呂偉

摘 要：目前來說，大多數(shù)高職院校在進(jìn)行檔案管理工作的過程中逐漸拋棄了紙質(zhì)檔案，使用電子檔案進(jìn)行教學(xué)信息與招生信息以及科研信息的傳遞，但是在這一過程中產(chǎn)生了一些尷尬的現(xiàn)象，也就是學(xué)校檔案管理工作中，很多依然是將紙質(zhì)信息作為主要使用方面，在這樣的情況之下，適應(yīng)當(dāng)前高職院校的改革，需要來將其從紙質(zhì)檔案逐漸轉(zhuǎn)變成為電子檔案，并且其逐漸成為在高職院校之內(nèi)進(jìn)行檔案管理工作過程中的重要內(nèi)容之一，需要對(duì)其進(jìn)行深入的研究，在這一過程中需要了解計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在高職院校檔案管理中的作用，從中找出其存在的問題，從而提出與之對(duì)應(yīng)的對(duì)策，促進(jìn)信息技術(shù)在高職院校檔案管理中的應(yīng)用與發(fā)展。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù);高職院校;檔案管理

一、信息技術(shù)在高職院校檔案管理中的應(yīng)用

1.信息技術(shù)在高職院校檔案管理中的優(yōu)勢(shì)

（1）提高檔案的嚴(yán)密性

在檔案進(jìn)行保存的早期大多使用紙質(zhì)檔案來進(jìn)行信息的保存，但是隨著時(shí)間的推移，逐漸出現(xiàn)頁面泛黃，導(dǎo)致自己不清晰，使得很多珍貴的檔案無法進(jìn)行良好的保存，甚至經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)檔案丟失等情況，影響了檔案管理的工作質(zhì)量。其主要因素是檔案管理工作較為繁瑣，很難快速的進(jìn)行核對(duì)，但是通過進(jìn)行計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的廣泛使用能夠讓管理人員在進(jìn)行檔案的管理過程中進(jìn)行數(shù)據(jù)庫的使用，這樣不僅方便查找，并且能夠迅速的對(duì)其進(jìn)行調(diào)取，通過進(jìn)行密碼的設(shè)置能夠提升檔案的保密度與安全度，想要進(jìn)行檔案的調(diào)取需要進(jìn)行密碼的輸入，否則無法獲取檔案內(nèi)容，提升了檔案的嚴(yán)密性，有效防止檔案盜取情況的出現(xiàn)。在這樣的情況之下管理人員進(jìn)行檔案管理更加的輕松，增加了檔案的嚴(yán)密性與安全性。

（2）提高歸檔效率

高職院校的檔案種類多、數(shù)量大，僅僅依靠人力難以快速對(duì)檔案進(jìn)行分類整理，導(dǎo)致檔案管理工作進(jìn)展緩慢、效率低下。為了改變現(xiàn)狀管理者應(yīng)積極學(xué)習(xí)使用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，從而功能靈活的使用計(jì)算機(jī)程序，從而能夠快速讀取機(jī)密文件，提高檔案管理的質(zhì)量。與傳統(tǒng)的檔案管理方法相比，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)有很多優(yōu)點(diǎn)，使管理人員感受到管理工作非常輕松。在工作中，計(jì)算機(jī)可以節(jié)省員工時(shí)間，高效存檔，壓縮不同的文件信息，備份和保存，防止文件丟失。在這一過程中，檔案管理人員在搜索欄輸入關(guān)鍵詞，根據(jù)文件的類型，根據(jù)不同的文件類型，分類存儲(chǔ)，從而方便日后查找與使用，在這一過程中極大的減輕了人力負(fù)擔(dān)并且提升了檔案管理的工作效率。

（3）方便檢索和儲(chǔ)存

在進(jìn)行檔案管理的過程中需要著重的進(jìn)行檔案的分類，否則必然會(huì)難以查找需要的檔案。所以需要明確檔案的總量、信息內(nèi)容以及類別，之后使用信息技術(shù)來進(jìn)行檔案信息的檢索，其目的是為了方便的進(jìn)行信息的存儲(chǔ)與查找。在進(jìn)行查找的過程中只需要進(jìn)行時(shí)間與關(guān)鍵詞語的輸入能夠快速的進(jìn)行檔案的查詢。同時(shí)進(jìn)算計(jì)能夠有效的進(jìn)行存儲(chǔ)不足問題的解決，減少占地面積，將檔案信息壓縮在文檔之中，自動(dòng)的進(jìn)行信息的存儲(chǔ)，這一過程高效快速并且能夠進(jìn)行大量時(shí)間的節(jié)省有效的進(jìn)行了工作效率的提升，在這一過程中可以使用二維碼進(jìn)行檔案信息的存儲(chǔ)，方便進(jìn)行檔案信息的查找，同時(shí)，新時(shí)代檔案管理人員需要緊跟時(shí)代的步伐，使用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)來進(jìn)行檔案的存儲(chǔ)，提升檔案的時(shí)效性與有效性。

（4）提高檔案?jìng)鬟f速度

在高職院校中對(duì)于信息技術(shù)的合理運(yùn)用能夠在一定程度上提升檔案信息的傳遞速度。具體來說以3億字的文檔來說，紙質(zhì)檔案需要使用車輛來進(jìn)行資料的搬運(yùn)，但是電子檔案與之不同，其僅僅需要一張存儲(chǔ)卡就能夠完成檔案資料的調(diào)查與使用，這樣的差距在其中是顯而易見的，同時(shí)其能夠有效的提升檔案?jìng)鬟f的速度與安全性，通過網(wǎng)絡(luò)閃存的速度很快，能夠良好的進(jìn)行信息的傳遞。在高職院校中不可避免的會(huì)經(jīng)常的用到檔案信息的傳遞，具體來說例如對(duì)于學(xué)生畢業(yè)證的發(fā)放等方面，但是如果使用紙質(zhì)檔案，必然只能夠?qū)ο嚓P(guān)文件進(jìn)行郵寄，但是這樣的情況極容易造成文件的丟失，但是這樣的檔案的使用對(duì)于使用者來說具備極大的影響，所以需要進(jìn)行電子檔案的使用，電子檔案提升了檔案?jìng)鬏數(shù)陌踩浴?/p>

2.信息技術(shù)在高職院校檔案管理中應(yīng)用的風(fēng)險(xiǎn)

（1）檔案的安全性風(fēng)險(xiǎn)

電子檔案的存儲(chǔ)具備存儲(chǔ)空間小，讀寫速度快的特點(diǎn)，其決定了電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備的丟失與損壞必然會(huì)造成嚴(yán)重的后果，與紙質(zhì)檔案來說其損害更大。此外，由于信息時(shí)代，進(jìn)行信息的存儲(chǔ)必然是使用相同的字體對(duì)其進(jìn)行標(biāo)識(shí)，這也使得其沒有手寫漢字的字跡的特點(diǎn)，這樣的情況使得其一旦出現(xiàn)多份檔案的情況下很難進(jìn)行其檔案真假的辨認(rèn)，這樣的情況對(duì)于檔案所有者的影響很大，網(wǎng)絡(luò)的普及極大地增加了進(jìn)行檔案?jìng)鬏數(shù)谋憬菪裕桥c此同時(shí)也增加了檔案的安全性分風(fēng)險(xiǎn)，其為不法人員進(jìn)行檔案的獲取與改變提供了方便。在高職院校中其檔案管理通常是及西寧教師與學(xué)生信息的保存，所以在這一過程中需要對(duì)其安全性進(jìn)行重視。

（2）數(shù)據(jù)的完整性風(fēng)險(xiǎn)

進(jìn)行檔案管理中傳統(tǒng)檔案在進(jìn)行管理中容易發(fā)現(xiàn)其進(jìn)行錄入過程中的錯(cuò)誤，并能夠?qū)ζ溥M(jìn)行修改，但是在電子檔案中如果出現(xiàn)錄入錯(cuò)誤很難發(fā)現(xiàn)，更加不容易對(duì)其進(jìn)行修改，與此同時(shí)由于電子檔案多數(shù)會(huì)使用批量處理的方式對(duì)文件進(jìn)行設(shè)置，使得其一旦出現(xiàn)錯(cuò)誤其后果極為嚴(yán)重。電子檔案與傳統(tǒng)檔案進(jìn)行對(duì)比往往會(huì)放置于更加開放的環(huán)境中，但是如果無法對(duì)檔案資料進(jìn)行及時(shí)的更新必然會(huì)導(dǎo)致學(xué)生與教師信息不夠全面。同時(shí)，電子檔案能夠與現(xiàn)代辦公設(shè)備進(jìn)行共同使用，設(shè)備中一旦出現(xiàn)程序性問題很容易導(dǎo)致檔案的損壞，這也是高職院校在進(jìn)行電子檔案使用過程中需要注意的一方面。

（3）檔案的長期性風(fēng)險(xiǎn)

計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用是隨著信息技術(shù)不斷發(fā)展逐漸產(chǎn)生的技術(shù)，但是現(xiàn)代信息技術(shù)的迅速發(fā)展使得新技術(shù)在不斷的進(jìn)行出現(xiàn)，在高職院校中使用電子文檔進(jìn)行檔案的存儲(chǔ)能夠?qū)⑵浯鎯?chǔ)在不同的媒介之中，但是信息的儲(chǔ)存對(duì)于檔案管理具備重要影響，需要特定的設(shè)備對(duì)其進(jìn)行保障。不斷發(fā)展的現(xiàn)代信息很難保障設(shè)備的穩(wěn)定性，具體來說如果使用特定的存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行信息的存儲(chǔ)，但是在信息進(jìn)行發(fā)展的過程中很難保障設(shè)備會(huì)不會(huì)在未來的信息發(fā)展中逐漸被淘汰，并且在這樣的情況之下一旦存儲(chǔ)設(shè)備被損壞必然難以找到合適的硬件對(duì)其進(jìn)行改善，無法進(jìn)行資料的存儲(chǔ)與讀取，這樣情況的情況的出現(xiàn)在無形之中剪短了電子檔案設(shè)備的壽命，需要及時(shí)的進(jìn)行相關(guān)設(shè)備的更換，對(duì)于檔案的存儲(chǔ)來說是十分不利的并且這樣的情況很難對(duì)其進(jìn)行改善。

二、計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在高職院校檔案管理中應(yīng)用存在的問題

1.信息技術(shù)的利用程度不高

近年來，隨著信息技術(shù)的重要性的提高，信息技術(shù)得到了快速發(fā)展，現(xiàn)代信息技術(shù)逐漸被應(yīng)用到實(shí)際生產(chǎn)中，例如，如物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)和云計(jì)算技術(shù)，但是從整體層面來說，我國高職院?，F(xiàn)階段在文檔管理力信息技術(shù)應(yīng)用相對(duì)較弱，在高職院校的檔案管理中，大部分仍是采用傳統(tǒng)的信息技術(shù)。例如，很多高職院校仍然以簡(jiǎn)單的計(jì)算機(jī)技術(shù)為主要應(yīng)用技術(shù)，一些高職院校已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了文件的網(wǎng)絡(luò)化管理，但在文件資源共享方面還存在很大的局限性。

2.信息化檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施不完善

高職院校的文件及資料管理應(yīng)采用信息技術(shù)，這也需要高職院校具備比較完整的信息技術(shù)基礎(chǔ)，但大部分高職院校對(duì)信息技術(shù)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)并不重視。首先，目前大部分的高職院校沒有充分了解檔案信息管理的重要性，這也使得其沒有話費(fèi)大量的資金來建立信息化檔案信息管理。其次，信息化檔案管理設(shè)施建設(shè)需要具備專業(yè)的售后服務(wù)和管理人員，因此必然會(huì)在一定程度上導(dǎo)致管理費(fèi)用增加。目前我國大多數(shù)職業(yè)院校在資本開發(fā)和實(shí)力方面相對(duì)薄弱，并且其有限的資金大多數(shù)被用在了進(jìn)行師資力量的建設(shè)之中去，對(duì)于信息化檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不完善。

3.工作人員素質(zhì)不高

目前在高職院校中，其檔案信息管理工作人員的整體素質(zhì)并不是很高，但是信息化檔案管理對(duì)工作人員的信息技術(shù)水平具備較高的要求，這也使得高職院校中檔案管理的工作人員無法對(duì)其進(jìn)行良好的適應(yīng)。其整體素質(zhì)的不足對(duì)于檔案的信息化管理的實(shí)施造成了一定的阻礙，同時(shí)，在部分高職院校中還使用傳統(tǒng)的檔案管理模式，甚至部分員工沒有與信息化檔案管理接觸過，使得很多工作人員根本無法進(jìn)行信息化的檔案管理，這樣的情況出現(xiàn)使得其無法進(jìn)行信息化檔案管理的實(shí)施，所以需要對(duì)其進(jìn)行優(yōu)化。

三、信息技術(shù)在高職院校檔案管理中的應(yīng)用策略

1.重視信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用

目前，部分高職院校在進(jìn)行檔案管理過程中使用的信息技術(shù)手段較為薄弱，現(xiàn)階段高職院校的管理者對(duì)于信息技術(shù)的檔案管理使用并不關(guān)注，這也是導(dǎo)致信息技術(shù)無法在高職院校進(jìn)行良好應(yīng)用的重要因素，所以高職院校需要對(duì)信息技術(shù)在檔案管理中的重要性進(jìn)行高度的認(rèn)知，積極的將信息技術(shù)應(yīng)用在檔案管理之中去，同時(shí)檔案管理工作者需要能夠充分的認(rèn)知到進(jìn)行信息技術(shù)管理的重要性，從專業(yè)的角度進(jìn)行出發(fā)，對(duì)其中的信息技術(shù)應(yīng)用進(jìn)行更加全面的理解，及時(shí)將其信息傳遞到領(lǐng)導(dǎo)層之中去。

2.加強(qiáng)檔案信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)與使用

（1）檔案信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)

進(jìn)行檔案管理信息化需要進(jìn)行基礎(chǔ)設(shè)施的優(yōu)化，針對(duì)于目前高職院校在檔案管理試試過程中其基礎(chǔ)設(shè)施薄弱的情況，需要進(jìn)行檔案信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施的優(yōu)化，在進(jìn)行高職院校的管理中需要提升對(duì)于檔案信息化管理的投資力度，通過這樣的形式來提升對(duì)檔案信息化管理資金的投入力度，通過這樣的手段來為檔案信息化管理的實(shí)施提供必要的支持，與此同時(shí)還需要從軟件與硬件兩個(gè)方面共同進(jìn)行信息化檔案管理基礎(chǔ)的優(yōu)化，具體來說，從硬件方面需要進(jìn)行激光掃描儀與打印機(jī)等現(xiàn)代檔案管理所需要的輸出設(shè)備的購買，通過這樣的手段來實(shí)施檔案管理的電子化。從軟件層面來說，需要進(jìn)行檔案管理的信息平臺(tái)的建設(shè)，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，并且在這一過程中需要建立專業(yè)的局域網(wǎng)，或者是檔案管理專業(yè)平臺(tái)，通過這樣的軟件設(shè)施的優(yōu)化能夠良好的提升檔案信息化管理的實(shí)施速度。在高職院校中進(jìn)行檔案信息化的試試需要建立與之進(jìn)行對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)庫，在這一過程中，檔案的目錄與數(shù)據(jù)庫需要與紙質(zhì)檔案進(jìn)行良好的鏈接，這也是實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案的重要手段。所以其要求數(shù)據(jù)庫中的每一份未見都能夠?qū)?yīng)紙質(zhì)文件的存放位置，只有建立科學(xué)的檔案數(shù)據(jù)庫才能夠保障檔案查詢的快捷與有效性。

（2）檔案信息化管理的使用

對(duì)于檔案信息化的使用需要結(jié)合高職院校的具體網(wǎng)絡(luò)條件以及電子檔案建設(shè)情況甚至是政府的服務(wù)玩，通過多種方式來最大限度的將電子檔案的作用進(jìn)行良好的發(fā)揮，具體來說：

首先需要使用學(xué)校的局域網(wǎng)，為教師與學(xué)生進(jìn)行電子檔案的實(shí)施，這也是其根本任務(wù)，在這一過程中進(jìn)行電子檔案的實(shí)施需要通過學(xué)校局域網(wǎng)獎(jiǎng)勵(lì)能夠面向元校內(nèi)師生的服務(wù)平臺(tái)，從而保障高職院校的教師與學(xué)生能夠通過這一平臺(tái)來進(jìn)行電子檔案文件夾的共享在這一過程中需要注意，電子檔案服務(wù)平臺(tái)的利用與開發(fā)存在一定差異，在這一過程中學(xué)?？梢允褂媚：樵儊磉M(jìn)行查詢效率的提升。也可以使用全稱輸入從而進(jìn)行精準(zhǔn)查找。

其次，要充分的進(jìn)行政府網(wǎng)絡(luò)的使用，高職院校是為了向社會(huì)提供高素質(zhì)人才所成立的，所以需要建立與之對(duì)應(yīng)的服務(wù)平臺(tái)，從而良好的提升畢業(yè)生的就業(yè)率，通過這樣的方式來為學(xué)生在畢業(yè)后能夠找到適合自己的工作。

最后則是需要良好的使用公眾網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)，來進(jìn)行公眾檔案信息服務(wù)平臺(tái)水平的提升，公共檔案服務(wù)與檔案資源的社會(huì)共享是其有效的途徑之一，有利于公共網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，服務(wù)于社會(huì)平臺(tái)的需求，促進(jìn)學(xué)校進(jìn)行有價(jià)值的信息的保留，能夠更好的了解社會(huì)需求，保障教師能夠時(shí)刻了解社會(huì)前沿發(fā)展，通過會(huì)這樣的情況來使得高職院校對(duì)于學(xué)生的培養(yǎng)能夠與社會(huì)的發(fā)展的需要相契合。

3.提高檔案管理工作人員的素質(zhì)

對(duì)于目前檔案管理人員素質(zhì)偏低的情況，需要有效的進(jìn)行檔案管理人員素質(zhì)的提升通過多種途徑滿足高校進(jìn)行檔案管理的需求。具體來說，有必要從以下幾個(gè)方面著手：第一，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)。例如，可以通過定期舉辦講座或?qū)T工進(jìn)行定期的入職培訓(xùn)來提高高職院校檔案管理人員相關(guān)技術(shù)。第二，招聘具備信息技術(shù)檔案管理能力的員工來進(jìn)行這一工作的實(shí)施。目前高職院校文件和檔案管理屬于文職工作，所以在文職人員招聘有必要招收專注于信息技術(shù)能力的員工，對(duì)于具備一定的信息技術(shù)能力的人員優(yōu)先考慮其入職;第三是將員工的信息檔案管理能力作為進(jìn)行員工評(píng)估的一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，并針對(duì)員工信息技術(shù)使用能力來進(jìn)行其整體薪資待遇的調(diào)整，將其作為其中的一個(gè)重要方面。

結(jié)論

信息技術(shù)的發(fā)展能夠有效的促進(jìn)社會(huì)各方面的進(jìn)步。良好的進(jìn)行信息技術(shù)的應(yīng)對(duì)于高職院校檔案管理具有重要意義。高職院校的檔案管理工作人員需要能夠與時(shí)俱進(jìn)，良好的進(jìn)行信息技術(shù)的使用，將其良好的運(yùn)用到檔案管理工作中去，將紙質(zhì)檔案上傳到檔案管理系統(tǒng)之中去，從而方便對(duì)其進(jìn)行整理，在進(jìn)行文檔的查找的時(shí)候能夠隨時(shí)的進(jìn)行文件的查詢，病對(duì)其進(jìn)行良好的保存與傳輸，通過進(jìn)行計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的使用能夠有效的進(jìn)行檔案管理工作效率的提升，可以在一定程度上增加檔案管理的實(shí)用性與先進(jìn)性，有利于提升檔案管理的工作水平，促進(jìn)高職院校檔案管理工作的順利發(fā)展。

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（作者單位：高密市高級(jí)技工學(xué)校）