汪亞紅

摘 要 在激勵(lì)競(jìng)爭(zhēng)的市場(chǎng)環(huán)境中，加強(qiáng)企業(yè)的合同管理，是做好現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的重要因素，也是實(shí)現(xiàn)企業(yè)資產(chǎn)增值保值的重要途徑。本文圍繞紹興水處理發(fā)展有限公司（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“公司”）合同管理中所存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，并提出相應(yīng)的管理措施，從而使公司的合同管理工作取得既定的效果，進(jìn)一步提升企業(yè)內(nèi)控管理的水平，保障企業(yè)整體運(yùn)行質(zhì)量的提升。

關(guān)鍵詞 合同管理 內(nèi)部控制 問(wèn)題 對(duì)策

一、緒論

合同是企業(yè)與自然人、法人及其他組織等平等主體之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。企業(yè)的種種經(jīng)濟(jì)往來(lái)，多數(shù)是通過(guò)合同形式進(jìn)行的。企業(yè)經(jīng)營(yíng)好壞與合同特別是合同的管理有著密不可分的關(guān)系。企業(yè)合同管理是指企業(yè)對(duì)以自身為當(dāng)事人的合同依法進(jìn)行訂立、履行、變更、解除、轉(zhuǎn)讓、終止以及審查、監(jiān)督、控制等一系列行為的總稱(chēng)。其中訂立、履行、變更、解除、轉(zhuǎn)讓、終止是合同管理的內(nèi)容 ;審查、監(jiān)督、控制是合同管理的手段。合同管理必須是全過(guò)程的、系統(tǒng)性的、動(dòng)態(tài)性的。

市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)從本質(zhì)上說(shuō)就是一種契約經(jīng)濟(jì)。企業(yè)與客戶簽訂的各類(lèi)合同，反映企業(yè)的主要經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，企業(yè)通過(guò)履行合同規(guī)定的各項(xiàng)權(quán)利與義務(wù)，追求經(jīng)濟(jì)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。合同管理近幾年被上級(jí)審計(jì)部門(mén)多次提到，成為公司內(nèi)部控制的重要組成部分，也是內(nèi)審工作的核心點(diǎn)。以內(nèi)審工作為契機(jī)，進(jìn)一步探討合同管理的深層次意義，找出目前公司的合同管理存在的各類(lèi)問(wèn)題，提出改進(jìn)合同管理建議，在不斷地找出問(wèn)題，解決問(wèn)題的過(guò)程中，使合同管理和內(nèi)控管理更加緊密地結(jié)合在一起，真正讓財(cái)務(wù)部在合同管理中發(fā)揮出應(yīng)有的管理、監(jiān)督作用。

二、公司合同管理現(xiàn)狀

公司主營(yíng)生活、工業(yè)廢水污水處理的國(guó)有企業(yè)，設(shè)置10個(gè)職能部門(mén)，根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)及需求，各個(gè)部門(mén)需簽訂采購(gòu)合同、工程管理合同、技術(shù)服務(wù)等合同，全年簽訂書(shū)面合同約500份。合同管理流程主要為：職能部門(mén)提出需求，擬定標(biāo)書(shū)，通過(guò)集體討論后，經(jīng)公共資源交易中心平臺(tái)后開(kāi)標(biāo)確認(rèn)中標(biāo)單位，并簽訂合同，并對(duì)合同進(jìn)行執(zhí)行、結(jié)算等。

三、合同管理主要存在的問(wèn)題與風(fēng)險(xiǎn)

對(duì)公司前幾年簽訂的所有經(jīng)濟(jì)合同進(jìn)行分類(lèi)整理，并對(duì)簽訂、履行、考核等環(huán)節(jié)進(jìn)行重點(diǎn)分析，發(fā)現(xiàn)主要存在以下幾方面的問(wèn)題：

（一）合同規(guī)范管理意識(shí)較薄弱

合同管理是一項(xiàng)知識(shí)面廣、專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)的綜合管理工作，合同管理員需在熟悉公司業(yè)務(wù)基礎(chǔ)上，掌握一定的法律、財(cái)務(wù)等知識(shí)，有效規(guī)范管理公司合同。結(jié)合目前公司管理現(xiàn)狀，對(duì)規(guī)范合同管理的認(rèn)識(shí)、重視程度均較為薄弱，主要體現(xiàn)為：沒(méi)有建立統(tǒng)一集中的管理部門(mén)，出現(xiàn)每個(gè)部門(mén)“各自為政”的局面;各部門(mén)職責(zé)不明確，合同存在多頭管理或無(wú)人管理的盲區(qū);合同審核沒(méi)有統(tǒng)一的流程，導(dǎo)致出現(xiàn)招標(biāo)文件與合同文本“兩張皮”的局面;合同管理制度不健全，同一性質(zhì)、類(lèi)型的合同，出現(xiàn)不同版本、不同付款方式及考核條款的情況，合同簽訂較隨意，并時(shí)常出現(xiàn)先發(fā)生經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)后簽訂合同的情況。

（二）合同履行、考核力度有待進(jìn)一步加強(qiáng)

合同的履約管理是合同管理的重中之重，合同履行期間，經(jīng)辦人員應(yīng)認(rèn)真分析履行情況，并及時(shí)跟蹤監(jiān)督。經(jīng)過(guò)分析，主要存在以下幾方面的問(wèn)題：

一是工程維修合同工程量確認(rèn)不夠規(guī)范，有些項(xiàng)目不能提供工程量明細(xì)，有些雖然提供了工程量明細(xì)，但時(shí)間、期限等事項(xiàng)填寫(xiě)錯(cuò)誤，且根據(jù)公司《公共資源交易管理辦法》 中“項(xiàng)目完工后須及時(shí)進(jìn)行審計(jì)，價(jià)款在10萬(wàn)元以上的項(xiàng)目必須審計(jì)，審計(jì)結(jié)果作為雙方結(jié)算依據(jù)”的規(guī)定不符，無(wú)審計(jì)結(jié)果作為結(jié)算依據(jù)。

二是合同有違約條款或相關(guān)質(zhì)量、工期考核條款，但無(wú)實(shí)際相關(guān)考核記錄或收取相應(yīng)的違約金，導(dǎo)致違約條款“形同虛設(shè)”，沒(méi)有真正得落到實(shí)處。

三是缺少在效溝通或信息不共享的現(xiàn)象，如采購(gòu)合同中到貨驗(yàn)收、質(zhì)量檢測(cè)、供貨期考核等信息均存在不同程度的信息不對(duì)稱(chēng)或無(wú)相關(guān)考核條款。

（三）合同管理的信息化程度較低

目前公司的合同管理基本是采取人工管理的方式，而且以紙質(zhì)合同為主，輔以EXCEL表格記錄。但公司的業(yè)務(wù)種類(lèi)多，需要管理的合同多，在查詢信息、進(jìn)行數(shù)據(jù)匯總、合同進(jìn)度控制等方面手工管理的方式就會(huì)體現(xiàn)出它的弊端：效率低下，耗費(fèi)大量人力、物力和精力，沒(méi)有完善的預(yù)警機(jī)制，無(wú)法對(duì)合同進(jìn)度和合同款的支付缺乏有效的控制。合同的流轉(zhuǎn)、執(zhí)行由于涉及多部門(mén)的協(xié)作，手工管理的模式下效率較為低下，也容易出現(xiàn)因部門(mén)間溝通不暢，降低合同管理水平。

四、加強(qiáng)合同管理的對(duì)策措施

（一）梳理流程，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提升合同管理效益

公司一方面梳理流程，簡(jiǎn)化審批流程，對(duì)公司所有費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)流程進(jìn)行梳理，并用表格的形式，將各項(xiàng)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)時(shí)所需提供的依據(jù)詳細(xì)列明，為責(zé)任部門(mén)或經(jīng)辦人報(bào)銷(xiāo)少走彎路，同時(shí)也明確經(jīng)辦人在日常合同管理中應(yīng)該如何考核提供依據(jù)。另一方面提高合同管理人員的業(yè)務(wù)水平，定期開(kāi)展合同法律法規(guī)的學(xué)習(xí)，各類(lèi)業(yè)務(wù)知識(shí)的培訓(xùn)，使合同管理人員更加專(zhuān)業(yè)化，加強(qiáng)合同管理人員的防風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)。以制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化，建立合同管理臺(tái)賬，詳細(xì)記錄合同簽訂、履行、變更等情況，多部門(mén)協(xié)同工作，使合同管理準(zhǔn)確、高效的運(yùn)行。

（二）規(guī)范管理，制度先行

公司修訂完善了《合同管理辦法》，明確財(cái)務(wù)部門(mén)作為合同集中管理部門(mén)，并明確了合同管理部門(mén)、承辦部門(mén)職責(zé)要求，合同簽訂、審核流轉(zhuǎn)、合同專(zhuān)用章管理管理，重點(diǎn)對(duì)公司工程類(lèi)、貨物采購(gòu)類(lèi)、服務(wù)類(lèi)、維修類(lèi)合同付款條款、發(fā)票開(kāi)具情況等作了詳細(xì)規(guī)定，以制度形式統(tǒng)一、固定下來(lái)，減少集體討論時(shí)間;同時(shí)新增合同管理專(zhuān)項(xiàng)考核條款，規(guī)定考核方式及考核內(nèi)容、獎(jiǎng)扣條款等，建立考核體系，激勵(lì)先進(jìn)，鞭策落后，提升部門(mén)對(duì)規(guī)范合同管理意識(shí)。

同時(shí)參照《合同管理辦法》《公共資源管理辦法》《零星工程管理辦法》等管理制度，按照合同的分類(lèi)和業(yè)務(wù)特點(diǎn)，修訂或編制新的標(biāo)準(zhǔn)化合同。規(guī)范合同編制，細(xì)化合同條款，提高合同編制效率，降低合同法律風(fēng)險(xiǎn)，保障公司的合法權(quán)益。

（三）以內(nèi)審為平臺(tái)，提升財(cái)務(wù)參與度，擴(kuò)大財(cái)務(wù)管控面

以自查自糾、規(guī)范管理為目的，公司新建立由財(cái)務(wù)部牽頭負(fù)責(zé)的內(nèi)審工作小組，出臺(tái)《內(nèi)審管理辦法（試行）》，更為有效管理合同提供良好的平臺(tái)。財(cái)務(wù)部通過(guò)內(nèi)審這一平臺(tái)，從采購(gòu)計(jì)劃、招標(biāo)文件確定，開(kāi)標(biāo)全程參與，以及到合同簽訂（付款、違約條款確定）、付款履行期間審核的，使得合同管理全過(guò)程均有財(cái)務(wù)參與，讓財(cái)務(wù)由原先僅對(duì)支付審核事后管理向事前、事中管理前移，拉升財(cái)務(wù)管控面，從進(jìn)一步加強(qiáng)財(cái)務(wù)監(jiān)督力度。同時(shí)，在合同簽訂或款項(xiàng)支付審核時(shí)，財(cái)務(wù)部均需對(duì)相關(guān)資料進(jìn)行審核，重點(diǎn)對(duì)審核藥劑、設(shè)備設(shè)施采購(gòu)、驗(yàn)收入庫(kù)、供貨期以及工程建設(shè)聯(lián)系單增加管理等環(huán)節(jié)，是否存在違約職責(zé)等等。

2019年通過(guò)完成外協(xié)維修、財(cái)務(wù)收支、物資采購(gòu)管理專(zhuān)項(xiàng)內(nèi)審工作，出具審計(jì)報(bào)告和專(zhuān)項(xiàng)審計(jì)調(diào)查報(bào)告3篇;審計(jì)提出涉及16個(gè)方面33條內(nèi)審意見(jiàn)，提出審計(jì)建議14條，審計(jì)促進(jìn)整改落實(shí)有關(guān)問(wèn)題21個(gè)，收回金額1萬(wàn)元，并要求相關(guān)部門(mén)限期整改，使得公司合同管理真正做到了全員參與，各部門(mén)協(xié)作、全過(guò)程監(jiān)管，極大程度的減少公司廉政、法律風(fēng)險(xiǎn)。

（四）加強(qiáng)考核監(jiān)督力度

經(jīng)辦部門(mén)要加強(qiáng)對(duì)合同的履行階段的監(jiān)管，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，對(duì)于存在質(zhì)量問(wèn)題或者逾期到貨或逾期完工的等違約事項(xiàng)，嚴(yán)格按照合同條款，依約處理，保證公司的合法權(quán)益。財(cái)務(wù)部在合同簽訂或合同款項(xiàng)支付審核過(guò)程中，若發(fā)現(xiàn)與招標(biāo)文件存在較大差異或?qū)贤瑘?zhí)行過(guò)程中未按合同約定要求做的，在拒付款項(xiàng)的同時(shí)，按《合同管理辦法》當(dāng)中考核要求，對(duì)責(zé)任部門(mén)負(fù)責(zé)人、經(jīng)辦人同時(shí)進(jìn)行考核;同時(shí)，由于財(cái)務(wù)審核把關(guān)不嚴(yán)，被公司領(lǐng)導(dǎo)或上級(jí)部門(mén)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的，公司將視情節(jié)輕重，對(duì)財(cái)務(wù)部給予處罰。

2019年財(cái)務(wù)部多次在合同審核過(guò)程中或款項(xiàng)支付審核時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，并多次向公司經(jīng)濟(jì)責(zé)任制考核小組提交考核意見(jiàn)，這種“捆綁式”考核模式，即加大了財(cái)務(wù)考核監(jiān)督能力，又提高員工工作責(zé)任性，從而提升合同管理整體水平。

（五）建立合同信息化平臺(tái)，全面提升管理水平

建立合同信息化平臺(tái)，可以進(jìn)一步優(yōu)化合同管理，提高管理效率，實(shí)現(xiàn)合同精細(xì)化管理。明確各部門(mén)職責(zé)，使各部門(mén)之間形成互相監(jiān)督的局面，有利于各部門(mén)之間互相協(xié)調(diào)與配合。根據(jù)業(yè)務(wù)需求選擇對(duì)應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)化合同，起草、編號(hào)、保存、提交、審批全過(guò)程控制;合同電子化存儲(chǔ)，通過(guò)權(quán)限控制，方便、安全的查詢;實(shí)時(shí)監(jiān)督合同進(jìn)度，對(duì)比合同計(jì)劃與實(shí)際執(zhí)行情況，隨時(shí)反饋信息給相關(guān)人員;通過(guò)與財(cái)務(wù)軟件相關(guān)聯(lián)，使合同管理與財(cái)務(wù)的預(yù)算管理、資金管理、發(fā)票結(jié)算、費(fèi)用支付等內(nèi)容有效結(jié)合在一起;利用信息化平臺(tái)的數(shù)據(jù)，為相關(guān)管理人員提供多角度、個(gè)性化的信息統(tǒng)計(jì)、查詢，提高管理水平和效率。

總之，通過(guò)上述對(duì)策措施，公司目前已建立完善合同管理體系，設(shè)置合同專(zhuān)項(xiàng)管理部門(mén)，成立專(zhuān)項(xiàng)或兼職合同管理員，加強(qiáng)與合同管理相關(guān)知識(shí)培訓(xùn)、考核及監(jiān)督能力，提高合同管理規(guī)范性。建立重大經(jīng)濟(jì)合同從源頭到結(jié)束全流程閉環(huán)管理，建立會(huì)審、評(píng)審機(jī)制，明確合同管理各環(huán)節(jié)規(guī)范管理要求、工作流程、審批權(quán)限，即提升了部門(mén)之間的溝通與協(xié)調(diào)能力，又有效防范各類(lèi)合同風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)以“內(nèi)審工作”為平臺(tái)，重視合同管理的內(nèi)部監(jiān)督審計(jì)機(jī)制，實(shí)現(xiàn)“自查自糾”管理模式，使得監(jiān)督的內(nèi)容從合同結(jié)算審計(jì)向合同履行過(guò)程審計(jì)延伸，確保合同實(shí)施全過(guò)程合法合規(guī)，提高合同項(xiàng)目經(jīng)濟(jì)效益，提升企業(yè)增值效益。

五、結(jié)語(yǔ)

合同作為企業(yè)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的最小單元，提高合同內(nèi)控管理水平將利于幫助企業(yè)規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)、減少損失。公司的發(fā)展離不開(kāi)水處理管理者不斷地創(chuàng)新求索，合同管理和公司內(nèi)控管理已經(jīng)深入到公司日常的管理中，并取得了不小的成就。但業(yè)務(wù)的多樣性、復(fù)雜性要求公司在優(yōu)化管理的道路上繼續(xù)前行。本文通過(guò)對(duì)公司合同管理的全方位分析，指出在合同各個(gè)方面仍存在的若干問(wèn)題，分析原因，并嘗試性的提出建議，使公司合同管理更加完善，內(nèi)控管理水平進(jìn)一步提升。

（作者單位為紹興柯橋水務(wù)集團(tuán)有限公司）

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