金江梅

摘 要：伴隨著我國教育體制改革的穩(wěn)步推進以及高校管理水平的日益提升，檔案信息化建設在高校資源建設體系中的所占地位愈發(fā)凸顯，而基于信息化建設對于高校檔案管理工作的重要意義，如何緊抓機遇，進一步就信息化建設模式進行優(yōu)化，已經(jīng)成為高校檔案管理工作謀求發(fā)展所面臨的關鍵問題之一。對此，文章結合實際，深入就高校檔案信息化建設所存在的影響因素進行了分析，并指出了具體的解決對策，旨在給予廣大高校檔案管理人員一定可行幫助，并最終于提升信息化建設水平的基礎上推動檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展。

關鍵詞：高校檔案管理;信息化建設;影響因素;解決對策

現(xiàn)階段我國高校檔案信息化建設情況來看，包括建設資金、建設制度、建設人員在內(nèi)的多方面因素依舊影響著信息化建設的整體水平，尤其是先進信息技術及設備的缺失，使得高校檔案管理工作依舊面臨較大發(fā)展困境。對此，通過深入分析高校檔案信息化建設工作來找尋符合高校發(fā)展的建設路徑，符合我國高校需求，值得我們給予高度重視。

一、高校檔案信息化建設的必要性

1.是高校檔案管理工作的必然發(fā)展趨勢

從目前來看，高校檔案管控，是要把紙質文檔轉變?yōu)樾畔⒒夹g貯存。伴隨著信息技術的不斷推廣，傳統(tǒng)手工檔案管理模式已經(jīng)不再適用，取而代之的則是集自動檢索、信息管理、高效存儲等優(yōu)勢為一體的現(xiàn)代信息化管理模式。因此，對于現(xiàn)階段高校檔案管理工作來說，信息化建設不僅是其發(fā)展的必然趨勢，同時也將成為其最為主要的發(fā)展方向。大學中關于檔案管理記載了培養(yǎng)新時代人才和對社會做出貢獻觀念等功能，這都是高校管理工作的重要組成部分。還包括其他科研方面、考核方面等活動的內(nèi)容，大學檔案管理工作可以加強學生們檔案管理和處理工作，伴隨著現(xiàn)代社會科技發(fā)展，提升科技檔案管理有著非常重要的意義，結合可以利用到的信息化建設管理針對實際情況制定完備的檔案管理智能流程，這對于推進教學、科研以及行政管理工作都具有緊要的用處。因此，通過研究大學檔案管理將先進的信息技術，結合網(wǎng)絡上相關資料和技術來保證檔案信息化的建設是必然的發(fā)展趨勢。

2.是高校檔案信息運用的重要發(fā)展方向

信息時代的快速發(fā)展方便了知識信息的傳遞，這也是現(xiàn)代信息化發(fā)展的重要標志。對于大多數(shù)高校來說，其往往擁有豐富的服務性檔案信息，它可以給高校在校學生檔案管理工作等方面帶來革命性的變化，而在以往手工檔案管理模式中，高校檔案的社會利用率并不突出，進而便影響了高校檔案管理工作的社會化發(fā)展。我們要學會從以往的手工化操作轉換為電子化技術的方式，包括我們從前所使用的紙質化材料變成直觀方便調(diào)查的數(shù)字化。對此，依托于信息化建設的全面開展，高校檔案的社會效益將得到顯著發(fā)揮，不僅有助于拓寬高校檔案管理部門的服務內(nèi)容，同時也能夠促進高校的服務化發(fā)展，所以檔案信息化管理是現(xiàn)代高校提高管理效率的必要途徑。

3.是高校檔案管理方法的關鍵創(chuàng)新路徑

在信息時代到來后，我國高校檔案管理工作已經(jīng)全面進入互聯(lián)網(wǎng)，這將面臨前所未有的發(fā)展機遇，大數(shù)據(jù)的技術為高校檔案管理提供了強而有力的整合數(shù)據(jù)分析能力。尤其是各類管理工具的有效應用，不僅能夠大幅減輕檔案管理人員的工作壓力，通過互聯(lián)網(wǎng)對信息的連接，可以讓高校不同的檔案匯聚分類，方便管理和調(diào)用查看。同時也能依托先進的自動歸檔系統(tǒng)有效規(guī)避人工操作所致的各種管理誤差。此外，基于檔案管理工作的信息化發(fā)展，高?？删蜋n案管理部門進行進一步整合，有助于提升整體管理隊伍的實際工作效率。

二、高校檔案信息化建設的影響因素

1.技術因素

針對高校檔案信息化建設過程，技術水平始終是影響檔案管理工作創(chuàng)新的核心要素。首先，基于信息技術的逐步推廣，包括照片、錄像、圖像在內(nèi)的檔案信息均將成為數(shù)字化檔案，且即使是紙質檔案，管理人員也會通過掃描、微縮等手段來就其進行轉化，因此，在檔案管理過程中，要想獲取較好的管理效果，不僅需要管理人員嚴格按照存儲、編研、分類等步驟進行管理，還對管理系統(tǒng)的技術性有較高要求，但是，于目前來看，大部分人使用信息化檢索都是靠人工的語言去搜索，是一種非常簡單的方式，效果相對差一些。多數(shù)高校在檔案數(shù)據(jù)庫層面的建設力度仍有所不足，尤其是數(shù)據(jù)庫安全性的缺失，使得檔案管理信息化建設依舊難以得到根本保障;其次，在以往手工檔案管理過程中，如何確保紙質檔案存儲壽命往往是管理人員面臨的主要問題，而基于信息化檔案管理模式的逐步施行，雖然檔案管理的長期性得以保障，但由于多數(shù)管理系統(tǒng)存在技術漏洞，使得包括信息失真、丟失或無法識別在內(nèi)的管理問題依舊尚未解決，同時，在數(shù)字化檔案管理過程中，要想確保檔案安全性和真實性，工作人員往往需就檔案信息進行定期維護，因此采用何種維護方法，同樣也是信息化建設所潛在的主要風險;最后，除信息化外，服務化也是現(xiàn)階段高校檔案管理工作的主要發(fā)展方向，其中，為充分發(fā)揮高校檔案信息的社會效益，高校需在建設檔案數(shù)據(jù)庫的同時有效拓展包括目錄檢索、原文瀏覽、編研信息發(fā)布在內(nèi)的多種服務功能，而從目前來看，雖然依托于智能搜索引擎的廣泛應用，很多高校已經(jīng)構建了較為人性化的服務平臺，但由于受到高校局域網(wǎng)技術限制，使得以權限設定為主的管理問題依舊在制約著檔案信息化建設的真正發(fā)展，所以想要實現(xiàn)有效的信息存儲，高校就必須要加強內(nèi)部數(shù)據(jù)庫建設，同時要確保內(nèi)部資源的完整性、準確性以及真實性。從而實現(xiàn)內(nèi)部信息資源有效傳遞，發(fā)揮出高校檔案管理的有效作用。

2.環(huán)境因素

從環(huán)境角度上來看，高校建立在自然環(huán)境中受所處環(huán)境的約束和影響。即使高校擁有足夠資金來解決檔案管理所存在的技術問題，但信息化建設依舊會受到包括政策、制度、人員在內(nèi)的多方面因素影響。首先，基于現(xiàn)行高校檔案信息化建設體制，考慮到高校檔案管理需受到國家、地方等多部門統(tǒng)籌，因此如何保障信息化建設協(xié)調(diào)、穩(wěn)定進行，不僅是高校檔案管理人員所面臨的問題，同時也關乎到多個政府職責部門，伴隨科學信息化技術的環(huán)境下與社會的各種因素的融合都離不開高校檔案信息化。當代背景下，教育產(chǎn)生的文化信息和發(fā)展而來的科研技術都能夠在檔案管理等各種渠道發(fā)揮最大作用和價值。高校是培養(yǎng)人才的基地，更迫切需要先進的科學技術，因此實現(xiàn)高校檔案管理的信息化是非常有必要的。但是，從目前來看，由于我國尚未構建較為統(tǒng)一的信息化責任機制，使得建設過程極易出現(xiàn)管理不統(tǒng)一、建設不協(xié)調(diào)的不和諧現(xiàn)象，進而輕則影響信息化建設的有序進行，重則滋生較為嚴重的社會矛盾;其次，在高校檔案信息化建設過程中，任何建設所涉及的義務和權利關系均需要強制性法律、法規(guī)來進行約束，而基于當前我國高校檔案管理情況來看，不僅全國統(tǒng)一的電子文件存儲格式標準和信息交換格式標準尚未形成，同時各地區(qū)的檔案數(shù)據(jù)庫格式也并不能做到真正統(tǒng)一，因此于政策角度不難看出，當前高校檔案管理工作仍存在明顯的發(fā)展困境;最后，任何先進技術的應用都必須依賴優(yōu)秀的技術人才，而在高校檔案信息化建設人才培養(yǎng)層面，不僅信息化檔案管理所需的技術人才十分缺乏，包括管理人才和法律人才在內(nèi)的復合型人才也依舊十分匱乏，因此如何形成一支高素質的信息化建設隊伍，始終是未來很長一段時間內(nèi)高校檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展面臨的重要問題。

3.資金因素

因為各個地區(qū)的高校經(jīng)濟水平發(fā)展水平都不一致，少數(shù)高校實現(xiàn)檔案管理數(shù)據(jù)庫技術比較先進。但是還有大部分地區(qū)高校單單配備了計算機和打印機等，只能做到一般的資源處理工作，沒有做到完全利用信息化管理檔案。為了加快各地高校檔案信息化建設，有關檔案部門要去引導和宣傳高校認識檔案信息化的優(yōu)勢，刺激高校投入資金。

三、高校檔案信息化建設的具體對策

1.建設信息資源體系，明確信息管理機制

為確保高校檔案信息化建設有序、穩(wěn)定進行，需進一步就信息資源體系進行建設。著重注意培養(yǎng)高校檔案管理人才建設，提高整體素質教育。一方面，針對信息收集過程，除了需做好信息調(diào)研，確保信息真實性外，還應盡可能依照信息歸檔價值就人事、黨群、行政、教學、科研、基建等不同種類信息有機進行分類存儲，其中，針對舊館藏資源尤其是以往遺留的紙質檔案，要做好檔案轉移工作，盡量規(guī)避檔案數(shù)字化過程存在的信息遺漏問題;另一方面，基于信息資源數(shù)據(jù)庫建設角度，要做好目錄數(shù)據(jù)庫建設工作，盡可能建成高水平、高質量的全文信息數(shù)據(jù)庫，盡最大努力優(yōu)化檔案管理人員結構，培訓這些人員在管理專業(yè)知識、學科知識以及個人的責任心，確保他們具有良好的基礎知識同時不斷進步完善管理體制，同時完善監(jiān)督制度，樹立不斷創(chuàng)新的理念發(fā)揮整體優(yōu)勢。例如，針對學生學籍數(shù)據(jù)庫，既要考慮到學生的就業(yè)工作，又要完善學生的在校表現(xiàn)，最終保障學生檔案信息的全面性和長期性。

2.健全信息服務體系，拓寬檔案服務功能

針對高校檔案信息服務體系建設層面，除了需依照圖一的檔案管理機構明確各部門服務職責外，還應于硬件、軟件、功能等多個方面提升高校檔案管理的整體服務水平，進而在發(fā)揮信息社會效益的基礎上保障高校檔案管理部門的社會化發(fā)展。要關注加強培訓以及繼續(xù)教育檔案管理工作者，擴大管理者知識層次，不斷創(chuàng)新和學習新的知識和技能，加快檔案管理信息化建設。一方面，高校要在逐步建設檔案信息服務平臺的過程中不斷就平臺功能進行拓寬，其中，高校除了應盡快由“被動服務”轉變?yōu)椤爸鲃臃铡蓖?，還應進一步就資源共享進行突出，盡可能在推行檔案信息增值服務的同時滿足各類社會公眾的信息需求;另一方面，于系統(tǒng)角度，高校要積極創(chuàng)新，在廣泛吸取經(jīng)驗教訓的同時充分運用校內(nèi)外資金，進而在提升信息化系統(tǒng)安全性和便捷性的過程中改善檔案信息化建設的整體水平。

3.完善人才培養(yǎng)體系，優(yōu)化人才培養(yǎng)方案

檔案管理作為高校不可或缺的一部分，隨著高校規(guī)模的日益擴建顯得檔案管理尤為重要，新時代的發(fā)展要注意管理中發(fā)現(xiàn)的問題，利用科學信息化技術和管理手段加強對高校檔案管理工作者的質量和效率。于人才培養(yǎng)層面，拓寬人才培養(yǎng)渠道、加強隊伍宣傳培訓往往是提升檔案信息化建設水平的主要路徑。首先，針對現(xiàn)有高校檔案管理人員，要注重思政教育，不斷就其責任意識和創(chuàng)新精神進行激發(fā)，進而一方面為推動信息化建設高效進行提供動力，要求高校檔案管理工作有扎實的基本能力和系統(tǒng)化的專業(yè)知識體系以及個人所具備的管理技術和方法。另一方面保障檔案管理部門管理水平和服務水平的持續(xù)改善;其次，針對計算機技術和網(wǎng)絡技術在信息化建設過程中的重要地位，要定期就管理人員進行培訓，使其擁有充足的業(yè)務水平和專業(yè)素養(yǎng)，還要確保工作者運用已有知識不斷更新知識庫，培養(yǎng)高校檔案管理工作者成為綜合性人才適應社會進步的客觀要求。最終在良好的學術交流氛圍下實現(xiàn)信息化建設的協(xié)調(diào)進行;最后，考慮到復合型人才為高校檔案管理人員培養(yǎng)的主要方向，應逐步就現(xiàn)行檔案管理部門的薪酬機制和獎罰措施進行優(yōu)化，進而在端正基礎管理人員工作態(tài)度的過程中滿足檔案信息化建設的基本需求。

4.構建管理制度體系，落實管理政策要求

為確保高效檔案信息化建設科學進行，除了需要國家下發(fā)專門的法律法規(guī)來進行約束外，還應通過定期的政府干預和政策協(xié)調(diào)給予高校足夠的幫助和支持。進行檔案管理信息化的同時，不能立刻完全舍棄傳統(tǒng)的管理模式，要在此基礎上不斷發(fā)展和創(chuàng)新。二者結合做到最好，體現(xiàn)出兩者的共同作用，做到良性發(fā)展。一方面，針對技術建設過程，要統(tǒng)一思想，盡快構建統(tǒng)一的軟件建設標準和硬件選擇標準，通過電子數(shù)據(jù)的導入實現(xiàn)檔案管理資源共享，構建出一套匯集、存儲、管理等各個環(huán)節(jié)進而在滿足資源共享要求的基礎上形成完善的信息化建設體系;另一方面，針對檔案數(shù)據(jù)庫建設所涉及的數(shù)據(jù)庫安全問題，要在現(xiàn)有《中華人民共和國檔案法》基礎上進一步就相關法律制度進行完善，并依托于明確的責任監(jiān)管機制實現(xiàn)對信息化建設人員的職責監(jiān)督，進而從根本上規(guī)避各種潛在的信息安全風險，高校檔案管理信息是現(xiàn)代社會發(fā)展建設的關鍵問題，要著重考慮如何推動變革，優(yōu)化高校管理體制，檔案工作者認識到其重要意義的要付出行動投入更多人力物力建設管理信息化，保證高校檔案管理工作的順利開展。同時，為從根本上確保高效檔案信息安全性，要逐步構建長期的隱患預防機制，并在完善應急處理方案的同時有針對性的就檔案管理機制進行優(yōu)化。

四、結束語

綜上，基于高校檔案信息化建設，文章具體分析了現(xiàn)階段信息化建設所存在的各種影響因素，其中，為保障信息化建設的協(xié)調(diào)進行，高校需進一步強化思想，完善制度，并依托于專業(yè)管理隊伍和多元建設渠道構成健全的信息化建設體系，同時作為高校檔案管理工作者需要不斷地提高自身素質能力，鞏固實踐操作能力，為高校檔案管理信息發(fā)展獻一份力，最終以此提升建設工作的整體水平。

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（作者單位：石河子大學檔案館）