林嘉欣

[摘 要] 近年來(lái)，我國(guó)房地產(chǎn)行業(yè)發(fā)展迅速，為了給房地產(chǎn)行業(yè)創(chuàng)造一個(gè)公平、合理的發(fā)展環(huán)境，需要妥善管理房地產(chǎn)相關(guān)檔案、資料。目前，我國(guó)房地產(chǎn)檔案資料已由傳統(tǒng)的管理方式向信息化管理方式過(guò)渡，要想把握房地產(chǎn)社會(huì)秩序的發(fā)展趨勢(shì)，必須不斷完善房地產(chǎn)檔案管理體制。文章主要分析了在我國(guó)房地產(chǎn)業(yè)檔案保管工作中，信息技術(shù)的運(yùn)用方向與措施，希望可以對(duì)在我國(guó)房地產(chǎn)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展趨勢(shì)作出一份貢獻(xiàn)。

[關(guān)鍵詞] 房地產(chǎn)檔案管理 數(shù)字化技術(shù) 運(yùn)用

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

數(shù)字化技術(shù)的持續(xù)發(fā)展趨勢(shì)是歷史發(fā)展的必然結(jié)果，國(guó)家應(yīng)全力推進(jìn)房地產(chǎn)行業(yè)檔案資料的管理工作。建立、健全相關(guān)的法律法規(guī)，促使房地產(chǎn)檔案保管工作能合理地進(jìn)行收集與整理。對(duì)房屋建筑工程和市政基礎(chǔ)設(shè)施工程、房屋使用等檔案進(jìn)行管理，主要是利用電子計(jì)算機(jī)對(duì)工程檔案進(jìn)行技術(shù)處理的工作。但是，由于我國(guó)的互聯(lián)網(wǎng)非常發(fā)達(dá)，房地產(chǎn)發(fā)展趨勢(shì)良好，房地產(chǎn)的使用多樣化，所以相關(guān)房地產(chǎn)檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜的工作。

一、數(shù)字化技術(shù)在房地產(chǎn)檔案管理上的運(yùn)用方向

（一）軟件系統(tǒng)權(quán)限中的應(yīng)用

數(shù)字化技術(shù)在房地產(chǎn)檔案的智能管理權(quán)限方面具有一定的積極意義。為了使房地產(chǎn)檔案資料能夠進(jìn)行信息化管理，相關(guān)資料的保管能夠更加完整、準(zhǔn)確和安全，在應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)時(shí)必須設(shè)置管理權(quán)限。在房地產(chǎn)檔案中，涉及到較多私人信息及其多種業(yè)務(wù)流程管理，因此，保證相關(guān)業(yè)主個(gè)人信息的安全性尤為重要，實(shí)施權(quán)限管理要從檔案管理工作的各個(gè)方面考慮。數(shù)字化技術(shù)在較多系統(tǒng)軟件中需要設(shè)置應(yīng)用權(quán)限，該類管理權(quán)限也可以運(yùn)用到智能化檔案保管手機(jī)軟件中。存檔人員的主要工作職責(zé)是做好各類存檔工作，在存檔環(huán)節(jié)做好存檔材料的審批工作。房地產(chǎn)檔案資料的數(shù)字化管理系統(tǒng)，要求相關(guān)技術(shù)人員在檔案保管中有效運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)，以便提高檔案保管安全系數(shù)[1]。

（二）檔案檢索查詢中的應(yīng)用

首先，對(duì)于房地產(chǎn)檔案的管理工作來(lái)說(shuō)，應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義，它不僅能在一定程度上提高房地產(chǎn)檔案管理的規(guī)范化程度，還能在不斷的實(shí)踐活動(dòng)和應(yīng)用中探索出更豐富、便捷的管理方法。其次，運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)，可以使房地產(chǎn)檔案資料在被檢索、讀取的過(guò)程中，克服空間、時(shí)間上的制約，方便相關(guān)工作人員進(jìn)行操作，進(jìn)而避免房地產(chǎn)相關(guān)檔案的管理工作在其它環(huán)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題，這種查詢的應(yīng)用進(jìn)一步提高了房地產(chǎn)檔案資料的利用效率和利用價(jià)值。最后，部分檔案管理員由于自身主觀因素，將多種檔案資料混雜放置，導(dǎo)致檔案資料出現(xiàn)“丟失”的情況。而有效運(yùn)用數(shù)字化管理技術(shù)，需要?jiǎng)?chuàng)建電子檔案，在檔案系統(tǒng)中運(yùn)用智能化數(shù)據(jù)庫(kù)索引指導(dǎo)，相關(guān)人員可以在相應(yīng)頻道中輸入關(guān)鍵詞進(jìn)行檢索，便能迅速找到符合要求的文檔檔案資料。像這樣高效率、高準(zhǔn)確度的查找，可以簡(jiǎn)化程序流程，減少人為操作帶來(lái)的實(shí)際困難。

（三）房產(chǎn)檔案分析中的應(yīng)用

數(shù)字化技術(shù)在房地產(chǎn)檔案、數(shù)據(jù)剖析中的運(yùn)用也是一項(xiàng)比較關(guān)鍵的內(nèi)容。對(duì)檔案資料進(jìn)行剖析，是檔案管理工作中的一項(xiàng)關(guān)鍵性工作。在此工作中，根據(jù)對(duì)智能化技術(shù)的應(yīng)用，可以在較短的時(shí)間內(nèi)對(duì)檔案材料進(jìn)行梳理，從而對(duì)房地產(chǎn)檔案資料做出合理的剖析，判斷未來(lái)房地產(chǎn)行業(yè)的發(fā)展趨勢(shì)。這樣既能合理提高房地產(chǎn)行業(yè)檔案管理工作的效率，又能全面提高檔案資料剖析工作的質(zhì)量。對(duì)房地產(chǎn)企業(yè)檔案資料進(jìn)行剖析，具有極高的利用價(jià)值，不僅可以提高對(duì)檔案資料的監(jiān)管力度，發(fā)揮相關(guān)檔案資料更大的作用。分析檔案資料，有利于實(shí)現(xiàn)檔案保管工作的利用價(jià)值最大化、效益最大化，進(jìn)而提高檔案資料在具體應(yīng)用中的使用價(jià)值。

（四）房產(chǎn)檔案統(tǒng)計(jì)中的應(yīng)用

從數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用層面來(lái)看，它除了在數(shù)據(jù)的分析工作中得到了廣泛的應(yīng)用外，在房地產(chǎn)資料統(tǒng)計(jì)工作總結(jié)中也有著非常重要的意義。鑒于我國(guó)當(dāng)今時(shí)代的特點(diǎn)以及信息管理技術(shù)的持續(xù)發(fā)展趨勢(shì)，房地產(chǎn)檔案可以大量采用電子方式進(jìn)行存檔、保管。因此，把數(shù)字化的關(guān)鍵技術(shù)放到檔案保存中就顯得尤為重要。利用數(shù)字化技術(shù)，可以在短時(shí)間內(nèi)對(duì)電子檔案進(jìn)行分類、編輯，能夠全面高效地完成檔案統(tǒng)計(jì)工作。此外，數(shù)字化技術(shù)的廣泛應(yīng)用，合理規(guī)避了傳統(tǒng)管理模式下的檔案管理工作中存在的缺陷，有效降低了房地產(chǎn)檔案由于外力作用造成的嚴(yán)重?fù)p壞的風(fēng)險(xiǎn)。通過(guò)對(duì)數(shù)字信息內(nèi)容的應(yīng)用，完好保存相關(guān)檔案資料，進(jìn)而方便房地產(chǎn)公司能夠隨時(shí)隨地進(jìn)行閱讀和檢索，從而進(jìn)一步提高電子檔案統(tǒng)計(jì)工作總結(jié)的質(zhì)量和效率。

二、強(qiáng)化房地產(chǎn)檔案管理的對(duì)策

（一）加強(qiáng)數(shù)字化技術(shù)對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)

首先，數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用可以更方便快捷地進(jìn)行檢索。相關(guān)工作人員只要輸入關(guān)鍵字，整個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)便可以自動(dòng)執(zhí)行查詢?nèi)蝿?wù)，實(shí)時(shí)反饋相關(guān)資料。因此，房地產(chǎn)企業(yè)應(yīng)該重視對(duì)相關(guān)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理。首先，企業(yè)自身要認(rèn)識(shí)到數(shù)字化技術(shù)的作用。其次，企業(yè)在招聘相關(guān)管理工作人員時(shí)，要強(qiáng)調(diào)采用數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行管理。再次，企業(yè)要定期對(duì)工作人員進(jìn)行宣傳與培訓(xùn)，提升工作人員對(duì)數(shù)字化技術(shù)的認(rèn)識(shí)。最后，企業(yè)還可以定時(shí)考察，檢驗(yàn)管理人員對(duì)數(shù)字化技術(shù)的掌握程度，以此判定工作人員的工作質(zhì)量，從而達(dá)到提升管理人員對(duì)數(shù)字化技術(shù)的認(rèn)識(shí)?；诖?，相關(guān)企業(yè)與工作單位可以提升房地產(chǎn)企業(yè)的管理力度，完善對(duì)相關(guān)資料的歸納整理。

（二）完善檔案標(biāo)準(zhǔn)體系

任何一項(xiàng)工作的有序推進(jìn)，都離不開(kāi)多方面管理制度的正確引導(dǎo)和規(guī)范，特別是在檔案保管相關(guān)工作中，如果沒(méi)有規(guī)范的管理制度，檔案資料的存儲(chǔ)和運(yùn)用等工作效率和質(zhì)量會(huì)大打折扣。就目前的具體情況來(lái)看，房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)企業(yè)雖然進(jìn)行了一定程度的企業(yè)戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型，但仍然缺乏規(guī)范的一體化管理體系，導(dǎo)致工作落實(shí)還存在不足。對(duì)此，房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)商必須充分結(jié)合自身工作中的具體情況，力求建立一個(gè)更健全、更規(guī)范、更有秩序的管理機(jī)制，確保管理各方面和諧規(guī)范。對(duì)檔案資料的利用，不僅要讓保管單位的責(zé)任工作人員有正確的方向引導(dǎo)，而且要對(duì)每一位利用檔案材料的工作人員進(jìn)行引導(dǎo)，保證其以端正的態(tài)度利用相關(guān)的檔案資料。

（三）構(gòu)建信息傳輸平臺(tái)

搭建房地產(chǎn)檔案數(shù)字化管理方法實(shí)際操作服務(wù)平臺(tái)，是提升檔案文件使用率的關(guān)鍵因素。首先，在不一樣文件目錄下的每個(gè)新項(xiàng)目必須配備相匹配的文件夾名稱，隨后對(duì)各種文檔進(jìn)行歸類、儲(chǔ)存。其次是對(duì)各種信息內(nèi)容進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分析和篩選，做好對(duì)多種檔案資料的整理工作。但是在搭建信息傳輸平臺(tái)的過(guò)程中，相關(guān)系統(tǒng)軟件應(yīng)保留互聯(lián)網(wǎng)模塊化設(shè)計(jì)的趨勢(shì)，通過(guò)簡(jiǎn)單的設(shè)計(jì)方案，對(duì)相關(guān)檔案資料進(jìn)行合理安置。例如，在指引界面記錄客戶的聯(lián)系方式，便于使用資料。對(duì)系統(tǒng)各方面進(jìn)行優(yōu)化設(shè)計(jì)，提高傳輸平臺(tái)的總體工作效率，全面、充分地發(fā)揮房地產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)查詢利用價(jià)值。因此，務(wù)必要搭建數(shù)字化技術(shù)管理與服務(wù)平臺(tái)，保持房地產(chǎn)檔案資料、資源具有一定的流通性，進(jìn)而使行業(yè)內(nèi)能夠?qū)崿F(xiàn)共享資源，提升房地產(chǎn)檔案對(duì)客戶的服務(wù)效果[2]。

（四）培養(yǎng)檔案專業(yè)人才

鑒于房地產(chǎn)檔案管理工作的內(nèi)容量多、復(fù)雜，要求相關(guān)工作人員除具備專業(yè)的管理知識(shí)外，相關(guān)房地產(chǎn)管理人員還應(yīng)了解并掌握與房地產(chǎn)有關(guān)的政策、具有一定的數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用知識(shí)，并且能夠熟練掌握相應(yīng)管理程序?；诖耍瑸榱舜龠M(jìn)相關(guān)管理人員更好地對(duì)相應(yīng)檔案資料進(jìn)行管理，相關(guān)企事業(yè)單位需要定期組織培訓(xùn)，提升相關(guān)管理人員的專業(yè)程度和操作技能，促使員工能夠跟上時(shí)代發(fā)展的步伐、與時(shí)俱進(jìn)，避免被時(shí)代淘汰。通過(guò)對(duì)房地產(chǎn)檔案數(shù)字化技術(shù)的研究，可以通過(guò)研究、總結(jié)我國(guó)房地產(chǎn)行業(yè)檔案數(shù)字化的相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)，并根據(jù)其發(fā)展規(guī)律，不斷提高房地產(chǎn)檔案的數(shù)字化水平。除此以外，在提升管理人員業(yè)務(wù)能力的同時(shí)，還應(yīng)注意對(duì)其思想作風(fēng)的培養(yǎng)與教育，從而提高管理人員的綜合素質(zhì)，提高其對(duì)相關(guān)資料的保護(hù)意識(shí)，建設(shè)一支業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、思想素質(zhì)高的管理隊(duì)伍。例如，企事業(yè)單位在提高對(duì)房地產(chǎn)檔案保管人員專業(yè)能力的同時(shí)，還可以設(shè)置有關(guān)的終身承擔(dān)體系，使房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)企業(yè)和房地產(chǎn)檔案保管者能更好地對(duì)房地產(chǎn)檔案進(jìn)行管理[3]。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在我國(guó)房地產(chǎn)檔案的管理工作中應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)，可以提升相關(guān)檔案、資料的使用效率，便于房地產(chǎn)行業(yè)的持續(xù)發(fā)展。基于此，企業(yè)可以從數(shù)字化技術(shù)的運(yùn)用權(quán)限、檔案檢索、數(shù)據(jù)分析、統(tǒng)計(jì)等方面展開(kāi)運(yùn)用，以此完善檔案管理體系、提升管理人員專業(yè)能力，促進(jìn)房地產(chǎn)檔案管理工作的健康發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

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[3]楊明月.房地產(chǎn)檔案管理中的數(shù)字化技術(shù)運(yùn)用研究[J].地產(chǎn)，2019（12）：42，46.