馬昕

摘 要：“案卷”管理模式是現(xiàn)代檔案管理模式中一種特別的管理方式，能夠?qū)π畔?shù)據(jù)系統(tǒng)化進(jìn)行分類(lèi)和管理，有效保障檔案管理的規(guī)律性和協(xié)調(diào)性，但是在新信息技術(shù)背景下，這種管理方式便受到了一定的沖擊，影響著現(xiàn)代檔案管理工作質(zhì)量。本文將以現(xiàn)代檔案管理模式中的“案卷”為主要內(nèi)容，簡(jiǎn)單分析這種“案卷”含義以及其目前發(fā)展現(xiàn)狀和應(yīng)用意義，并同時(shí)結(jié)合其實(shí)際應(yīng)用情況，詳細(xì)論述其所發(fā)揮的作用、不足和改善意見(jiàn)，提升現(xiàn)代檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代檔案管理模式;案卷;作用

為了滿(mǎn)足檔案管理對(duì)于巨大數(shù)量數(shù)據(jù)信息的采取、分類(lèi)和歸檔，現(xiàn)代檔案管理技術(shù)中引入了各種現(xiàn)代化信息技術(shù)，包括：計(jì)算機(jī)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等等，有效推動(dòng)了紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒瘷n案，提升檔案管理工作的質(zhì)量，但是同時(shí)也暴露出檔案管理模式中“案卷”管理模式存在的局限性和落后性，影響著現(xiàn)代檔案管理質(zhì)量的進(jìn)一步提升，以及檔案內(nèi)容進(jìn)一步數(shù)字化發(fā)展的進(jìn)度，則對(duì)于檔案管理團(tuán)隊(duì)來(lái)說(shuō)，何如對(duì)“案卷”管理模式在現(xiàn)代檔案掛辦理中存在問(wèn)題進(jìn)行優(yōu)化和解決是一項(xiàng)必經(jīng)過(guò)程。

1 現(xiàn)代檔案管理模式下的“案卷”

1）簡(jiǎn)要概意。在原有檔案管理模式中，限制于信息數(shù)據(jù)記錄載體種類(lèi)，多數(shù)信息數(shù)據(jù)內(nèi)容都是記錄在白紙上，而為便于管理人員進(jìn)行信息數(shù)據(jù)歸類(lèi)、查詢(xún)，一般會(huì)將信息數(shù)據(jù)根據(jù)不同歸屬進(jìn)行詳細(xì)化分類(lèi)然后歸屬到一起，并在紙上標(biāo)明具體分類(lèi)歸屬，這種管理模式就是案卷，然后隨著現(xiàn)代化信息技術(shù)的深入應(yīng)用，雖然信息數(shù)據(jù)載體發(fā)生了變化，從紙質(zhì)載體變成了數(shù)字化信息，但是檔案管理模式的原則仍舊是遵循著原有的管理理念，長(zhǎng)期管理下來(lái)被稱(chēng)作“案卷”管理模式，具有系統(tǒng)化、獨(dú)立性和有機(jī)結(jié)合的特點(diǎn)，特別適合于主體分類(lèi)明確、層層細(xì)化少以及材料數(shù)量多的檔案管理模式需求。

2）“案卷”管理模式發(fā)展現(xiàn)狀。相較于國(guó)外檔案管理體系發(fā)展，我國(guó)檔案管理引入和起步時(shí)間較晚，發(fā)展到至今檔案管理水平仍舊是較低，檔案管理模式一直沒(méi)有系統(tǒng)化進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范;再加上，多數(shù)事業(yè)單位內(nèi)部整體發(fā)展重心偏向于經(jīng)濟(jì)發(fā)展，而忽略對(duì)于內(nèi)部管理的提升，便造成很多企業(yè)內(nèi)部為了避免因?yàn)闄n案管理模式創(chuàng)新和優(yōu)化，帶來(lái)的信息數(shù)據(jù)采集、管理問(wèn)題，便一直采用著“案卷”管理模式，雖然確實(shí)在短期內(nèi)能夠穩(wěn)定事業(yè)單位信息數(shù)據(jù)管理和運(yùn)行，但是長(zhǎng)期發(fā)展下來(lái)便會(huì)發(fā)現(xiàn)“案卷”管理模式存在的問(wèn)題和不足，特別是在信息技術(shù)應(yīng)用到管理后，更是直接阻礙了檔案管理工作效率和質(zhì)量的提升，則優(yōu)化和提升“案卷”管理模式便成為現(xiàn)代檔案管理的重要且必要的內(nèi)容之一。

2 現(xiàn)代檔案管理模式下的“案卷”作用

1）系統(tǒng)化管理信息數(shù)據(jù)。“案卷”管理模式在現(xiàn)代檔案模式下的首要作用就是系統(tǒng)化管理信息數(shù)據(jù)，這是因?yàn)椤鞍妇怼惫芾砟Ｊ奖旧砭妥袷刂⒕硖卣鹘M合、價(jià)值大體相同以及系統(tǒng)分化后加工成冊(cè)的原則，即在主體分類(lèi)下相同內(nèi)容裝訂在一起，即便是信息化設(shè)備和技術(shù)深入到檔案管理中后，這種原則也是不變的，在數(shù)據(jù)信息上傳之前，設(shè)備系統(tǒng)會(huì)根據(jù)管理設(shè)定的系統(tǒng)要求，制定相關(guān)的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)和等級(jí)，然后在對(duì)管理人員所上傳的巨大數(shù)據(jù)信息內(nèi)容，進(jìn)行自動(dòng)化的數(shù)據(jù)信息分析、分類(lèi)和歸檔就形成了一卷卷“案卷”，可供管理人員進(jìn)行數(shù)據(jù)信息查詢(xún)、修改和調(diào)取，檔案工作效率和質(zhì)量明顯高于原有“案卷”管理模式，當(dāng)然要注意的是，信息技術(shù)在操作過(guò)程中數(shù)據(jù)庫(kù)中所識(shí)別的命令和等級(jí)一定要精確，否則容易造成“案卷”混亂，進(jìn)而影響事業(yè)單位內(nèi)部數(shù)據(jù)信息的管理質(zhì)量。

2）創(chuàng)新和深化信息技術(shù)應(yīng)用。信息化技術(shù)是現(xiàn)代檔案管理模式中最大的特點(diǎn)，同時(shí)也是“案卷”管理模式阻礙現(xiàn)代檔案管理模式進(jìn)一步發(fā)展的重要內(nèi)容，因?yàn)閿?shù)據(jù)信息的載體變化，使得檔案管理模式從依賴(lài)人工操作轉(zhuǎn)為各種現(xiàn)代化信息設(shè)備和系統(tǒng)操作，便直接打破了原有“案卷”管理模式中數(shù)據(jù)信息處理和分類(lèi)，在這種情況下，事業(yè)單位就要明確即想要現(xiàn)代化管理檔案，又想要“案卷”管理模式，那么就需要對(duì)信息技術(shù)進(jìn)行創(chuàng)新和深化，投入足夠的資金和人力，基于“案卷”管理模式的運(yùn)行原則和技術(shù)特點(diǎn)，管理人員科學(xué)制定所需要的設(shè)備種類(lèi)和運(yùn)行系統(tǒng)，積極引入各種適合其運(yùn)行設(shè)備種類(lèi)，并同時(shí)組建專(zhuān)業(yè)技術(shù)研發(fā)小組，依據(jù)檔案管理對(duì)于設(shè)備技術(shù)需求，對(duì)現(xiàn)有的設(shè)備系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化和更改，創(chuàng)新各項(xiàng)信息技術(shù)種類(lèi)和應(yīng)用范圍，提升現(xiàn)代檔案管理工作效率和質(zhì)量，為事業(yè)單位進(jìn)一步發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)數(shù)據(jù)管理基礎(chǔ)。

3）規(guī)范化管理與運(yùn)行模式。檔案管理本身就是一項(xiàng)繁瑣的工作內(nèi)容，涉及的數(shù)據(jù)信息、操作流程眾多，重點(diǎn)是不同數(shù)據(jù)信息有不同處理和記錄方式，操作流程也有著不同的要求和標(biāo)準(zhǔn)，且“案卷”管理模式中的都是一環(huán)扣一環(huán)，一旦出現(xiàn)再微小的問(wèn)題，在經(jīng)過(guò)繁瑣流程和數(shù)據(jù)處理后，問(wèn)題本身便會(huì)無(wú)限被放大，帶來(lái)的影響也會(huì)想雪球一樣，越滾越大，因此，為了更好的提升現(xiàn)代檔案管理模式，減少“案卷”管理模式自身工作流程特點(diǎn)帶來(lái)的問(wèn)題，檔案管理團(tuán)隊(duì)就需要規(guī)范化管理和運(yùn)行模式，改變?cè)械墓芾碇贫葍?nèi)容，結(jié)合現(xiàn)代管理理念和技術(shù)，在國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)的基礎(chǔ)上，重新制定一套完善的管理制度內(nèi)容，優(yōu)化過(guò)于繁瑣的管理運(yùn)行流程，刪除不必要的操作內(nèi)容，節(jié)省管理人員本就有限的精力能力，明確細(xì)化不同操作流程中管理人員操作、運(yùn)行流程內(nèi)容以及不同數(shù)據(jù)信息的處理方式，并同時(shí)主要詳細(xì)相關(guān)記錄重要內(nèi)容和數(shù)據(jù)信息，以便后期進(jìn)行監(jiān)督審核工作，提供詳細(xì)工作信息證據(jù)，更能夠減少因?yàn)槿藶椴僮麇e(cuò)誤造成的檔案管理問(wèn)題，給企業(yè)帶來(lái)不必要的經(jīng)濟(jì)損失，促進(jìn)現(xiàn)代檔案管理的進(jìn)一步發(fā)展。

4）提升管理人員能力水平。除了以上三項(xiàng)現(xiàn)代檔案管理模式下的“案卷”作用以外，還有就是提升管理人員能力水平。檔案管理涉及巨大數(shù)量的數(shù)據(jù)信息內(nèi)容，需要花費(fèi)管理人員大量的精力，同時(shí)也考驗(yàn)著管理人員自身操作能力水平以及對(duì)于管理制度的熟練度，簡(jiǎn)言之，檔案管理是一項(xiàng)流程繁瑣、要求嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾砉ぷ?，?duì)于管理人員自身專(zhuān)業(yè)能力和操作經(jīng)驗(yàn)都要有一定的要求，則面對(duì)現(xiàn)代檔案管理下“案卷”管理模式帶來(lái)的管理問(wèn)題和工作負(fù)擔(dān)，管理人員需要積極主動(dòng)去提升自我專(zhuān)業(yè)能力水平，明確自身檔案管理工作崗位任務(wù)與責(zé)任，增強(qiáng)自我責(zé)任意識(shí)和積極工作態(tài)度，定期參與企業(yè)所組織的知識(shí)技能培訓(xùn)和講座，去接觸和學(xué)習(xí)新興的管理設(shè)備和管理理念，增強(qiáng)自身管理制度知識(shí)基礎(chǔ)厚度，熟練掌握和了解各項(xiàng)管理制度內(nèi)容和使用環(huán)境條件，系統(tǒng)化規(guī)范自身工作行程操作流程，并積極把握每一次的實(shí)踐機(jī)會(huì)，將堅(jiān)實(shí)的知識(shí)理論內(nèi)容逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)樽陨韺?shí)踐經(jīng)驗(yàn)和應(yīng)急能力，真正了解不同檔案管理制度內(nèi)容的含義，冷靜對(duì)待管理過(guò)程中突發(fā)事件造成的影響，及時(shí)采取各項(xiàng)有效解決措施，杜絕問(wèn)題影響范圍的擴(kuò)大化，改善“案卷”管理模式帶來(lái)的難題和挑戰(zhàn)，保障現(xiàn)代檔案管控模式的穩(wěn)定運(yùn)行，為事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)發(fā)展和內(nèi)部管理提供堅(jiān)實(shí)數(shù)據(jù)信息基礎(chǔ)。

3 總結(jié)

綜上所述，若是不對(duì)“案卷”管理模式進(jìn)行優(yōu)化和提升，要么只會(huì)讓“案卷”管理模式中存在的局限性和落后性逐漸被放大、被擴(kuò)大，最后直接影響現(xiàn)代檔案管理的質(zhì)量水平，因此，檔案管理團(tuán)隊(duì)要明確“案卷”管理模式帶來(lái)的優(yōu)勢(shì)和劣勢(shì)，基于現(xiàn)代信息化技術(shù)發(fā)展情況，對(duì)其各項(xiàng)劣勢(shì)進(jìn)行適當(dāng)優(yōu)化和變革，提升管理人員的專(zhuān)業(yè)能力水平和操作規(guī)范性，強(qiáng)化各類(lèi)信息技術(shù)在管理模式中的深入應(yīng)用，減少管理人員的工作負(fù)擔(dān)與壓力，保障檔案管理工作的質(zhì)量水平，促進(jìn)現(xiàn)代檔案管理體系的進(jìn)一步發(fā)展和提升。

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