歐秋琦

摘 要：在新冠肺炎疫情時(shí)期，醫(yī)院檔案管理工作面對(duì)著不同的外部環(huán)境，對(duì)醫(yī)院檔案管理工作也提出了更高的要求。本文運(yùn)用 SWOT分析，提出在新冠肺炎疫情背景下，醫(yī)院檔案管理的優(yōu)勢(shì)、劣勢(shì)、機(jī)遇與威脅，進(jìn)而進(jìn)行結(jié)論分析并選擇合適的戰(zhàn)略措施，即以 SO戰(zhàn)略為主，其他戰(zhàn)略為輔的發(fā)展戰(zhàn)略。

關(guān)鍵詞：新冠肺炎;醫(yī)院檔案管理;SWOT分析

2019年12月以來，舉國上下正在進(jìn)行一場(chǎng)阻擊新型冠狀病毒感染的肺炎（ Novel Cronavirus Po neu- monia，NCP）疫情的攻堅(jiān)戰(zhàn)，新冠肺炎對(duì)全球公共衛(wèi)生存在巨大威脅。 2020年3月以來，疫情在全球范圍內(nèi)進(jìn)一步擴(kuò)散，3月11日，由于中國境外新冠肺炎疫情不斷蔓延，世界衛(wèi)生組織宣布認(rèn)定新冠肺炎為“全球大流行”。

在這一特殊時(shí)期，醫(yī)院檔案管理面臨著不同的外部環(huán)境，這對(duì)醫(yī)院檔案管理提出了更高的要求。 作為醫(yī)院檔案管理人員更需要意識(shí)到新冠肺炎疫情帶來的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，運(yùn)用科學(xué)的管理模式進(jìn)行探討，本文運(yùn)用 SWOT分析法對(duì)發(fā)展管理現(xiàn)狀進(jìn)行分析，為醫(yī)院檔案管理選擇適合的發(fā)展戰(zhàn)略，提出相應(yīng)的發(fā)展路徑與發(fā)展思路，進(jìn)而可以優(yōu)化工作流程，提升醫(yī)院管理水平。

一、醫(yī)院檔案管理SWOT分析

本文根據(jù)醫(yī)院所處的內(nèi)外部環(huán)境，探討在新冠肺炎疫情背景下醫(yī)院檔案管理所處的優(yōu)劣勢(shì)、機(jī)會(huì)與威脅，并將這四個(gè)因素進(jìn)行分析匹配提供戰(zhàn)略選擇與措施。

1. S：內(nèi)部?jī)?yōu)勢(shì)

電子檔案管理基本完善。在新冠肺炎疫情背景下，紙質(zhì)檔案的流轉(zhuǎn)增加了病源傳播的風(fēng)險(xiǎn)，傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案活動(dòng)對(duì)紙質(zhì)檔案的依賴程度高，對(duì)于防范新冠疫情的要求，醫(yī)院檔案管理人員開始積極對(duì)檔案進(jìn)行電子化管理，電子化管理能夠避免出現(xiàn)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理過程中的檔案損壞現(xiàn)象，在文件歸檔、分類整理和檢索等方面也體現(xiàn)了較大的優(yōu)勢(shì)。

能為衛(wèi)生政策提供依據(jù)。醫(yī)院電子檔案包括了醫(yī)院的各類檔案，比如其中的醫(yī)療檔案能準(zhǔn)確記載歷史性疫情的病例，能夠真實(shí)地反映疫情發(fā)展實(shí)況，是衛(wèi)生政策制定和防控的第一手資料，為管理部門制定政策提供了參考依據(jù)，從而提高醫(yī)院自身的應(yīng)急防控能力。

有助于對(duì)新冠病例的篩查。疑似病例篩查對(duì)象所可能涉及的各類人員，包括門診患者、住院患者、醫(yī)院工作人員、探視人員等，收集、整理和歸納于電子檔案系統(tǒng)中。醫(yī)院結(jié)合電子檔案并根據(jù)自身的實(shí)際情況，制定科學(xué)的篩查流程，確保疑似病例早發(fā)現(xiàn)、早治療。

2. W：內(nèi)部劣勢(shì)

對(duì)檔案管理缺乏創(chuàng)新力。新冠肺炎疫情背景下，檔案管理模式受限制，需要實(shí)現(xiàn)檔案管理體制的改革和創(chuàng)新，尤其需要將現(xiàn)代化檔案管理制度應(yīng)用到現(xiàn)實(shí)檔案管理中去。但是現(xiàn)在大多數(shù)醫(yī)院對(duì)檔案管理缺乏創(chuàng)新力，缺乏檔案管理意識(shí)，比較難接納新鮮事物。疫情是突發(fā)而緊急的，想要短時(shí)間立即改變醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀較為困難。

管理信息系統(tǒng)配備不足。新冠疫情期間，對(duì)信息化管理程度要求較高，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式已跟不上信息化程度的要求，現(xiàn)階段，醫(yī)院電子病歷檔案應(yīng)用并不十分廣泛，大多數(shù)醫(yī)院信息系統(tǒng)功能只是簡(jiǎn)單擴(kuò)充，各系統(tǒng)之間兼容性較差，數(shù)據(jù)資源無法相互共享。

醫(yī)院對(duì)于基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的投入不夠，醫(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)配備跟不上需求，直接導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理的服務(wù)水平受限。

檔案管理系統(tǒng)的人才儲(chǔ)備不足。新冠肺炎的突發(fā)，使得醫(yī)院的工作重心偏向于疫情的防控和治療上，缺少對(duì)檔案管理系統(tǒng)持續(xù)穩(wěn)定運(yùn)行的支撐。臨時(shí)調(diào)用的檔案工作人員缺乏信息化素養(yǎng)，檔案管理是一種很現(xiàn)代化的管理方式，臨時(shí)檔案管理工作者大多對(duì)現(xiàn)代辦公接觸太少。檔案管理系統(tǒng)的研發(fā)和維護(hù)上，更是需要軟件開發(fā)工程師才能擔(dān)任，而在新冠疫情下，醫(yī)院更是很難引進(jìn)這方面的人才。醫(yī)院等醫(yī)療單位也未能及時(shí)對(duì)在崗人員進(jìn)行針對(duì)性的培訓(xùn)。

3. O：外部機(jī)會(huì)

對(duì)醫(yī)院智能化的高要求。在新冠肺炎疫情背景下，醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展被賦予了更深層次的意義和更智能化的特征，醫(yī)療系統(tǒng)中的互聯(lián)網(wǎng)醫(yī)院、線上咨詢平臺(tái)、遠(yuǎn)程醫(yī)療等等迅猛發(fā)展，同時(shí)也給醫(yī)院檔案管理工作帶來了全新的機(jī)遇。醫(yī)院檔案管理活動(dòng)可以看作是醫(yī)院發(fā)展和建設(shè)過程中相對(duì)封閉的管理活動(dòng)，隨著信息化時(shí)代的來臨，醫(yī)院檔案管理活動(dòng)開始具有更高的共享特征，并開始逐步推行信息化管理模式。新冠肺炎疫情發(fā)展本身也給醫(yī)院檔案管理帶來了機(jī)遇。

醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)建設(shè)趨于完善。檔案管理可以使我們能夠準(zhǔn)確地記錄醫(yī)院各項(xiàng)業(yè)務(wù)的信息，并向醫(yī)院提供各種數(shù)據(jù)，為良好的效益和效率打下根基。在醫(yī)院運(yùn)行管理過程中，產(chǎn)生的人事檔案、醫(yī)療檔案、行政檔案等等很多，傳統(tǒng)的手工檔案很難有效地管理復(fù)雜和不斷變化的信息，因此醫(yī)院檔案管理的信息化已成為一種普遍趨勢(shì)，依托醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的檔案信息化管理應(yīng)運(yùn)而生。醫(yī)院越發(fā)重視檔案管理。醫(yī)患事故不僅影響我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展，還給醫(yī)院帶來不良的社會(huì)影響，甚至引起法律訴訟。在醫(yī)療糾紛中的司法機(jī)關(guān)判決階段，醫(yī)院可向司法機(jī)關(guān)提供患者的醫(yī)療檔案等相關(guān)材，有助于司法機(jī)關(guān)了解案件的真實(shí)情況，維護(hù)醫(yī)院的合法權(quán)益。

4. T外部威脅：

信息化耗費(fèi)的成本較高。要想做好信息化管理，則需要投入大量的資金，對(duì)很多醫(yī)院來說，這是一筆很大的費(fèi)用。其次提高了效率利潤(rùn)不一定增加，醫(yī)院管理者需要對(duì)成本與效益進(jìn)行進(jìn)一步分析，承擔(dān)著一定的風(fēng)險(xiǎn)。

信息化有信息安全問題。信息化的同時(shí)，給醫(yī)院檔案管理帶來高效率和便捷性，但是也會(huì)因?yàn)榛ヂ?lián)網(wǎng)同時(shí)有共享性、匿名性和開放性的特征，給檔案管理工作帶來信息安全問題，有可能導(dǎo)致網(wǎng)絡(luò)安全遭到威脅，醫(yī)院或個(gè)人檔案信息泄露或丟失，影響醫(yī)院未來工作的開展，重者給醫(yī)院帶來重大的損失。

檔案管理缺乏全國統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。當(dāng)前，各醫(yī)院的檔案管理系統(tǒng)具有接口和數(shù)據(jù)格式高度定制化的特點(diǎn)，各個(gè)醫(yī)院之間數(shù)據(jù)很難實(shí)現(xiàn)完全互通。這導(dǎo)致各類檔案很難統(tǒng)一歸檔，很難供后期檢索、加工和利用。從而導(dǎo)致檔案管理工作者只為滿足本院工作而放棄對(duì)檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)化和升級(jí)，增加檔案管理工作質(zhì)量停滯不前的可能。在新冠疫情期間，患者檔案數(shù)據(jù)不通用，會(huì)增加檔案管理的成本，降低疫情防控的工作效率。

二、分析結(jié)論

1. SO戰(zhàn)略（增長(zhǎng)型戰(zhàn)略）：

繼續(xù)優(yōu)化改進(jìn)電子檔案。對(duì)醫(yī)院檔案管理而言醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的完善成為了醫(yī)院檔案管理優(yōu)化的先決條件，醫(yī)院應(yīng)該充分把握這一優(yōu)勢(shì)，并把握現(xiàn)階段對(duì)醫(yī)院智能化的迫切需求，優(yōu)化醫(yī)院檔案管理，努力在內(nèi)部構(gòu)建出一個(gè)高水平的本地信息共享網(wǎng)絡(luò)，繼續(xù)優(yōu)化改進(jìn)電子檔案。

對(duì)疫情檔案進(jìn)行收集整理。疫情期間，醫(yī)院作為抗擊疫情的主陣地，掌握著很多關(guān)鍵的資料，例如患者的發(fā)病治療等基本信息，醫(yī)院預(yù)檢分診的相關(guān)流程，醫(yī)院院內(nèi)感染控制的相關(guān)政策與文件，上級(jí)下發(fā)的有關(guān)規(guī)定與要求，都在醫(yī)院這個(gè)層面集中體現(xiàn)，這時(shí)候我們需要主動(dòng)收集特殊時(shí)期的檔案相關(guān)資料，并進(jìn)行歸檔整理，及時(shí)匯編，為疫情防控工作提供有力的保障。

引進(jìn)國內(nèi)外先進(jìn)的云計(jì)算技術(shù)。近年來，云計(jì)算技術(shù)發(fā)展迅速，云計(jì)算給檔案管理的發(fā)展帶來契機(jī)。云平臺(tái)具有快捷的數(shù)據(jù)處理等特點(diǎn)，在檔案管理工作中，我們需要處理大量復(fù)雜的檔案，處理的工作按模式又分為可視化的和數(shù)據(jù)化的。傳統(tǒng)計(jì)算機(jī)難以勝任這些工作，或者無法實(shí)現(xiàn)穩(wěn)定運(yùn)行，而云計(jì)算技術(shù)則可以滿足這一需求。這樣一來，在疫情期間，即便是在人員調(diào)動(dòng)不足的情況下，檔案管理工作也做到穩(wěn)定運(yùn)行，還可以節(jié)省人力資源成本，提高疫情防控的效率。

2. WO戰(zhàn)略（扭轉(zhuǎn)型戰(zhàn)略）：

提高管理者檔案管理意識(shí)。每次發(fā)生重大疫情都是不以人的意志而產(chǎn)生的，在這個(gè)新形勢(shì)下，我們必須扭轉(zhuǎn)觀念，培養(yǎng)自己的大局意識(shí)，認(rèn)清現(xiàn)階段的形式，當(dāng)務(wù)之急是做好疫情防控檔案的收集工作，最好的方法是利用信息化與現(xiàn)代檔案管理的理論進(jìn)行工作，所以檔案管理者的管理意識(shí)必須提高，提高自身的創(chuàng)新能力。

開發(fā)檔案信息管理系統(tǒng)。對(duì)檔案管理而言雖然在醫(yī)院檔案管理過程中會(huì)面臨諸多問題，這些問題也是短期內(nèi)醫(yī)院要解決的主要矛盾，而且醫(yī)院也要充分利用新冠肺炎疫情對(duì)醫(yī)院檔案管理優(yōu)化的需求的機(jī)遇，不斷解決相關(guān)矛盾，優(yōu)化管理方法和信息技術(shù)，為醫(yī)院檔案管理提供更有力的環(huán)境。每一個(gè)行業(yè)對(duì)檔案管理系統(tǒng)的要求都不一樣，那么投入資金開發(fā)適合醫(yī)院自己的檔案管理系統(tǒng)顯得尤為重要。

增加檔案管理的人才儲(chǔ)備。一是引進(jìn)開發(fā)和維護(hù)檔案管理系統(tǒng)的高端人才，提高系統(tǒng)的穩(wěn)定性;二是提高檔案管理工作者專業(yè)素養(yǎng)，對(duì)在崗工作人員進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)，使其能夠符合檔案管理系統(tǒng)工作的要求。還要對(duì)在崗工作人員定期考核，避免工作中出現(xiàn)差錯(cuò)和失誤，進(jìn)而推進(jìn)檔案管理的信息化和系統(tǒng)穩(wěn)定性。

3. ST戰(zhàn)略（進(jìn)攻型戰(zhàn)略）：

制定網(wǎng)絡(luò)安全應(yīng)急預(yù)案。對(duì)醫(yī)院檔案管理而言，應(yīng)加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)安全管理，分析共同的數(shù)據(jù)安全問題，不斷完善安全防護(hù)體系，制定一套完善的信息泄露應(yīng)急預(yù)案，例如做好數(shù)據(jù)備份，引進(jìn)加密技術(shù)，時(shí)刻創(chuàng)造存儲(chǔ)環(huán)境的安全性，同時(shí)作為醫(yī)院檔案管理人員，應(yīng)當(dāng)具備強(qiáng)烈的安全防護(hù)意識(shí)。

充分利用網(wǎng)絡(luò)媒體渠道。在疫情防控期間，國家為了避免人員交叉感染，開展了各類先上服務(wù)，通過微信公眾號(hào)、小程序、收集APP等網(wǎng)絡(luò)媒體渠道進(jìn)行各種宣傳、活動(dòng)與業(yè)務(wù)辦理等等，那么醫(yī)院檔案管理也可運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)媒體渠道為院內(nèi)提供各種服務(wù)，實(shí)現(xiàn)信息共享，從而運(yùn)用檔案給職工傳播疫情防控相關(guān)信息，提高醫(yī)院檔案管理在醫(yī)院的重要地位。

規(guī)范檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)格式。在疫情期間，統(tǒng)一患者的醫(yī)療檔案，尤其是規(guī)范檔案管理系統(tǒng)導(dǎo)出的數(shù)據(jù)格式，做到無需再加工或數(shù)據(jù)清理即可使用。進(jìn)一步提高疫情期間的工作效率。

4. WT戰(zhàn)略（防御型戰(zhàn)略）：

加大檔案管理資金投入。轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理理念以及加大資金投入，在檔案資源管理過程中，為了實(shí)現(xiàn)檔案資源更加充分地開發(fā)和利用，要求相關(guān)工作人員轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)思想觀念，加強(qiáng)對(duì)檔案管理資金投入，使得基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)一步完善。同時(shí)應(yīng)配備相應(yīng)的檔案管理信息系統(tǒng)，優(yōu)化醫(yī)院檔案管理模式。

信息化成本與效益分析。醫(yī)院檔案管理信息化是醫(yī)院信息化的重要內(nèi)容，醫(yī)院檔案信息化管理的成本和效益控制直接影響到信息化建設(shè)的成效，醫(yī)院信息化成本與效益都可分為顯性與隱性，那么我們需要做的是對(duì)醫(yī)院信息化成本與效益進(jìn)行有效分析的基礎(chǔ)上，降低成本，提高效益。

配備專業(yè)的檔案管理工作人員?；诂F(xiàn)代化、信息化的檔案管理工作，其工作人員需具備專業(yè)的系統(tǒng)維護(hù)和檔案技能。在疫情期間，一是通過臨時(shí)調(diào)動(dòng)具備工作條件、掌握現(xiàn)代化辦公技能的工作人員，加以培訓(xùn)，使其能夠勝任檔案管理的工作;二是積極培訓(xùn)傳統(tǒng)檔案管理在崗人員，使他們提升認(rèn)知，轉(zhuǎn)變觀念，積極擁抱檔案管理工作，進(jìn)一步保證檔案管理工作的普及。根據(jù)以上分析，新冠疫情背景下醫(yī)院檔案管理自身有很大的優(yōu)勢(shì)和發(fā)展機(jī)遇，同時(shí)也存在劣勢(shì)并且面臨著威脅。根據(jù)對(duì)醫(yī)院檔案管理目前的SWOT分析，提出四類備選戰(zhàn)略方案（見圖1：新冠肺炎疫情背景下醫(yī)院檔案管理SWOT矩陣分析），通過分析，我們得出現(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理自身的優(yōu)勢(shì)大于劣勢(shì)，面臨的機(jī)遇大于威脅，所以采用SO戰(zhàn)略（增長(zhǎng)型）為主，其他戰(zhàn)略為輔的發(fā)展戰(zhàn)略。

三、結(jié)語

檔案管理工作是醫(yī)院綜合實(shí)力的集中體現(xiàn)，做好醫(yī)院檔案的管理，加強(qiáng)檔案管理有助于證明合法合規(guī)、完善監(jiān)督控制、提升信息質(zhì)量、加強(qiáng)信息交流。因此，要多渠道加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理，全面推進(jìn)醫(yī)療體系協(xié)調(diào)發(fā)展。新冠肺炎疫情給檔案管理帶來了發(fā)展機(jī)遇，也帶來了安全與監(jiān)管方面的諸多挑戰(zhàn)，因此，必須充分利用檔案管理自身的優(yōu)勢(shì)，削弱其劣勢(shì)，抓住發(fā)展機(jī)遇，迎接挑戰(zhàn)，提出相應(yīng)的解決策略，使檔案管理能夠更好地發(fā)展。醫(yī)院檔案管理信息化也處于不斷探索階段，規(guī)模性的應(yīng)用還面臨著很多技術(shù)難題和監(jiān)管困境，隨著時(shí)代的發(fā)展和技術(shù)的進(jìn)步，醫(yī)院檔案管理方法和信息技術(shù)將不斷完善。

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（作者單位：廣西醫(yī)科大學(xué)第一附屬醫(yī)院）