劉歲梅

摘 要：當前，隨著我國信息化技術(shù)的發(fā)展和數(shù)字化管理模式的進步，在高職院校中的人事檔案管理中數(shù)字化建設(shè)發(fā)揮了重要作用，其在一定程度上提高了高職院校的人事管理效率，為高職院校未來的可持續(xù)發(fā)展奠定了堅實的基礎(chǔ)。因此，本文通過論述新時期下高職院校人事檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性，分析現(xiàn)階段其存在的人事檔案建設(shè)問題并提出相關(guān)建議，為高職院校的人事檔案數(shù)字化創(chuàng)新建設(shè)提供借鑒和參考。

關(guān)鍵詞：新時期;高職院校;人事檔案;數(shù)字化建設(shè)

一、前言

人事檔案，是人事管理工作的重要組成部分。在高職院校的經(jīng)營管理中人事檔案管理作為一項重要的基礎(chǔ)性工作，同時，也是衡量高職院?？傮w管理質(zhì)量的關(guān)鍵標志之一。在當前網(wǎng)絡(luò)化、信息化時代，科學技術(shù)以及數(shù)字技術(shù)的快速發(fā)展，促使高職院校的人事檔案管理也要進行相應(yīng)的改革和創(chuàng)新，從而實現(xiàn)人事檔案管理的高效化、科學化、規(guī)范化。然而，在實際的高職院校人事檔案數(shù)字化建設(shè)的過程中也存在一些問題，延緩了其改革創(chuàng)新進程，迫切需要相應(yīng)的解決措施和創(chuàng)新思路。

二、高職院校人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)的重要性

在信息技術(shù)以及數(shù)字化技術(shù)進步發(fā)展的現(xiàn)階段，人事檔案管理趨向數(shù)字化建設(shè)是我國構(gòu)建信息化社會的重點要求。在我國的整體發(fā)展過程中，國家提出了“加快檔案信息化建設(shè)”的戰(zhàn)略目標，因此，高職院校的人事檔案數(shù)字化建設(shè)是全國檔案事業(yè)中的一個關(guān)鍵環(huán)節(jié)。同時，高職院校是我國社會經(jīng)濟發(fā)展的主要推動力，對經(jīng)濟創(chuàng)收和增長都具有相當重要的意義。所以，在一定程度上加強高職院校的人事檔案數(shù)字化建設(shè)能夠促進社會總體發(fā)展水平。并且有利于高職院校的教學質(zhì)量和效率提升，對高職院校的發(fā)展和科技研發(fā)等具有積極影響。

其次，高職院校的人事檔案管理也是信息化時代的必然要求，由于計算機技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)以及媒體技術(shù)的廣泛應(yīng)用，使得檔案信息開始從單一的紙質(zhì)記載轉(zhuǎn)向為影像、聲音、圖片、視頻等多種電子信息儲存方式，打破了傳統(tǒng)人事檔案信息管理模式存在時間、空間局限性。所以，在高職院校中加強人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)具有重要意義。

三、新時期高職院校人事檔案數(shù)字化建設(shè)存在的問題

當前，我國的高職院校人事檔案數(shù)字化建設(shè)進程正在不斷推進，但是，在這一過程中，仍然存在較為突出的問題，其中比較明顯的是在新時期背景下，高職院校人事檔案數(shù)字化建設(shè)定位不準，缺乏前瞻性、人事檔案管理機制不健全，權(quán)責不清、人事檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高、數(shù)字化設(shè)施設(shè)備落后等，這些問題在很大程度上阻礙了人事檔案數(shù)字化建設(shè)的發(fā)展，不利于發(fā)揮人事檔案的優(yōu)勢和作用。

1.人事檔案數(shù)字化建設(shè)定位不準，缺乏前瞻性

在數(shù)字化社會建設(shè)的背景之下，即是利用各種各樣的有效信息從事相關(guān)工作。而在高職院校中要深刻的認識到“互聯(lián)網(wǎng)+教育”的發(fā)展趨勢，在搜集原始信息以及第一手資料的過程中，可以在信息時代中處于更加有利的發(fā)展地位。尤其是在高職院校的檔案管理工作中，人事檔案是其向前發(fā)展的主要基石，通過搜集、整理、統(tǒng)計有效的人事資源信息可以發(fā)揮巨大的能量。但是，在當前的高職院校中由于其前身多數(shù)為中?；蛘呗殬I(yè)學校，在歷史原因的影響下，對人事檔案的管理存在一定的難度，比如，個別檔案信息缺失、準確度低等現(xiàn)象時有發(fā)生。這主要是因為高職院校的各級領(lǐng)導對人事檔案管理工作的定位不夠準確，仍然將檔案管理作為行政管理的一個組成部分，對其人力、財力、物力投入都較小，嚴重缺乏人事檔案數(shù)字化建設(shè)的前瞻性。

因此，高職院校在人事檔案數(shù)字化建設(shè)進程中，首先則需要在理論和觀念層面上進行更新和創(chuàng)新，結(jié)合本校實際情況，加強在新時期下高職院校的發(fā)展方向建設(shè)，準確定位人事檔案數(shù)字化發(fā)展思路，從而促使高職院校的人事檔案數(shù)字化建設(shè)具有一定的前瞻性和預見性，實現(xiàn)與時俱進、順應(yīng)時代發(fā)展潮流。

2.人事檔案管理機制不健全，權(quán)責不清

在高職院校的檔案管理機制中存在制度不健全、權(quán)責不明確的問題，由于高職院校的檔案管理有科研檔案、財會檔案、人事檔案以及設(shè)備檔案等內(nèi)容，通常情況下，不同的檔案類型分屬于不同的部門或者分院系等進行管理工作。所以，在很多高職院校中就出現(xiàn)了檔案工作零散、條塊化的現(xiàn)象。比如，針對檔案管理會設(shè)置綜合檔案管理辦公室，負責各類檔案的收集、整理和儲存，同時，負責檔案信息在各部門之間的交流溝通以及上傳下達等工作內(nèi)容。并且對于檔案的整理主要有相關(guān)文書崗位分別對紙質(zhì)檔案、音像資料和事物檔案進行歸類。這種檔案管理形式在當前信息化時代下效率極為低下，不能夠及時的根據(jù)需要進行檢索和查詢、借閱。此外，由于檔案管理涉及的部門較多，很容易造成權(quán)責不明確，缺乏有效監(jiān)管的現(xiàn)象。

因此，當前高職院校在認識檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，急需健全管理機制，明確權(quán)責職能，只有進一步規(guī)范人事檔案管理工作程序，才能夠有效的保障數(shù)字化建設(shè)的有序開展，為形成先進的、現(xiàn)代化的、信息化的人事檔案管理機制奠定堅實的基礎(chǔ)。

3.人事檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高

在現(xiàn)階段，高職院校的檔案管理人員對人事檔案管理的重視程度不夠，多數(shù)高職院校都將檔案管理崗位視作清閑崗位，這使得相關(guān)管理人員的技術(shù)性和認識程度都有嚴重的不足，也就造成了管理人員的專業(yè)素質(zhì)不高。在實際的人事檔案管理中，就會出現(xiàn)相關(guān)人員無法正常有序的開展規(guī)范化管理，所以，造成了信息化、數(shù)字化建設(shè)程度不夠，很難提高人事檔案管理的效率和質(zhì)量。在很多的高職院校中，人事檔案管理工作甚至沒有專人負責，使其相關(guān)信息資源出現(xiàn)滯后性，嚴重影響高職院校的可持續(xù)發(fā)展。另外一方面，大多數(shù)檔案管理人員的專業(yè)知識掌握程度不高，沒有經(jīng)過崗前培訓以及數(shù)字化技術(shù)的學習，無法落實檔案管理數(shù)字化建設(shè)措施，導致人事檔案總體建設(shè)力度較低。

基于此，在新時期下，高職院校的人事檔案數(shù)字化建設(shè)，需要保障管理人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)能力，才能夠盡可能的提高人事檔案管理的信息化程度和數(shù)字化水平。因此，高職院校必須要深刻認識到人事檔案數(shù)字化建設(shè)的根本因素，即是加強管理人員的專業(yè)素質(zhì)，為檔案數(shù)字化管理提供有效的技術(shù)支持和人員支持，保障高職院校人事檔案管理的科學性和合理性。

4.數(shù)字化設(shè)施設(shè)備落后

高職院校在發(fā)展過程中普遍比較重視教學質(zhì)量和水平的提高，對人事檔案管理的重視程度不夠，對其投入就相對較少，從而導致了人事檔案管理的信息化設(shè)施設(shè)備相對落后，不適應(yīng)數(shù)字化建設(shè)的發(fā)展趨勢。因此，高職院校在人事檔案管理方面普遍存在檔案設(shè)施落后、設(shè)備簡陋的現(xiàn)狀，數(shù)字化管理程度不高，甚至是在檔案室內(nèi)沒有設(shè)置計算機等基礎(chǔ)設(shè)施，更沒有先進的檔案管理軟件系統(tǒng)作為支撐。一般情況下都在實行傳統(tǒng)的檔案管理模式，即是手工收集。檢索紙質(zhì)文件材料，這種問題不但使檔案管理的效率極低，而且不利于檔案文件的保管和存放，很容易受到環(huán)境的影響造成檔案損壞。并且管理人員在日常管理工作中，還要注意防火、防蟲、防潮等，耗費了大量的人工精力和時間，檔案信息的完整性和安全性得不到有效的保障，在很大程度上限制了高職院校數(shù)字化建設(shè)的發(fā)展。

因此，數(shù)字化設(shè)施是新時期下高職院校人事檔案數(shù)字化建設(shè)的重要基礎(chǔ)，其要想實現(xiàn)高效的數(shù)字化、信息化檔案管理，則要確保各項管理設(shè)施的先進性和現(xiàn)代化。所以，高職院校在人事檔案數(shù)字化建設(shè)的過程中，需要結(jié)合自身實際發(fā)展情況和基礎(chǔ)設(shè)備狀況，提高人事檔案管理軟硬件設(shè)施的數(shù)字化程度，充分保障各項人事檔案管理工作具有高效性、便捷性和安全性，進一步完善高職院校的人事檔案數(shù)字化建設(shè)管理體系，推動整個高職院校的檔案信息化管理。

四、強化高職院校人事檔案數(shù)字化建設(shè)的創(chuàng)新思考

針對上述問題，高職院校在新時期下，必須要針對上述問題，采取有效的對策和措施。大力推進高職院校檔案工作數(shù)字化建設(shè)，充分發(fā)揮檔案在高職院校教學、科研、黨政管理等各項工作中的作用，這是高校檔案管理工作的根本目的和主要目的，也是實現(xiàn)檔案價值的重要標志。比如，更新人事檔案管理觀念，提高意識、加強人事檔案管理，完善制度保障、強化管理人員培訓力度，提高專業(yè)素質(zhì)、加大資金投入，建設(shè)完善的數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施等等，全面提高新時期下高職院校人事檔案數(shù)字化建設(shè)的發(fā)展戰(zhàn)略，從而有效提高人事檔案的數(shù)字化、信息化建設(shè)水平，最大限度發(fā)揮人事檔案在高職院校管理發(fā)展中的功能和作用，推動高職院校的向前發(fā)展。

1.更新人事檔案管理觀念，提高意識

高職院校針對人事檔案管理，首先就要提高重視程度，將其納入到高職院校改革以及發(fā)展工作中，提高規(guī)范化管理意識。因此，高職院校的領(lǐng)導應(yīng)該明確人事檔案數(shù)字化建設(shè)的基本目標，從學校建設(shè)發(fā)展的新概念、高智能的角度上提高檔案工作質(zhì)量和能力。同時，要加強自身的業(yè)務(wù)能力、樹立檔案管理工作規(guī)范化觀念，通過加大資金投入提高數(shù)字化建設(shè)力度，保障相關(guān)人事檔案管理人員能夠熟練的掌握計算機技術(shù)，以此提升人事檔案數(shù)字化建設(shè)效果。高職院校要通過各種宣傳教育手段，培養(yǎng)各部門的人事檔案數(shù)字化建設(shè)觀念，以確保在檔案信息資源收集過程中各類信息的準確性，使人事檔案管理具有實效性。

2.加強人事檔案管理，完善制度保障

高職院校要根據(jù)《普通高校檔案管理辦法》的相關(guān)要求，將人事檔案管理納入到日常的管理內(nèi)容中，將數(shù)字化建設(shè)提高議事日程，從機制上做好管理工作，要避免人事檔案管理的條塊化，構(gòu)建與學校相適應(yīng)的檔案管理部門，要建立完善的立卷制度，確保基層檔案管理人員的工作效率以及歸檔質(zhì)量。具體實施措施是基于現(xiàn)有的檔案業(yè)務(wù)建設(shè)，將數(shù)字化建設(shè)作為主要地位，保障高職院校人事檔案管理的規(guī)范化和標準化。可以建立相應(yīng)的人事檔案保密制度、檔案合理利用制度以及查閱、更改、銷毀制度等。另外，高職院校還要組織人力成立專門獨立的人事檔案管理機構(gòu)，形成統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理的管理體制。除此之外，高職院校各類的管理人員要重視檔案信息資源的收集，實現(xiàn)全面記載、準確記錄，從而能夠為數(shù)字化人事檔案管理提供有力支持。因此，高職院校要根據(jù)自身實際的情況制定完善的人事檔案管理制度，強化制度保障效果，以此提高其整體檔案管理工作的效率。

3.強化管理人員培訓力度，提高專業(yè)素質(zhì)

人事檔案管理工作在數(shù)字化建設(shè)中主要還是依靠人力，因此，高職院校要建立專業(yè)的、高質(zhì)量的人才隊伍，增強檔案信息的收集能力以及分析能力?？梢酝ㄟ^制定科學的人才培養(yǎng)計劃、培訓工作等提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì);

其次，高職院校要堅持“走出去”的發(fā)展戰(zhàn)略，為人事檔案管理人員提供豐富的崗位培訓以及交流學習機會，充分借鑒先進的數(shù)字化檔案管理模式，并根據(jù)高職院校自身發(fā)展的現(xiàn)狀和特點取長補短，為數(shù)字化檔案管理提供有力支持;

其三是要通過校企合作的方式加強人員技能培訓力度，通過引進擁有專業(yè)技術(shù)的數(shù)字化建設(shè)人才，提高人事檔案管理軟硬件設(shè)施的利用效率、提高管理人員的業(yè)務(wù)水平等。另外，高職院校還要結(jié)合專業(yè)課程學習，保障管理人員能夠熟練的掌握相應(yīng)數(shù)字化操作技術(shù)和設(shè)施設(shè)備的應(yīng)用方法;

最后是對人事檔案管理人員的崗位不宜頻繁調(diào)動，做到檔案管理的專業(yè)化和規(guī)范化，從而進一步提升高職院校人事檔案管理的數(shù)字化、信息化建設(shè)程度。

4.加大資金投入，建設(shè)完善的數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施

隨著網(wǎng)絡(luò)和數(shù)字技術(shù)的飛速發(fā)展，世界大多數(shù)國家檔案管理步入了網(wǎng)絡(luò)化的新時代。高職院校要想加快人事檔案管理的數(shù)字化進程，就要加大資金等資源投入，建立功能性強、綜合性強、覆蓋面廣的檔案管理模式。因此，各高職院校要根據(jù)自身的實際發(fā)展狀況配置完善的檔案儲存庫房、容量較大的檔案儲存柜、并且要保障有計算機、打印機、掃描儀等配套設(shè)備，為人事檔案的科學化管理提供便利條件。此外，還要完善高職院校的人事檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施，比如，建設(shè)現(xiàn)代化檔案庫房，強化防火、防盜、防潮管理工作，構(gòu)建檔案管理、資源管理、校史展覽于一體的發(fā)展模式，借助計算機和校園網(wǎng)建設(shè)人事檔案管理的數(shù)字化、現(xiàn)代化和網(wǎng)絡(luò)化。比如，制定相對系統(tǒng)完整的人事檔案歸檔整理辦法、利用計算機潛能對人事檔案資源進行合理的分析、處理和整理，同時，也還要做好檔案的安全保管防護工作，除此之外，還要建設(shè)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫等，對人事檔案資源進行科學準確的統(tǒng)計，提高檔案管理效率。

五、結(jié)束語

綜上所述，人事檔案數(shù)字化建設(shè)在高職院校中能夠發(fā)揮極為重要的作用，對高校教學資源的合理配置和教師資格審核都具有積極意義。在一定程度上加強人事檔案數(shù)字化建設(shè)力度可以提高整個檔案管理水平，為學校相關(guān)的重要決策提供指導意見和依據(jù)，進而有效的推動高職院校的可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻：

[1]郭懷珍.新時代人事檔案信息化建設(shè)存在的問題及策略[J].信息與電腦（理論版），2019

[2]王素潔.人事制度改革下的高校人事檔案管理與高校人力資源管理的思考[J].才智，2019

[3]徐蕓鈺.高校人事檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的問題與策略分析[J].智庫時代，2019

[4]韋 艷.關(guān)于人事檔案數(shù)字化建設(shè)的思考 [J].辦公室業(yè)務(wù)，2018

[5]賈義燕.數(shù)字化信息技術(shù)在醫(yī)院人事檔案管理中的應(yīng)用探討[J].山東檔案，2019

（作者單位：重慶廣播電視大學）