陸魁蓉

摘 要：隨著科學技術快速發(fā)展，信息技術發(fā)展也十分迅猛。事業(yè)單位對財務共享模式進行應用，使會計檔案管理工作更加科學更加規(guī)范，提升了會計檔案管理工作的質量。

關鍵詞：事業(yè)單位;財務共享;會計檔案;管理探究

從我國事業(yè)單位發(fā)展現(xiàn)狀來看，有一部分事業(yè)單位應用財務共享這一檔案管理模式。隨著財務共享模式的深入應用，會計檔案管理工作勢必需要隨之進行調整。因此，相關工作人員需結合財務共享模式深入探究會計檔案管理工作，以提高會計檔案管理工作的質量和

水平。

1 事業(yè)單位財務共享模式下的會計檔案管理工作存在的問題

調查研究顯示我國部分事業(yè)單位會計檔案管理工作仍采用傳統(tǒng)模式，檔案資料以月、季度或是年度為單位進行整理。傳統(tǒng)的檔案管理模式存在諸多不足，首先檔案資料的收集、整理工作皆需依賴人力、工作量巨大，相關工作人員在執(zhí)行工作任務時難免效率低下。其次，傳統(tǒng)的紙質檔案不容易儲存，一旦遺失或是損壞，將對事業(yè)單位造成一定影響。早在2015年我國有關部門便對紙質檔案管理提出要求，事業(yè)單位的會計檔案資料保留時間被進一步延長，更是增大了檔案管理工作的負擔。事業(yè)單位采用財務共享模式之后，不僅這些問題可以得到有效解決，而且工作人員的工作負擔被進一步減輕。雖然大部分檔案管理工作人員已經(jīng)意識到財務共享模式下會計檔案管理工作的重要性，但因自身能力不足、經(jīng)驗匱乏，使得無法在管理工作中充分利用財務共享模式的優(yōu)勢，造成會計檔案管理工作效率低下、質量不高的問題。

2 事業(yè)單位財務共享模式下的會計檔案管理工作的策略

2.1 精確及時錄入會計檔案資料

為便于檔案資料充分發(fā)揮作用，為事業(yè)單位的發(fā)展提供指導，應及時將會計信息錄入事業(yè)單位內部共享系統(tǒng)之中，相關工作人員方可根據(jù)最新信息進行會計檔案管理。同一個會計信息有兩種基本形式，分別為紙質資料和電子文件，實現(xiàn)紙質資料和電子文件的共享同樣大有必要。在錄入會計檔案資料的過程中，需要特別注意的是，事業(yè)單位可建立一個專門的管理團隊負責會計檔案管理工作，以便于及時發(fā)現(xiàn)和糾正資料和錄入過程中的錯誤。同時，事業(yè)單位應注重對管理團隊的培訓工作，發(fā)揮培訓作用提升團隊專業(yè)素養(yǎng)和管理能力。除此之外，事業(yè)單位可加強會計檔案管理工作中的信息建設，善于利用信息技術為檔案管理服務，進一步提升會計檔案資料錄入的準確度和自動化程度，最終提升會計檔案管理工作的效率。對于工作人員而言，信息化建設的不斷加強以及信息技術的利用，可大大減輕工作人員的工作負擔，提高會計檔案管理精準度。對于事業(yè)單位而言，信息化建設的不斷加強以及信息技術的應用，可大大減少會計檔案管理工作中人工的投入，從而為事業(yè)單位節(jié)省成本支出、創(chuàng)造更大的經(jīng)濟效益。

2.2 建立統(tǒng)一處理會計檔案的平臺

財務共享實際上是利用信息技術打造數(shù)字化平臺得以實現(xiàn)的，為使會計檔案管理工作更好地適應財務共享模式，自然需要保障會計檔案的數(shù)字化，通過網(wǎng)絡實現(xiàn)檔案信息收集、整理、保存、利用一體化，從而進一步提升會計檔案管理工作的便捷性和高效性。為此，事業(yè)單位需要建立一個統(tǒng)一處理會計檔案管理的平臺，完善會計檔案管理相關制度，從而為工作人員進行會計檔案管理創(chuàng)造良好的網(wǎng)絡環(huán)境。會計檔案管理工作不僅需要良好的網(wǎng)絡環(huán)境，還需要硬件環(huán)境、軟件環(huán)境。特別是在財務共享模式下，會計檔案管理工作對硬件環(huán)境的要求更高，事業(yè)單位著手打造統(tǒng)一的處理會計檔案數(shù)字化標準平臺在一定程度上也是創(chuàng)造良好硬件環(huán)境的體現(xiàn)。通過這一操作，事業(yè)單位會計檔案管理工作會更具網(wǎng)絡化和數(shù)字化特點，從而進一步提高會計檔案的被利用率，使得檔案更好地為事業(yè)單位發(fā)展服務。

2.3 不斷完善會計檔案管理體系制度

首先，系統(tǒng)化規(guī)定會計檔案歸檔制度，對于尚未打印成紙質文件的電子檔案內容進行妥善保管以及備份，避免檔案資料的丟失。任何一筆資金的流入和流出都需要被打印成紙質形式，并記錄好日期信息，會計部門可根據(jù)各項項目編制賬簿，從而形成會計檔案，交由管理部門進行管理，待銀行機構或是事業(yè)單位開展工作時拿出作為參考資料。其次，需要成立一個完善的會計檔案儲存制度，可準備專門的磁盤將會計檔案儲存在磁盤內，盡可能準備兩個磁盤，選擇一個磁盤為備用磁盤，并將兩個磁盤放置于不同位置保管。事業(yè)單位應采取相應措施確保磁盤保管環(huán)境防潮、防腐，如若磁盤數(shù)量較多，則需要對磁盤進行編號和分類，以便于更好地查閱。與此同時，還需建立標準的檔案使用制度。如若工作人員需要查閱檔案資料則需要進行登記，并經(jīng)過檔案保管負責人的同意，以保障會計檔案在保管中的安全。同時，可便于保管人員了解檔案使用記錄和去向。最后，還應建立健全的會計檔案備份制度，規(guī)定事業(yè)單位內需要進行備份的檔案資料，并對備份方案的保管、使用、數(shù)量和時間進行明確規(guī)定，特別需要關注性質特殊的備份檔案。為更好地管理備份檔案，事業(yè)單位還應安排專門人員定期檢查備份檔案的完整情況，一旦發(fā)現(xiàn)損壞，及時采取措施補救或是重新備份。

2.4 重視會計檔案風險控制和安全防范

會計檔案管理工作包括保障會計檔案的安全性和真實性，在財務共享模式下，會計檔案的真實性和安全性面臨著前所未有的挑戰(zhàn)，事業(yè)單位需要提高安全防范意識、開展會計檔案資料真實性審查工作，提高對會計檔案質量的重視程度、盡可能避免檔案出現(xiàn)偏差，從而最大程度地避免出現(xiàn)威脅事業(yè)單位發(fā)展的風險。同時，事業(yè)單位應注重為會計檔案管理創(chuàng)造良好的基礎環(huán)境，即確保會計檔案儲存設備的安全性，定期安排專業(yè)人員對儲會計檔案存設備進行檢查，盡可能防止會計檔案信息的丟失和損壞。與此同時，財務共享模式下，網(wǎng)絡會計檔案管理工作越來越多，事業(yè)單位還應注重對網(wǎng)絡環(huán)境的保護，防止黑客入侵會計檔案管理系統(tǒng)，定期對網(wǎng)絡環(huán)境進行排查，嚴格限制相關工作人員在電腦設備上隨意安裝或是下載軟件，嚴格防控計算機網(wǎng)絡病毒的入侵。

3 結束語

通過以上內容分析可以得出，在事業(yè)單位普遍應用財務共享模式的背景下，加強會計檔案管理工作是必要的。相關工作人員應在具體實踐中不斷探索和創(chuàng)新管理模式，從全新的角度看待會計檔案管理工作，充分利用財務共享模式的優(yōu)勢，從而提高會計檔案管理質量，推動事業(yè)單位向更好的方向發(fā)展。

參考文獻

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