杜文博 中國機械工程學會

引言：知識經(jīng)濟時代，科學技術對社會發(fā)展起到前所未有的推動作用，科技發(fā)展全球化趨勢日益明顯、科技發(fā)展內(nèi)涵不斷豐富、科技工作范圍不斷擴大，共同促進了科學評價的發(fā)展。學術會議作為學術交流的重要形式，在推廣先進技術、傳播科研成果、促進學科發(fā)展、活躍學術思想、發(fā)現(xiàn)和培養(yǎng)科學人才等方面起著重要的作用。

一、學術會議的組織結構模塊及分工特征

當前從不同學術視角出發(fā)對學術會議存在著各類定義。從科學社會學的一般視角看，學術會議是學術共同體中學術性身份和聲望的公開化生成和展示場所。而從利益相關者的理論角度看，學術會議是參會者、主辦方、資助方、相關學術共同體成員、社會公眾等利益相關者的交互性過程。從一般過程看學術會議是圍繞知識共享和創(chuàng)新的具體目標，由處在特定時空和自由平等文化氛圍中的學術研究人員組成，通過彼此的信息服務，形成復雜動態(tài)系統(tǒng)。在本研究所秉持的組織理論視角下所探討的學術會議組織是指:具有明確學術性目的，具備明確的流程安排和管理機制，參會人員界限清晰且核心人員來自于學術共同體，主要通過參會人員間的交互性活動產(chǎn)出(而非單向宣講)達成辦會目的組織。

二、學術會議組織結構要素與績效生成過程

在組織視角下，學術會議核心績效首先應在組織界限內(nèi)以符合組織核心運作特征的方式生成，即會議成員在知識、信息、觀點交互過程中產(chǎn)生。其次，能夠匹配會議目標、支撐辦會戰(zhàn)略的產(chǎn)出和影響才可被視為績效，學術會議績效不能泛化為學科績效、學術績效。因此，學術會議核心績效定義應從組織戰(zhàn)略高層和運營核心這一縱向關系出發(fā)，強調(diào)會議過程中學術性目標、學術性報告人和參會者在績效生成中的關鍵角色。因此，本研究中我們將學術會議的組織核心績效定義為:通過組織運營核心成員在學術交流研討流程中所產(chǎn)生的，可支撐學術會議目標達成的特定結果和影響。除此之外，學術會議組織中還存在著籌劃(中間線、技術結構)、會務(支持結構)、宣傳(中間線、支持結構)等一系列次級績效。學術會議組織中核心績效的生成方式和產(chǎn)出形式是區(qū)分其與他類組織的關鍵特征，而各類次級績效為核心績效的生成提供了支撐和保障。

需要指出的是，往往規(guī)模較大、組織模塊齊全、管理流程化程度高的學術會議組織會完整按照上表中的“六階段”模型生成和管理組織績效。但根據(jù)各類學術會議規(guī)模、主題、潛在參會者等情況差異，在具體會議的績效生成過程中上述某些步驟可能會被合并或省略，例如對主題明確的小型會議而言，戰(zhàn)略定位、戰(zhàn)略分解和部署、績效計劃制定環(huán)節(jié)可能進行合并，由戰(zhàn)略高層和中間線通過反復溝通反饋的形式一體開展上述步驟。在管理實踐中，特定會議管理者還可利用諸如“績效樹”模型等體現(xiàn)組織差異化特征的方法，具體分析梳理本會議的組織績效生成特征。

三、學術會議組織結構與績效評價管理

由于普通組織在形成結構特征過程中的“分工－協(xié)調(diào)”要素間張力很大程度上同樣適用于學術會議組織，因此當前各類學術會議與上述組織結構類型間存在著顯著的對應關系。各類學術會議由于組織結構特征不同，因此在績效評價管理實踐中需要關注的組織模塊、績效協(xié)調(diào)方式選擇以及所采用的績效管理工具類型均存在差異。從各類組織結構會議的關鍵組織模塊及主要協(xié)調(diào)方式看:

簡單結構組織往往對應著規(guī)模小、主題明確、潛在參會群體清晰的學術會議，例如單一學科領域內(nèi)的小型研討會或論壇。此類會議由于目標及核心工作內(nèi)容簡單清晰，因此一般由會議組委會及其下設的小規(guī)模秘書處統(tǒng)籌頂層決策、目標分解及具體落實。在績效評價管理方式上，簡單結構會議較少采用成文的KPI或KP，而是由會議若干高層管理者通過直接觀察、管理信息采集，進而形成評價結果并實時反饋。

機械型組織往往對應著規(guī)模大、主題明確、潛在參會群體清晰的學術會議，例如各類二級學會或分支機構的學術年會。此類會議的戰(zhàn)略高層與技術結構往往重疊度高，戰(zhàn)略高層會在辦會初期就會議愿景、定位、核心內(nèi)容進行戰(zhàn)略性決策并形成規(guī)范，規(guī)范性內(nèi)容一旦形成往往相對固定，在會議組織內(nèi)外部環(huán)境變化不大的前提下后續(xù)屆次一般只需對其進行有限修正。此外由于會議規(guī)模較大，因此會議的環(huán)節(jié)、流程、會務等內(nèi)容清晰卻繁雜，因此需要科層式的中間線和支持結構有效處理上述問題。機械型會議績效評價管理的重點往往是會議的戰(zhàn)略高層及技術結構能否形成科學合理的辦會規(guī)范。

結語：本研究的主要創(chuàng)新價值在于將組織結構及績效分析引入學術會議評價管理研究領域中，為當前學術會議研究及實踐中棘手問題的解決提供了新的視角和工具，拓展了學術會議評價管理相關研究領域。