顧長林

【摘要】本文針對高校二級學院辦公室管理的特點和不足，以精細化管理理論為基本指導思想，提出了一種基于微信群、微信公眾平臺的精細化管理模式，旨在提高管理效率、工作質(zhì)量和工作水平，從而推動高校二級學院辦公室工作的創(chuàng)新與改革。

【關(guān)鍵詞】精細化管理;高校二級學院;辦公室管理;微信公眾平臺

高校二級學院辦公室承擔著教學、科研和日常事務(wù)管理等方面的工作，是聯(lián)系教職工、學生的紐帶和橋梁，起著上傳下達、中心樞紐、聯(lián)絡(luò)中介等作用，其工作水平的高低，直接影響著學院教育、科研、管理的總體水平。廣大高校二級學院辦公室從業(yè)人員為了更好地開展工作，提高工作效率、工作質(zhì)量和工作水平，促進學院各項工作順利推進，從管理理念、管理方式、管理內(nèi)容、管理手段等諸多方面開展了各種有益的嘗試。在管理理念上，引入企業(yè)管理的一些新思想，將精細化管理的理念融入學院辦公室的管理中，使學院辦公室更好地發(fā)揮其職能和作用。在管理方法上，努力適應信息化管理的需求，加強高校辦公室的管理力度，引進現(xiàn)代信息化辦公管理系統(tǒng)，尤其是利用一些使用率極高、用戶體驗效果極佳的社會性軟件如QQ、微信等來提升辦公室管理水平。在管理內(nèi)容上，兼顧傳統(tǒng)管理內(nèi)容的基礎(chǔ)上，積極推進無紙化辦公，努力做好管理內(nèi)容的信息化組織、分類、保存，追求最佳的管理效率。在管理手段上，積極分析管理對象的特點，無疑，信息化是推動辦公室各項業(yè)務(wù)工作快速發(fā)展的利器，隨著新媒體工具的普及，辦公室與教職工、學生間的聯(lián)系更加緊密，如何利用新媒體的各種功能，積極拓展辦公室業(yè)務(wù)，推進辦公室工作的深入發(fā)展是高校二級學院辦公室從業(yè)者普遍關(guān)注的問題。為此，本文將微信提供的公眾平臺作為載體，以精細化管理理論為基本指導思想，提出基于微信公眾平臺的精細化辦公室管理模式，以此來推動辦公室管理工作的總體發(fā)展。

一、高校二級學院辦公室管理現(xiàn)狀

隨著學校教育的深入發(fā)展，對辦公室管理工作提出了更高的要求，工作范圍的擴大以及工作效率、質(zhì)量的高標準，使得辦公室的管理難度越來越大，很多高校很難有效對教師和學生進行管理，暴露出不少問題，如果不盡快對當前的管理制度進行改革，將有可能阻礙學院的各項工作推進，進而影響學校的全局發(fā)展。綜合看，辦公室工作的不足主要集中在以下幾方面：

（一）日常事務(wù)牽扯精力過多。許多高校二級學院辦公室將絕大部分精力投入到處理各種各樣的瑣碎日常事務(wù)上，工作人員往往付出了艱辛的勞動，但得不到預期的效果，導致效率低下，在不斷頻繁往復中工作熱情消失殆盡，逐漸形成職業(yè)倦怠感。

（二）缺乏創(chuàng)新意識。由于高校二級學院辦公室的業(yè)務(wù)辦理基本沿襲以前的工作模式，且工作人員都具備較為豐富的經(jīng)驗，工作過程中容易墨守成規(guī)，一味照搬原有的工作模式，導致辦公室工作難以創(chuàng)新，打開新的工作局面，久而久之，工作自然變得乏味、缺少挑戰(zhàn)性。另外，信息化辦公環(huán)境對從業(yè)者的信息素養(yǎng)提出了更高的要求，但高校二級學院辦公室工作人員普遍年齡跨度大，欠缺必要的信息素養(yǎng)，難以適應信息化辦公的要求。

（三）工作缺乏精細化管理流程。高校辦公室的行政工作缺乏精細化管理流程，工作內(nèi)容沒有細化，并且沒有具體的規(guī)劃和安排，工作人員職能交叉，很容易造成工作效率低下。因此，高校辦公室有必要應用開創(chuàng)性的觀念，積極采取有效措施，在日趨繁雜的高校事務(wù)中，應用精細化的管理理論，建立規(guī)范的高校辦公室行政管理體制，從而讓高校辦公室的行政工作更加高效，盡可能避免失誤?；诂F(xiàn)狀，并考慮到學院制度的改革發(fā)展，提高二級學院的精細化管理工作迫在眉睫。

二、利用微信公眾平臺實現(xiàn)精細化管理的意義

（一）精細化管理的思想。精細化管理是一種先進的管理理念、模式、文化和方法，最早出現(xiàn)在日本豐田企業(yè)。關(guān)于精細化管理的具體含義，我國精細化管理研究領(lǐng)域的知名學者汪中求先生認為，要實現(xiàn)精細化管理，其核心在于，用剛性的制度來規(guī)范人的行為，通過強化責任落實來形成集體的執(zhí)行力。高校二級學院辦公室管理中的精細化，指的是工作目標明確、要求具體、流程優(yōu)化、規(guī)則細化，做到規(guī)則面前人人平等、程序合理、信息公開、考核定量。高校辦公室精細化管理既是現(xiàn)實競爭的需要，也是辦公室轉(zhuǎn)變管理方式、提高管理水平的必由之路。

（二）高校二級學院精細化管理內(nèi)容。高校二級學院精細化管理內(nèi)容主要涉及到教學管理、科研管理、學生管理、財務(wù)管理、人事與行政管理、考勤管理及各種院務(wù)信息的上傳下達。

（三）微信公眾平臺促進辦公室管理的可能性和必要性。微信具有的實時通信、異步交流、支持多種媒體信息等特點，使信息交流更加快速、開放、高效，也使得信息傳播更具有針對性。目前，高校微信使用普及率已高達90%，高使用率奠定了微信公眾平臺的社會基礎(chǔ)。微信公眾平臺自2012年推出以來，擁有龐大的微信用戶基數(shù)、開放而靈活的環(huán)境。作為最重要的新媒體之一，微信公眾平臺因其強大的功能、簡便的使用方法、極佳的用戶體驗和獨有的溝通魅力獲得了高校師生的青睞。微信公眾平臺也被應用到高等學校管理工作中，將這種新媒體作為二級學院辦公室管理的工作方式逐漸被認可和接受，如微信公眾平臺的數(shù)據(jù)統(tǒng)計功能可以減少在精細化管理道路上的工作量，進一步推進精細化管理的進程。可見，微信公眾平臺在推動二級學院精細化管理方面有巨大的應用潛力。綜上所述，結(jié)合師生用戶信息利用行為的特點，利用微信公眾平臺，有效進行新媒體環(huán)境下的辦公室工作創(chuàng)新與發(fā)展，構(gòu)建高校二級學院辦公室管理工作的精細化管理模式，可為辦公室工作的開展帶來新的契機。

三、精細化管理背景下微信公眾平臺應用模式

（一）高校二級學院微信公眾平臺精細化管理的要素。高校二級學院辦公室微信公眾平臺管理模式由微信用戶群（用戶基礎(chǔ)）、微信用戶互動平臺（平臺基礎(chǔ)）、微信服務(wù)（服務(wù)基礎(chǔ)）三個要素組成。1.微信用戶群。將面向的師生發(fā)展為微信用戶，形成龐大的用戶群體，并且對用戶劃分為不同的群體類別，以形成用戶基礎(chǔ)。2.微信用戶互動平臺。搭建微信服務(wù)互動平臺，且平臺整合了數(shù)字全媒體空間資源，通過“自助平臺”“互動平臺”等實現(xiàn)線上瀏覽檢索、預約、信息展示、搜集回饋等各分散工作環(huán)節(jié)的全面整合。3.微信為載體的信息服務(wù)。以微信、微信公眾平臺為載體，將著力點放在信息服務(wù)層面上，在此基礎(chǔ)上開展辦公室管理工作創(chuàng)新，開創(chuàng)高校二級學院辦公室管理工作的新局面。