韓芳

摘 要：隨著時代的不斷發(fā)展，現(xiàn)代社會已經(jīng)步入信息化社會，大數(shù)據(jù)的應(yīng)用為人們的生活和工作帶來了極大的便利，通過計算機(jī)技術(shù)簡單的操作，就可以實現(xiàn)信息的采集分析，在社會的各行各界促進(jìn)有效資源的高速度融合。數(shù)字化技術(shù)的發(fā)展為高校的檔案工作帶來了全新的機(jī)遇，但隨之而來的也是一項重大的挑戰(zhàn)，新技術(shù)在應(yīng)用過程中雖然能夠幫助檔案工作人員更加順利的進(jìn)行檔案管理，但卻需要工作人員提高自身的綜合素養(yǎng)，以更加優(yōu)秀的理論基礎(chǔ)和實踐進(jìn)行結(jié)合，才能不斷對數(shù)字檔案管理進(jìn)行完善。本文針對大數(shù)據(jù)時代高校學(xué)生檔案管理的挑戰(zhàn)與對策進(jìn)行分析，以供參考。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);高校;數(shù)字檔案;管理

檔案工作一直作為高校的基礎(chǔ)工作，為高校的日常運(yùn)轉(zhuǎn)以及長期發(fā)展奠定基礎(chǔ)保障，在傳統(tǒng)的工作模式當(dāng)中，人們進(jìn)行手工作業(yè)，對檔案進(jìn)行記錄并且通過排列方式進(jìn)行歸檔，難免會存在一定的誤差，并且檔案的存放占用了學(xué)校的一部分空間，在檔案的調(diào)取時存在一定的困難，浪費(fèi)了人力物力，但在現(xiàn)代化技術(shù)的發(fā)展下，檔案的數(shù)字化發(fā)展無疑能夠幫助工作人員解決實質(zhì)性問題，通過硬件儲存技術(shù)幫助學(xué)校減少空間的浪費(fèi)，在檔案的管理當(dāng)中，也能夠更加精確化，更加便于隨時對檔案的調(diào)整和取用。

1 大數(shù)據(jù)背景下高校學(xué)生檔案管理的機(jī)遇與挑戰(zhàn)

首先，傳統(tǒng)的檔案多數(shù)為紙質(zhì)材料，通過工作人員悉心的整理和排列進(jìn)行存放，多數(shù)高校建立檔案室對其進(jìn)行全面歸類，但受到材料和空間的限制，檔案的管理工作一直存在一定的隱患，紙質(zhì)材料的存放就代表著易損和易燃等風(fēng)險的存在，在檔案室的防潮防火管理工作方面，耗費(fèi)了工作人員大量的精力，并且由于檔案室的空間有限，難以隨時進(jìn)行拓展，新舊檔案一直處于交匯存放的情況下，一旦高校需要對大量檔案進(jìn)行放置，原有檔案就會面臨丟失的危險，對于高校的數(shù)據(jù)記錄造成損失。在大數(shù)據(jù)時代下，將紙質(zhì)檔案數(shù)字化的工作推展，為檔案工作帶來了新機(jī)遇，工作人員通過對計算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，能夠?qū)⒃袡n案進(jìn)行錄入，存儲在計算機(jī)硬件的數(shù)據(jù)庫當(dāng)中，將繁重的檔案存儲工作化繁為簡，為高校節(jié)約大量的時間成本以及空間成本，但對于當(dāng)前高校檔案管理制度而言，卻亟需面臨轉(zhuǎn)型。其次，檔案作為高校的珍貴記錄和歷史遺留，在高校的發(fā)展當(dāng)中，隨時為高校提供基礎(chǔ)動力保障，而原有檔案存放方式當(dāng)中的取用較為困難，工作人員需要從大量的數(shù)據(jù)當(dāng)中進(jìn)行篩選，尋找有效信息較為麻煩，導(dǎo)致管理工作一直較為滯后，在快節(jié)奏的時代下，已經(jīng)不能滿足高校的日常需求。大數(shù)據(jù)時代下，高校對于檔案工作進(jìn)行一系列的數(shù)字化改革，檔案的管理工作更加便利，工作人員對數(shù)據(jù)庫當(dāng)中的檔案能夠通過檢索的方式，快速尋找有效的資料，在調(diào)取的過程中也不會造成其他檔案的混亂，而且一些重要的檔案資料，可以儲存在云端，方便檔案進(jìn)行跨空間的交流傳送，然而在改革當(dāng)中，卻對于高校檔案管理人員的綜合素養(yǎng)又提出了新的要求。

2 高校學(xué)生檔案管理存在的問題

2.1 意識不足

檔案管理工作在高校的意識較為薄弱，受到傳統(tǒng)的教育理念影響，高校更加注重于學(xué)生成績的提高以及素質(zhì)的培養(yǎng)，通過學(xué)生高就業(yè)率為學(xué)校帶來更多的生源，能夠直接增加高校的經(jīng)濟(jì)利益，而檔案管理工作一直被認(rèn)為僅僅是一項枯燥的記錄工作，在高校的發(fā)展當(dāng)中，由于其造成的影響較為間接，容易受到忽視，并且由于管理層的忽視，導(dǎo)致檔案管理工作人員的工作積極性缺失，不能將檔案管理工作的核心價值體現(xiàn)，從而產(chǎn)生惡性循環(huán)。除卻檔案管理本身受到忽視外，很多高校對于數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用意識也存在問題，不能將現(xiàn)代化技術(shù)完善的進(jìn)行利用，導(dǎo)致檔案管理工作的開展依舊在老舊的模式當(dāng)中進(jìn)行，如果長此以往，在時代的高速發(fā)展下，必將遭到淘汰。

2.2 專業(yè)化人才的缺失

檔案管理工作對于工作人員要求較為嚴(yán)格，尤其是其基礎(chǔ)工作，是一切工作得以順利進(jìn)行的根本，但很多單位在人才隊伍的建設(shè)方面意識較為薄弱，導(dǎo)致檔案管理工作人員隊伍混雜，現(xiàn)代化進(jìn)程難以推動。檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)具備一定的基礎(chǔ)理論知識，并對應(yīng)其實踐基礎(chǔ)，很多高校的工作人員是本學(xué)校的應(yīng)屆畢業(yè)生，在學(xué)校受到過系統(tǒng)的理論知識教學(xué)后，滿懷著一腔對于檔案管理的熱血進(jìn)入工作環(huán)境后，發(fā)現(xiàn)自身對于實踐完全沒有概念，工作難以下手開展，在基礎(chǔ)工作當(dāng)中，由于實踐缺乏造成了很多失誤，而單位的老員工又不熟識，難以進(jìn)行溝通和學(xué)習(xí)，對于工作環(huán)境了解甚少，進(jìn)行檔案管理工作時沒有頭緒;還有很多工作人員是單位的老員工，對于單位了解充分，通過長時間的社會工作，積攢了很多社會經(jīng)歷，對待工作能夠得心應(yīng)手，在與單位各部門進(jìn)行溝通時也較為順利，但對于檔案管理工作沒有進(jìn)行過系統(tǒng)的學(xué)習(xí)，導(dǎo)致在進(jìn)行基礎(chǔ)工作時，缺乏理論基礎(chǔ)，對檔案的分類或是整理完全憑借自身的意識，而不是科學(xué)的手法，造成時間的浪費(fèi)，以及員工對于工作喪失了積極性。

3 大數(shù)據(jù)背景下高校數(shù)字檔案管理工作問題的對策

3.1 加速轉(zhuǎn)變工作理念

意識對實踐活動具有指導(dǎo)作用，所以為了更好的落實檔案管理工作的信息化建設(shè)，則需要高校加速內(nèi)部各級工作人員工作理念的轉(zhuǎn)變。首先，高校的領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)當(dāng)提高重視程度，在高校內(nèi)部宣傳普及檔案管理工作的重要意義以及信息化技術(shù)的功能優(yōu)勢，督促全員積極參與改革進(jìn)程，其次，檔案管理工作的信息化建設(shè)還需要對原有高校檔案資源進(jìn)行整理分析后，錄入到新建的系統(tǒng)與數(shù)據(jù)庫當(dāng)中，所以各級職能部門應(yīng)當(dāng)配合檔案管理工作的開展，主動提供數(shù)據(jù)資料，并與檔案管理工作部門構(gòu)建溝通平臺，以進(jìn)行工作交流。高校檔案管理新理念當(dāng)中應(yīng)當(dāng)具備現(xiàn)代化、動態(tài)化和創(chuàng)新化的特點，管理工作開展應(yīng)當(dāng)結(jié)合國內(nèi)外教育事業(yè)的先進(jìn)經(jīng)驗不斷完善，高校也應(yīng)當(dāng)建立容錯機(jī)制，為管理人員的創(chuàng)新提供保障。

3.2 加強(qiáng)人才團(tuán)隊建設(shè)

工作人員是高校檔案管理工作開展的主體力量，也是信息化建設(shè)改革當(dāng)中的排頭兵，所以高校應(yīng)當(dāng)注重人才團(tuán)隊的建設(shè)與完善。檔案管理工作的信息化建設(shè)，就要求工作人員除卻應(yīng)當(dāng)具備良好的專業(yè)能力和職業(yè)素養(yǎng)外，更加需要具有操作電子信息化技術(shù)的實力，才能提高工作的規(guī)范性，所以高校在日常工作當(dāng)中，應(yīng)當(dāng)積極組織工作人員展開培訓(xùn)，夯實檔案管理人員業(yè)務(wù)能力和工作水平，并結(jié)合獎懲制度和考核機(jī)制的建設(shè)，提高工作人員工作主動性與積極性。而作為高校檔案管理工作的執(zhí)行者和負(fù)責(zé)人，工作人員還應(yīng)當(dāng)提高自我要求標(biāo)準(zhǔn)，在日常工作當(dāng)中積極探索，勇于創(chuàng)新，增強(qiáng)電子信息技術(shù)的應(yīng)用能力，實現(xiàn)自我提高、自我監(jiān)督和自我管理，為高校的改革工作提供助力。

3.3 完善信息平臺建設(shè)

高校應(yīng)當(dāng)從硬件和軟件兩方面加大投入力度，積極建設(shè)和完善信息化平臺，為檔案管理工作的開展和創(chuàng)新提供空間和技術(shù)條件。首先，在電子設(shè)備的投入當(dāng)中，高校應(yīng)當(dāng)對原有設(shè)備進(jìn)行統(tǒng)計核查，對已經(jīng)無法滿足工作需求的老舊設(shè)備及時更換處理，避免對檔案管理工作開展造成的影響，并在現(xiàn)代化設(shè)備采購后，提高設(shè)備管理工作水平，定時定期對設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，降低維修成本。在軟件方面，高校應(yīng)當(dāng)結(jié)合自身工作情況和實際需求，構(gòu)建完善的網(wǎng)絡(luò)平臺與數(shù)據(jù)庫，促進(jìn)檔案管理工作以現(xiàn)代化和信息化的方式開展，為了防止檔案資源泄露，還應(yīng)當(dāng)結(jié)合防火墻與殺毒軟件等軟件的應(yīng)用，嚴(yán)格防范網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險，提高工作質(zhì)量。

4 結(jié)語

信息化的發(fā)展為檔案工作帶來全新的起點，在新時期下，高校檔案工作人員應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)自身能力的提高，主動把握時代的脈搏，落實數(shù)字化進(jìn)程的推進(jìn)，為高校穩(wěn)定發(fā)展和綜合實力的提高提供助力。

參考文獻(xiàn)

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