楊燕

【摘要】信息化建設(shè)是中職學(xué)校檔案管理的必然方向。本文以現(xiàn)階段中職學(xué)校檔案管理情況為基礎(chǔ)，結(jié)合近年來文檔一體化管理模式的推廣，明確新時(shí)代發(fā)展對(duì)檔案信息管理提出的要求，分析如何建設(shè)信息化的中職學(xué)校檔案系統(tǒng)，并提出有效的處理對(duì)策，以此為中職學(xué)校持續(xù)發(fā)展奠定基礎(chǔ)保障。

【關(guān)鍵詞】文檔一體化;中職學(xué)校;檔案;信息化

在信息技術(shù)飛速發(fā)展中，其已成為影響城市居民生活和工作的主要因素，并且隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的全面推廣，促使我國檔案工作得到了有效發(fā)展。從中職學(xué)校入手分析，檔案管理工作決定了院校發(fā)展的文化水平，因此要想為社會(huì)發(fā)展培育更多優(yōu)秀人才，必須要加大對(duì)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的探索應(yīng)用，以此為檔案信息化建設(shè)奠定基礎(chǔ)保障。尤其是在文件工作與檔案工作科學(xué)結(jié)合中，為了保障信息化建設(shè)中學(xué)校檔案信息的安全性和規(guī)范性，中職學(xué)校必須要從文檔一體化管理模式入手，設(shè)計(jì)更加有效的工作措施。因此，下面對(duì)文檔一體化管理模式下中職學(xué)校檔案信息化建設(shè)進(jìn)行研究。

一、概念

（一）文檔一體化管理。從計(jì)算機(jī)技術(shù)在我國檔案管理領(lǐng)域中應(yīng)用開始，文檔一體化管理模式也得到了優(yōu)化，兩者發(fā)展存在同步性特點(diǎn)。簡單來說，文檔一體化管理模式的推廣，是以文書檔案和檔案管理為核心提出的，會(huì)對(duì)文件生成到檔案歸檔的全過程實(shí)施管控，不但能保障文件的完善性和元數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的相同性，而且可以確保數(shù)據(jù)傳遞和儲(chǔ)備的規(guī)劃性。

（二）檔案信息化管理。檔案信息化作為現(xiàn)如今研究的熱點(diǎn)話題，中職學(xué)校檔案信息化建設(shè)工作要將提升學(xué)校信息化水平和滿足現(xiàn)代化發(fā)展需求看作工作總目標(biāo)，并注重在實(shí)踐發(fā)展中持續(xù)探索技術(shù)與管理工作，一方面開發(fā)學(xué)校信息系統(tǒng)，另一方面要思考檔案管理要求，這樣能為中職學(xué)校檔案管理發(fā)展提供有效依據(jù)。整合當(dāng)前中職學(xué)校檔案信息化建設(shè)情況可知，具體工作分為：其一，歸檔電子文件。其二，管理電子檔案。其三，提供檔案網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)。其四，檔案管理系統(tǒng)軟件等。

二、推廣文檔一體化管理與檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)實(shí)意義

簡單來說，檔案一體化與信息化建設(shè)工作對(duì)中職學(xué)校檔案管理而言至關(guān)重要，兩者之間具有相輔相成的關(guān)系，可以在實(shí)踐發(fā)展中彼此融合與發(fā)展。整合實(shí)踐案例分析可知，檔案管理信息化與一體化的意義主要展現(xiàn)為以下幾點(diǎn)：1.符合社會(huì)的客觀需求。面對(duì)日益革新的市場環(huán)境，中職學(xué)校畢業(yè)生面臨的就業(yè)形勢越發(fā)嚴(yán)峻，此時(shí)從文檔一體化入手，可以將與學(xué)生有關(guān)的信息統(tǒng)一放在管理平臺(tái)上，而用人單位可以及時(shí)了解學(xué)生的成績、獲獎(jiǎng)紀(jì)錄及特長等，這樣不僅能讓用人單位更好地了解畢業(yè)生，而且可以為他們提供優(yōu)秀的就業(yè)機(jī)會(huì)。同時(shí)，在檔案一體化發(fā)展中，各項(xiàng)信息可以共享應(yīng)用，學(xué)生也能在校園網(wǎng)上獲取自身所需資料，這對(duì)學(xué)習(xí)而言變得更加便捷。2.有助于提升檔案管理水平。隨著中職學(xué)校學(xué)生數(shù)量的增加，檔案信息會(huì)越來越多，此時(shí)若繼續(xù)沿用傳統(tǒng)管理對(duì)策，不僅難以滿足現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展需求，而且會(huì)影響學(xué)校檔案信息應(yīng)用效率和質(zhì)量。而推廣文檔一體化管理模式，可以有效處理這一現(xiàn)象，全面提升檔案管理工作效率。3.實(shí)現(xiàn)信息資源共享。在以往管理模式的制約下，大部分中職學(xué)校依舊在沿用傳統(tǒng)封閉式管理模式，這項(xiàng)工作雖然在以往社會(huì)環(huán)境下取得了優(yōu)異成績，但在現(xiàn)如今學(xué)校信息數(shù)量增加的背景下，要求學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)及部門員工在整合以往工作經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，合理運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)，以此更好實(shí)現(xiàn)信息資源共享利用。通過在中職學(xué)校應(yīng)用信息化技術(shù)，不但能實(shí)現(xiàn)資源科學(xué)分配，而且可以為不同類型的受眾提供有效信息服務(wù)。

三、實(shí)施文檔一體化管理，提升中職學(xué)校檔案信息化建設(shè)的措施

（一）向著規(guī)范化管理發(fā)展。在文檔一體化管理下，能強(qiáng)化檔案與文件間的關(guān)聯(lián)，促使兩者綜合起來在一個(gè)系統(tǒng)內(nèi)管理。兩種檔案既會(huì)彼此影響，又體現(xiàn)了文件誕生過程。由于文件管理工作決定了檔案管理工作效果，所以在全新的工作環(huán)境中，要求中職學(xué)校必須要提出適宜的處理對(duì)策，促使文檔管理工作在向著規(guī)范化方向革新的同時(shí)，充分展現(xiàn)文檔的內(nèi)涵，以此保障檔案信息化建設(shè)工作可以有序落實(shí)。

（二）提出明確的管理規(guī)范。通過引用文檔一體化管理工作，全面優(yōu)化中職學(xué)校檔案信息化建設(shè)步伐，并投入大量人力、物力及財(cái)力等。由于系統(tǒng)內(nèi)部建設(shè)工作非常繁瑣，所以檔案管理部門要強(qiáng)化實(shí)踐管理工作水平，并提出完善的管理制度，以此確保各項(xiàng)數(shù)據(jù)具有科學(xué)性和有效性。同時(shí)，在購買辦公室所需用品時(shí)，要嚴(yán)格按照國家提出的規(guī)章制度要求，科學(xué)劃分文件類別。另外，中職學(xué)校管理人員要定期組織培訓(xùn)活動(dòng)，讓檔案工作人員可以在實(shí)踐工作中產(chǎn)生深刻認(rèn)識(shí)，并構(gòu)建正確的工作意識(shí)與自主性，這樣有助于他們?cè)谌嬲莆展芾砑夹g(shù)的基礎(chǔ)上，讓學(xué)校檔案管理工作向著既定的方向穩(wěn)步前進(jìn)。

（三）構(gòu)建統(tǒng)一的管理機(jī)構(gòu)。文檔與檔案的關(guān)系非常緊密。從本質(zhì)上講，文檔與檔案的內(nèi)容、主題并沒有差異，最大的區(qū)別在于時(shí)間和范圍。因此，要想實(shí)現(xiàn)真正意義上的文檔一體化管理，中職學(xué)校必須要針對(duì)內(nèi)部工作情況，構(gòu)建統(tǒng)一的管理機(jī)制，并充分展現(xiàn)組織管理的獨(dú)特優(yōu)勢，對(duì)各項(xiàng)檔案進(jìn)行全面監(jiān)管，且要明確各個(gè)部門的職能與責(zé)任。此時(shí)，保障每位員工可以認(rèn)真負(fù)責(zé)，積極承擔(dān)崗位職責(zé)，提升學(xué)校檔案信息化建設(shè)水平。

（四）系統(tǒng)規(guī)劃管理軟件。大部分中職學(xué)校部門的軟件與其他部門軟件無法兼容，因此很容易影響檔案作用的發(fā)揮。在這一背景下，工作人員要統(tǒng)籌規(guī)劃管理軟件，構(gòu)建全盤管理意識(shí)，整合研究文檔一體化發(fā)展下的現(xiàn)實(shí)問題。通過應(yīng)用智能性強(qiáng)和工作效率高的軟件系統(tǒng)，有助于文件與檔案的更快傳遞與利用，這也是實(shí)現(xiàn)檔案一體化發(fā)展的基礎(chǔ)要求。同時(shí)，要求學(xué)校要根據(jù)不同部門的職責(zé)，提出對(duì)應(yīng)的檔案保管方式與期限，這樣有助于為統(tǒng)一管理奠定基礎(chǔ)。

（五）強(qiáng)化辦公自動(dòng)化水平。對(duì)中職學(xué)校而言，網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)成為各個(gè)部門的必需品，不僅能提升實(shí)踐工作效率，而且可以緩解員工工作壓力。在這一背景下，文件與檔案已不再是傳統(tǒng)意義上的文字形式，可以選擇的種類、數(shù)量等越來越多，實(shí)際應(yīng)用范圍也在不斷拓展。此時(shí)，只要合理運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，就能及時(shí)獲取檔案信息，并滿足各職能部門的工作需求。因此，在未來發(fā)展中，要想實(shí)現(xiàn)預(yù)期設(shè)定目標(biāo)，必須要全面優(yōu)化辦公自動(dòng)化水平，以此為檔案信息化建設(shè)工作奠定基礎(chǔ)保障。

四、文檔一體化管理模式下中職學(xué)校檔案現(xiàn)代化管理工作的注意事項(xiàng)

（一）統(tǒng)計(jì)。在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)全面推廣中，統(tǒng)計(jì)工作作為中職學(xué)校檔案管理的重要組成部分，不僅能突破傳統(tǒng)意義上檔案建設(shè)和管理形式的制約，還可以降低管理員工的工作壓力，促使數(shù)據(jù)信息的統(tǒng)計(jì)工作更加科學(xué)和完善。同時(shí)，在新時(shí)代，隨著中職學(xué)校檔案現(xiàn)代化建設(shè)水平的提升，電子檔案管理自動(dòng)化水平也會(huì)隨之提高，此時(shí)管理部門不僅要組織員工積極參與多樣化的技能培訓(xùn)活動(dòng)，而且要讓他們?cè)趯?shí)踐操作中熟練掌握統(tǒng)計(jì)技能，以此達(dá)到預(yù)期設(shè)定的發(fā)展目標(biāo)。

（二）鑒定。相比以往中職學(xué)校檔案管理形式，在信息化管理系統(tǒng)中，電子文件的儲(chǔ)備時(shí)間更長，可以轉(zhuǎn)變的形式更多，但也容易被人篡改或泄露，這對(duì)鑒定人員而言勢必會(huì)增加工作難度。因此，鑒定人員要從內(nèi)容和技術(shù)兩方面入手，認(rèn)真判別檔案儲(chǔ)備內(nèi)容的合理性和有效性，這樣不僅能為管理人員提供有效依據(jù)，而且可以正確劃分檔案保管期限。

（三）保密。相比以往檔案管理形式分析，信息化建設(shè)工作的提出改變了中職學(xué)校檔案信息保密工作。由于電子檔案泄露、被篡改的方式有很多種，所以學(xué)校在管理期間必須要從多角度思考系統(tǒng)內(nèi)部存在的安全風(fēng)險(xiǎn)。通常情況下，保密工作會(huì)從儲(chǔ)存與傳輸兩方面入手，一方面分級(jí)儲(chǔ)存保密檔案和公開檔案，并強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)中檔案保密水平;另一方面為傳輸?shù)臋n案信息設(shè)計(jì)安全保護(hù)機(jī)制。

五、結(jié)束語

綜上所述，在新時(shí)代，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)成為檔案行業(yè)革新發(fā)展的重要依據(jù)，促使文檔一體化管理模式得到推廣，此時(shí)優(yōu)化中職學(xué)校檔案信息化建設(shè)水平，必須要根據(jù)學(xué)校教學(xué)及發(fā)展需求，提出有效的建設(shè)對(duì)策，只有這樣才能在文檔一體化管理模式下提升中職學(xué)校檔案管理水平，并加快電子檔案發(fā)展步伐。

【參考文獻(xiàn)】

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