任麗秋 閆術明 陳澎

[摘? ? 要] 大數(shù)據(jù)時代背景下，加快企業(yè)檔案信息化建設成為檔案工作的重要內(nèi)容。文章以中國石油天然氣管道工程有限公司（管道設計院）為例，介紹了檔案信息化系統(tǒng)功能和管理方式，將檔案系統(tǒng)與管道設計院現(xiàn)有的各種系統(tǒng)進行資源集成，建立大的檔案數(shù)據(jù)庫，在Documentum統(tǒng)一內(nèi)容管理平臺的基礎上，提供以用戶為中心、以知識共享為目的管理方式，實現(xiàn)企業(yè)電子檔案的有效利用、安全存儲，有效發(fā)揮了電子檔案的作用。

[關鍵詞] 大數(shù)據(jù);檔案信息化;管理平臺

0? ? ? 引? ? 言

隨著計算機的應用，電子檔案迅速發(fā)展，使得檔案管理的主體由紙質檔案過渡到電子檔案。電子檔案在傳遞、存儲、利用上比紙質檔案更全面、形象、生動。近年來，伴隨著數(shù)字化設計的不斷應用，電子檔案的內(nèi)涵更加豐富，由文檔電子化向檔案數(shù)字化發(fā)展。

當今世界已進入知識經(jīng)濟和大數(shù)據(jù)時代，知識的有效采集、安全存儲、信息共享，以用戶應用為對象，擴大了檔案管理的業(yè)務需求和創(chuàng)新利用，最大程度地發(fā)揮檔案重復使用效率。檔案信息化對油氣管道設計企業(yè)的檔案管理者來說是一個新的挑戰(zhàn)，更是提升企業(yè)的核心競爭力的新契機。本文以中國石油天然氣管道工程有限公司（管道設計院）為例，介紹檔案信息化系統(tǒng)功能和管理方式，實現(xiàn)企業(yè)電子檔案的有效利用、安全存儲，為油氣管道設計企業(yè)提供參考。

1? ? ? 企業(yè)檔案信息化發(fā)展趨勢

1.1? ?檔案信息電子化轉向數(shù)字化管理

紙質檔案和電子檔案是當今社會檔案管理存在的兩種形式。隨著計算機的應用，電子技術的發(fā)展，使得檔案由傳統(tǒng)的紙質檔案過渡到電子檔案。電子檔案是對紙質檔案電子化的過程，以方便人們可以對其在計算機、局域網(wǎng)及廣域網(wǎng)上進行存儲、共享、傳遞與利用，比物理形式存在的紙質檔案更加全面、形象、生動。

油氣管道設計企業(yè)設計成果的核心內(nèi)容是數(shù)據(jù)隨著信息化建設及數(shù)字化設計技術的不斷應用。由數(shù)據(jù)生成模型，由模型產(chǎn)生電子文檔是今后主要設計流程。因此，檔案的內(nèi)涵更加豐富，存儲、管理、利用數(shù)據(jù)成為檔案管理的核心任務。這給油氣管道設計企業(yè)檔案信息化建設提出了一個新課題，使檔案電子化轉向了檔案數(shù)字化發(fā)展。檔案數(shù)字化建設是順應潮流、適應時代發(fā)展的新舉措、新要求。實現(xiàn)檔案數(shù)字化，實現(xiàn)數(shù)據(jù)、模型、文檔有效結合的統(tǒng)一數(shù)據(jù)管理，是油氣管道設計企業(yè)檔案信息化的一個發(fā)展方向，也是實現(xiàn)大數(shù)據(jù)時代檔案信息化的一個新挑戰(zhàn)。

1.2? ?檔案信息管理轉向知識管理

檔案是企業(yè)的無形資產(chǎn)，其價值在于其內(nèi)容中所蘊含的知識。檔案是企業(yè)在各項工作活動中形成的真實歷史記錄，不僅記錄了工作活動的歷史過程，而且記載了其形成和積累的經(jīng)驗和教訓，是企業(yè)重要的知識資源。

檔案管理本身就是知識的一種管理活動和過程。檔案管理工作，包括對檔案的收集、整理、編目、鑒定、保管、統(tǒng)計、檢索和開發(fā)利用等工作。這一管理過程，實際上是對檔案這種顯性知識的獲取、積累、儲存、保護、控制和開發(fā)。但是原有的檔案管理一直保持著實體的管理模式，不能發(fā)揮檔案的隱性價值。隨著信息技術、數(shù)據(jù)庫技術和通信技術的飛速發(fā)展，為檔案管理提供了一次新契機，互聯(lián)網(wǎng)以其獨有的魅力展現(xiàn)了一個動態(tài)世界。從過去對檔案實體管理轉向注重對檔案內(nèi)容即知識管理，強化對檔案知識的開發(fā)利用，實現(xiàn)企業(yè)檔案管理智能化服務，實現(xiàn)企業(yè)檔案知識資源共享，是企業(yè)檔案知識管理的最終目標，也是檔案部門與企業(yè)其他部門和外界聯(lián)系的紐帶。同時，檔案管理與知識管理的融合也帶來了檔案人員角色的轉變，即從檔案實體保管員轉變?yōu)闄n案知識管理者、知識提供者和決策咨詢者。

2? ? ? 檔案信息化建設目標及功能定位

2.1? ?建設目標

管道設計院檔案信息化建設目標是完成從傳統(tǒng)的紙質管理向檔案全電子化的轉變，并著手研究面向數(shù)據(jù)的檔案管理新辦法;挖掘檔案信息資源，從傳統(tǒng)的檔案管理轉向信息管理、知識管理，向員工提供高質量的信息與知識服務。

2.2? ?功能定位

檔案信息化在功能上滿足以下功能：

（1）強化并顯示知識的有機聯(lián)系。把管道設計院產(chǎn)生的所有文件、檔案信息中所蘊藏的各種知識以一種簡單的方式展現(xiàn)并相互關聯(lián)起來。同時由于不同用戶關心的內(nèi)容不一，還提供了可自定義設置的個性化導航界面——“知識地圖”，以實現(xiàn)文件、檔案知識的有機聯(lián)系。

（2）強大并靈活的分布式搜索。用戶能夠根據(jù)指定的搜索范圍，從文件，檔案信息庫到分布式的信息庫集進行關鍵字、全文及附件的檢索。

（3）文件、檔案信息的高度共享。

（4）系統(tǒng)具備很強的靈活性和自定義功能。

（5）實現(xiàn)統(tǒng)一電子檔案歸口。由于企業(yè)各業(yè)務系統(tǒng)的不兼容性、存檔編碼規(guī)則不一致性、存檔方式多樣性，需要建立一個統(tǒng)一的平臺，能夠把所有業(yè)務系統(tǒng)聯(lián)系起來，使各個業(yè)務系統(tǒng)按檔案編碼規(guī)范化，實現(xiàn)業(yè)務系統(tǒng)信息自動歸檔。

（6）要支持企業(yè)管理及其發(fā)展戰(zhàn)略。一是支持企業(yè)人才戰(zhàn)略，二是支持學習型企業(yè)組織建設，三是支持企業(yè)跨地區(qū)指導管理，四是支持企業(yè)員工跨地區(qū)協(xié)同工作。

3? ? ? 檔案信息化建設

3.1? ?檔案IT平臺化

管道設計院檔案信息化系統(tǒng)采用當前主流的SOA系統(tǒng)架構，基于Documentum的統(tǒng)一內(nèi)容管理平臺，用B/S的結構設計，隨時隨地用瀏覽器訪問應用系統(tǒng)平臺。

管道設計院檔案系統(tǒng)管理實現(xiàn)了對各個業(yè)務系統(tǒng)文檔進行統(tǒng)一收集、整理、編目、統(tǒng)計、借閱、采購、鑒定、銷毀、及各種方便員工查閱的檢索功能。同時實現(xiàn)了檔案預歸檔管理，對自動流轉過來的檔案進行自動驗證功能;實現(xiàn)了對案卷、文件屬性的靈活配置，方便對各種檔案的管理;實現(xiàn)了案卷的自動組卷，手動組卷和文件的文件組卷，文件合卷功能;實現(xiàn)了文檔版本的管理，方便員工對各種版本的檔案進行查詢;實現(xiàn)了個性化視圖功能，為檔案工作人員的提供了便利;通過分布式方式，實現(xiàn)了分公司檔案與總部統(tǒng)一檔案管理;特別是實現(xiàn)了對紙質檔案的電子化功能，使所有電子化的檔案通過數(shù)據(jù)導入功能，實現(xiàn)了企業(yè)檔案一體化管理。檔案管理系統(tǒng)具體的業(yè)務結構圖如圖1所示。管道設計院檔案管理系統(tǒng)采用Documentum技術實現(xiàn)了文檔全生命周期的流轉復用，即一次錄入多方利用，從項目內(nèi)容或文檔產(chǎn)生初始就開始管理，一直到文件的動態(tài)變化，形成最終版本，直至歸檔、銷毀的全過程都能夠管理起來，實現(xiàn)了項目庫，檔案庫，知識庫三庫。

3.2? ?系統(tǒng)集成化

管道設計院對現(xiàn)有的檔案信息化進行了長遠的規(guī)劃，資源建設是管道設計院檔案信息化建設的一個基礎和核心。管道設計院為了滿足相關設計工作，開發(fā)了四大設計平臺：站場設計平臺、線路設計平臺、土建設計平臺、概預算平臺。資源建設主要包括兩個層級的集成，一是四大設計平臺與項目管理平臺的集成;二是項目管理系統(tǒng)、辦公自動化系統(tǒng)、知識管理系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)與統(tǒng)一內(nèi)容管理平臺的集成。各系統(tǒng)與內(nèi)容管理平臺集成及相互傳遞的信息如圖2所示。

項目管理系統(tǒng)與四大設計平臺的集成。為了使管道設計院各業(yè)務設計系統(tǒng)進行統(tǒng)一的系統(tǒng)管理、分配任務、互提資料、成果提交。項目管理平臺建設是在Oracle SOA系統(tǒng)架構的基礎上，采用Oracle的開發(fā)模式，實現(xiàn)了把WBS任務分解后推送給四大設計平臺，實現(xiàn)了項目上的日常協(xié)作、各專業(yè)間互提資料以及設計成果文件和相關信息推至項目管理系統(tǒng)，通過項目管理系統(tǒng)提交到檔案管理系統(tǒng)。

檔案管理系統(tǒng)與項目管理系統(tǒng)的集成。項目管理系統(tǒng)產(chǎn)生的所有生產(chǎn)項目、科研項目的各類OFFICE文檔與PDF文檔、CAD圖紙、技術資料、標準，項目管理系統(tǒng)在預歸檔時進行系統(tǒng)自動校驗功能，把符合檔案管理系統(tǒng)歸檔條件的文檔和信息按總部統(tǒng)一的檔案案卷編碼規(guī)則集中收集、統(tǒng)一管理、自動存檔。檔案管理系統(tǒng)為項目管理系統(tǒng)提供各種檔案信息的強大搜索功能，共享所有已經(jīng)存檔文件的瀏覽，下載功能，提供業(yè)務流程審批功能，員工可以根據(jù)自己的需要借閱，瀏覽，下載所需的文檔。特別是為檔案相關人員提供了自定義視圖功能，提供了根據(jù)項目和個人的辦公習慣靈活自動配置的功能。

檔案管理系統(tǒng)與知識管理系統(tǒng)的集成。知識管理系統(tǒng)是以Documentum統(tǒng)一內(nèi)容管理平臺為基礎，采用Kissy框架中的JS模板技術，F(xiàn)reemarker模板引擎和Apache Betwixt技術和Ajax技術，為檔案管理系統(tǒng)和其他系統(tǒng)提供各種技術標準，使各個系統(tǒng)中的業(yè)務都遵循技術標準執(zhí)行，提供可視的知識地圖為各個系統(tǒng)使用人員能夠更好地了解企業(yè)內(nèi)部生產(chǎn)業(yè)務與企業(yè)規(guī)定，使員工能更快的融入到企業(yè)的大家庭中。

檔案管理系統(tǒng)與統(tǒng)一內(nèi)容管理平臺的集成。統(tǒng)一內(nèi)容管理平臺采用Documentum作為存儲文檔的文檔管理系統(tǒng)，檔案管理系統(tǒng)及其他業(yè)務系統(tǒng)產(chǎn)生的所有文檔、資料都集中存儲到文檔庫中，由文檔管理系統(tǒng)集中統(tǒng)一管理所有檔案文件，保證了文件的唯一性。同時文檔管理系統(tǒng)的分布式部署方式，提供了各分公司產(chǎn)生的所有檔案信息定期同步到總部，實現(xiàn)了管道設計院統(tǒng)一檔案管理與檔案數(shù)據(jù)集中存儲。

檔案管理系統(tǒng)與身份認證系統(tǒng)的集成。身份認證系統(tǒng)為檔案系統(tǒng)和其他系統(tǒng)提供管道設計院員工的組織信息，角色信息和用戶信息，并進行相應的身份認證，保證了員工的個人信息在各個系統(tǒng)中的一致性。

3.3? ?檔案電子化

紙質檔案是管道設計院檔案管理重要的組成部分，從管道設計院成立到2018年，存檔的A4紙張頁數(shù)將近200萬，圖紙折合A1張數(shù)有50萬。這些紙質檔案電子化后的存儲量，據(jù)初步統(tǒng)計有110 TB，而真正的電子文檔檔案大約11 TB的存儲量。為了檔案管理減少人力、物力、空間的浪費，增加存儲便捷性、傳遞快捷性、提高檔案利用共享性。紙質檔案的電子化在管道設計院正在分階段進行實施。紙質檔案電子化是一個長期繁重的工作，目前管道設計院只對紙質檔案進行了電子掃描輸入，作為附件導入到檔案系統(tǒng)中，員工可以直接訪問檔案管理系統(tǒng)進行瀏覽、借閱。這樣一方面提高了電子檔案的利用效率，使檔案資料更方便為員工服務，另一方面節(jié)省了存儲紙質檔案的存儲空間，提高了檔案工作人員的工作效率及檔案管理的安全性。

3.4? ?檔案權威性

現(xiàn)有的法律對傳統(tǒng)的簽名蓋章方式在法律上規(guī)制已經(jīng)相當完善，也能夠滿足經(jīng)濟實踐中的要求，但電子商務的發(fā)展，要求通過網(wǎng)絡進行交易，交易雙方相隔萬里，互不見面，完全脫離了傳統(tǒng)筆紙式的交易媒介。隨著電子商務的發(fā)展，從法律上確立了電子簽名與手寫簽名相同效力顯得越來越重要。

為了保證電子簽名具有同書面簽名一樣的法律效應，以適應我國網(wǎng)絡交易的發(fā)展需要，我國制定了《電子簽名法》。該法保證了交易對象的真實性及交易雙方之間傳遞信息的真實性和完整性。管道設計院是管道勘察設計企業(yè)，電子簽名在交易中起到了確認管道設計院當事人的身份，起到了簽名與蓋章的作用。大量進行交易的OFFICE、PDF及其他格式文檔使用了電子簽名系統(tǒng)。在企業(yè)員工責任終身制的情況下，是管道設計院更好地利用信息化的手段，使傳統(tǒng)的電子文件與信息技術結合，提高保護電子文檔的法律效率性、保護企業(yè)員工的自身安全性。同時滿足企業(yè)信息化的要求，實現(xiàn)企業(yè)自身安全管理的目標，實現(xiàn)數(shù)字簽名系統(tǒng)在企業(yè)發(fā)揮更好的保護作用。

電子簽名系統(tǒng)同時還起到了電子媒介代替紙張媒介的作用。電子簽名的法律效應保證了電子文件簽署的合法性，可不在使用傳統(tǒng)的紙張進行交易，減少了紙張的浪費，起到了節(jié)能，環(huán)保的作用，提高了辦公效率，降低了管道設計院的經(jīng)濟成本。

4? ? ? 檔案信息化管理

4.1? ?知識管理

管道設計院對檔案信息化服務打破了原有的傳統(tǒng)管理模式，轉向了現(xiàn)代科學人性化的管理。即以用戶為中心，以服務為導向，采用科學的方法策略，以新的理念、新的技術和新的思維來進一步增強和提高檔案工作服務水平，實施具有個性化和特色的服務。知識服務是管道設計院檔案信息化建設的第二個基礎和核心。

管道設計院檔案采用Documentum統(tǒng)一文檔管理系統(tǒng)，分布式應用部署管理方式，采用以共享為目標，統(tǒng)一領導，統(tǒng)一規(guī)劃，統(tǒng)一布局，組建具有獨特內(nèi)容的數(shù)據(jù)庫。如生產(chǎn)項目設計成果數(shù)據(jù)庫、科研項目成果數(shù)據(jù)庫、圖書資料庫、技術標準庫、文檔管理庫等多個數(shù)據(jù)庫?？紤]到商業(yè)秘密的問題，檔案信息庫根據(jù)專業(yè)、技術和管理方面的因素采用不同的權限設置方式。知識管理系統(tǒng)各種知識分類如圖3所示。

對于項目設計成果庫，只對專業(yè)科室員工開放，專業(yè)人員可以檢索、瀏覽管道設計院歷年來所有的設計成果文件，若需下載設計成果文件，根據(jù)流程審批系統(tǒng)自動設置下載時間限制，下載限制時間一到下載權限立刻收回，有效地保證了文件的不外流。若需借閱紙質檔案，可以根據(jù)紙質檔案借閱的流程，到檔案借閱相關的圖紙資料。

圖書資料庫對所有員工都是開放的，有中文和外文兩種圖書資料。員工可以借閱電子文件和實物文件兩種方式，也可以在檔案閱覽室進行閱讀相關資料及圖書。

對于技術標準文件庫，主要涵蓋標準與技術標準兩部分內(nèi)容。標準分為中文標準（GB國標、行業(yè)標準、地方標準、企業(yè)標準），標準圖集（國內(nèi)、國外），外文標準（國家標準、國外相關行業(yè)協(xié)會標準、國外先關企業(yè)保準），目前存儲的標準有4 904個。技術標準主要針對標準設計，包括油氣儲運技術標準和工程勘察技術標準，目前存儲有829個。所有的技術標準庫的標準文件對員工都是開放的，員工可以根據(jù)自己的需要瀏覽和下載相關標準。其中GB國標和行業(yè)標準是第三方通過網(wǎng)絡和管道設計院的知識管理通過接口的方式直接推送更新包，其他標準是相關的人員上傳標準到知識管理系統(tǒng)。保證了管道設計院員工使用最新的標準庫。

為了更好地體現(xiàn)檔案信息化服務的宗旨，知識管理系統(tǒng)還提供了知識地圖和知識互助的功能，促進隱性知識的顯性化。知識地圖——以圖形化的方式將平臺中的知識內(nèi)容，以某個特定主題或者對象為導向進行關聯(lián)設置，為相應知識需求者提供便捷的知識查詢、獲取指引。知識互助——用于提供隨時進行提問的平臺，可以由專家或者熱心的同事給予解答;能夠對答案進行評價，并對提問、回答等行為進行積分累計。將有價值的問答整理沉淀固化到知識庫。

4.2? ?安全管理

檔案信息化的快速發(fā)展，信息安全成為關鍵點。檔案信息化建設在盡享網(wǎng)絡化提供的快捷、便利服務的同時，也承擔著安全風險。管道設計院檔案信息化系統(tǒng)建設、運行和管理工作也離不開對資源安全的管理。不僅使用了防火墻技術、數(shù)字簽名技術、CA認證等技術措施，同時對這些技術定期的維護工作和升級服務。同時在各分公司設立自己的訪問服務器，總部設立應用服務器。總部與分公司使用CNPC網(wǎng)絡進行鏈接。管道設計院系統(tǒng)的登錄采用總部設置的AD域，對于一些商業(yè)機密高的文件、資料，管道設計院進行了文件加密設置與物理隔離手段。一方面遵守了檔案工作原則，保證了檔案信息化系統(tǒng)的安全性;另一方面保證了企業(yè)的利益不受到損害。

4.3? ?制度管理

為了確保企業(yè)檔案信息化知識管理持續(xù)發(fā)展，建立健全的相關檔案信息化管理制度和人才建設是必不可少的。

制度上“硬”的保證。管道設計院制定了相關的《檔案利用管理規(guī)定》、《知識管理平臺管理辦法》、《集團公司檔案工作規(guī)定》、《檔案基礎業(yè)務規(guī)范》、《檔案信息化規(guī)范》等管理制度，同時加強在日常管理中的績效考核，落實責任制，確保檔案信息化的順利進行。

人才上“軟”的文化與教育。管道設計院檔案信息化系統(tǒng)建設、運行和管理工作是由不同學科領域的專業(yè)人員共同完成的，他們是知識的管理者和領航者，主要包括檔案專業(yè)方面的人才、計算機專業(yè)方面的人才及信息管理方面的人才。檔案專業(yè)方面的人才主要是由具有多年檔案經(jīng)驗的員工組成，檔案工作人員分工明確、業(yè)務精通;計算機方面主要是由具有過硬計算機操作能力的年輕人組成;信息管理方面的人才由具有技術過硬、勇于創(chuàng)新、思想開放的開拓者組成。同時為了保證企業(yè)日益增長對人才需要，每年管道設計院都引進檔案方面的高素質綜合性人才，同時每年按計劃對現(xiàn)有員工進行各種培訓，如上崗培訓，轉崗培訓和繼續(xù)教育培訓，使檔案相關人員能更好地適應檔案自動化、網(wǎng)絡化、數(shù)字化建設的需要。

5? ? ? 結? ? 語

管道設計院檔案信息化的“資源建設”和“知識服務”滿足了未來幾年企業(yè)的發(fā)展，紙質檔案電子化工作已經(jīng)基本完成。管道設計院檔案信息化的建設不僅促進了檔案管理水平的提高，更重要的是給整個企業(yè)帶了效益。提高了檔案業(yè)務工作規(guī)范，提高了員工學習效率、工作效率、降低人力資源成本，穩(wěn)固了企業(yè)的素質水平，同時強化了企業(yè)的競爭能力。

主要參考文獻

[1]楊志軍.知識管理——企業(yè)檔案信息化戰(zhàn)略之選[M].廣州：廣東人民出版社，2010.