王雪
摘要:隨著全球化和信息化的腳步,人們利用“互聯(lián)網(wǎng)+”的手段,使生活方式和辦公方式更加便捷也更加高效,很多服務(wù)都可以足不出戶(hù)網(wǎng)上辦理,為人們的工作生活帶來(lái)了翻天覆地的變化。高校的正常運(yùn)轉(zhuǎn)離不開(kāi)財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)工作的支持,目前高校的報(bào)銷(xiāo)模式不斷向自助方式發(fā)展,但是距離全自助還有很大差距,尤其是在應(yīng)對(duì)突發(fā)事件時(shí)可采用的應(yīng)急機(jī)制建設(shè)方面還有所欠缺。本文旨在探索一套全自助式的財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)模式,用以填補(bǔ)高校財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)應(yīng)急機(jī)制的空白。
關(guān)鍵詞:高校財(cái)務(wù);報(bào)銷(xiāo)模式;全自助
引言
國(guó)務(wù)院印發(fā)的《關(guān)于優(yōu)化科研管理提升科研績(jī)效若干措施的通知》指出,要貫徹落實(shí)黨中央、國(guó)務(wù)院關(guān)于推進(jìn)科技領(lǐng)域“放管服”改革要求,減輕科研人員負(fù)擔(dān),充分釋放創(chuàng)新活力,為實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)高質(zhì)量發(fā)展、建設(shè)世界科技強(qiáng)國(guó)做出更大貢獻(xiàn)。在此背景下審視高校的財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)工作不難發(fā)現(xiàn),學(xué)校的科研人員在財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)過(guò)程中花費(fèi)的精力不菲,包括財(cái)務(wù)知識(shí)儲(chǔ)備不足、信息獲取渠道過(guò)窄等原因,但是最主要的原因在于現(xiàn)有的報(bào)銷(xiāo)模式自助程度不高、標(biāo)準(zhǔn)化水平較低、應(yīng)急能力不足。在此背景下,本文通過(guò)研究如何實(shí)現(xiàn)報(bào)銷(xiāo)模式的全自助來(lái)提升財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)工作的標(biāo)準(zhǔn)化管理水平、彌補(bǔ)財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)應(yīng)急機(jī)制,從而響應(yīng)“放管服”要求,讓財(cái)務(wù)工作充分發(fā)揮其服務(wù)職能。
一、T高?,F(xiàn)行報(bào)銷(xiāo)模式簡(jiǎn)述及評(píng)價(jià)
(一)現(xiàn)行報(bào)銷(xiāo)模式簡(jiǎn)述
T高校目前采用投遞式報(bào)銷(xiāo)和現(xiàn)場(chǎng)報(bào)銷(xiāo)相結(jié)合的模式,由報(bào)銷(xiāo)需求方和審核處理方共同完成,辦理網(wǎng)上投遞報(bào)銷(xiāo)時(shí),報(bào)銷(xiāo)方將原始憑證及相關(guān)附屬材料整理粘貼后,在投遞報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)填寫(xiě)相關(guān)信息后生成并打印網(wǎng)上投遞報(bào)銷(xiāo)單,經(jīng)相關(guān)審批后,投遞至財(cái)務(wù)處指定的投遞箱中。審核處理方每日定時(shí)將投遞報(bào)銷(xiāo)材料從投遞箱中取出并做接單入庫(kù)處理,然后將投遞材料分配至審核制單人手中,準(zhǔn)確無(wú)誤的單據(jù)會(huì)正常制單并結(jié)算,有問(wèn)題的單據(jù)做退單處理。報(bào)銷(xiāo)需求方人員可從網(wǎng)上投遞系統(tǒng)查詢(xún)進(jìn)度。同時(shí)無(wú)法采用網(wǎng)上投遞方式辦理的業(yè)務(wù),如校內(nèi)轉(zhuǎn)款、開(kāi)具支票等業(yè)務(wù)采用網(wǎng)上區(qū)號(hào)排隊(duì),現(xiàn)場(chǎng)叫號(hào)辦理的方式。
(二)現(xiàn)行報(bào)銷(xiāo)模式分析
1.現(xiàn)行報(bào)銷(xiāo)模式的優(yōu)勢(shì)分析
現(xiàn)行的報(bào)銷(xiāo)模式具有免排隊(duì)、省時(shí)間的優(yōu)點(diǎn),大大縮短了辦事時(shí)間;結(jié)算方式均為網(wǎng)銀,減少現(xiàn)金、支票等結(jié)算方式的使用,降低了資金的持有風(fēng)險(xiǎn);投遞報(bào)銷(xiāo)單需按類(lèi)別填寫(xiě),避免票據(jù)粘貼混亂;票據(jù)分類(lèi)工作前置,提高制單效率;同時(shí),減少人員聚集,降低公共衛(wèi)生安全風(fēng)險(xiǎn),保障師生及財(cái)務(wù)人員的身體健康?,F(xiàn)有的報(bào)銷(xiāo)模式使得財(cái)務(wù)核算效率和服務(wù)質(zhì)量大大提升。
2.現(xiàn)行報(bào)銷(xiāo)模式存在的問(wèn)題分析
隨著信息化和人工智能飛速發(fā)展,加之學(xué)校經(jīng)費(fèi)規(guī)模龐大,師生報(bào)銷(xiāo)需求的猛增對(duì)報(bào)銷(xiāo)模式提出了更高的要求。現(xiàn)行報(bào)銷(xiāo)模式在取得良好的實(shí)際效果的同時(shí)也暴露了一些需要改進(jìn)的問(wèn)題。
(1)責(zé)任不清,易丟單
現(xiàn)行的投遞式報(bào)銷(xiāo)模式下,經(jīng)辦人會(huì)將投遞單據(jù)投入到財(cái)務(wù)處定點(diǎn)設(shè)置的投遞箱中,每天定時(shí)由財(cái)務(wù)人員取出,這個(gè)過(guò)程中,投遞人是否真正投遞很難確認(rèn),經(jīng)常出現(xiàn)投遞人聲稱(chēng)已經(jīng)投遞,但遲遲未被處理的情況,通常此類(lèi)情況經(jīng)過(guò)認(rèn)真翻找都能找到,且?guī)缀醵际怯捎诮?jīng)辦人遺忘或補(bǔ)手續(xù)并未投遞,但由于沒(méi)有責(zé)任劃分憑證,難以區(qū)分保管責(zé)任。
(2)溝通不暢,效率低
投遞報(bào)銷(xiāo)模式下報(bào)銷(xiāo)人與審核人見(jiàn)面機(jī)會(huì)減少,報(bào)銷(xiāo)人只需要將單據(jù)投入投遞箱就可以離開(kāi),但是卻造成了溝通成本增加,加劇了信息不對(duì)稱(chēng),以前面對(duì)面就能解決的問(wèn)題如簽字蓋章不全,缺少說(shuō)明文字等情況,在現(xiàn)有的報(bào)銷(xiāo)方式下可能需要報(bào)銷(xiāo)人多跑一趟財(cái)務(wù)處才能解決。
(3)口徑不一、難滿(mǎn)意
財(cái)務(wù)處負(fù)責(zé)審核制單的財(cái)務(wù)工作人員較多,年齡跨度也很大,且受教育水平和經(jīng)驗(yàn)不同也導(dǎo)致了核算中的口徑不一致,這種現(xiàn)象會(huì)令前來(lái)報(bào)銷(xiāo)的師生經(jīng)常一頭霧水,不知道該聽(tīng)從誰(shuí)的建議,進(jìn)而對(duì)財(cái)務(wù)部門(mén)產(chǎn)生不信任和不安全感,大大降低了他們對(duì)財(cái)務(wù)服務(wù)的滿(mǎn)意度。
(4)應(yīng)急不足、響應(yīng)慢
作為學(xué)校運(yùn)轉(zhuǎn)的重要一環(huán),現(xiàn)行的報(bào)銷(xiāo)模式表現(xiàn)出應(yīng)急機(jī)制缺乏,應(yīng)對(duì)能力不足的問(wèn)題,比如,現(xiàn)行投遞方式只在工作時(shí)間才能進(jìn)行投遞,而科研人員忙于自身工作,常常在下班后發(fā)現(xiàn)已經(jīng)錯(cuò)過(guò)投遞時(shí)間。另外,一些突發(fā)情況導(dǎo)致人員不能聚集時(shí),財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)工作只能暫停。
二、全自助式財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)模式探索
(一)全自助式報(bào)銷(xiāo)模式的必要性
高等院校作為國(guó)家人才培養(yǎng)、科研攻關(guān)、創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)的重要陣地,是國(guó)家的重要智庫(kù),是國(guó)家為實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)高質(zhì)量發(fā)展、建設(shè)世界科技強(qiáng)國(guó)的重要保障。學(xué)校全體師生開(kāi)展教學(xué)、組織科研都離不開(kāi)必要的經(jīng)費(fèi)支出,這些都離不開(kāi)財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)工作,然而現(xiàn)行的報(bào)銷(xiāo)模式標(biāo)準(zhǔn)化水平不高,應(yīng)急機(jī)制不足,也就產(chǎn)生了師生報(bào)銷(xiāo)需求劇增與財(cái)務(wù)服務(wù)能力不足的矛盾。因此,高校財(cái)務(wù)部門(mén)利用各類(lèi)信息化手段,配備相關(guān)硬件設(shè)施,探索一套既能提升現(xiàn)有工作水平又能用于應(yīng)急響應(yīng)并切實(shí)可行的、全自助的財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)模式勢(shì)在必行。
(二)全自助式報(bào)銷(xiāo)模式流程設(shè)計(jì)
目前,我國(guó)很多高校都推出了自助投遞報(bào)銷(xiāo)模式,該模式以網(wǎng)上投遞報(bào)銷(xiāo)模式為基礎(chǔ)發(fā)展而來(lái),以自助投遞機(jī)為主要工具,實(shí)現(xiàn)了24小時(shí)的自助投遞,大大提升了報(bào)銷(xiāo)人員投遞時(shí)間的靈活性,無(wú)論財(cái)務(wù)人員是否上班,都可以隨時(shí)進(jìn)行投遞。與此同時(shí),投遞動(dòng)作發(fā)生的同時(shí),自助投遞機(jī)會(huì)出具投遞接收憑證,單據(jù)保管責(zé)任移至財(cái)務(wù)部門(mén),這樣就避免了責(zé)任劃分不清造成的丟單現(xiàn)象,使投遞報(bào)賬模式前進(jìn)了一大步。但是這種模式仍然無(wú)法做到完全的自助報(bào)銷(xiāo),因此還需要進(jìn)一步探索。
基于實(shí)際財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)工作,新的全自助式報(bào)銷(xiāo)流程可以設(shè)計(jì)如下:首先,實(shí)現(xiàn)全自助報(bào)銷(xiāo)必須配備自助投遞收單機(jī),在自動(dòng)收單的同時(shí)出具用于明確責(zé)任劃分的收單證明,確保單據(jù)一旦投遞,保管責(zé)任則由報(bào)銷(xiāo)人轉(zhuǎn)移至財(cái)務(wù)處,這樣做可以根本上避免由于責(zé)任不清造成的丟單問(wèn)題。下一步由財(cái)務(wù)部門(mén)派專(zhuān)人收單并消毒,在投遞單據(jù)物流管理系統(tǒng)中進(jìn)行分單后,進(jìn)行審核制單處理。審核無(wú)誤的報(bào)銷(xiāo)單據(jù)會(huì)進(jìn)行資金結(jié)算,最后報(bào)銷(xiāo)完畢的相關(guān)材料進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案的歸檔管理。若審核過(guò)程中出現(xiàn)問(wèn)題,則需要將報(bào)銷(xiāo)材料退回給報(bào)銷(xiāo)人或由報(bào)銷(xiāo)人補(bǔ)充材料,可以通過(guò)自助方式取回退票或補(bǔ)充材料,財(cái)務(wù)人員按每日指定時(shí)間統(tǒng)一放置退票或收取補(bǔ)充材料,同時(shí)再做消毒處理。這樣的流程可以使得財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)更加標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、安全化。
三、實(shí)現(xiàn)無(wú)接觸報(bào)銷(xiāo)的必要條件
(一)配備相關(guān)硬件,保障自助服務(wù)
全自助式報(bào)銷(xiāo)模式既能在平時(shí)提升審核效率,保證單據(jù)安全,又能在特殊時(shí)期發(fā)揮作用,保證報(bào)銷(xiāo)工作順利進(jìn)行,要想實(shí)現(xiàn)全自助報(bào)銷(xiāo)模式,就必須將所有的人際間的物理交接節(jié)點(diǎn)加以梳理,利用現(xiàn)有的信息化手段和方法進(jìn)行管理和數(shù)據(jù)記錄。經(jīng)過(guò)梳理發(fā)現(xiàn),在財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)過(guò)程中分別在單據(jù)投遞、退單領(lǐng)取、補(bǔ)充材料環(huán)節(jié)會(huì)產(chǎn)生人員間的材料交接,這些環(huán)節(jié)都可以利用現(xiàn)有的自助設(shè)備完成,因此自助投遞、領(lǐng)取退單、補(bǔ)充材料以及材料消毒設(shè)備必不可少,同時(shí)為防止責(zé)任劃分不清,應(yīng)采取相應(yīng)措施加以保障,例如可以讓報(bào)銷(xiāo)人在投遞、領(lǐng)取、補(bǔ)充材料時(shí)掃描二維碼并填寫(xiě)相關(guān)信息如材料張數(shù)、金額等后生成交接單據(jù)以便清晰劃分責(zé)任,并利用攝像監(jiān)控技術(shù)加以佐證。這些自助設(shè)備的配備不僅能在特殊時(shí)期發(fā)揮重要作用,還可以在平時(shí)節(jié)約人力資源,解放財(cái)務(wù)人員的勞動(dòng)力。
(二)完善內(nèi)部管理,推行“首接負(fù)責(zé)制”
“首接負(fù)責(zé)制”是指財(cái)務(wù)審核人員從接收到報(bào)銷(xiāo)單據(jù)起至完成報(bào)銷(xiāo)結(jié)算前,對(duì)該單據(jù)存在的任何財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)問(wèn)題有指導(dǎo)義務(wù),修改后符合報(bào)銷(xiāo)標(biāo)準(zhǔn)的單據(jù)應(yīng)由第一次接收該單據(jù)的審核人員辦理完成。這一制度在已有的自助報(bào)銷(xiāo)模式中起到了良好的作用,在全自助式報(bào)銷(xiāo)模式中,首接負(fù)責(zé)制的意義更加重大,全自助的報(bào)銷(xiāo)模式旨在引入質(zhì)量管理理念,用標(biāo)準(zhǔn)化的管理方式根本提升財(cái)務(wù)工作質(zhì)量,可以完全省去報(bào)銷(xiāo)人和審核人的面對(duì)面接觸,因此一份單據(jù)由一個(gè)財(cái)務(wù)人員從頭至尾進(jìn)行接收—指導(dǎo)—辦結(jié)就可以完成,可以提升財(cái)務(wù)人員的制單效率,避免由于反復(fù)投遞、反復(fù)審核造成的時(shí)間浪費(fèi),也避免了報(bào)銷(xiāo)人往返奔波造成的時(shí)間浪費(fèi)和財(cái)務(wù)審核人員報(bào)銷(xiāo)口徑不一致帶來(lái)的矛盾,在全自助式模式下,全面嚴(yán)格推行“首接負(fù)責(zé)制”更是避免單據(jù)丟失、推諉扯皮的重要手段。
(三)統(tǒng)一報(bào)銷(xiāo)口徑,制定“只跑一次清單”
財(cái)務(wù)審核人員由于教育程度、經(jīng)驗(yàn)積累、業(yè)務(wù)理解、年齡層次各有不同,會(huì)產(chǎn)生報(bào)銷(xiāo)口徑不一致的情況,影響制單效率,也降低了師生的信任感和滿(mǎn)意度。對(duì)此,可以采用“一次報(bào)銷(xiāo)成功清單”的標(biāo)準(zhǔn)化質(zhì)量管理手段加以?xún)?yōu)化。報(bào)銷(xiāo)中發(fā)生退單的情況大多是一些瑣碎的問(wèn)題,如審批手續(xù)不全、附加材料補(bǔ)全等,財(cái)務(wù)部門(mén)經(jīng)過(guò)匯總分類(lèi),可以制作出一個(gè)“只跑一次清單”,在報(bào)銷(xiāo)人填寫(xiě)網(wǎng)報(bào)手續(xù)后自動(dòng)生成并與報(bào)銷(xiāo)單一同打印出來(lái),要求報(bào)銷(xiāo)人投遞之前進(jìn)行自查,這樣就可以大大減少因低級(jí)錯(cuò)誤造成的退單。
(四)暢通師生信息獲取渠道,推出智能客服系統(tǒng)
全自助式的報(bào)銷(xiāo)模式減少了報(bào)銷(xiāo)人員向財(cái)務(wù)人員咨詢(xún)的機(jī)會(huì)和渠道,必然會(huì)造成溝通不暢,因此只能更多地依靠撥打辦公電話咨詢(xún),但是由于日常辦公時(shí)間有限以及咨詢(xún)?nèi)藬?shù)過(guò)多會(huì)造成電話占線,給咨詢(xún)帶來(lái)極大困難,令師生求助無(wú)門(mén);同時(shí),接聽(tīng)大量重復(fù)的咨詢(xún)電話也會(huì)嚴(yán)重影響財(cái)務(wù)人員的工作效率,財(cái)務(wù)人員通常是白天忙忙碌碌,工作成效卻不明顯,時(shí)間都消耗在重復(fù)解答疑問(wèn)上,日常的核算工作還需要加班加點(diǎn)才能完成。因此,推出基于微信公眾號(hào)或電話智能導(dǎo)航系統(tǒng)的智能財(cái)務(wù)咨詢(xún)平臺(tái)十分必要。財(cái)務(wù)工作人員可以將出現(xiàn)頻率較高的咨詢(xún)問(wèn)題分類(lèi)匯總并不斷補(bǔ)充,上傳至智能咨詢(xún)系統(tǒng),這樣的智能財(cái)務(wù)咨詢(xún)系統(tǒng)能做到全天候不排隊(duì),隨問(wèn)隨答不占線,從而保證咨詢(xún)渠道暢通,也能把財(cái)務(wù)人員從簡(jiǎn)單重復(fù)的問(wèn)答中解放出來(lái)。
(五)加快審批速度,推行電子流轉(zhuǎn)審批
在報(bào)銷(xiāo)過(guò)程中,按照傳統(tǒng)的審批方式,至少需要負(fù)責(zé)人、經(jīng)辦人、驗(yàn)收人三個(gè)人分別簽字,而且還要加蓋單位公章,如果遇到負(fù)責(zé)人出差或不在等情況,審批流程所需時(shí)間就會(huì)更長(zhǎng),在審批環(huán)節(jié)中造成報(bào)銷(xiāo)周期的被迫延長(zhǎng),平時(shí)只是造成報(bào)銷(xiāo)較慢,但是遇到經(jīng)費(fèi)結(jié)題、出版時(shí)間局促等特殊事項(xiàng),就要求報(bào)銷(xiāo)快速完成。在信息化手段的幫助下,目前學(xué)校很多審批事項(xiàng)已由傳統(tǒng)模式轉(zhuǎn)變?yōu)榫W(wǎng)上公文流轉(zhuǎn)審批方式,審批人只要能上網(wǎng)就可以隨時(shí)隨地審批并快速流轉(zhuǎn)至下一審批環(huán)節(jié),提升了審批速度。財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)的審批應(yīng)借助相關(guān)流轉(zhuǎn)審批經(jīng)驗(yàn),推行財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)電子審批。
結(jié)語(yǔ)
時(shí)代的飛速前進(jìn)對(duì)各行各業(yè)都提出了更高的要求,高校作為國(guó)家實(shí)現(xiàn)科教興國(guó)和人才強(qiáng)國(guó)戰(zhàn)略的重要陣地,承擔(dān)著重要的責(zé)任。財(cái)務(wù)工作作為高校正常運(yùn)轉(zhuǎn)必不可少的一環(huán),更應(yīng)該不斷探索新的模式以便不斷適應(yīng)高校的發(fā)展。全自助報(bào)銷(xiāo)模式既能有效地節(jié)約人力成本,助推學(xué)校行政管理能力的內(nèi)涵式發(fā)展,又能彌補(bǔ)應(yīng)急機(jī)制的空白,從根本上提升學(xué)校師生的滿(mǎn)意度。
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