戴云

【內(nèi)容摘要】這些年，人們對教育的質(zhì)量越來越重視，與此同時對檔案管理與工作效率的提升非常關(guān)注。學(xué)校教育工作牽涉到方方面面，如果對其檔案管理不夠到位，甚至出現(xiàn)檔案缺失等問題，那么對學(xué)校歷史研究、學(xué)校教育發(fā)展歷史研究等都會出現(xiàn)各種瑕疵。所以，本文首先對我國學(xué)校檔案管理和工作效率提升過程中出現(xiàn)的問題進(jìn)行揭示，然后結(jié)合工作實(shí)踐對其策略進(jìn)行探究，以期幫助學(xué)校管理好檔案，并提高工作效率，從而為學(xué)校更好的發(fā)展提供文史檔案研究作用。

【關(guān)鍵詞】學(xué)校? 素質(zhì)教育? 檔案管理? 工作效率? 策略

檔案不僅是信息的記錄，還承載著歷史發(fā)展內(nèi)容，更對歷史發(fā)展進(jìn)行研究具有重要價值。學(xué)校作為我國普通教育的重要陣地，其發(fā)展過程是我國教育發(fā)展的重要印記。所以，學(xué)校的檔案也一定呈現(xiàn)出了我國教育發(fā)展的歷史，就其管理進(jìn)行研究對我國教育的發(fā)展具有重要作用。特別是到了信息時代后，檔案管理更可以促進(jìn)教學(xué)質(zhì)量的提高，可以提高校園文化的創(chuàng)建，從而不斷推動我國學(xué)校的發(fā)展，甚至推動教育的發(fā)展。由此可見，對學(xué)校檔案管理和工作效率的提升對策進(jìn)行研究具有重要意義。

一、當(dāng)前我國學(xué)校的檔案管理和工作效率提升方面存在的不足

學(xué)校的檔案管理關(guān)乎到學(xué)校教學(xué)質(zhì)量的提升，關(guān)乎到校園文化的建設(shè)與提高，更關(guān)乎到我國教育的歷史發(fā)展研究。所以，學(xué)校不僅要重視教育教學(xué)工作，更要重視學(xué)校檔案管理工作。在素質(zhì)教育理念下，我國學(xué)校的教育教學(xué)工作蒸蒸日上，然而在學(xué)校檔案管理方面出現(xiàn)了諸多問題，導(dǎo)致其工作效率難以提升，影響了學(xué)校及教育的發(fā)展。綜合起來，其不足之處主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

首先，工作人員的專業(yè)意識和專業(yè)能力不足。當(dāng)前學(xué)校從事檔案管理工作的人員，一部分是教師，一部分是校外的大學(xué)生。這兩種人都不是專業(yè)的，也沒有足夠的專業(yè)意識和專業(yè)能力。例如，教師以教學(xué)為主，忽視檔案管理。再如，大學(xué)生缺乏管理經(jīng)驗，管理能力有限。他們對檔案的分類、整理等不甚了解，讓學(xué)校的檔案管理幾乎流于形式。

其次，管理方法落后。信息時代的發(fā)展促進(jìn)了網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在學(xué)校管理中的運(yùn)用，但是學(xué)校檔案管理仍以紙質(zhì)檔案管理為主，電子類檔案的管理缺失嚴(yán)重。另外，在檔案的歸類、調(diào)取、查檢等過程中，管理員仍利用傳統(tǒng)的方式進(jìn)行，極少利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行。這不僅降低了檔案管理的效率，也讓陳舊的管理方法無法適應(yīng)高效率、高要求、高質(zhì)量的檔案管理需求。有的學(xué)校之所以檔案管理信息化程度不夠，或管理系統(tǒng)、制度等不夠健全，大多是因為學(xué)校的資金投入有限，畢竟學(xué)校最關(guān)鍵的工作是教學(xué)。

最后，協(xié)調(diào)能力不足。檔案的管理并不是由哪一個工作人員或哪一個部門單獨(dú)就能完成的，需要各方面人員、各科室協(xié)調(diào)進(jìn)行。例如，教導(dǎo)處幾乎每天都會產(chǎn)生新的檔案，而這些檔案大多沒有及時的備份至檔案管理處，導(dǎo)致檔案管理和檔案的進(jìn)一步完善遇到問題。長時間如此，那么必然會讓學(xué)校檔案管理陷入混亂，必定會對教育和學(xué)校的發(fā)展產(chǎn)生阻礙。

二、有效提升我國學(xué)校檔案管理工作效率的主要策略

檔案管理工作既然對學(xué)校及教育的發(fā)展具有如此重要的作用，那么學(xué)校一定要重視檔案管理工作，并且從以下幾個方面提升其工作效率：

首先，要提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。一方面，學(xué)校要引進(jìn)專業(yè)的檔案管理人員，確保其專業(yè)意識和專業(yè)能力。另一方面，學(xué)?？梢园才疟拘５慕處焻⒓訉I(yè)化學(xué)校檔案管理培訓(xùn)，從而實(shí)現(xiàn)內(nèi)部人員角色的轉(zhuǎn)變。另外，教育行政管理部門要將檔案管理工作作為學(xué)校崗位培訓(xùn)的內(nèi)容，利用工作室、名師工作坊等方法形成研修專題，讓管理員能得到更專業(yè)的培訓(xùn)。

其次，要引入計算機(jī)管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)信息化管理?，F(xiàn)在每個行業(yè)都引入了計算機(jī)，對學(xué)校檔案管理，也可以引入計算機(jī)管理系統(tǒng)，如OA系統(tǒng)、電子檔案管理系統(tǒng)等，讓學(xué)校檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化。這樣一來，不僅提高了檔案管理的信息化程度，更提高了學(xué)校檔案管理的工作效率，為學(xué)校及教育的發(fā)展研究提供了更豐富、更系統(tǒng)的資料保障。

最后，各部門之間要相互協(xié)調(diào)。學(xué)校要對檔案管理工作設(shè)計的各個科室的職責(zé)權(quán)限進(jìn)行明確，確保相關(guān)工作能有效銜接，不會出現(xiàn)推遲、阻滯等現(xiàn)象，從而確保檔案能及時更新。這樣一來，不僅能讓學(xué)校的檔案管理更高效，而且能讓檔案及時補(bǔ)充和更新，讓后續(xù)研究能利用到最新的“數(shù)據(jù)”，進(jìn)而確保學(xué)校及教育的研究具有時代性。

結(jié)語

綜上所述，教學(xué)檔案作為我國教學(xué)研究和教學(xué)改革的重要依據(jù)，不僅能讓以往成功的教學(xué)經(jīng)驗得到有效借鑒，從而讓學(xué)校的教學(xué)策略得到改革與創(chuàng)新，還能讓學(xué)校按照學(xué)生成績講學(xué)生的學(xué)習(xí)特點(diǎn)了解得更充分，繼而為學(xué)生的學(xué)習(xí)采取更科學(xué)、更有效的措施。特別是在進(jìn)行教育研究時，需要學(xué)校提供以往相關(guān)的數(shù)據(jù)，而學(xué)校檔案管理及工作效率的提升就可以幫助這方面工作。所以，作為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)一定要重視學(xué)校檔案管理工作，從而更全方位的促進(jìn)學(xué)校及教育的發(fā)展。

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（作者單位：甘肅省酒泉師范學(xué)校）