鄒文華

【摘要】本文研究了如何進(jìn)行人事檔案管理工作，首先分析了人力資源管理和人事檔案管理的內(nèi)容，然后分析當(dāng)前檔案管理工作存在的不足和人力資源管理的需求，最后研究采取怎樣的策略開展檔案管理工作。

【關(guān)鍵詞】人力資源管理;人事檔案;創(chuàng)新;管理方法

現(xiàn)代人力資源管理工作和傳統(tǒng)的人力資源管理有很大的不同，為了滿足企業(yè)競爭的需要，人力資源管理工作和人事檔案管理工作都要滿足現(xiàn)代的要求。通過改變理念、應(yīng)用科學(xué)的方法，才能夠推動(dòng)管理水平的提升。

一、人力資源管理和檔案管理的內(nèi)容

（一）現(xiàn)代人力資源管理的概念?，F(xiàn)代人力資源管理的核心在于對人的管理，推動(dòng)各種工作的展開。由于目前行業(yè)競爭十分激烈，人才流動(dòng)速度加快，對于企業(yè)而言需要將人力資源管理工作作為吸引人才和留住人才的重要措施。因此，現(xiàn)代人力資源管理不僅僅要能夠推動(dòng)各項(xiàng)工作的進(jìn)行，也要觀察企業(yè)的人才政策、加強(qiáng)人才的儲(chǔ)存，為企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展提供動(dòng)力。

（二）人事檔案管理。人事檔案是人員準(zhǔn)確無誤的檔案資料，能夠反映一個(gè)人的個(gè)人經(jīng)歷，并且反映出人在思想、業(yè)務(wù)成績、個(gè)性上的特點(diǎn)，也能夠記錄人的專長愛好，幫助企業(yè)對員工進(jìn)行全方位的考察。人事檔案是人力資源管理工作的基礎(chǔ)，讓企業(yè)能夠獲得人才的信息和數(shù)據(jù)，這樣能夠讓企業(yè)更好地進(jìn)行人力資源的開發(fā)，了解企業(yè)目前的狀況。也可以根據(jù)目前的人員情況，科學(xué)構(gòu)建企業(yè)文化。

（三）現(xiàn)代人力資源管理工作和檔案管理的關(guān)系。人力資源管理的職能是和檔案管理密切相關(guān)的，建立科學(xué)人事檔案管理方式，可以更好地記錄人才各個(gè)方面的信息，企業(yè)的人事管理人員在進(jìn)行人才選拔時(shí)，就可以對人才有準(zhǔn)確的定位。對于人才而言，他們在被正確看待的情況下，就可以減少被壓制和埋沒的情況，人才工作的精神狀態(tài)也會(huì)更為良好。依靠人事檔案管理，可以健全人力資源管理工作，為人力資源管理工作提供良好的依據(jù)，配合企業(yè)的發(fā)展情況，合理地選擇人才，提升工作效率。

二、人事檔案管理工作中存在的不足

（一）人事檔案的利用率低。很多企業(yè)都有人事檔案利用效率低的問題，并沒有將檔案的作用完全地發(fā)揮出來。首先，很多企業(yè)在觀念上就存在著對人事檔案的不重視，對于檔案都是收藏起來，并沒有考慮到應(yīng)用的需要。導(dǎo)致人事檔案資料管理人員完善了資料之后，就極少拿出來使用，人力資源管理人員并不會(huì)根據(jù)檔案來確定人力資源管理的方式和方法，削弱了人力資源檔案的作用。其次，由于人事資源檔案的重視程度不夠，導(dǎo)致企業(yè)可能缺少專門負(fù)責(zé)人事檔案管理的人員，人事檔案的內(nèi)容并不完整，缺少分類和統(tǒng)計(jì)，利用時(shí)并不方便，造成人力資源管理者對檔案的重視程度進(jìn)一步降低，人事檔案的作用難以得到發(fā)揮。

（二）檔案的規(guī)范性和真實(shí)性不足。對于企業(yè)而言，檔案的規(guī)范性和真實(shí)性是檔案工作的基礎(chǔ)，但是目前很多企業(yè)的人事檔案都面臨規(guī)范性不足和真實(shí)性不夠的問題。比如一個(gè)檔案并不能夠?qū)⒁粋€(gè)人的個(gè)性完整地表現(xiàn)出來，在內(nèi)容上也都大同小異，人力資源管理者無法應(yīng)用這些檔案。有些檔案的內(nèi)容并不真實(shí)，一些假證明混入其中，很難把檔案參考作用和利用意義發(fā)揮出來。

（三）人事檔案管理的整體水平不足。很多企業(yè)的人事檔案管理水平很低，在整理檔案、收集信息時(shí)都缺少科學(xué)的方法，工作的機(jī)制也并不完善。由于缺少專業(yè)的檔案管理人員，導(dǎo)致檔案的歸檔、收集、分類工作效率十分低下，而且缺少專人對檔案的內(nèi)容進(jìn)行分析。再加上管理人員的不重視，導(dǎo)致檔案的存放也并完善，容易出現(xiàn)檔案缺失和損壞的問題。

三、現(xiàn)代化人力資源管理和人事檔案的要求

（一）多層次的評價(jià)體系。人力資源管理工作正在從傳統(tǒng)人事考核向人力資源評價(jià)轉(zhuǎn)變，在工作方式和理念上與過去都有巨大的不同。對人才的評價(jià)，不僅僅是依據(jù)單一考核進(jìn)行，還要根據(jù)績效、優(yōu)異績效、人員性格等不同的方面進(jìn)行評價(jià)，強(qiáng)調(diào)企業(yè)績效、組織績效和團(tuán)隊(duì)績效。因此，人事檔案也需要反映出這方面的情況，以便滿足現(xiàn)代人力資源管理工作的要求。

（二）職業(yè)化衡量人力。通過職業(yè)化地衡量人力資源的管理水平，可以更好地面向世界，接受不同國家的競爭。在對人員進(jìn)行衡量時(shí)，還需要清楚人員的職業(yè)道德、職業(yè)技術(shù)水平、職業(yè)精神、對職業(yè)規(guī)范的遵守，以及人員的價(jià)值觀念。人事檔案中需要將以上的內(nèi)容全都反映出來，讓人力資源管理人員可以全面衡量人員的職業(yè)能力，根據(jù)系統(tǒng)整合的觀念，科學(xué)地選拔人才，讓人才能夠在最合適的位置發(fā)揮作用，確保人力資源的工作效率。

（三）建立合理的薪酬體系。通過建立合理的薪酬體系能夠促進(jìn)員工工作的積極性，為此薪酬體系必須要能夠?yàn)閱T工帶來足夠的激勵(lì)。員工的薪酬因素應(yīng)該逐漸向工作業(yè)績上轉(zhuǎn)變，注重員工的個(gè)人技能，企業(yè)也可以通過股票期權(quán)和員工獎(jiǎng)金分紅來加強(qiáng)對員工的激勵(lì)措施，促進(jìn)員工工作水平的提升。

（四）建立企業(yè)核心價(jià)值體系開展管理。依靠企業(yè)的核心價(jià)值體系，有利于企業(yè)內(nèi)部各種政策推動(dòng)，是企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的支撐。為此，企業(yè)需要通過人力資源管理工作加強(qiáng)自身的文化建設(shè)，讓人員的觀念更加統(tǒng)一，從而促進(jìn)企業(yè)的戰(zhàn)略發(fā)展。

四、完善人事檔案管理工作的措施

為了能夠促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展，提高企業(yè)的行業(yè)競爭力，企業(yè)的人事檔案管理就需要適應(yīng)企業(yè)的人力資源管理需要。為此，人事檔案的管理方式需要圍繞人力資源管理進(jìn)行，以便提升企業(yè)的人力資源管理水平。

（一）建立完善的人事檔案管理制度。全新的人事檔案管理制度需要根據(jù)企業(yè)所處行業(yè)的全新情況，來建立更為完整的人事檔案管理制度，這樣才能夠讓管理工作更加規(guī)范化。所以，企業(yè)首先需要完善檔案收集工作的制度，做好信息真?zhèn)蔚蔫b別，根據(jù)一定的原則來篩選信息，使人事檔案的信息科學(xué)有效。企業(yè)還需要根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行具體的分析，在檔案的借閱和使用上，建立靈活的機(jī)制。由于人力資源管理部門對于人事檔案的需求和其他部門有明顯的不同，所以人力資源管理部門需要有更高的借閱權(quán)限，這樣一方面保證了人事檔案的應(yīng)用，同時(shí)也讓人事檔案能夠保密。

（二）建立專門的人事檔案管理機(jī)構(gòu)。很多企業(yè)面臨著人事檔案管理工作人員專業(yè)性不足的情況，為此需要建立專門的人事檔案管理機(jī)構(gòu)，才能保證檔案有更高的質(zhì)量，以及推動(dòng)人事檔案管理制度的執(zhí)行。為此，企業(yè)需要做好人才培養(yǎng)工作，選拔具有專業(yè)檔案管理背景的人才從事人事檔案的管理工作。對于人事檔案管理機(jī)構(gòu)，也需要通過定期的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)保證工作人員可以具備足夠的素質(zhì)。企業(yè)需要加強(qiáng)對人事檔案管理人員在文化和業(yè)務(wù)知識(shí)上的培訓(xùn)，不僅要做好技能的訓(xùn)練工作，同時(shí)也要通過道德教育，讓人員具有更強(qiáng)的保密意識(shí)和服務(wù)意識(shí)，讓他們能夠具備良好的綜合素質(zhì)，解決人事檔案工作中所遇到的問題。

（三）科學(xué)進(jìn)行人事檔案的管理工作。為了保證人事檔案管理的現(xiàn)代化，就需要引進(jìn)科學(xué)的管理理念和管理方法。為了提升管理的效率，企業(yè)需要充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)開展管理工作，促進(jìn)錄入信息的完整程度，并且做好信息的分類。另一方面，對于人事信息，企業(yè)需要做好備份，避免信息出現(xiàn)遺失的情況。建立人力資源信息數(shù)據(jù)庫，做好對人才的評價(jià)，方便人力資源管理人員對人才進(jìn)行選拔。紙質(zhì)信息需要通過掃描來進(jìn)行數(shù)字化保存，資料本身也要做好日常的保養(yǎng)和維護(hù)，方便人力資源管理者擁有足夠的依據(jù)，選拔優(yōu)秀的人才。

五、結(jié)束語

人力資源管理工作和人事檔案管理是密不可分的，為了能夠提高人力資源管理工作，就需要人事檔案管理工作同步提高。通過建立合理的檔案管理機(jī)制，提升部門人員的水平，使用科學(xué)的方式進(jìn)行人力資源檔案管理，才能夠促進(jìn)人力資源檔案水平的提升。

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