劉軼群

摘 要：檔案管理工作從狹義上來(lái)分析的話就是檔案業(yè)務(wù)工作，這也是檔案室與檔案館圍繞著檔案而展開的一系列業(yè)務(wù)工作，需要借助于科學(xué)且合理的檔案管理方式來(lái)做好這一項(xiàng)工作，從而有效發(fā)揮出檔案信息服務(wù)于其它各項(xiàng)事業(yè)的價(jià)值。鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作相對(duì)而言效果并不理想，而為了改善這一現(xiàn)象，本文則就如何做好鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作進(jìn)行了思考。

關(guān)鍵詞：鄉(xiāng)鎮(zhèn);檔案管理工作;優(yōu)化措施

引言

在現(xiàn)如今經(jīng)濟(jì)社會(huì)迅速發(fā)展的時(shí)代背景之下，我國(guó)城市化進(jìn)程也在不斷加快，鄉(xiāng)鎮(zhèn)建設(shè)也成為了現(xiàn)今城市化建設(shè)與發(fā)展的重要構(gòu)成。在鄉(xiāng)鎮(zhèn)建設(shè)過程中，逐漸開始形成了大量能夠體現(xiàn)出鄉(xiāng)鎮(zhèn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展面貌的圖表、文字、聲像、電子等各式各樣的文件資料，而這些具有存儲(chǔ)價(jià)值的文件材料在經(jīng)過系統(tǒng)化的整理、立卷與歸檔之后自然也就形成了鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案，而如何有效做好鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作，充分發(fā)揮出這些檔案的價(jià)值也成為現(xiàn)如今時(shí)代發(fā)展的重要問題，筆者也是基于此進(jìn)行了如下分析：

一、鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作不足及原因分析

1.不足之處

就目前我國(guó)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作情況來(lái)分析，大多數(shù)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案館在工作期間都是應(yīng)用傳統(tǒng)手工管理的方式來(lái)進(jìn)行管理工作。例如，以手工檢索為中心的著錄卡片、目錄等等，這不僅在編制階段占用了大量的工作實(shí)踐，整個(gè)檢索過程也可謂是十分的繁雜。除此之外，為了能夠有效保護(hù)檔案，檔案館還編制出了兩套檔案，這也直接增加了保管費(fèi)用，大量復(fù)制文件的出現(xiàn)也促使檔案管理工作因此而面臨著全新的安全問題，更甚至于還與檔案管理的嚴(yán)肅性相抵觸。在手工檔案查詢的模式下，信息獲得以及傳遞速度也可謂是十分的緩慢，這也能夠看出鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作現(xiàn)如今還是存在著較多的不足之處，具體表現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：

一方面，檔案管理手段較為滯后，無(wú)法滿足信息化時(shí)代發(fā)展需求。在信息技術(shù)時(shí)代背景之下，信息技術(shù)管理也成為檔案管理的重要手段，而鄉(xiāng)鎮(zhèn)在管理期間應(yīng)用手工管理方式來(lái)進(jìn)行整理立卷、歸檔等工作則過于傳統(tǒng)，操作程序也十分的繁瑣，需要耗費(fèi)較多時(shí)間，無(wú)法有效保障鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作效率，也不利于這一項(xiàng)工作質(zhì)量的提升。

另一方面，檔案管理人員網(wǎng)絡(luò)化意識(shí)不足，在現(xiàn)如今這個(gè)網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代背景之下，沒有緊跟時(shí)代發(fā)展步伐創(chuàng)新自身管理理念與方式，反而將檔案管理當(dāng)作一個(gè)“保管型”的工作，最終管理質(zhì)量自然也較為低下。

2.原因分析

之所以鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作出現(xiàn)上述不足，主要原因可概括為幾個(gè)方面。

第一，鄉(xiāng)鎮(zhèn)各部門領(lǐng)導(dǎo)干部過多關(guān)注經(jīng)濟(jì)建設(shè)，且對(duì)檔案工作多抱有“精力上可以少投入一點(diǎn)、時(shí)間上可以緩一下”的認(rèn)知，單位主管領(lǐng)導(dǎo)在工作中對(duì)檔案工作大多存在“會(huì)上強(qiáng)調(diào)得少、主動(dòng)過問得少”情況，日常檔案工作缺乏清晰的工作制度和明確的運(yùn)行機(jī)制也帶來(lái)了一系列負(fù)面影響，檔案管理人員在這種情況下往往“心有余而力不足”，日常工作順利開展自然會(huì)因此受到制約。

第二，各部門檔案工作意識(shí)不強(qiáng)。由于缺乏對(duì)檔案工作的積極性，很多部門都是在檔案員反復(fù)催促才被動(dòng)進(jìn)行資料收集、整理和移交的情況，移交材料的質(zhì)量往往因此受到影響，涉及部門多、跨度時(shí)間長(zhǎng)的專項(xiàng)工作材料便屬于其中典型。

第三，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理受到的市、縣檔案局關(guān)注力度不足。在業(yè)務(wù)指導(dǎo)實(shí)踐中，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理往往被忽視，同級(jí)機(jī)關(guān)單位長(zhǎng)期屬于業(yè)務(wù)指導(dǎo)的重心所在，事前規(guī)范、事中指導(dǎo)、事后監(jiān)督因此出現(xiàn)的缺失也必須得到重視。

第四，工作經(jīng)費(fèi)投入不足。投入充足的工作經(jīng)費(fèi)，能夠有效改變鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理基礎(chǔ)薄弱現(xiàn)狀，但由于短期內(nèi)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理難以評(píng)估收益，很多鄉(xiāng)鎮(zhèn)不愿意提供相關(guān)經(jīng)費(fèi)，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理配套設(shè)施申購(gòu)等環(huán)節(jié)受到的負(fù)面影響必須引起重視。

第五，檔案管理專業(yè)人才缺乏。專業(yè)性很強(qiáng)的鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理對(duì)專業(yè)人才需求較高，檔案管理人員必須同時(shí)具備專業(yè)技能、較強(qiáng)的責(zé)任心、嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的品質(zhì)，但受到崗位流動(dòng)性大、培訓(xùn)工作有效性有限等問題，現(xiàn)階段很多地區(qū)的檔案工作人員無(wú)法滿足鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作升級(jí)需要。

二、做好鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作的措施

1.領(lǐng)會(huì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案建設(shè)相關(guān)法律依據(jù)

要想真正做好鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作，一定要深刻領(lǐng)悟鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案建設(shè)與管理工作開展的相關(guān)法律依據(jù)，這也是鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作質(zhì)量得以提升的基礎(chǔ)與保障。我國(guó)《中華人民共和國(guó)檔案法》 是從事檔案管理工作最為基礎(chǔ)的法律制度，所以相關(guān)工作人員一定要對(duì)其形成良好的認(rèn)識(shí)與把握，真正對(duì)其深意形成深刻領(lǐng)悟。《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》則對(duì)施工建設(shè)過程中相關(guān)單位的職責(zé)進(jìn)行了明確，同時(shí)，還對(duì)相關(guān)檔案規(guī)定進(jìn)行了明確，因此鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理人員可以將其作為檔案管理工作重要法律依據(jù)之一。同時(shí)，還需要按照《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》之中的相關(guān)依據(jù)來(lái)展開相關(guān)工作。

2.加強(qiáng)組織落實(shí)

鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作質(zhì)量要想真正得以保障，首先，相關(guān)政府部門一定要加強(qiáng)重視與支持，因?yàn)橹挥腥肆?、?cái)力、物力等組織落實(shí)到位，這一項(xiàng)工作才能順利展開，否則自然也是空談。其次，在這一過程中，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府一定要先提高重視，積極組織由鎮(zhèn)長(zhǎng)作為組長(zhǎng)、分管黨委副書記作為副組長(zhǎng)的鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理與建設(shè)工作領(lǐng)導(dǎo)小組，然后抽取相應(yīng)的人員擔(dān)任檔案員職務(wù)，這樣才能為鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作的順利實(shí)施奠定基礎(chǔ)。

3.鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案需要體現(xiàn)出鄉(xiāng)鎮(zhèn)建設(shè)全貌

鄉(xiāng)鎮(zhèn)建設(shè)內(nèi)容本身就十分的龐雜，涉及到社會(huì)各個(gè)方面：

首先，鄉(xiāng)鎮(zhèn)經(jīng)濟(jì)建設(shè)。這一點(diǎn)主要指的是要結(jié)合鄉(xiāng)鎮(zhèn)實(shí)際、圍繞鄉(xiāng)鎮(zhèn)區(qū)域特色來(lái)發(fā)展出優(yōu)勢(shì)項(xiàng)目、主導(dǎo)產(chǎn)業(yè)，借助于調(diào)整產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)、改善生產(chǎn)生活條件來(lái)發(fā)展出勞動(dòng)密集型產(chǎn)業(yè)，這樣才能真正有效保障經(jīng)濟(jì)持續(xù)發(fā)展。其次，則是指基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，像是鄉(xiāng)鎮(zhèn)住宅、燃?xì)?、道路等。最后，還有文化建設(shè)等等。

由此可見，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作在開展過程中一定要意識(shí)到其內(nèi)容的龐雜性，在檔案管理過程中確保其內(nèi)容、載體形式以及門類等各方面的詳細(xì)以及全面性，這樣才能真正將鄉(xiāng)鎮(zhèn)整個(gè)活動(dòng)情況直觀的呈現(xiàn)出來(lái)。除此之外，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作在實(shí)施過程中還需要與鄉(xiāng)鎮(zhèn)建設(shè)相同步。在鄉(xiāng)鎮(zhèn)建設(shè)過程中，一定要做到檔案館建設(shè)與氣體基礎(chǔ)工程建設(shè)同步、檔案管理與城鎮(zhèn)建設(shè)同步發(fā)展的情況。

4.鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理期間要做到依法治檔

鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作質(zhì)量要想得以保障，在管理期間還需要依法治檔，真正將鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作納入到法治軌道，嚴(yán)格按照《村莊和集鎮(zhèn)規(guī)劃建設(shè)管理?xiàng)l例》《中華人民共和國(guó)檔案法》等相關(guān)法律體系來(lái)進(jìn)行管理，這樣就能讓鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作逐漸從之前的“人治”走向“法治”，這樣自然能夠及時(shí)步入法制化發(fā)展軌道。在這一過程中，縣（市）檔案管理部門一定要依法履行自身監(jiān)督與指導(dǎo)責(zé)任，積極構(gòu)建出相應(yīng)的執(zhí)法隊(duì)伍，對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理期間所存在的一系列違法行為與事跡及時(shí)進(jìn)行糾正，這樣才能真正有效提升鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作質(zhì)量。

5.切實(shí)做好鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理各項(xiàng)工作

要想真正做好鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作，在實(shí)際工作過程中一定要切實(shí)做好鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作，這樣才能真正有效提高這一項(xiàng)工作的質(zhì)量和效率。

首先，在管理過程中一定要做好地下管線工程檔案，將工作重點(diǎn)放在檔案接收以及收集等方面。同時(shí)，還需要及時(shí)增加檔案的館藏量，這樣才能真正有效保障檔案的完整以及齊全度。

其次，對(duì)聲像檔案管理工作一定要加強(qiáng)重視，對(duì)于一些重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目更要及時(shí)進(jìn)行跟蹤與建設(shè)，拍攝好舊城舊貌、新城新貌，這樣才能確保鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案能夠很好地體現(xiàn)出鄉(xiāng)鎮(zhèn)建設(shè)與發(fā)展歷史。

再者，在進(jìn)行鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理的時(shí)候，還需要嚴(yán)格按照國(guó)家相關(guān)規(guī)范來(lái)進(jìn)行整理與歸檔。同時(shí)，對(duì)其管理環(huán)境進(jìn)行優(yōu)化，這樣才能有效提高檔案管理工作效率。

最后，在發(fā)展過程中，還需要加強(qiáng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理專業(yè)隊(duì)伍建設(shè)，培養(yǎng)出一批高素質(zhì)、高能力的檔案管理專業(yè)隊(duì)伍，這樣才能真正有效提高這一項(xiàng)工作的質(zhì)量。鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理人員素質(zhì)會(huì)直接影響檔案管理水平，所以在發(fā)展過程中一定要挑選出一批優(yōu)質(zhì)且熱愛檔案事業(yè)的工作人員。同時(shí)，對(duì)其展開專業(yè)培訓(xùn)與教育，積極借助于有效手段來(lái)提高其能力，這樣才能有效提高鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作質(zhì)量。

6.做好數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)管理建設(shè)

要想真正做好鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作，除了上述幾點(diǎn)之外，在實(shí)際工作過程中還需要做好數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)管理建設(shè)，這也是現(xiàn)如今時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)，更是鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作質(zhì)量得以提升的關(guān)鍵。在宏觀網(wǎng)絡(luò)建設(shè)上，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作需要解決三個(gè)問題：

一是以檔案部門作為中心，將鄉(xiāng)鎮(zhèn)文件材料的形成、歸檔以及積累等一系列工作環(huán)節(jié)置于自己的控制之下，以此來(lái)有效實(shí)現(xiàn)對(duì)涉及鄉(xiāng)鎮(zhèn)建設(shè)的不同專業(yè)、不同部門以及個(gè)人檔案工作的指導(dǎo)與監(jiān)督。

二是需要構(gòu)建出層次化網(wǎng)絡(luò)，連通鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案相關(guān)部門，真正讓鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案運(yùn)行環(huán)節(jié)因此而變得更加的連貫且順暢，這樣就能有效讓整個(gè)系統(tǒng)內(nèi)部指令變得更加的通暢。同時(shí)，還能有效避免鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案信息在網(wǎng)絡(luò)之中出現(xiàn)滯留或者消失等情況。

三是要在發(fā)展過程中真正實(shí)現(xiàn)相關(guān)網(wǎng)絡(luò)的一體化，這樣才能更好地促進(jìn)檔案信息社會(huì)化與專業(yè)化發(fā)展。在微觀網(wǎng)絡(luò)建設(shè)這方面需要做好以下幾個(gè)內(nèi)容：

首先，構(gòu)建出豐富的館藏，構(gòu)建出鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案資料存儲(chǔ)中心。檔案資料只有真正實(shí)現(xiàn)了一定數(shù)量的規(guī)模才能真正有效形成一個(gè)較為完善的信息資源，之后才能對(duì)其及時(shí)進(jìn)行有效開發(fā)，并且產(chǎn)生相應(yīng)的規(guī)模效應(yīng)。

其次，在管理過程中還可以及時(shí)應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)構(gòu)建出鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案數(shù)據(jù)處理中心，對(duì)于涉及到各式各樣的信息數(shù)據(jù)也需要及時(shí)進(jìn)行統(tǒng)一處理。

最后，在檔案管理期間還可以及時(shí)開發(fā)檔案資源，構(gòu)建出鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案信息咨詢中心，有效讓管理的檔案信息服務(wù)于群眾，從而真正有效提升鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作質(zhì)量和效率，促進(jìn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作質(zhì)量得以提升。

7.加強(qiáng)檔案工作宣傳

為做好鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作，加強(qiáng)檔案工作的宣傳也極為關(guān)鍵，這種宣傳是為了提升鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案員和鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)。在具體實(shí)踐中，需多途徑、全方位加大檔案宣傳力度，比如，利用國(guó)際檔案日開展專題研討會(huì)、開展檔案知識(shí)競(jìng)賽活動(dòng)、基于檔案法頒布周年紀(jì)念日錄制講解檔案故事的節(jié)目等，由此邀請(qǐng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)參與、安排鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案員現(xiàn)場(chǎng)觀摩學(xué)習(xí)、廣泛傳播檔案知識(shí)，檔案法律法規(guī)和業(yè)務(wù)工作的影響力即可有效提升，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作可由此獲得更多的領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注和基層支持。

8.加大業(yè)務(wù)指導(dǎo)力度

還需要進(jìn)一步加大業(yè)務(wù)指導(dǎo)力度，解決鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作實(shí)踐常見的“想干但不會(huì)干”問題。例如，堆積如山的未歸檔文件資料因不會(huì)做檔案鑒定而無(wú)法銷毀。為加大業(yè)務(wù)指導(dǎo)力度，可從《鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作管理規(guī)范》的出臺(tái)入手，市檔案局需出臺(tái)該規(guī)范作為鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作的依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)。基于規(guī)范選擇檔案管理水平較高的鄉(xiāng)鎮(zhèn)作為試點(diǎn)，即可在探索中形成檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化模板，為鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作規(guī)范化開展提供支持。具體實(shí)踐還需要重點(diǎn)開展鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，以此采取隨機(jī)培訓(xùn)與年度計(jì)劃培訓(xùn)相結(jié)合辦法，對(duì)于新任檔案員，為保證其較好融入工作中，需隨時(shí)開展檔案局小班授課，以此徹底消滅未經(jīng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)直接上崗問題。具體培訓(xùn)需將鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案分管領(lǐng)導(dǎo)納入范圍，以此提升其依法治檔意識(shí)與檔案意識(shí)，保證分管領(lǐng)導(dǎo)積極作為、主動(dòng)盡責(zé)，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作的良性發(fā)展可由此獲得有力支持。

9.依法監(jiān)管鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作

現(xiàn)階段鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作之所以存在上文提及的各類問題，長(zhǎng)期疏于監(jiān)管帶來(lái)的影響必須得到重視，因此，長(zhǎng)效監(jiān)管必須圍繞鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作開展情況展開。具體實(shí)踐還需要轉(zhuǎn)變工作思路，法律手段管理應(yīng)逐漸取代行政手段管理地位，業(yè)務(wù)監(jiān)督也需要逐步取代業(yè)務(wù)指導(dǎo)地位，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作開展情況需成為年度檔案工作執(zhí)法檢查重點(diǎn)。還需要設(shè)法推進(jìn)加大鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理違法違紀(jì)的處罰力度，以此嚴(yán)格遵循《檔案管理違法違紀(jì)行為處分規(guī)定》對(duì)檔案安全責(zé)任事故進(jìn)行追責(zé)。此外，還需要建立各級(jí)檔案工作聯(lián)系制度，通過隨機(jī)抽查、定期指導(dǎo)，層層傳導(dǎo)壓力，即可壓實(shí)主體責(zé)任，整體提升鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作水平，依法監(jiān)管在鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作中的重要性必須引起重視。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作對(duì)于城鎮(zhèn)發(fā)展與建設(shè)而言意義非常。因此，鄉(xiāng)鎮(zhèn)在發(fā)展期間一定要正確認(rèn)識(shí)這一項(xiàng)工作的重要性，加強(qiáng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理建設(shè)工作，科學(xué)保護(hù)、有效利用這些檔案資料，這樣才能真正為鄉(xiāng)鎮(zhèn)規(guī)劃與建設(shè)工作提供良好的服務(wù)，真正有效將檔案管理工作價(jià)值充分顯現(xiàn)出來(lái)。

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（作者單位：山西省繁峙縣集義莊鄉(xiāng)人民政府）