趙娟

摘 要：隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，信息化技術(shù)已經(jīng)逐步得到了廣泛的應(yīng)用，將信息技術(shù)應(yīng)用到高職院校檔案管理中也是高職院校信息建設(shè)中一個非常重要的內(nèi)容。因此本文對信息化背景下高職院校檔案管理的特點和意義進行了簡單闡述，在此基礎(chǔ)上提出了信息化背景下高職院校檔案管理的措施，希望能為高職院校檔案管理事業(yè)的發(fā)展貢獻一份力量。

關(guān)鍵詞：信息化;高職院校;檔案管理;措施

不管是從教學層面還是科研層面來說，高職院校的檔案管理都起著非常重要的作用。隨著高職院校的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的“你來我查”的檔案管理方式已經(jīng)與當前的高職院校發(fā)展情況不相匹配。所以，我們要根據(jù)高職院校檔案管理的特點以及檔案管理的意義，對信息化背景下高職院校檔案管理的措施進行完善，不斷的提高高職院校檔案管理的信息化水平，進而提高高職院校檔案信息化管理的效率。

1 高職院校檔案信息化管理的特點

隨著網(wǎng)絡(luò)信息化的廣泛應(yīng)用，高職院校檔案的檔案管理也在慢慢的向信息化、網(wǎng)絡(luò)化的方向發(fā)展，隨著信息化技術(shù)的快速發(fā)展，高職院校檔案管理也將面臨新的機遇和挑戰(zhàn)，其特點主要表現(xiàn)在下面兩個方面：第一，智能化，就是在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用于高職院校檔案管理的基礎(chǔ)上，開發(fā)新的檢索工具，進而達到提高高職院校對檔案信息采集和檢索效率的目的，實現(xiàn)高職院校檔案的管理和服務(wù)的智能化[1]。第二，無紙化，在信息化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用的前提下，高職院校應(yīng)該逐漸的減少紙質(zhì)檔案，逐步的將高職院校的紙質(zhì)檔案錄入檔案管理系統(tǒng)，最終實現(xiàn)檔案的無紙化和數(shù)字化管理，促進高職院校檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

2 高職院校檔案信息化管理的意義

隨著素質(zhì)教育改革和信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，高職院校檔案管理的信息化已經(jīng)成為其教育教學改革中一個非常重要的部分，檔案管理的信息化具有高水平、現(xiàn)代化以及高效率的特點，對于高職院校的發(fā)展起著非常大的促進作用[2]。在將信息化技術(shù)應(yīng)用到高職院校信息化管理的過程中，高職院校把檔案按照規(guī)范進行統(tǒng)一分類管理教師職工的檔案和學生的檔案。在很多高職院校的檔案管理工作中，已經(jīng)應(yīng)用了信息技術(shù)的手段，改變了檔案管理的方式和方法，已經(jīng)由以往的紙質(zhì)檔案變成了現(xiàn)階段的電子檔案，管理的理念也在逐漸的向信息化的方向發(fā)展。在信息化背景下，高職院校的檔案管理具有以下三個方面的意義。

2.1 促進高職院校檔案管理的高效性

當互聯(lián)網(wǎng)信息化技術(shù)還沒有全面普及時，高職院校的檔案管理還主要是采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式，存有大量的紙質(zhì)檔案材料，這就使高職院校的管理工作日益繁瑣，使檔案利用者要花費大量的時間和精力進行紙質(zhì)檔案的查找、檢索和存儲，導(dǎo)致檔案管理的效能極為低下。隨著網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)的不斷普及和運用，高職院校的檔案管理引入了信息化技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)，這就使數(shù)字化檔案逐漸替代了紙質(zhì)檔案，檔案的查閱、檢索和存儲不再繁瑣，這種自動化檢索和存儲的方式極大地提升了高職院校檔案管理的效能，成為高職院校檔案管理的趨勢和方向。

2.2 檔案管理與服務(wù)水平日益優(yōu)化

隨著網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)的運用，高職院校的檔案管理逐漸優(yōu)化和創(chuàng)新，在檔案信息交互、共享、傳遞的狀態(tài)之下，極大地滿足了高職院校招生、教學、就業(yè)等各個環(huán)節(jié)的檔案利用需求，也使檔案的管理服務(wù)水平得到極大的增強。

2.3 提升了高職院校檔案信息的利用效能

在信息化技術(shù)的普及運用之下，高職院校的檔案管理成為高職院校發(fā)展的一個縮影，為高職院校的發(fā)展提供了信息化的整體框架，更好地實現(xiàn)了對檔案信息的重組和再構(gòu)，在充分整合檔案信息的條件下，極大地提升了高職院校檔案的利用效能。

3 信息化背景下高職院校的檔案管理措施

3.1 樹立檔案信息化管理的全新理念

在網(wǎng)絡(luò)信息化的背景之下，高職院校的檔案管理要轉(zhuǎn)變原有的觀念，不僅要確保檔案的完整與健全，還要關(guān)注和重視檔案信息的開發(fā)、利用與服務(wù)環(huán)節(jié)，要充分利用信息化技術(shù)和手段，挖掘高職院校檔案信息的內(nèi)在價值，要在高職院校檔案管理決策和制度擬定方面有所側(cè)重，促進全員對檔案信息化管理的認知轉(zhuǎn)變，可以通過適當?shù)幕顒釉鲞M高職院校全員對檔案信息化管理的認知，如：“檔案信息化之我見”活動，就可以使高職院校的信息化管理人員都積極地融入其中，各自表達出自己對于檔案信息化管理的見解和建議，更好地為檔案信息化建設(shè)工作集聚能量[3]。同時，高職院校還要在網(wǎng)絡(luò)信息化背景下加強對檔案管理的規(guī)劃，要使檔案管理的各項環(huán)節(jié)和內(nèi)容與信息化建設(shè)相契合，在檔案信息化管理規(guī)劃和建設(shè)方案的引領(lǐng)下，加快檔案信息化管理的建設(shè)。

3.2 完善和優(yōu)化檔案信息化管理體系

在高職院校的檔案信息化管理模式改革中，要建構(gòu)和完善檔案信息化管理體系，從建立獨立健全的檔案管理機構(gòu)入手，有效辨識信息化檔案與傳統(tǒng)檔案之間的區(qū)別與聯(lián)系，完善檔案信息化管理體系的相關(guān)制度，以制度為前提，實現(xiàn)對高職院校檔案信息化管理的各項指導(dǎo)，逐步促進檔案信息化管理的制度化和規(guī)范化。同時，還要加大對高職院校檔案信息化管理的投入，要從資金方面給予支持，要立足于網(wǎng)絡(luò)信息化、云計算、大數(shù)據(jù)的視野，為高職院校的檔案信息化建設(shè)進行科學合理的獻計，根據(jù)現(xiàn)代信息化的要求做好檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，包括檔案數(shù)字信息的軟硬件、輸入輸出、信息安全、數(shù)據(jù)備份、利用渠道、管理權(quán)限、信息開放范圍等內(nèi)容，擴大經(jīng)費投入，采購現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備設(shè)施，并預(yù)留檔案信息化管理的維護費用，以更好地推動高職院校檔案信息化管理的持續(xù)性。

3.3 豐富檔案信息化管理形式

可以建設(shè)高職院校檔案專題網(wǎng)頁，通過辦公系統(tǒng)、QQ、電子郵件、網(wǎng)頁問卷等方式，實現(xiàn)檔案咨詢服務(wù)、檔案開發(fā)服務(wù)、檔案宣傳服務(wù)等，按照不同的專題或類別，對檔案信息數(shù)據(jù)進行深層次的加工和提煉，充分挖掘檔案信息化價值，并在網(wǎng)絡(luò)多媒體技術(shù)的運用下，全面開展檔案編研工作，更好地增強高職院校檔案的服務(wù)功能。

3.4 增強高職院校檔案管理人員的素質(zhì)

要以信息化檔案管理人員為檔案管理的關(guān)鍵要素，要提升檔案管理工作人員的信息化素養(yǎng)和能力，可以采用“引進來”、“走出去”的信息化檔案人才培養(yǎng)策略，以激勵機制吸引高素質(zhì)的信息化檔案管理人才，并使高職院校內(nèi)部的檔案管理人員以內(nèi)部培訓(xùn)的方式提升素質(zhì)，較好地優(yōu)化高職院校的檔案信息化管理工作。

4 結(jié)束語

隨著信息化技術(shù)的廣泛應(yīng)用，高職院校檔案管理的信息化程度也越來越高，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用，使得高職院校的檔案管理呈現(xiàn)出集中化和網(wǎng)絡(luò)化的特征，提高了高職院校檔案管理工作人員的工作效率，因此我們要根據(jù)高職院校檔案管理的特點以及檔案管理的意義，對信息化背景下高職院校檔案管理的措施進行完善，不斷的提高高職院校檔案管理的信息化水平，進而提高高職院校檔案信息化管理的效率。

參考文獻

[1]徐玲.“互聯(lián)網(wǎng)+”思維下智慧檔案建設(shè)途徑[J].鄭州鐵路職業(yè)技術(shù)學院學報，2018，30（2）：87-89.

[2]豆亞玲.高職院校資產(chǎn)檔案管理存在的問題及改進措施研究[J].才智，2017（24）：132.

[3]李彩霞.高職院校中檔案管理工作的問題及其應(yīng)對策略[J].知識文庫，2019（16）.