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        現(xiàn)代企業(yè)提升辦會(huì)質(zhì)量的有效方法

        2020-03-31 03:09:18郎宗靈羅京諸麗萍梁宇曾金金
        辦公室業(yè)務(wù) 2020年1期
        關(guān)鍵詞:質(zhì)量

        郎宗靈 羅京 諸麗萍 梁宇 曾金金

        【摘要】會(huì)議是現(xiàn)代企業(yè)管理過程中非常重要的工具,是集思廣益、交流信息的重要方式,是協(xié)調(diào)工作、解決矛盾的有效手段。本文針對(duì)現(xiàn)代企業(yè)會(huì)議管理過程中存在的主要問題,在遵循會(huì)議管理基本原則的基礎(chǔ)上,提出了信息化、模塊化、規(guī)范化、程序化和常態(tài)化“五化”手段以提升辦會(huì)質(zhì)量。

        【關(guān)鍵詞】現(xiàn)代企業(yè);辦會(huì);質(zhì)量;有效方法】

        2019年,習(xí)近平總書記對(duì)于進(jìn)一步糾正“四風(fēng)”、加強(qiáng)作風(fēng)建設(shè)作了重要指示,力戒形式主義突出問題。明確要求企業(yè)召開會(huì)議堅(jiān)持厲行節(jié)約、反對(duì)浪費(fèi)、規(guī)范簡(jiǎn)樸、務(wù)實(shí)高效的原則。因此針對(duì)現(xiàn)代企業(yè)日常會(huì)議管理過程中存在的主要問題,研究提出會(huì)議的“五化”管理措施,有效落實(shí)中央各項(xiàng)要求,控制會(huì)議數(shù)量,提高會(huì)議質(zhì)量。

        一、會(huì)議管理中存在的主要問題

        中央“八項(xiàng)規(guī)定”明確提出了“減少會(huì)議活動(dòng)”“控制會(huì)議活動(dòng)的規(guī)模和時(shí)間”“提高會(huì)議活動(dòng)的效率和質(zhì)量”等一系列要求。但企業(yè)在執(zhí)行過程中,仍時(shí)常存在執(zhí)行“堅(jiān)持厲行節(jié)約、反對(duì)浪費(fèi)、規(guī)范簡(jiǎn)樸、務(wù)實(shí)高效”不到位的情況。

        一是會(huì)議數(shù)量控制不嚴(yán)格。各級(jí)、各類會(huì)議多,決策會(huì)、宣貫會(huì)、布置會(huì)、動(dòng)員會(huì),層層開會(huì)、層層落實(shí),造成人力成本浪費(fèi)。二是會(huì)務(wù)組織不規(guī)范。會(huì)議審批不嚴(yán)格,材料準(zhǔn)備不充分,現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)保障落實(shí)不到位。三是待辦事項(xiàng)執(zhí)行不到位。主辦部門不能及時(shí)、高效整理會(huì)議決議,對(duì)集體討論決策的事項(xiàng),未能形成規(guī)范的會(huì)議紀(jì)要并進(jìn)行跟蹤落實(shí)。

        二、提高辦會(huì)質(zhì)量的主要措施

        會(huì)務(wù)工作好壞不僅影響會(huì)議質(zhì)量和效果,而且關(guān)系單位、行業(yè)的形象,通過對(duì)會(huì)議基礎(chǔ)管理、前期準(zhǔn)備、過程控制、督辦催辦和迭代總結(jié)等“五化”措施實(shí)現(xiàn)辦會(huì)各個(gè)環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)化管理。

        (一)基礎(chǔ)管理信息化。規(guī)避傳統(tǒng)的會(huì)議大多采用前臺(tái)登記或電話溝通等比較陳舊的方式,充分應(yīng)用新時(shí)期的信息化手段,通過引入信息化辦公平臺(tái)軟件,實(shí)現(xiàn)會(huì)議資源的充分透明、會(huì)議審批的嚴(yán)格把關(guān)、會(huì)議信息的公開共享。一是會(huì)議申請(qǐng)部門可以通過系統(tǒng)查閱會(huì)議室的使用情況、會(huì)議時(shí)長(zhǎng)和規(guī)模情況、擬出席領(lǐng)導(dǎo)的會(huì)議沖突情況,還可以通過該平臺(tái)實(shí)現(xiàn)話筒、茶水、投影、攝影等的需求申請(qǐng)。二是會(huì)議管理職能部門通過信息化辦公平臺(tái)軟件,按“先申請(qǐng)先使用”“緊急、重要優(yōu)先”的原則,實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)會(huì)議的全面把關(guān)審批。通過會(huì)議基礎(chǔ)管理的信息化,確保對(duì)企業(yè)會(huì)議的全方位掌控。

        (二)前期準(zhǔn)備模塊化。會(huì)前準(zhǔn)備是會(huì)議管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié),主要通過制定方案、成立機(jī)構(gòu)(必要時(shí))、下發(fā)通知、準(zhǔn)備材料和籌備會(huì)務(wù)5個(gè)模塊組成。一是通過制定科學(xué)、合理的方案,明確會(huì)議主題、協(xié)調(diào)主要各方時(shí)間交集、選擇符合規(guī)定的場(chǎng)所、提出會(huì)議時(shí)間和會(huì)期建議、確定主要的會(huì)議議程、嚴(yán)格控制會(huì)議規(guī)格和參會(huì)范圍、做好職責(zé)分工和注意事項(xiàng)的提醒。二是視情況成立工作小組,下發(fā)會(huì)議通知并準(zhǔn)備會(huì)議材料。三是落實(shí)好會(huì)務(wù)籌備,開展會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)會(huì)標(biāo)、主席臺(tái)、座次等的布置,涉及涉密會(huì)議、茶歇、需要住宿、用餐和少數(shù)民族等特殊需求的,按照相應(yīng)的管理要求或民俗需求進(jìn)行詳細(xì)籌備。

        (三)過程控制規(guī)范化。會(huì)中控制是會(huì)議管理的核心環(huán)節(jié),是驗(yàn)證會(huì)議準(zhǔn)備情況、考驗(yàn)會(huì)務(wù)人員的高度緊張環(huán)節(jié)。主要通過規(guī)范人員報(bào)道、現(xiàn)場(chǎng)秩序和會(huì)議記錄3個(gè)環(huán)節(jié),實(shí)現(xiàn)過程控制不缺位、現(xiàn)場(chǎng)管理規(guī)范化。一是人員報(bào)到期間,注意統(tǒng)計(jì)代表的簽字登記和注意事項(xiàng)提醒,涉及應(yīng)到未到的重要代表,還需要及時(shí)聯(lián)系,了解情況,及時(shí)調(diào)整方案。二是會(huì)議召開期間,注重維持現(xiàn)場(chǎng)秩序,控制交頭接耳、隨意進(jìn)出、會(huì)中睡覺等情況,涉密會(huì)議務(wù)必開啟視頻干擾器。三是對(duì)于重要會(huì)議、重大會(huì)議,務(wù)必制定專人做好會(huì)議記錄,特別是重要領(lǐng)導(dǎo)的講話、重要決議。

        (四)督辦催辦程序化。會(huì)后跟蹤是會(huì)議管理的要害環(huán)節(jié)?!皶?huì)而有議、議而有決、決而有行”是會(huì)議管理的基本要求,而“決而有行”則是根本落腳點(diǎn)。一是編制會(huì)議紀(jì)要,對(duì)決議事項(xiàng)的督辦進(jìn)行精心策劃,及時(shí)發(fā)布督辦清單,明確責(zé)任人、完成時(shí)間。二是通過建立督辦催辦的信息化平臺(tái),將重要會(huì)議和重大會(huì)議的待辦事項(xiàng)拉條掛賬,在信息化平臺(tái)中進(jìn)行流轉(zhuǎn),通過平臺(tái)進(jìn)行實(shí)施滯留提醒,實(shí)現(xiàn)會(huì)議待辦事項(xiàng)及時(shí)傳遞部署、跟蹤督促,推動(dòng)工作落實(shí)。

        (五)迭代總結(jié)常態(tài)化。迭代總結(jié)常態(tài)化管理作為會(huì)議管理標(biāo)準(zhǔn)化的重要組成部分,是會(huì)議職能管理部門對(duì)企業(yè)全年各項(xiàng)會(huì)議的籌備過程、進(jìn)展過程、監(jiān)督檢查過程等全面的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)。通過總結(jié)形成《企業(yè)會(huì)議管理常用信息庫(kù)》,對(duì)企業(yè)會(huì)議室資源、經(jīng)費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、監(jiān)督考核等基本部分,以及對(duì)會(huì)議通知、席卡、簽到、會(huì)務(wù)方案、涉密會(huì)議等實(shí)務(wù)部分進(jìn)行系統(tǒng)梳理、沉淀為企業(yè)職能的知識(shí),進(jìn)一步夯實(shí)會(huì)議管理。

        三、結(jié)束語(yǔ)

        隨著科技的進(jìn)步,會(huì)議管理必定向著自動(dòng)化、智能化發(fā)展,只有提前實(shí)現(xiàn)了會(huì)議管理的標(biāo)準(zhǔn)化,才能更好地推進(jìn)會(huì)議管理的信息化。在此期間,作為會(huì)務(wù)工作者,確保每一場(chǎng)會(huì)議都能圓滿成功,都需要有問計(jì)于師的謙遜、聞機(jī)而動(dòng)的敏銳、穩(wěn)如泰山的靜氣。通過一場(chǎng)場(chǎng)會(huì)議的磨煉、一個(gè)個(gè)好習(xí)慣的養(yǎng)成,必定能夠及時(shí)應(yīng)對(duì)各種突發(fā)情況和問題,更加科學(xué)、規(guī)范、高效地辦好各類會(huì)議,確保每一場(chǎng)會(huì)議都取得圓滿成功,推動(dòng)會(huì)議高質(zhì)量開展。

        【參考文獻(xiàn)】

        [1]謝寧,張馨怡.淺談科技手段在會(huì)議管理中的應(yīng)用[J].辦公室業(yè)務(wù),2018(22).

        [2]胡宗璨.新形勢(shì)下如何做好企業(yè)會(huì)議管理工作[J].企業(yè)改革與管理,2018(24).

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