黃秀容

【摘要】中小學(xué)檔案管理工作主要涉及學(xué)校章程、發(fā)展歷史、學(xué)校工作開(kāi)展?fàn)顩r、德育工作記錄和職工檔案等內(nèi)容，完善中小學(xué)檔案管理工作有利于對(duì)檔案的使用和查詢，從而對(duì)中小學(xué)進(jìn)行合理有效的管理。但現(xiàn)階段中小學(xué)檔案管理工作中仍存在一些不足之處，本文主要通過(guò)分析中小學(xué)檔案管理工作的不足，并提出創(chuàng)新檔案管理工作的具體策略。

【關(guān)鍵詞】中小學(xué);檔案管理;創(chuàng)新

中小學(xué)的檔案管理工作是中小學(xué)校工作的一項(xiàng)重點(diǎn)內(nèi)容，檔案記載著歷史和學(xué)校的發(fā)展史，是學(xué)校發(fā)展進(jìn)步的重要見(jiàn)證，完善中小學(xué)檔案管理工作能極大提高學(xué)校管理水平，方便對(duì)檔案的查詢和使用。學(xué)校通過(guò)研究檔案來(lái)總結(jié)學(xué)校發(fā)展歷程中的優(yōu)勢(shì)和不足，并以此為立足點(diǎn)制定學(xué)校的發(fā)展戰(zhàn)略，有利于學(xué)校的發(fā)展進(jìn)步。

一、中小學(xué)檔案管理工作的現(xiàn)狀

（一）學(xué)校對(duì)檔案管理工作不夠重視。近年來(lái)，越來(lái)越多的中小學(xué)已經(jīng)認(rèn)識(shí)到檔案管理工作在推動(dòng)學(xué)校發(fā)展中的重要意義，并著力推進(jìn)檔案管理工作的創(chuàng)新。但仍有一些學(xué)校對(duì)檔案管理工作不夠重視，主要原因在于學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有意識(shí)到檔案的實(shí)際作用和重要性，因此沒(méi)有將學(xué)校工作重心放在檔案管理上，對(duì)檔案管理工作沒(méi)有投入過(guò)多心血。檔案管理工作專業(yè)管理人才配備不足、缺乏完善的檔案管理制度，都阻礙了中小學(xué)檔案管理工作的創(chuàng)新和發(fā)展。

（二）檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施較差。由于學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作不夠重視，中小學(xué)沒(méi)有設(shè)置專業(yè)的檔案管理室，也沒(méi)有相應(yīng)的措施來(lái)保護(hù)紙質(zhì)檔案。

（三）檔案管理技術(shù)落后。部分學(xué)校仍采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案來(lái)進(jìn)行檔案記錄，紙質(zhì)檔案有規(guī)格不統(tǒng)一、保存難度大的劣勢(shì)，不利于檔案的長(zhǎng)久保存，且紙質(zhì)檔案一旦遺失將再無(wú)法找回，從而造成極大損失。隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，信息技術(shù)被廣泛運(yùn)用于各個(gè)領(lǐng)域，中小學(xué)要實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新就要不斷發(fā)展檔案管理技術(shù)。

（四）檔案管理缺乏專業(yè)人員。由于學(xué)校對(duì)檔案管理工作不夠重視，缺乏對(duì)檔案管理人才的投入，現(xiàn)階段大多學(xué)校檔案管理人員都不是專業(yè)人員，沒(méi)有相應(yīng)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，對(duì)信息技術(shù)了解程度較低，導(dǎo)致檔案管理工作效率低下。且學(xué)校缺乏對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，檔案管理工作人員缺乏創(chuàng)新意識(shí)，管理工作中采用傳統(tǒng)的檔案管理方式。

（五）檔案管理體制落后。部分學(xué)校尚未形成完善的檔案管理體制，導(dǎo)致學(xué)校檔案管理工作缺乏活力，管理人員工作積極性較低，由于沒(méi)有合理的檔案管理體制，缺乏對(duì)檔案管理責(zé)任的落實(shí)，針對(duì)檔案管理人員也沒(méi)有形成相應(yīng)的獎(jiǎng)懲制度，導(dǎo)致檔案管理工作無(wú)法有效推進(jìn)。檔案管理工作處于停滯不前的狀態(tài)。

二、推進(jìn)中小學(xué)檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)意義

中小學(xué)檔案主要記載學(xué)校發(fā)展章程、歷史以及具體工作的開(kāi)展?fàn)顟B(tài)，通過(guò)研究檔案能幫助在職工作人員了解學(xué)校的發(fā)展歷程，不斷總結(jié)學(xué)校發(fā)展的優(yōu)勢(shì)，并以此為出發(fā)點(diǎn)制定合理的教學(xué)發(fā)展戰(zhàn)略，幫助學(xué)校在認(rèn)識(shí)自身發(fā)展優(yōu)勢(shì)的前提下進(jìn)行教學(xué)改革和創(chuàng)新，從而在現(xiàn)階段激烈的社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)中立于不敗地位，提高學(xué)校的知名度和辦學(xué)水平。因此，在中小學(xué)進(jìn)行檔案管理工作的創(chuàng)新，以此不斷完善學(xué)校的檔案管理工作是學(xué)校進(jìn)行自我分析、完善的重要手段，通過(guò)檔案管理工作的創(chuàng)新能幫助學(xué)校明確自身發(fā)展方向，提高學(xué)校的活力。完善檔案管理工作不僅有利于學(xué)校更好發(fā)展，對(duì)促進(jìn)學(xué)生全面發(fā)展也有著重要意義，通過(guò)完善檔案管理工作能對(duì)學(xué)校學(xué)生進(jìn)行系統(tǒng)化的管理，從而養(yǎng)成中小學(xué)校園文化。通過(guò)對(duì)學(xué)生檔案的整理能更好地了解每一位學(xué)生的發(fā)展?fàn)顩r，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)學(xué)生合理、科學(xué)的分組，從而促進(jìn)學(xué)生的團(tuán)隊(duì)協(xié)作能力的提高?？梢哉f(shuō)，檔案在中學(xué)生日常管理工作中發(fā)揮著重要作用。

三、推進(jìn)中小學(xué)檔案管理工作的對(duì)策

（一）推進(jìn)中小學(xué)檔案管理工作要遵循的原則。1.中小學(xué)檔案管理工作必須遵循科學(xué)性的原則。要實(shí)現(xiàn)中小學(xué)檔案管理工作的創(chuàng)新，首先要遵循科學(xué)性的原則，具體表現(xiàn)為要從科學(xué)的角度來(lái)進(jìn)行檔案的整理、登記，提高檔案查詢的效率，保證檔案最大化發(fā)揮其在促進(jìn)學(xué)校革新、學(xué)生全面發(fā)展中的重要作用。2.中小學(xué)檔案管理工作必須遵循易操作的原則。我國(guó)中小學(xué)檔案管理工作中存在的最大問(wèn)題在于由于學(xué)校缺乏對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)而沒(méi)有在檔案管理工作上投入足夠的人力物力來(lái)保證檔案管理工作順利開(kāi)展。因此為實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的順利開(kāi)展必須要遵循易操作的原則。易操作即在檔案管理工作中簡(jiǎn)化檔案管理的流程，從而提高檔案利用的效率，促進(jìn)學(xué)校辦學(xué)質(zhì)量的提高。3.中小學(xué)檔案管理工作必須遵循實(shí)用性的原則。進(jìn)行檔案管理工作創(chuàng)新的最終目的在于提高檔案利用的效率，這要求檔案管理人員轉(zhuǎn)變管理思想，將工作重點(diǎn)從檔案的收集、整理轉(zhuǎn)向?qū)n案使用性的提高，充分挖掘檔案在促進(jìn)學(xué)生全面發(fā)展、推動(dòng)教學(xué)改革中的重要作用。

（二）創(chuàng)新檔案管理的管理觀念。創(chuàng)新的前提是樹(shù)立創(chuàng)新意識(shí)。因此進(jìn)行檔案管理工作的創(chuàng)新的前提是進(jìn)行管理思路的創(chuàng)新。首先要提高學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的重視程度，加大對(duì)檔案管理工作人力、物力的投入，推動(dòng)檔案管理工作的創(chuàng)新。其次檔案管理工作人員要重視更新管理觀念，自覺(jué)樹(shù)立檔案管理的責(zé)任意識(shí)，更新檔案管理觀念，利用現(xiàn)代信息技術(shù)提高檔案管理的實(shí)用性和科學(xué)性。

（三）提高檔案管理者的專業(yè)水平。對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)有利于提高其專業(yè)水平，從而促進(jìn)檔案管理工作的創(chuàng)新。中小學(xué)要大力開(kāi)展對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，幫助檔案管理人員形成服務(wù)意識(shí)，掌握現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理工作中的運(yùn)用，通過(guò)培訓(xùn)提高檔案管理人員運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理工作的創(chuàng)新，努力提高檔案管理人員的專業(yè)化程度。檔案管理人員要自覺(jué)更新管理意識(shí)，熟練掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，著力建設(shè)數(shù)字化檔案，利用計(jì)算機(jī)輔助檔案管理。

（四）創(chuàng)新檔案收集方式。檔案管理人員要不斷更新管理觀念，改變傳統(tǒng)的檔案收集管理方式，由被動(dòng)收集檔案轉(zhuǎn)變?yōu)檫\(yùn)用多樣化方式來(lái)收集檔案，確保檔案收集的及時(shí)性。這需要檔案工作者和學(xué)校各部門進(jìn)行密切溝通、聯(lián)系，確保資料及時(shí)歸檔，同時(shí)要做好各部門檔案登記表和檔案借閱表，將檔案管理的責(zé)任落實(shí)到每一位工作人員上，此外檔案管理人員要定期對(duì)各部門檔案收集整理情況進(jìn)行調(diào)查，檢查是否在檔案收集上有遺漏的部分，提高檔案收集管理的主動(dòng)性。

（五）構(gòu)建專業(yè)的檔案管理制度。貫徹落實(shí)國(guó)家關(guān)于檔案管理的各項(xiàng)規(guī)定，同時(shí)結(jié)合學(xué)校自身的發(fā)展實(shí)際構(gòu)建專業(yè)的檔案管理制度，從而提高檔案管理的科學(xué)性和實(shí)用性，實(shí)現(xiàn)檔案管理制度化?，F(xiàn)代信息技術(shù)的進(jìn)步，使得信息技術(shù)被廣泛運(yùn)用于各種領(lǐng)域，在檔案管理工作中運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)能極大提高檔案管理工作的效率，針對(duì)學(xué)校歷史檔案、學(xué)生檔案等數(shù)量龐大、整理難度大的信息，檔案工作人員在整理過(guò)程中可以運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)建立數(shù)字檔案館，從而降低檔案管理的難度，同時(shí)保證檔案的長(zhǎng)時(shí)間保存，為檔案的科學(xué)使用奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。在開(kāi)展檔案管理工作中要將檔案的安全儲(chǔ)存放在首位，充分做好檔案保護(hù)工作，杜絕檔案館的安全隱患，為檔案的科學(xué)、高校運(yùn)用奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。在具體的檔案管理工作中，檔案管理人員要充分考慮檔案收集的突發(fā)情況和偶發(fā)因素，為檔案管理提供一個(gè)安全的物質(zhì)環(huán)境。

（六）中小學(xué)檔案管理工作信息化。隨著信息技術(shù)的廣泛運(yùn)用，越來(lái)越多的中小學(xué)致力于建立數(shù)字檔案館，構(gòu)建數(shù)字化校園，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化。實(shí)現(xiàn)檔案管理工作信息化能提高檔案收集、儲(chǔ)存的效率。檔案管理人員要提高自己專業(yè)能力，利用互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)檔案的快速整理和搜索。信息化檔案管理中要注重構(gòu)建統(tǒng)一的檔案數(shù)據(jù)平臺(tái)，即包含轉(zhuǎn)換信息數(shù)據(jù)、編排、檢索等功能在內(nèi)的智能化檔案管理數(shù)據(jù)平臺(tái)，從而提高檔案管理的科學(xué)性和實(shí)用性。

四、總結(jié)

中小學(xué)檔案管理工作的創(chuàng)新包括對(duì)管理意識(shí)和檔案收集方式的創(chuàng)新、提高管理人員的專業(yè)性、構(gòu)建新型的檔案管理制度，中小學(xué)檔案肩負(fù)著為學(xué)校發(fā)展提供借鑒、促進(jìn)學(xué)生全面發(fā)展和保證學(xué)生日常管理的重要責(zé)任，是學(xué)校綜合實(shí)力的重要表現(xiàn)，因此學(xué)校要提高對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)，致力于檔案管理工作的創(chuàng)新，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理的高效性。

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