蔣姬

摘 要：文書檔案管理屬于機關(guān)事業(yè)單位的重要工作內(nèi)容，對其整體運行有明顯影響，因此需加強對文書檔案管理的重視程度，強化檔案管理和其他環(huán)節(jié)之間的銜接性，提升管理質(zhì)量和效率，為機關(guān)事業(yè)單位各項工作的順利開展提供有效保證。

關(guān)鍵詞：機關(guān)事業(yè)單位;文書檔案管理;質(zhì)量和效率

一、引言

文書檔案是在行政管理、黨建工作等活動當(dāng)中形成，是機關(guān)事業(yè)單位不同部門工作人員和不同部門發(fā)展歷史的記錄。但是在實際文書檔案管理中存在較多問題，管理過程差強人意，文書檔案的作用和價值沒有得到充分發(fā)揮[1]。

二、文書檔案管理的重要作用

首先，促進檔案管理工作的不斷發(fā)展。對國家檔案的集中管理和統(tǒng)一管理能夠使檔案更具安全性、完整性，為各項工作的平穩(wěn)進行提供保證。機關(guān)事業(yè)單位在國家發(fā)展和建設(shè)過程中發(fā)揮著十分重要的作用，文書檔案中對事業(yè)單位的發(fā)展歷程和基本概況都有所記錄，屬于國家檔案的重要組成，也是和國家發(fā)展相關(guān)的重要歷史材料。對于文書檔案的管理能夠在較大程度上推進檔案管理工作的不斷發(fā)展[2]。其次，文書檔案能夠作為法律憑證和法律依據(jù)。文書檔案記錄了多項活動的變更、記錄以及注銷，單位登記管理基本情況和基本狀態(tài)都能通過文書反映出來。因此，機關(guān)事業(yè)單位會將文書檔案視為原始材料，當(dāng)訴訟案件發(fā)生時可以將文書檔案作為憑證。最后，便利了信息查詢。在文書資料中，記錄著機關(guān)事業(yè)單位的住所、法人代表、業(yè)務(wù)范圍、住所等多項內(nèi)容，文書檔案的運用能夠為查詢服務(wù)的實施提供更多便利，促進查詢工作整體質(zhì)量和效率的提高。

三、機關(guān)事業(yè)單位文書檔案管理存在的主要問題

（一）對文書檔案管理重視程度不夠

部分機關(guān)事業(yè)單位對文書檔案管理的重視程度不夠，尤其一些人數(shù)比較少的機關(guān)事業(yè)單位更加明顯，情況比較嚴重。出現(xiàn)這一問題的主要原因有3個方面，具體如下。首先，文書檔案管理的實施不能直接盈利或者產(chǎn)生財富，單位不能獲得效益或者是收入[3]。其次，上級部門對單位或者是負責(zé)人進行考核時，文書檔案管理往往在考核內(nèi)容中只占據(jù)微末的比例。最后，文書檔案管理的實施是一個長期的過程，時間越久意義才會越發(fā)凸顯，多數(shù)領(lǐng)導(dǎo)并不愿意投入大量的時間和精力在文書檔案管理工作上，因此文書檔案在機關(guān)事業(yè)單位中難以得到充分重視，管理工作中存在的問題也比較突出。

（二）管理工作缺乏科學(xué)性和規(guī)范性

在領(lǐng)導(dǎo)不夠重視、管理人員能力不足的情況下，文書檔案在管理過程中存在工作科學(xué)性、規(guī)范性相對缺乏的問題。部分機關(guān)事業(yè)單位并沒有針對管理工作形成相應(yīng)制度，或者是形成的制度只是用于擺設(shè)。在進行文書檔案管理時僅限于整理、收集、上架、裝盒等方面，沒有對檔案進行分類和鑒別，同時也沒有進行編目和編號，甚至還存在管理人員頻繁更換的問題，以致于文書檔案存在缺失嚴重或者是丟失嚴重的問題。

（三）信息化程度較低

部分機關(guān)事業(yè)單位并沒有獨立的檔案室，只是在科室中放置了檔案柜用于存檔，這對于檔案保管工作的實施會產(chǎn)生不利影響，同時檔案在使用時也存在損壞和丟失的危險[4]。在互聯(lián)網(wǎng)時代，機關(guān)事業(yè)單位應(yīng)將信息技術(shù)充分運用在檔案管理中，這并不是指二者簡單相加，而是使檔案管理由傳統(tǒng)服務(wù)向現(xiàn)代服務(wù)轉(zhuǎn)型。信息化在檔案管理中的運用，能夠使人力資源得到節(jié)約，也能使檔案管理更精細化和規(guī)范化，同時促進管理工作效率的提升。但是就目前檔案情況來講，部分機關(guān)事業(yè)單位對信息化的使用情況并不樂觀，開展程度比較低，文書管理工作也在實施時難以達到信息化的具體要求。

（四）管理人員專業(yè)能力、服務(wù)意識欠缺

在進行文書檔案管理過程中，部分管理人員存在業(yè)務(wù)能力不強的問題，部分檔案管理人員并沒有相關(guān)的專業(yè)知識，也沒有受到過和檔案管理相關(guān)的培訓(xùn)。在進行文書檔案管理過程中，部分管理人員對財務(wù)檔案和人事檔案比較重視，對文書檔案的重視程度不高，在對文書檔案進行管理時僅停留在將文件保存好的認識層面，甚至部分管理人員在服務(wù)意識方面比較淡薄，這些問題的出現(xiàn)都會對文書檔案管理的有效實施產(chǎn)生不利影響。

四、機關(guān)事業(yè)單位文書檔案管理實施的有效策略

（一）給予文書檔案管理充分重視

首先，對文書檔案管理工作的重要性進行宣傳，認真學(xué)習(xí)和貫徹相關(guān)法律法規(guī)，加強對文書檔案管理的重視程度，使管理的重要性得到工作人員的認可[5]。其次，領(lǐng)導(dǎo)干部需給予文書檔案管理工作充分重視，將文書檔案管理納入到工作體系中，定期對存在的問題進行分析，并且針對問題給予及時指導(dǎo)和幫助，在人員配備、辦公條件等方面進行適當(dāng)傾斜，進而使文書檔案管理的實施獲得較好外部環(huán)境。最后，認識到文書檔案管理的全局性和基礎(chǔ)性。文書檔案管理不僅是管理人員的個人工作，也是整個單位的工作，每個人都有責(zé)任，也都需遵守相應(yīng)法律法規(guī)，進而使各個部門、崗位的工作人員共同努力，將文書檔案管理工作的實施充分落到實處。

（二）提升管理人員個人專業(yè)能力

文書檔案管理的實施，需管理人員個人專業(yè)水平的不斷提升作為支撐，管理人員需在檔案收集中和管理中運用溝通和協(xié)調(diào)的方式提升工作質(zhì)量與效率[6]。在進行分類存放時，需滿足文書檔案查詢時的基本需要，保證文書檔案在管理時的完整性，并且編制比較完善的信息目錄，促進信息在查閱時準(zhǔn)確性和效率性的提高，注重對文書檔案當(dāng)前片面管理的現(xiàn)狀進行改善，秉承以人為本的基本原則，使整個分類過程能夠滿足管理的要求，促進管理工作的順利進行。為了使管理人員個人專業(yè)能力獲得提升，需注重對管理人員的管理與培訓(xùn)，使工作人員專業(yè)能力滿足當(dāng)前實際需要，緊跟時代發(fā)展腳步。同時，也需向管理人員講授正確的協(xié)調(diào)方式和溝通方式，為管理工作的有效開展創(chuàng)造良好條件。

（三）加強信息技術(shù)在文書檔案管理中的運用

文書檔案管理工作在時代快速發(fā)展過程中，應(yīng)該加強對信息技術(shù)的運用。依托信息技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)運用電子管理模式對檔案進行管理，能夠使文書檔案在儲存和取出時的質(zhì)量、效率得到比較充分的保證[7]。電子檔案在存儲時占據(jù)的空間比較小，主要是將設(shè)備技術(shù)作為支撐，并且利用網(wǎng)絡(luò)化的形式進行管理，能夠在使用內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的狀態(tài)下實現(xiàn)公開管理，內(nèi)部人員在調(diào)取檔案時變的更加便利，也會突破時間和空間的限制。電子材料能夠保證紙質(zhì)檔案獲得備用材料，使檔案在管理時更具安全性和科學(xué)性。在使用電子檔案進行管理過程中，需根據(jù)實際情況運用有效方式進行分級管理，不同級別機關(guān)事業(yè)單位工作人員在調(diào)取檔案時有不同權(quán)限，在這種情況下，能夠避免一些重要信息出現(xiàn)泄漏問題。同時，在進行信息化建設(shè)過程中，需聘請專業(yè)技術(shù)人員到內(nèi)部組建信息化平臺，實現(xiàn)對檔案的有效管理，使電子檔案管理平臺更具專業(yè)性，并注重日常管理和維護工作的實施，避免由于系統(tǒng)障礙出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失的問題。

（四）注重文書檔案管理和其他環(huán)節(jié)的銜接

文書檔案管理在實施過程中應(yīng)該與其他崗位工作針對存檔環(huán)節(jié)進行銜接和協(xié)調(diào)，彼此之間都能掌握基本流程，使文書資料和其他資料在形成初期和檔案的實際入檔要求相符，檔案管理工作在具體實施時更具效率。尤其要注重管理人員和文書人員之間的銜接。在此過程中，可以對管理人員及文書人員進行培訓(xùn)，使管理人員及文書人員對文書管理的具體流程有充分認識和了解，這樣才能盡量避免在工作中產(chǎn)生摩擦，提升文書檔案的歸類水平和歸檔水平。

（五）增加管理設(shè)施投入

為了使文書檔案管理工作得以有效進行，需增加管理設(shè)施方面的投入?？杉皶r購買復(fù)印機、計算機、辦公軟件、掃描儀等，促進檔案管理設(shè)備與其他辦公使用設(shè)備同步改善，保證檔案管理的順利進行。

五、結(jié)語

針對文書檔案管理中存在的問題，應(yīng)運用針對性解決策略，提升工作人員專業(yè)素質(zhì)、創(chuàng)新管理技術(shù)、改善管理硬件等。同時，機關(guān)事業(yè)單位需避免在工作中出現(xiàn)重視公務(wù)、輕視檔案的問題，促進二者之間的協(xié)調(diào)發(fā)展，使文書檔案管理發(fā)揮推動機關(guān)事業(yè)單位發(fā)展的積極作用。

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