為依據(jù)，做到檢查有理有據(jù)。

9、把好項目檔案著錄質(zhì)量關(guān)。為達(dá)到項目檔案管理創(chuàng)優(yōu)，要求項目檔案驗收前，全部完成案卷級、文件級著錄工作。根據(jù)檔案館人員實際，項目檔案著錄工作全部外包給淄博盈益檔案服務(wù)公司，檔案館負(fù)責(zé)質(zhì)量檢查、進(jìn)度控制工作。

三、實施效果

（一）項目檔案歸檔完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。經(jīng)過3年多來乙烯項目檔案的全過程管理，公司乙烯項目檔案管理工作取得了較好效果。至2012年1月底，除公司綜合辦公樓項目、行政車庫及停車場、填平補(bǔ)齊項目因未竣工外，其余乙烯項目73個子項檔案已全部歸檔，達(dá)到預(yù)期目標(biāo)。

（二）項目文件實現(xiàn)全文檢索，充分發(fā)揮項目檔案作用。乙烯項目文件除未完工項目、密級文件外，已全部完成數(shù)字化工作，部分已上傳公司檔案管理系統(tǒng)，利用者可實現(xiàn)網(wǎng)上全文檢索，極大方便了檔案利用。項目檔案在公司生產(chǎn)、經(jīng)營等各項工作中起到了重要作用。生產(chǎn)準(zhǔn)備部門利用設(shè)計圖紙和設(shè)備文件，編制了試車方案、崗位操作法、設(shè)備維護(hù)手冊及相關(guān)的培訓(xùn)手冊等，確保了裝置試車的組織及安全運(yùn)行。同時，還為乙烯各專項驗收、資產(chǎn)交付、國家審計、工程質(zhì)量檢查、總部《石油化工建筑工程概算指標(biāo)》編制、黨組巡視等有乙烯相關(guān)的重大活動提供了大量的檔案文件。另外在項目審計中，審計人員以項目文件為依據(jù)為公司節(jié)省了大量建設(shè)資金，如：扣回乙烯東區(qū)樁基工程款項23.82萬元、核減乙烯東區(qū)廢渣填埋場項目工程款86萬元，這些都離不開項目檔案的憑證作用。

專家組認(rèn)為：

（1）乙烯項目檔案管理公司領(lǐng)導(dǎo)重視，機(jī)構(gòu)健全;

（2）乙烯項目檔案管理早介入，把握主動，積極履行乙烯項目文件的管理職能，進(jìn)行了全過程管理;

（3）檔案管理職能明確，項目文件來源清晰，各部門檔案管理職責(zé)明確;

（4）項目貫標(biāo)培訓(xùn)到位，確保了項目歸檔案卷的質(zhì)量;

（5）項目檔案數(shù)字化工作比較到位;

（6）項目檔案在施工、生產(chǎn)、設(shè)備維護(hù)等各項工作中發(fā)揮了較大作用。

參考文獻(xiàn)

[1] 《中國石化建設(shè)項目檔案驗收細(xì)則》中石化辦公廳.

[2] 《中國石化檔案管理辦法》中石化辦公廳.