李啟坤 王巍

摘 要：在高等院校管理工作中，檔案管理不可或缺，有利于校園文化建設(shè)以及人才培養(yǎng)。然而目前高校在檔案管理方面仍有效率不高表現(xiàn)，管理手段過于滯后，所以，高等院校應(yīng)充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，實施精益化管理，提高檔案管理效果?；诖?，本文探究了大數(shù)據(jù)下的高校檔案精益化管理。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);高校;檔案;精益化;管理

1 高校檔案精益化管理

精益化管理理念最早產(chǎn)生于美國汽車制造業(yè)，針對大規(guī)模生產(chǎn)模式呈現(xiàn)出良好的管理效果。當具體應(yīng)用精益化管理理念時，能夠避免投入大量生產(chǎn)要素，基于市場需求，生產(chǎn)產(chǎn)品，從而提高企業(yè)所有經(jīng)營活動的效率，進一步減少投入、節(jié)約材料等，在更大程度上創(chuàng)造價值。在高等院校中，當開展檔案管理工作時，全面應(yīng)用精益化管理方式，將其落到實處，進而減少所投入的成本，不斷優(yōu)化與完善管理步驟與流程，以此增強管理效率，提高管理質(zhì)量，使管理環(huán)節(jié)更為簡潔，為更加高效地應(yīng)用檔案打下良好基礎(chǔ)。

2 高校檔案精益化管理的原則

1）自我負責。在高校檔案管理過程中，以人為主體，服務(wù)是出發(fā)點和落腳點，所以檔案管理者起到不容小覷的橋梁紐帶作用，所有工作人員均需正確認知自身重要性，明確自己在高等院校檔案管理隊伍中占據(jù)至關(guān)重要的地位，是其必不可少的一部分，是團隊形象的一個關(guān)鍵因素，每個人必須承擔起自身職責，將責任落到實處。以館長為例，需貫徹落實檔案工作法令法規(guī)及政策;加強檔案工作人員隊伍建設(shè);負責檔案安全與保密工作等。

2）充分考慮利用者的需求。近年來，時代不斷進步，在此背景下對于高等院校檔案信息，更多人提出自身需求，應(yīng)用檔案的人員規(guī)模日益擴大，并且檔案信息類型不斷增多。所以，對于檔案工作人員而言，必須詳細、深入考慮應(yīng)用人員實際需求，全方位多角度提供個性化檔案服務(wù)，積極開展檔案工作，從而充分滿足利用者需求。

3）經(jīng)常改進原則。當前，知識時代已經(jīng)來臨，而傳統(tǒng)檔案管理方法以及制度等無法滿足時代發(fā)展多樣化需求，因此，檔案人員應(yīng)該在第一時間轉(zhuǎn)變自身服務(wù)理念，進一步改進與完善知識結(jié)構(gòu)等。所以，在實際開展檔案工作的過程中，一定要與相關(guān)問題密切結(jié)合進行實踐探索，與時俱進，進一步改進工作方法。

3 大數(shù)據(jù)在高校檔案管理中的應(yīng)用價值

1）有助于提高數(shù)據(jù)利用率。當前，人們已經(jīng)進入大數(shù)據(jù)時代，每一領(lǐng)域與行業(yè)在實際運行期間，均有無數(shù)數(shù)據(jù)信息產(chǎn)生。在高校檔案管理過程中，當應(yīng)用云計算與存儲技術(shù)時，以招生環(huán)節(jié)為起點，從各個方面搜尋與收集電子數(shù)據(jù)，并且通過合理應(yīng)用計算機，完成相關(guān)檔案的輸入等操作，以無數(shù)數(shù)據(jù)信息為對象，通過大數(shù)據(jù)技術(shù)的有效應(yīng)用，合理劃分與管理，從而使各項數(shù)據(jù)得到更好應(yīng)用。

2）有助于保證數(shù)據(jù)信息真實性?，F(xiàn)如今，在高等院校運行期間，為有效培養(yǎng)人才，日益加大教師招聘等的力度，所以在檔案管理過程中，往往存在大量新型數(shù)據(jù)，同時以數(shù)據(jù)信息為對象，在其真實性以及完整性方面的要求越來越高。在高等院校檔案管理期間，通過應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，可以發(fā)揮其數(shù)據(jù)挖掘與運算作用，以此劃分數(shù)據(jù)類型，完成采集工作，并且能夠確保其精確性，此外還能夠聯(lián)系各類數(shù)據(jù)，然后在數(shù)據(jù)信息中得以展現(xiàn)。

3）有助于高效處理數(shù)據(jù)信息。根據(jù)大數(shù)據(jù)技術(shù)實際情況來看，其鮮明特征為高速處理以及強大運算功能，在進行高校檔案管理時，可以高效應(yīng)用該技術(shù)，進行創(chuàng)建多樣性突出的數(shù)據(jù)庫，以物聯(lián)網(wǎng)為基礎(chǔ)，聯(lián)系不同數(shù)據(jù)庫，如此便可處理好海量數(shù)據(jù)信息，并且使檔案管理更具針對性。

4 大數(shù)據(jù)時代高校檔案精益化管理策略

1）實現(xiàn)高校檔案資源高度共享。在高等院校中，通過高度共享資源，能夠使資源得到充分應(yīng)用，提高其利用率，實現(xiàn)檔案資源價值的最大化，所以在高校中為進行檔案精益化管理，必須將此作為一種根本途徑。為此，對高等院校提出一定要求，當實際管理檔案時，需要站在宏觀角度，建立健全檔案管理中心，在此基礎(chǔ)上從各個方面統(tǒng)籌規(guī)劃檔案管理工作，在此期間能夠全面整合各種高校資源，主要包括檔案管理資源、檔案數(shù)字資源以及檔案基礎(chǔ)資源等。

其一，整合檔案基礎(chǔ)資源。在不同院系中，均存在大量基礎(chǔ)資源，以此為對象進行綜合整理，然后細致分類，通常可以分為教學(xué)類以及學(xué)生類等，要開展精益化管理工作，在此期間同樣需要利用一系列對策防止重復(fù)建設(shè)，針對閑置資產(chǎn)，加強處理。其二，整合檔案數(shù)字資源。在高等院校范圍中，當檔案管理信息中心處于運行狀態(tài)時，應(yīng)該加強應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)等，從各個角度探析以及處理高校檔案數(shù)據(jù)，而部分檔案信息具有較強分散性，需要按照相關(guān)流程和順序進行整合，為檔案數(shù)據(jù)中心資源庫提供重要保障，使其由檔案元數(shù)據(jù)庫以及原始數(shù)據(jù)庫等構(gòu)成。與此同時，在館藏檔案的整合過程中，以各類檔案為對象，進行OCR識別等數(shù)字化加工，使其成為數(shù)字信息，完善檔案查詢，提高檔案信息檢索效率等。

2）實現(xiàn)高校檔案信息自動采集服務(wù)。（1）信息自動抓取。根據(jù)高等院校實際情況來看，在其運行期間，各個方面均發(fā)生巨大變化，教學(xué)管理等均朝著數(shù)字化與自動化的角度發(fā)展，海量網(wǎng)絡(luò)數(shù)字資源應(yīng)運而生，但同時也帶來極大信息冗余問題，針對此種狀況，必須逐漸增強信息采集等能力，如此才可以極快速度搜集具有更高價值的信息。在高等院校檔案管理工作開展過程中，通過利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，能夠以網(wǎng)絡(luò)動態(tài)信息監(jiān)控與數(shù)據(jù)抓取技術(shù)為對象，提高其應(yīng)用率，可以針對網(wǎng)絡(luò)信息資源進行自動抓取與歸檔等，有益于進行精益化管理。（2）實時推送服務(wù)。隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，在開展高等院校檔案管理工作時，需要提高對檔案應(yīng)用動態(tài)的關(guān)注度，加大實時把控強度，高效應(yīng)用數(shù)據(jù)統(tǒng)計與分析技術(shù)，以關(guān)注度較高的用戶為對象，提高對及時推送信息服務(wù)的重視程度，與此同時在第一時間通過網(wǎng)絡(luò)發(fā)布一系列信息，從而對高等院校檔案管理與服務(wù)發(fā)揮更大積極影響，為其個性化以及精準化服務(wù)打下良好基礎(chǔ)。

3）加大同有關(guān)部門的合作力度。在大數(shù)據(jù)時代中，當高等院校開展檔案管理工作時，為進行精益化管理，一定要合理、高效應(yīng)用先進技術(shù)，與此同時豐富服務(wù)職能，凸顯其多樣化特征，處理好諸多檔案數(shù)據(jù)信息。為實現(xiàn)該目標，首先必須加強不同部門之間的協(xié)同合作，為其奠定堅實基礎(chǔ)。

其一，在數(shù)據(jù)服務(wù)商之間，建立良好合作關(guān)系。在人才、數(shù)據(jù)與技術(shù)方面，發(fā)揮其作用與優(yōu)勢，進一步在高等院校范圍中，健全其數(shù)字資源庫。其二，以檔案形成者為對象，與之構(gòu)建良好合作關(guān)系。隨著大數(shù)據(jù)時代的來臨，產(chǎn)生越來越大的作用，在此基礎(chǔ)上開展高等院校檔案管理工作，在此期間必須提高對信息資源的重視程度，確保其真實性以及完善性，要增強信息搜集效率，首先必須與檔案形成者構(gòu)建良好溝通關(guān)系。為實現(xiàn)該目標，需要不斷強調(diào)檔案管理的重要作用，進一步普及相關(guān)知識。同時，良好的溝通聯(lián)系也會使得檔案管理工作者從中獲取到更加新鮮及時的信息，便于為利用者提供更加貼合實際的服務(wù)。除此之外，還需要加強與檔案應(yīng)用者之間的合作。

5 結(jié)束語

總而言之，基于大數(shù)據(jù)時代，在高等院校運行期間，既需要提高對檔案管理重要作用的認知深度，也需要加強精益化管理，高效應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，科學(xué)、合理應(yīng)用各種方法與途徑，主要包括檔案資源高度共享以及信息自動采集與歸檔等，從而增強檔案管理效果，充分發(fā)揮人才培養(yǎng)職能，廣泛應(yīng)用檔案資源。

參考文獻

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[3]張明英.從精益化管理角度淺談高校檔案管理[J].知識經(jīng)濟，2016（04）：90.

作者簡介

李啟坤（1971-），女，漢族，遼寧新民人，農(nóng)業(yè)推廣碩士，館員，沈陽農(nóng)業(yè)大學(xué)，研究方向：高校檔案研究。

王?。?978-），女，漢族，黑龍江人，農(nóng)業(yè)推廣碩士，館員，沈陽農(nóng)業(yè)大學(xué)，研究方向：高校檔案研究。