張馨月

摘 要：隨著檔案事業(yè)的快速發(fā)展，我國(guó)中小學(xué)學(xué)校檔案管理也進(jìn)入到信息化管理階段。本文圍繞中小學(xué)學(xué)校檔案管理工作中信息化建設(shè)的議題進(jìn)行了探討，概述了中小學(xué)學(xué)校檔案管理工作信息化的優(yōu)勢(shì)，分析了工作中的不足，并在此基礎(chǔ)上論述了中小學(xué)學(xué)校檔案管理工作信息化建設(shè)的路徑和建議，供相關(guān)人士參考。

關(guān)鍵詞：中小學(xué);檔案;信息化

1 引言

檔案工作在教育行業(yè)改革及發(fā)展歷程中發(fā)揮出不容忽視的作用。無(wú)論是總結(jié)歷史實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，還是幫助教育工作者制定學(xué)校發(fā)展和教育策略，以及推動(dòng)教育行業(yè)健康持續(xù)發(fā)展，都體現(xiàn)出多個(gè)方面的積極效用。對(duì)于中小學(xué)學(xué)校的檔案管理工作而言，檔案管理有效反映了學(xué)校發(fā)展的歷程，同時(shí)也傳承了學(xué)校發(fā)展改革過(guò)程中的優(yōu)秀經(jīng)驗(yàn)，是支撐和推動(dòng)學(xué)校走向更好更快發(fā)展路徑的重要支撐。近年來(lái)，中小學(xué)學(xué)校檔案管理工作借助越來(lái)越多的新技術(shù)新設(shè)備而不斷提高了工作覆蓋面，為學(xué)校日常教學(xué)和管理工作提供了更加有力的基礎(chǔ)條件。對(duì)于學(xué)校檔案管理部門(mén)來(lái)說(shuō)，必須結(jié)合國(guó)家檔案發(fā)展的趨勢(shì)積極探索檔案管理的信息化建設(shè)方法和策略，推動(dòng)檔案管理工作發(fā)揮出更加積極的功能。

2 檔案管理信息化建設(shè)的突出優(yōu)勢(shì)

在新時(shí)代背景下，中小學(xué)學(xué)校檔案管理工作必須以更加科技高效的管理理念和管理方式來(lái)滿足當(dāng)前的學(xué)校發(fā)展和教育行業(yè)改革的需求。從檔案管理事業(yè)的發(fā)展趨勢(shì)來(lái)看，檔案管理已經(jīng)進(jìn)入到信息化管理的階段，這不僅是一種管理模式的升級(jí)，同時(shí)也是管理理念的升級(jí)。其優(yōu)勢(shì)體現(xiàn)在兩方面：一方面，檔案管理更加便利。信息化模式是基于現(xiàn)代化技術(shù)手段，借助信息網(wǎng)絡(luò)設(shè)備來(lái)實(shí)現(xiàn)隨時(shí)隨地的檔案管理工作，有效解決了時(shí)間和空間等因素的限制。檔案人員解放了很多的勞動(dòng)力可以更加方便快捷地對(duì)檔案進(jìn)行管理。對(duì)于學(xué)校的師生來(lái)說(shuō)，檔案信息平臺(tái)中的內(nèi)容能夠更方便地查閱，因此檔案信息化管理對(duì)于學(xué)校管理部門(mén)、對(duì)于廣大教職工及學(xué)生來(lái)說(shuō)都是十分便利的[1]。另一方面，檔案資源開(kāi)發(fā)和利用有更好的條件。原來(lái)的紙質(zhì)檔案需要很多的實(shí)物保存空間和保存設(shè)施，而且為了安全管理還需要?jiǎng)?chuàng)建適宜的溫濕度等實(shí)物檔案保存條件，這需要很多的資金成本并投入較多的人力。紙質(zhì)檔案保存的時(shí)間比電子檔案保存的時(shí)間更短，這也是信息化管理的一大優(yōu)勢(shì)。通過(guò)檔案管理信息化建設(shè)，原來(lái)的紙質(zhì)檔案被電子檔案代替，投入的管理資金成本更低、配備的人員數(shù)量更少，而且檔案管理的效率更高。檔案人員能夠節(jié)省出更多的時(shí)間和精力，這部分時(shí)間和精力可以用于檔案資源的研究和利用中，為資源利用效率提高創(chuàng)建了有利條件。

總的來(lái)說(shuō)，中小學(xué)學(xué)校檔案管理已經(jīng)初步從過(guò)去人力管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒芾砟Ｊ?，傳統(tǒng)檔案管理工作中的信息滯后和信息不完整的問(wèn)題得到有效解決，工作準(zhǔn)確率更高，時(shí)效性更快，失誤率更低。由于學(xué)校各個(gè)科室和各個(gè)部門(mén)采用了統(tǒng)一的檔案信息化管理制度和管理流程，因此檔案信息化管理模式為檔案資源開(kāi)發(fā)和利用創(chuàng)造了更好的基礎(chǔ)條件。

3 檔案管理信息化工作中的問(wèn)題

在實(shí)際的檔案信息化建設(shè)工作中，雖然目前已經(jīng)積累了一定的經(jīng)驗(yàn)，但是仍然有需要進(jìn)一步解決的幾個(gè)問(wèn)題。

一是中小學(xué)學(xué)校檔案信息管理系統(tǒng)需要進(jìn)一步完善。檔案管理信息化系統(tǒng)需要硬件和軟件的優(yōu)化配合。目前學(xué)校雖然配備了較完善的硬件設(shè)施，但是在軟件方面存在短板。檔案信息化管理水平的大幅度提升需要硬件的支撐，也需要軟件的支持，只有二者有效融合才能發(fā)揮出檔案信息管理系統(tǒng)的充分效能。實(shí)際工作中，中小學(xué)學(xué)校為各個(gè)科室部門(mén)配備了必要的檔案管理硬件設(shè)施，但是在檔案管理軟件方面還有不足，檔案管理采用的普適性軟件，對(duì)中小學(xué)學(xué)校檔案管理工作的個(gè)性化需求考慮不夠，因此還需要結(jié)合中小學(xué)學(xué)校檔案管理的實(shí)際情況進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理軟件的性能，以更好地滿足中小學(xué)學(xué)校檔案信息管理的實(shí)際需求。

二是中小學(xué)學(xué)校檔案信息化管理需要進(jìn)一步加強(qiáng)工作的精細(xì)化程度。目前，學(xué)校檔案管理工作相對(duì)粗放，缺乏更加精細(xì)化的考量，檔案管理工作精細(xì)化程度不高。受到傳統(tǒng)檔案管理理念的慣性影響，檔案管理部門(mén)已經(jīng)習(xí)慣了檔案的采集、分類(lèi)、存儲(chǔ)等基礎(chǔ)工作面上，但是對(duì)于學(xué)校檔案管理工作的創(chuàng)新，尤其是在服務(wù)性能的提升上，在檔案資源的開(kāi)發(fā)利用上還較為薄弱。未來(lái)，隨著學(xué)校檔案信息化管理系統(tǒng)的日益完善，管理的創(chuàng)新能力必須進(jìn)一步提升，以推動(dòng)檔案信息化管理工作蒸蒸日上。

三是中小學(xué)學(xué)校檔案信息化管理流程中存在的風(fēng)險(xiǎn)隱患需要更強(qiáng)的安全防控能力來(lái)為檔案管理工作提供保障。在信息化檔案管理模式下，越來(lái)越多的學(xué)校檔案以電子檔案的形式傳輸、存儲(chǔ)和呈現(xiàn)[2]，在這些管理流程中存在著很多的潛在風(fēng)險(xiǎn)，一旦缺乏足夠的風(fēng)險(xiǎn)防控能力就會(huì)給檔案管理帶來(lái)威脅或危害，給學(xué)校和個(gè)人造成損失。因此，隨著中小學(xué)學(xué)校檔案管理信息化工作的開(kāi)展，安全風(fēng)險(xiǎn)技術(shù)和風(fēng)險(xiǎn)防控工作水平也需要加快提升。

4 檔案管理工作開(kāi)展建議

首先，在管理制度和管理流程方面加快完善的步伐。科學(xué)信息化檔案管理制度是引導(dǎo)和規(guī)范檔案工作人員進(jìn)行檔案管理和服務(wù)工作的重要參考[3]。通過(guò)積極向國(guó)內(nèi)外同行取經(jīng)學(xué)習(xí)，找準(zhǔn)學(xué)習(xí)追趕的標(biāo)的，意識(shí)到自身的不足，積極學(xué)習(xí)他人長(zhǎng)處和優(yōu)點(diǎn)，彌補(bǔ)自身的弱項(xiàng)和不足。鼓勵(lì)學(xué)校檔案管理人員研究創(chuàng)新，能夠以積極進(jìn)取的心態(tài)投入到檔案信息化管理工作中，從日常崗位中的實(shí)際問(wèn)題出發(fā)，加快攻克工作中的難題，探索出更科學(xué)的工作路徑和策略，通過(guò)規(guī)范工作流程加快推動(dòng)管理工作走上規(guī)范性道路。

其次，建立學(xué)校信息檔案閱覽室，探索檔案普惠服務(wù)模式。隨著紙質(zhì)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)變，加快推動(dòng)檔案開(kāi)發(fā)利用效率。通過(guò)建設(shè)電子檔案閱覽室，為廣大師生創(chuàng)建方便的檔案查閱條件。通過(guò)構(gòu)建互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)、微信公眾號(hào)等信息技術(shù)提高學(xué)校檔案信息的觸達(dá)率，使學(xué)校檔案資源能夠普惠到更多的師生，為學(xué)校教育和辦學(xué)提供技術(shù)條件。學(xué)校師生能夠通過(guò)電子檔案信息平臺(tái)搜索查閱到需要的信息內(nèi)容，使學(xué)校檔案資源普惠到廣大師生，提高檔案管理服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平。

其三，加強(qiáng)電子檔案的安全防控能力。學(xué)校電子檔案的采集、傳輸、存儲(chǔ)、查閱、研究等管理過(guò)程中所面臨的風(fēng)險(xiǎn)比傳統(tǒng)檔案管理模式下所面臨的風(fēng)險(xiǎn)更加隱蔽，這是信息化時(shí)代檔案管理工作面臨的突出特征之一。為了確保電子檔案信息安全，從檔案工作人員入手，加強(qiáng)崗位責(zé)任意識(shí)和信息安全防范意識(shí)[4]。通過(guò)健全學(xué)校檔案保密制度、檔案信息化管理制度、責(zé)任問(wèn)究制度等，同時(shí)在重要場(chǎng)所設(shè)置必要的監(jiān)控設(shè)備，對(duì)重要檔案信息做好提前容災(zāi)備份工作，確保學(xué)校檔案信息化管理的安全性。

5 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，中小學(xué)學(xué)校檔案管理是學(xué)校加快教育改革，提高辦學(xué)質(zhì)量的重要手段。借助現(xiàn)代信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，檔案管理的效率有了大幅度提升，而且在工作及管理成本方面大大降低，為檔案資源利用以及更好地服務(wù)師生創(chuàng)建了有利條件。

參考文獻(xiàn)

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