燕云濤

摘 要：人事檔案的管理對(duì)于一些企事業(yè)單位的發(fā)展具有重要的作用。人事檔案是員工德、才等方面的綜合反映，人事檔案中包含的內(nèi)容極多，可以幫助單位詳細(xì)了解員工的基本情況，從而在發(fā)展中實(shí)現(xiàn)對(duì)人力資源的合理利用，發(fā)揮人才優(yōu)勢(shì)，保障事業(yè)單位人才結(jié)構(gòu)的優(yōu)化?；诖耍韵聦?duì)人事檔案在機(jī)關(guān)事業(yè)單位人力資源管理中的作用進(jìn)行了探討，以供參考。

關(guān)鍵詞：人事檔案;機(jī)關(guān)事業(yè)單位;人力資源管理;作用

人事檔案管理本身的影響因素比較多，鑒于各種情況，需要注意的是明確各項(xiàng)內(nèi)容，掌握人力資源管理的注意事項(xiàng)，在實(shí)際中落實(shí)。人事檔案提供的各種信息比較多，在后期管理中需要保持高質(zhì)量的人事檔案管理效率。在后期管理中，變量因素多，可以結(jié)合實(shí)際需求進(jìn)行，此外需要了解當(dāng)前管理的背景要求，明確人力資源的各項(xiàng)指標(biāo)，提升可行性。

1 事業(yè)單位人力資源管理的概述

相比以營(yíng)利為終極目標(biāo)的普通事業(yè)單位，事業(yè)單位的特點(diǎn)是非營(yíng)利性和公益性。事業(yè)單位的主要功能，是利用國(guó)有資源在文化、教育等方面進(jìn)行公益事業(yè)建設(shè)?？茖W(xué)、良好的人力資源管理能夠提高事業(yè)單位的運(yùn)行效率，為事業(yè)單位營(yíng)造出和諧穩(wěn)定的運(yùn)行環(huán)境，激發(fā)事業(yè)單位工作人員的工作積極性和責(zé)任感，保障事業(yè)單位能夠持續(xù)、穩(wěn)定、健康的發(fā)展。

2 人力資源管理中人事檔案管理的作用

1）實(shí)現(xiàn)人才的合理配置。人才的合理配置是人力資源管理的具體要求，在后期管理中要求結(jié)合自身的特點(diǎn)和要求進(jìn)行安排，確保人力資源的綜合有效管理。在整個(gè)階段合理進(jìn)行工作崗位的安排之后，一定程度上提升員工的工作效率，發(fā)揮最大價(jià)值。此外有效發(fā)揮人力資源的管理作用，能避免出現(xiàn)資源利用不當(dāng)?shù)默F(xiàn)象。

2）人事檔案是對(duì)工作人員信息進(jìn)行記錄的載體。在管理和招聘的時(shí)候，事業(yè)單位可以對(duì)人事檔案進(jìn)行完善，充分了解工作人員的實(shí)際能力和工作經(jīng)歷，讓招聘人員和管理人員更好的了解員工。在管理的過程中，對(duì)人事檔案進(jìn)行合理的管理，可以積極的幫助管理人員選擇人才，依照人才的能力選擇合適的崗位，讓優(yōu)秀人才的能力充分的挖掘出來，對(duì)事業(yè)單位的管理質(zhì)量提升具有很大的幫助。

3）有助于員工進(jìn)行更好的職業(yè)規(guī)劃。通過對(duì)員工的檔案資料分析，可從教育水平、專業(yè)性和薪資報(bào)酬等方面入手，進(jìn)行更好的職業(yè)規(guī)劃。在整個(gè)階段發(fā)揮自身的優(yōu)勢(shì)，為員工制定正確的職業(yè)規(guī)劃和發(fā)展道路。在當(dāng)前職業(yè)創(chuàng)新中，必須使其符合具體管理的要求。

3 當(dāng)前人力資源管理中檔案管理的現(xiàn)狀

1）人事檔案的利用率低。很多事業(yè)單位都有人事檔案利用效率低的問題，并沒有將檔案的作用完全地發(fā)揮出來。首先，很多事業(yè)單位在觀念上就存在著對(duì)人事檔案的不重視，對(duì)于檔案都是收藏起來，并沒有考慮到應(yīng)用的需要。導(dǎo)致人事檔案資料管理人員完善了資料之后，就極少拿出來使用，人力資源管理人員并不會(huì)根據(jù)檔案來確定人力資源管理的方式和方法，削弱了人力資源檔案的作用。其次，由于人事資源檔案的重視程度不夠，導(dǎo)致事業(yè)單位可能缺少專門負(fù)責(zé)人事檔案管理的人員，人事檔案的內(nèi)容并不完整，缺少分類和統(tǒng)計(jì)，利用時(shí)并不方便，造成人力資源管理者對(duì)檔案的重視程度進(jìn)一步降低，人事檔案的作用難以得到發(fā)揮。

2）檔案管理意識(shí)不足。人事檔案管理對(duì)于事業(yè)單位發(fā)展具有重要的作用，但是很多事業(yè)單位認(rèn)識(shí)不到這一點(diǎn)，在日常的工作中檔案管理意識(shí)不足，存在檔案管理認(rèn)識(shí)的誤區(qū)，沒有處理好人事檔案管理與事業(yè)單位人力資源管理的關(guān)系，使得人事檔案管理的投入與重視不足，不利于事業(yè)單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。檔案管理意識(shí)不足使得在檔案管理中的經(jīng)費(fèi)有限，有關(guān)的設(shè)施設(shè)備等沒有及時(shí)更新，在管理過程中，業(yè)務(wù)流程、操作等具有隨意性，管理不規(guī)范現(xiàn)象極為嚴(yán)重，事業(yè)單位對(duì)人事檔案的利用率較低，人事檔案管理的規(guī)范化不足。

3）檔案的規(guī)范性和真實(shí)性不足。對(duì)于事業(yè)單位而言，檔案的規(guī)范性和真實(shí)性是檔案工作的基礎(chǔ)，但是目前很多事業(yè)單位的人事檔案都面臨規(guī)范性不足和真實(shí)性不夠的問題。比如一個(gè)檔案并不能夠?qū)⒁粋€(gè)人的個(gè)性完整地表現(xiàn)出來，在內(nèi)容上也都大同小異，人力資源管理者無法應(yīng)用這些檔案。有些檔案的內(nèi)容并不真實(shí)，一些假證明混入其中，很難把檔案參考作用和利用意義發(fā)揮出來。

4 如何提升檔案管理在人力資源管理中的作用

1）重視資源體系的基礎(chǔ)建設(shè)。根據(jù)行業(yè)的需求、特點(diǎn)以及人才發(fā)展需求等，可以采用檔案專用的管理系統(tǒng)，在深入性管理中，要求立足于當(dāng)下，確?；A(chǔ)建設(shè)的盡快落實(shí)。在基礎(chǔ)設(shè)施中了解內(nèi)容和基本要求，只有明確各項(xiàng)管理系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)，才能提升認(rèn)知能力。在功能性分析中，人社局采用電子檔案，不斷進(jìn)行管理體系的優(yōu)化和調(diào)整，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)整體有效管理。在事業(yè)單位管理中不斷提升思想認(rèn)知能力，強(qiáng)化的是人事檔案政策上的宣傳和指導(dǎo)。在部分管理中，借助的是人事檔案對(duì)員工的個(gè)人業(yè)績(jī)、綜合素質(zhì)以及綜合能力等實(shí)施系統(tǒng)的評(píng)價(jià)，結(jié)合各項(xiàng)數(shù)據(jù)做出正確的指標(biāo)。

2）建立專門的人事檔案管理機(jī)構(gòu)。很多事業(yè)單位面臨著人事檔案管理工作人員專業(yè)性不足的情況，為此需要建立專門的人事檔案管理機(jī)構(gòu)，才能保證檔案有更高的質(zhì)量，以及推動(dòng)人事檔案管理制度的執(zhí)行。為此，事業(yè)單位需要做好人才培養(yǎng)工作，選拔具有專業(yè)檔案管理背景的人才從事人事檔案的管理工作。對(duì)于人事檔案管理機(jī)構(gòu)，也需要通過定期的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)保證工作人員可以具備足夠的素質(zhì)。事業(yè)單位需要加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理人員在文化和業(yè)務(wù)知識(shí)上的培訓(xùn)，不僅要做好技能的訓(xùn)練工作，同時(shí)也要通過道德教育，讓人員具有更強(qiáng)的保密意識(shí)和服務(wù)意識(shí)，讓他們能夠具備良好的綜合素質(zhì)，解決人事檔案工作中所遇到的問題。

3）完善檔案管理制度。要提高人事檔案管理的有效性，需要在信息化背景下完善其人事檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的規(guī)劃化、標(biāo)準(zhǔn)化，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的創(chuàng)新。首先，人事檔案管理的相關(guān)人員要做好有關(guān)材料的收集、登記、核對(duì)等工作，保證人事檔案資料的完整性與真實(shí)性。其次，事業(yè)單位要對(duì)人事檔案數(shù)據(jù)信息的來源等進(jìn)行規(guī)范化管理，保證人事檔案的有效利用。最后，事業(yè)單位要加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理人員的教育與培訓(xùn)，提升其專業(yè)素質(zhì)。

4）重視科技投入的不斷加大和管理策略的不斷完善。當(dāng)今社會(huì)，科技飛速進(jìn)步，就醫(yī)院的檔案管理工作而言，也要與時(shí)俱進(jìn)，走科技化道路，實(shí)現(xiàn)管理的信息化。醫(yī)院要提升科技投入的比例，將檔案管理的地位重視起來，將它與醫(yī)療衛(wèi)生項(xiàng)目一樣看重，并一同在財(cái)政預(yù)算中納入。要購置檔案管理的高科技設(shè)備，諸如專用微機(jī)、專用掃描儀等等，讓其較好地服務(wù)于檔案管理工作。在這個(gè)過程中，離不開一套可行性較強(qiáng)、易于操作的管理方法，并且要進(jìn)行細(xì)化，具體到人，要獎(jiǎng)懲嚴(yán)格，將檔案管理者的能動(dòng)性充分調(diào)動(dòng)起來。

5 結(jié)束語

檔案管理工作是一項(xiàng)較為系統(tǒng)的工作，需要長(zhǎng)久的堅(jiān)持，不是一朝一夕就能成功的。就檔案管理者而言，需要不斷提升自身素養(yǎng)和業(yè)務(wù)知識(shí)，提高自身的使命感和責(zé)任感。就機(jī)關(guān)事業(yè)單位而言，也要重視檔案管理的重要性，為其提供相應(yīng)的資金保障和理論支撐，重視檔案管理者的培訓(xùn)，如此，才能較好地推進(jìn)檔案管理工作，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位的更深層次發(fā)展。

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