賴麗珍

摘 要：人事檔案是將每個人的成長經(jīng)歷、工作表現(xiàn)等綜合情況等記錄下來，以個人為單位建立卷宗檔案，能夠系統(tǒng)的反映個人成長、經(jīng)歷情況。目前，常見的人事檔案主要有干部檔案、工人檔案和學(xué)生檔案三種。本文將從干部人事檔案著手，結(jié)合筆者日常干部人事檔案管理工作情況，主要從干部人事檔案的重要性、日常管理工作中存在問題以及應(yīng)對措施進行簡要分析。

關(guān)鍵詞：干部人事檔案;存在問題 ;應(yīng)對措施

近幾年我們國家的經(jīng)濟水平飛速提高，對高精尖干部管理人才的需求也逐漸增大。我們國家對于干部人事素質(zhì)水平的管理要求也逐漸提高了，傳統(tǒng)的干部人事檔案的管理模式將面臨著更高的挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的干部人事檔案管理工作中的各種問題也逐漸體現(xiàn)。

一、簡述干部人事檔案的重要性

1.每個人的人生履歷都是非常豐富的，同樣的干部人事的檔案也是伴隨著干部的一生，資料多而繁雜，其中主要由履歷材料，自傳材料，鑒定材料、考核材料、考察類目、審計材料，學(xué)歷水平、職稱材料，政審材料，黨團材料，獎勵材料，處分材料，工資材料，招錄、任免材料，其他等十大類組成，記載著干部個人發(fā)展的點點滴滴，不僅僅是干部個人經(jīng)歷的見證，也是干部個人的無形資產(chǎn)，其準(zhǔn)確程度直接影響了干部個人的工作和生活。

2.干部人事檔案是干部工作的重要組成部分，通過干部人事檔案單位能更深入的了解干部的品德以及干部以往的工作經(jīng)歷、工作業(yè)績等，為干部的提拔任用、職務(wù)晉升提供了重要的資料考察依據(jù)，也是單位用來選人用人、并且了解干部水平的一個重要渠道，賦予了干部人事檔案生命力，所以干部人事檔案尤為重要。

3.干部人事檔案的精細(xì)程度能體現(xiàn)我們國家對動力人才的培養(yǎng)程度。根據(jù)相關(guān)的資料介紹，可以了解到每一個干部自身專業(yè)技能的素質(zhì)水平，優(yōu)點和缺點一目了然，做到了精細(xì)分類，精準(zhǔn)整理，檔次分明，從而便于國家更有針對性的對干部人才進行選拔。干部對于自身專業(yè)技能的素質(zhì)水平也有一個全面的了解，這樣能更好的進行自我塑造，查缺補漏，有的放矢進行系統(tǒng)的學(xué)習(xí)從而得到自我提升，對實現(xiàn)自己的人生規(guī)劃起到了很好的作用，也為社會發(fā)展起到了推動作用。

4.干部的培養(yǎng)在社會發(fā)展中有很大的作用。國家建設(shè)發(fā)展需要了解每一位任職干部的詳細(xì)資料，對于他們的各項指標(biāo)都要求必須非常精細(xì)，比如其中干部的個人經(jīng)歷，政治思想，工作業(yè)績，工作能力等檔案中詳細(xì)的記載內(nèi)容登記的是否詳細(xì)，是否精準(zhǔn)，對于組織對干部人事任命及工作開展都有重要的意義，也是組織對于干部進行全面考察和政治選拔的基礎(chǔ)和重要依據(jù)。檔案資料登記的越詳細(xì)，越能選出正確的，最優(yōu)適合任職職位的精準(zhǔn)干部，選拔出適合的干部對于提高社會發(fā)展和推動經(jīng)濟建設(shè)都有重著要的推動作用。

二、干部人事檔案管理工作中存在的問題

干部人事檔案的重要性是毋庸置疑的，國家的發(fā)展離不開干部的作用，每一個職能部門干部的任用都需要對干部進行評估調(diào)查，可是在單位的日常檔案管理的工作中，歷史的原因?qū)е掠捎诟鞣矫娴脑蚝筒僮魃系牟蛔悖瑳]有做好對干部人事檔案的管理，并且有很多的檔案工作機制流程制度比較老舊，而且也并不完善，在檔案管理工作的過程中仍然存在諸多問題，非常不利于干部檔案的精細(xì)管理，這樣就對檔案管理工作造成一定的影響，使干部檔案的功能有了缺陷，導(dǎo)致任命干部的時候出現(xiàn)偏差，這樣也發(fā)揮不出干部人事檔案的功能作用，所以對干部檔案管理工作亟須調(diào)整，發(fā)現(xiàn)以下的問題亟須進行整理并作出改變。

1.收集歸檔不及時。人生成長是一個動態(tài)的不斷變化的過程，干部的成長也不例外，所以干部人事檔案也應(yīng)該是不定期更新的，但是部分檔案管理員的認(rèn)知較為薄弱，沒有理解其工作的重要性，并沒有及時補充檔案材料，比如工資表、年度考核表、職稱審批表等，導(dǎo)致干部人事檔案材料不齊全，缺乏系統(tǒng)性和連續(xù)性，無法完整的體現(xiàn)干部的個人發(fā)展經(jīng)歷。但是干部個人在不斷工作成長，所以一旦干部有了調(diào)動，未歸檔的材料很可能會丟失，檔案就有了缺陷，不能全面的反應(yīng)出干部的才能和業(yè)績成果，從而影響干部的切身利益。另外，部分干部對人事檔案不夠重視，當(dāng)自身發(fā)展有變化時，相關(guān)材料在干部自己手上保存的，沒有及時提交給檔案專管員進行歸檔，例如相關(guān)培訓(xùn)、學(xué)歷提升等證明材料，因而造成檔案材料與填寫的信息不吻合，影響了干部人事檔案材料的真實性，對干部個人的提升產(chǎn)生了不利 的影響。

2.管理不規(guī)范。

（1）在日常的檔案工作的管理中，部分檔案管理員工作缺乏責(zé)任心，專業(yè)技能不過關(guān)，沒有進行專業(yè)的技能培訓(xùn)就上崗，這樣的人員沒有能力來做檔案管理工作，這樣的人對干部人事檔案的記錄和整理也就沒有足夠的重視，他們對于干部人事檔案的管理制度執(zhí)行也不到位，比如未落實好查借閱登記的相關(guān)手續(xù)，借閱檔案超時也沒有及時地催還，這樣極其容易造成檔案資料的缺失，而且檔案轉(zhuǎn)遞不按專業(yè)的檔案管理規(guī)定要求正確填寫“檔案轉(zhuǎn)遞通知書”，不通過正規(guī)的機要方式或?qū)Ｈ巳∷头绞蕉峭ㄟ^其他快遞來轉(zhuǎn)遞干部人事檔案等問題，更是不利于檔案管理工作的開展，從而忽略了檔案的科學(xué)管理和有效地利用。

（2）存在未建立有效的檔案目錄庫的情況，因為檔案管理人員操作不規(guī)范，登記檔案資料導(dǎo)致查找檔案費時費力，影響工作效率。還有在收集檔案材料時，填寫資料簡單，漏寫漏填，而且不區(qū)分原件和復(fù)印件，需要簽名的未簽名，需要蓋章的未蓋章，還有材料蓋章不齊全、材料缺頁漏頁等問題，都直接影響了干部人事檔案的質(zhì)量。社會中有一些單位比較注重業(yè)務(wù)能力，而在檔案管理方面的認(rèn)知比較薄弱，對檔案中的有價值的履歷資料記錄模糊，只收集了一些最基本的資料信息和簡歷信息，這些信息對社會管理體現(xiàn)不了什么作用，對單位干部的選拔，人才培養(yǎng)和團隊的建設(shè)也體現(xiàn)不出應(yīng)有的價值。業(yè)務(wù)能力比較薄弱，就會直接造成檔案中有價值的履歷資料記錄模糊，只收集了一些最基本的資料信息和簡歷信息，這些信息對社會管理體現(xiàn)不了什么作用，對人才培養(yǎng)和團隊的建設(shè)也體現(xiàn)不出應(yīng)有的價值。所以高素質(zhì)、懂技術(shù)的人才隊伍是關(guān)鍵，現(xiàn)有的情況來看，管理信息化檔案的人員專業(yè)不對口，知識不扎實，在日常工作中，由于工作人員對數(shù)字化工作認(rèn)識不到位，沒有經(jīng)過專業(yè)的數(shù)字化工作培訓(xùn)，意識不到自身的不足，進行操作的時候比較隨意，而且不規(guī)范操作，沒有進行專業(yè)的記錄歸檔，就可能導(dǎo)致在檔案掃描過程中出現(xiàn)漏掃或重復(fù)掃，并且不加確認(rèn)隨意更改數(shù)字化檔案的記錄數(shù)據(jù)，使得原始紙質(zhì)檔案和數(shù)字化檔案的數(shù)據(jù)庫和目錄庫未能建立有效連接，并且在工作中發(fā)現(xiàn)問題的時候置之不管，沒有及時返工更正處理信息數(shù)據(jù)資料，敷衍了事，從而影響了數(shù)字化檔案信息的真實性，降低了數(shù)字化檔案信息的質(zhì)量，使數(shù)字化檔案失去原始記錄性和憑據(jù)作用，導(dǎo)致數(shù)字化檔案質(zhì)量得不到保障。還有一部分?jǐn)?shù)字化檔案管理員是原來傳統(tǒng)的館員，他們的年齡普遍較大，對信息化了解比較保守，多為手工記錄，電腦的數(shù)據(jù)記錄更新不及時，也間接影響了數(shù)字化信息檔案的工作進程。

（3）檔案管理設(shè)施不完善。首先，傳統(tǒng)檔案管理較為落后，只是單純的“收集，登記，保管，檢索，利用”手工管理檔案，而且檔案只單純的是到館查詢，受到時間和空間的限制，檔案的整體利用率較低，不利于快速的查到所需要的檔案資料，嚴(yán)重制約了檔案管理工作的順利開展。而且初期錄入的檔案由于形成時間和紙張材質(zhì)等的差異，使檔案原件字跡明晰程度不一，破損程度不同，修復(fù)后數(shù)字化效果欠佳;還有一些檔案原件本身就是復(fù)印件，存在著內(nèi)容蒼白、色澤明暗不平衡以及紙質(zhì)不適應(yīng)掃描等各種問題，容易出現(xiàn)掃描文字識別率低、圖像模糊、圖像上出現(xiàn)多重陰影等多種情況。其次，初期檔案保管條件惡劣，沒有專業(yè)的保管室，空間上不利于保存檔案，造成檔案受潮，受損，影響到檔案資料的完整性未能做到專檔專管，檔案存放柜和存放室跟其他資料一起存放，比較雜亂無序，而且在檔案保管上溫度和濕度的控制不到位，還有檔案的防塵處理不到位，都不利于檔案的保管，并且跟其他資料一起保管，容易混淆。再次，初期檔案多為紙質(zhì)檔案，需要大量的人力錄用，進行保管，在工作的開展中，需要大量的人來操作，整理歸檔，需要投入的資金也較多，產(chǎn)生的效益卻不高。

3.檔案材料先后信息不一致。干部人事檔案信息涉及眾多方面，可是由于歷史初期的檔案管理員沒有足夠重視檔案管理工作，所做的檔案管理工作也都比較簡單，所以造成早期的干部人事檔案管理上的不規(guī)范，并且加上干部填寫人自身的態(tài)度不嚴(yán)謹(jǐn)，或出于個人某種利益需求需要，檔案管理的早期出現(xiàn)的“三齡兩歷”填寫先后不一致的情況比比皆是，例如把出生年齡填大，參工時間填早，入黨時間填寫成轉(zhuǎn)正時間或材料的落款時間等，部分干部認(rèn)為檔案的修改并不能帶來嚴(yán)重后果，所以即使修改了也不會有人知道，其隨意性影響了檔案材料的真實性，這也對干部的提拔任用、退休等造成影響;而檔案管理人員對干部人事檔案的重要性認(rèn)識不足，認(rèn)為只是單純性的材料堆放，在收集存檔時未能及時發(fā)現(xiàn)問題，或發(fā)現(xiàn)了也認(rèn)為無關(guān)緊要放任不管，因為對干部人事檔案的收集缺乏約束力，所以收集回來的問題檔案材料較多，信息收集前后不一致就造成了干部人事檔案的內(nèi)容失真。

4.檔案管理手段比較落后。現(xiàn)在有的單位對檔案管理工作的認(rèn)識還不到位，在檔案管理人員的安排上也是差強人意，有一部分單位并沒有專業(yè)獨立的檔案經(jīng)管人員，很多檔案管理人員是身兼數(shù)職，由其他部門的人員兼任檔案管理員，他們未進行專業(yè)檔案管理工資的相關(guān)技能培訓(xùn)就直接上崗了，他們的工作重心并非在檔案管理工作上，認(rèn)為只要檔案不遺失、能應(yīng)付檢查即可，不需要花太多心思，這就對人事檔案管理工作質(zhì)量留下隱患，資料存檔簡單，而且多次操作借閱歸還沒有好好保管，容易造成檔案資料的破損和丟失，也不利于長久的保存干部人事檔案資料。

三、加強干部人事檔案管理工作的措施

1.重視干部人事檔案管理工作

干部人事檔案伴隨著個人的一生，其重要性不容忽視，從中共中央辦公廳在2018年11月專門發(fā)布《干部人事檔案工作條例》來看，國家對干部人事檔案工作提出了更高的要求，各單位應(yīng)結(jié)合該條例，針對本單位在干部人事檔案的收集、管理、利用等薄弱環(huán)節(jié)，制定檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)和操作流程，及時糾正不合規(guī)行為，提高管理檔案管理工作的能力，確保干部人事檔案管理工作有章可循，有據(jù)可依，并且存檔手續(xù)齊全，檔案材料內(nèi)容真實可靠。同時，進行專業(yè)的檔案管理員負(fù)責(zé)制，術(shù)業(yè)有專攻，確保干部人事檔案管理工作更規(guī)范、更順利的開展。

2.加強檔案管理人員綜合素質(zhì)

檔案管理工作是干部人事檔案的堅實基礎(chǔ)，需要固定的專業(yè)的檔案管理人才，嚴(yán)把人才“進口關(guān)”，在招聘時盡量選擇檔案專業(yè)畢業(yè)的或已有檔案管理工作經(jīng)驗的人才，挑選出政治素養(yǎng)高，業(yè)務(wù)能力強的檔案管理員，建立高素質(zhì)，專業(yè)化的檔案管理隊伍，同時重視檔案工作人員的培養(yǎng)，做好新老員工的“傳、幫、帶”，強化檔案管理制度、檔案審核等檔案管理專業(yè)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人的責(zé)任意識，明確崗位職責(zé)，將工作情況與績效考核掛鉤，激發(fā)檔案管理人員的工作積極性，進一步提升單位干部人事檔案的管理能力。

3.實現(xiàn)人事檔案數(shù)字化

隨著社會信息化技術(shù)進步和網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的快速發(fā)展，檔案數(shù)字化也迎來了發(fā)展機遇。抓住數(shù)字化這一技術(shù)，培養(yǎng)和引進電子計算機專業(yè)人才，同時引進電子檔案管理技術(shù)，進行電子檔案數(shù)字化的管理，輔助做好傳統(tǒng)檔案資料的開發(fā)利用，能更有效的做好干部人事檔案管理工作，既能保護干部人事檔案原件，也能方便利用，還能節(jié)約存儲成本，能更好的保護檔案資料。當(dāng)然，干部人事檔案涉及個人信息，其安全性不容忽視，進行加密處理，并且嚴(yán)格遵守檔案管理的規(guī)章制度，借助數(shù)字化計算機安全技術(shù)提高保障，在利用數(shù)字化檔案時，確保檔案利用有跡可循，才能實現(xiàn)數(shù)字化檔案的價值。

四、結(jié)語

總之，干部人事檔案對干部自身的發(fā)展意義重大，也是干部履歷發(fā)展的重要基礎(chǔ)資料，所以亟須調(diào)整策略，做好干部人事檔案管理基礎(chǔ)工作之外，也需要各個單位和專業(yè)的檔案管理人員共同努力，轉(zhuǎn)變思維模式，多方位總結(jié)經(jīng)驗學(xué)習(xí)，加強專業(yè)技能的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，提高專業(yè)檔案的管理水平，能夠直面問題，勇于解決遇到的問題，借助數(shù)字化信息化創(chuàng)新工作方法，提高檔案管理的效率，能夠保證所收集到的檔案資料信息的質(zhì)量，為干部工作提供強有力的保障，進一步實現(xiàn)信息化檔案的作用。

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（作者單位：深圳市光明區(qū)愛華小學(xué)）