摘 要：隨著信息技術的發(fā)展，互聯(lián)網在各方面的應用日益廣泛，在多個領域均是采用互聯(lián)網之間的關聯(lián)進行信息的傳輸和管理，尤其是在檔案管理方面，互聯(lián)網的出現(xiàn)使得檔案管理變得更加便捷。當前我國機關檔案管理機構主要以機關檔案室為主，機關檔案室是管理基層檔案最普遍的形式，機關檔案室是收集管理檔案的機構鑒于此，本文對機關檔案管理新模式進行分析，以供參考。

關鍵詞：機關檔案;數(shù)據分析;管理新模式;管理風險防范

針對機構電子檔案在管理過程中是與工作人員個人利益以及國家機關機密息息相關的，在日常開展機關檔案管理時需要不斷完善檔案管理制度，能夠從一定程度上促進機關檔案管理模式實現(xiàn)可持續(xù)性健康發(fā)展。

1 機關檔案的定義

《規(guī)定》所稱的機關檔案，是指機關在公務活動中形成的，對國家和社會有查考、利用和保存價值的各種形式、各種載體的歷史記錄。機關檔案主要包括以下幾個類別：1）文書、科技（科研、基建、設備）、干部人事、會計檔案;2）機關履行行業(yè)特有職責形成的專業(yè)檔案;3）照片、錄音、錄像等音像檔案;4）機關辦公自動化系統(tǒng)及其他業(yè)務系統(tǒng)形成的電子公文、數(shù)據庫等形式的電子檔案;5）印章、題詞、獎牌、獎章等實物檔案;6）其他檔案。

2 機關檔案數(shù)字化管理的重要性

機關檔案一般是指具有原始性和法律性效用的檔案材料，主要是國家機關、企事業(yè)單位等在工作活動中所形成的文件資料以及人事檔案等檔案信息。機關檔案理部門是保存和辦理機關檔案的重要部門機構，這是從事檔案管理人員的基本工作。機關檔案管理工作是與機關單位利益以及工作人員個人利益具有緊密聯(lián)系的，既需要承擔檔案管理工作，同時還需要確保檔案管理質量。實行分級、分專業(yè)管理國家檔案的工作原則，能夠對國家檔案開展分專業(yè)分層管理，這種專業(yè)機關檔案室是基于該原則構建的，能夠從一定程度上利于在專業(yè)系統(tǒng)內實現(xiàn)檔案流轉，確保檔案的完整性，安全性，也利于實現(xiàn)規(guī)范化檔案管理。

3 機關檔案工作的主要任務

貫徹執(zhí)行檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，建立健全檔案工作規(guī)章制度，并將本單位和本系統(tǒng)檔案管理的規(guī)章制度報檔案行政管理部門備案;制定并組織實施檔案工作發(fā)展規(guī)劃或計劃;對機關各種文件材料的形成、積累和歸檔工作進行監(jiān)督和指導，對所屬機構的檔案工作進行監(jiān)督和指導;負責管理機關的全部檔案并提供利用，協(xié)助做好機關政府信息公開工作;負責機關檔案信息化工作并統(tǒng)籌機關及所屬機構檔案信息一體化工作，推動傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化和電子文件電子檔案規(guī)范管理;接受檔案行政管理部門監(jiān)督、指導和檢查，執(zhí)行年度報告制度，定期向同級國家綜合檔案館移交檔案;負責組織檔案業(yè)務交流和檔案工作人員培訓，開展檔案宣傳、教育活動;對檔案工作中取得突出成績的部門或個人，向機關提出表彰獎勵建議;對違反檔案管理要求的部門或個人，向機關提出處理建議。

4 機關檔案管理存在的問題

1）電子檔案保存存在的問題。機關檔案室是機關重要的內部組織之一，是由機關內部資源進行經費分配的，由于不同機關其職權不同，因此在財力支配方面也會存在差異，機關電子檔案主要儲存于計算機相應路徑中，包括硬盤，光盤，U盤等，這些硬盤保存期為5年左右，相比一些紙質版檔案來說保存時間顯著縮短，同時電子儲存原件使用周期較短，制造材料穩(wěn)定性差，很容易受到火、水的損害。其次，在讀取和使用電子檔案時需要依靠計算機軟件，互聯(lián)網，通常儲存計算機無法使用時，也無法正常讀取電子檔案信息。

2）檔案綜合管理條件受限。綜合檔案管理建立在對實體檔案管理的基礎上進行檔案的收集、甄選和歸檔保管等一系列工作。實體檔案要做到清晰的分類和分區(qū)存放，占用空間資源較大，對檔案存放空間要求較高，沒有合理的空間布局，就無法實現(xiàn)細膩的分類以及對檔案資料的順利查閱。

3）檔案專職管理人員配備不足，兼職工作人員素質不夠。檔案專職管理人員配備不足，兼職工作人員缺少主動意識、專業(yè)意識分散在基建、科研、醫(yī)療、設備等科室部門的兼職檔案員對檔案管理業(yè)務不熟悉，因此工作缺乏提前介入意識、專業(yè)意識、主動意識，從而增加了檔案管理工作的難度，降低了檔案管理工作效率。

5 機關檔案管理新模式——數(shù)字化管理措施

1）提高機關檔案管理員工作的能力和創(chuàng)新性。由紙質版到電子檔案的變化也從一定程度上標志著檔案管理發(fā)展，對于從事相關工作的管理人員提出了更高的管理創(chuàng)新要求，培養(yǎng)管理人員的創(chuàng)新意識，倡導管理工作內容和工作方式的創(chuàng)新性，為提高檔案專業(yè)人員信息化工作的能力，進一步在崗位職責中規(guī)范電子文件歸檔與電子檔案管理的相關工作，檔案管理部門需要定期對從事檔案管理的工作人員進行制度技術培訓，而工作人員還需要積極配合參與檔案管理部門舉辦的相關業(yè)務培訓學習，提高自身的管理能力，適應新時代的管理者，更好地服務本單位。當然在基于創(chuàng)新意識下，需要按照檔案管理程序有序開展檔案的管理歸檔、保存，進而能夠避免由于人為因素導致出現(xiàn)檔案遺漏問題，確保檔案的完整性，安全性。

2）重視電子檔案，承認法律效力?！兑?guī)定》在第四章第二十三條明確規(guī)定，電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，并在《規(guī)定》的多項條款中對電子檔案的管理提出具體要求。從整體來看，《規(guī)定》對電子檔案的管理要求呈現(xiàn)出“一般加特殊”的特點：傳統(tǒng)載體檔案的管理方法能夠滿足檔案的管理要求時，《規(guī)定》一般不再針對電子檔案作具體要求;傳統(tǒng)載體檔案管理方法在某些方面不能滿足電子檔案的管理要求時，《規(guī)定》會根據電子檔案的特殊性作出具體的規(guī)定。

3）納入整體規(guī)劃，要求同步發(fā)展。一些機關檔案工作被列入工作計劃，但很少被擺進重要議事日程，專門研究部署不夠?！兑?guī)定》在總則第六條明確規(guī)定：“機關應加強對檔案工作的組織領導，將檔案工作納入整體規(guī)劃、年度工作計劃和考核體系，與業(yè)務工作同步部署、同步實施、同步發(fā)展?！薄兑?guī)定》還進一步指出，檔案工作所需的各種經費均應列入機關年度財政預算。這些內容是《條例》中從未明確規(guī)定的，彰顯出國家對機關檔案工作的高度重視。

4）加強對各部門兼職檔案工作人員的指導和培訓。機關檔案分散分布在各部門，在“大綜合”能力具備的前提下，明確“小分類”管理。綜合檔案專業(yè)技術人員要加強對各部門檔案兼職工作人員的培訓，加強對各部門檔案兼職工作人員的“分類”指導，利用信息化手段在部門檔案資料形成過程中實現(xiàn)信息化管理和傳遞，實現(xiàn)檔案資料的信息化。加強兼職檔案工作人員對檔案管理的認識，提升管理基本技能，參加檔案基礎課程的培訓，實現(xiàn)檔案資料在各科室各部門的“小分類”專業(yè)管理。

6 結束語

為了加強各級黨政和國家機關、人民團體檔案工作，推進機關檔案科學、規(guī)范管理，豐富國家檔案資源，為各項工作提供有效服務，2018年10月11日，國家檔案局局長辦公會議審議通過并公布了《機關檔案管理規(guī)定》（國家檔案局第13號令），本《規(guī)定》根據《中華人民共和國檔案法》《機關檔案工作條例》等法律制定，自2019年1月1日起施行。

參考文獻

[1]黃育萍.新時期機關檔案文化建設的策略探究[J].辦公室業(yè)務，2019（11）：72-73.

[2]楊麗.淺析機關文書檔案管理中的常見問題及解決策略[J].辦公室業(yè)務，2019（10）：104.

[3]馮麗麗.機關檔案管理工作存在的問題及對策[J].辦公室業(yè)務，2019（09）：69.

[4]丁德勝.機關檔案管理的新思路、新要求[J].秘書工作，2019（01）：37-39.

[5]張麗.機關檔案信息化管理關鍵問題探討[J].辦公室業(yè)務，2018（15）：40.

作者簡介

王金龍（1974-），男，湖北省十堰市，法學本科，中共黨員，十堰市文化和旅游綜合執(zhí)法支隊。