蔡宏炳

【摘要】本文闡述了Access數(shù)據(jù)庫在縣域民生檔案管理中的作用，介紹了運用Access數(shù)據(jù)庫創(chuàng)建檔案管理數(shù)據(jù)庫的實施步驟。

【關(guān)鍵詞】Access數(shù)據(jù)庫;檔案信息化管理;縣域民生

隨著信息化技術(shù)的飛躍發(fā)展，給各行各業(yè)帶來前所未有的沖擊和技術(shù)革命，通過利用計算機(jī)信息技術(shù)來加強(qiáng)和提高檔案管理水平，已成為檔案信息化管理發(fā)展的趨勢和要求。充分利用計算機(jī)對檔案信息進(jìn)行信息化管理，與傳統(tǒng)的手工管理相比，具有檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲量大、保密性好、壽命長、成本低等無法比擬的優(yōu)勢和特點。利用專業(yè)檔案管理軟件可實現(xiàn)計算機(jī)輔助立卷、整理和各類目錄的自動編排打印等工作，提高檔案管理的信息化水平，使檔案員從繁復(fù)的整理裝訂案卷、謄抄目錄中解放出來，從而達(dá)到降低勞動強(qiáng)度、提高勞動效率的效果。檔案管理信息化的發(fā)展是檔案部門實現(xiàn)科學(xué)化、正規(guī)化管理的必要條件。

對于縣域民生，由于資金和設(shè)備投入上還存在一些差距，推廣應(yīng)用專業(yè)檔案管理軟件還有一定難度，如何通過利用信息化技術(shù)手段提高檔案管理水平，解決使用專業(yè)檔案管理軟件投資大、設(shè)備性能要求高等問題，已成為解決縣域民生檔案管理信息化的迫切要求。經(jīng)過幾年的實踐與探索證明，通過充分利用Access數(shù)據(jù)庫對檔案進(jìn)行信息化管理，運用到縣域民生日常檔案管理工作中，可較好地解決困擾縣域民生檔案管理信息化的問題?？h域民生檔案管理實施Access的意義Access作為數(shù)據(jù)庫管理程序，主要用于管理某個特定主題的信息的集合。比如維護(hù)和管理若干個人檔案資料，管理和維護(hù)某一個單位全體人員的工資，管理和維護(hù)同學(xué)通訊錄等。在Access數(shù)據(jù)庫的應(yīng)用中，可實現(xiàn)大到管理某一個企業(yè)集團(tuán)的人事、財務(wù)、營銷、庫存等，建立一個集成化綜合信息管理系統(tǒng);小到應(yīng)用到家庭，建立家庭財務(wù)管理等。且Access數(shù)據(jù)庫具有簡單易學(xué)、易于掌握、維護(hù)便利等特點，可滿足一般的數(shù)據(jù)管理及處理需要。

利用Access數(shù)據(jù)庫程序建立檔案管理數(shù)據(jù)庫，通過把檔案資料目錄按設(shè)定的數(shù)據(jù)庫格式錄入到計算機(jī)中，建立檔案管理信息數(shù)據(jù);通過掃描儀、刻錄機(jī)的運用做到脫機(jī)載體電子文件歸檔的工作;通過OLE控件鏈接相關(guān)內(nèi)容，實現(xiàn)文件內(nèi)容全文數(shù)字化檢索;通過直接查閱相關(guān)電子檔案內(nèi)容即可實現(xiàn)檔案查閱，雙套制歸檔的傳統(tǒng)載體檔案一般不需再提供利用;采用計算機(jī)進(jìn)行目錄檢索，只需在標(biāo)題檢索中鍵入關(guān)鍵字，輸入?yún)?shù)，計算機(jī)即能在幾秒鐘內(nèi)檢索出包含此關(guān)鍵字的所有文件，檔案利用的查準(zhǔn)率和查全率可達(dá)到100%;并可根據(jù)需要設(shè)置報表模塊，打印輸出各類檔案目錄;通過利用Access建立信息檔案數(shù)據(jù)庫，可促進(jìn)縣域民生的檔案管理工作逐步走上了現(xiàn)代化、系統(tǒng)化、信息化的軌道。

一、Access實施的步驟

（一）創(chuàng)建檔案管理數(shù)據(jù)庫。通過啟動MicrosoftOfficeAccess程序創(chuàng)建“檔案管理數(shù)據(jù)庫”及數(shù)據(jù)表。數(shù)據(jù)表是Access數(shù)據(jù)庫中真正存儲數(shù)據(jù)信息的組件，是整個數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)，其他“查詢”“窗體”和“報表”等組件都是基于數(shù)據(jù)表建立的。1.在“檔案管理數(shù)據(jù)庫”窗口中打開“表”選項卡，利用

“使用設(shè)計器創(chuàng)建表格”創(chuàng)建數(shù)據(jù)表1。在表格“設(shè)計”視圖中設(shè)置需要的字段，如：綜合編號、案卷號、案卷標(biāo)題、起始時間、終止時間、卷內(nèi)頁數(shù)、保管期限及字段屬性等，設(shè)綜合編號為主關(guān)鍵字段。2.在“檔案管理數(shù)據(jù)庫”窗口中打開“表”選項卡，利用“使用設(shè)計器創(chuàng)建表格”創(chuàng)建數(shù)據(jù)表2。在表格“設(shè)計”視圖中設(shè)置我們需要的字段，如：綜合編號、順號、文件作者、文件字號、文件標(biāo)題、文件日期、頁號、備注、OLE和字段屬性等，設(shè)綜合編號為主關(guān)鍵字段。3.通過主關(guān)鍵字段的連接，創(chuàng)建“對多”的關(guān)系，建立子數(shù)據(jù)表。

（二）創(chuàng)建多種形式的查詢。查詢系統(tǒng)在使用檔案管理數(shù)據(jù)庫的過程中，會產(chǎn)生檢索某些特定數(shù)據(jù)的要求，這些數(shù)據(jù)信息可能存儲在一個表格中，也可能分散在不同的表格中，Access數(shù)據(jù)庫中的查詢功能可實現(xiàn)提取所需數(shù)據(jù)并組織在一起。根據(jù)實際工作需要，可以建立多種形式的查詢。如：案卷號查詢、案卷目錄查詢、年代查詢、標(biāo)題查詢、文件字號查詢、綜合查詢、年代加標(biāo)題查詢等等，既方便又快捷，大大提高了工作效率。

（三）創(chuàng)建窗體。在Access數(shù)據(jù)庫中，窗體是比較重要的對象類型，利用它可以使數(shù)據(jù)庫的輸入、更新和查看操作變得直觀簡潔。另外，窗體還可以作為數(shù)據(jù)庫管理軟件的用戶界面，完成各種操作。首先，使用“自動創(chuàng)建窗體”向?qū)Э梢钥焖俚厣筛鞣N形式的窗體。只需在“新建窗體”對話框中選擇窗體數(shù)據(jù)來源表或查詢，Access數(shù)據(jù)庫將自動創(chuàng)建一個窗體。其次，在“檔案管理數(shù)據(jù)庫”窗口中打開“表”選項卡，利用“使用窗體向?qū)?chuàng)建窗體”;并利用“設(shè)計”視圖、添加控件、設(shè)置控件屬性來設(shè)計自定義窗體。最后，創(chuàng)建檔案管理數(shù)據(jù)庫程序的切換面板窗體。打開數(shù)據(jù)庫，單擊“工具”菜單下的“數(shù)據(jù)庫實用工具”子菜單，然后單擊其中的“切換面板管理器”命令，輸入相關(guān)的內(nèi)容。

（四）創(chuàng)建報表。在Access數(shù)據(jù)庫中，報表是一個以打印格式來顯示數(shù)據(jù)、輸出信息的對象?？梢园凑招枨?，對數(shù)據(jù)進(jìn)行比較、分組和匯總，并且直觀地打印出來。報表的數(shù)據(jù)來源可以是表、查詢，可以根據(jù)工作需要制定各種報表。通過以上簡單的定義操作，檔案數(shù)據(jù)庫基本上建立起來了，它不僅可以運用在文書檔案管理上，還可以運用到科技檔案、榮譽(yù)檔案、會計檔案及文書的日常管理工作之中。Access數(shù)據(jù)庫的日常維護(hù)也非常簡單，它不但可以用Excel、Word發(fā)布數(shù)據(jù)，也可以用Excel導(dǎo)入數(shù)據(jù)，而且還可以與OA辦公平臺軟件連接，作為外掛數(shù)據(jù)庫，來實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的信息化管理。

二、結(jié)論

雖然Access數(shù)據(jù)庫不能與專業(yè)的檔案管理軟件相媲美，但它是我們檔案管理工作中不可缺少的助手，使得我們的工作變得更為迅速、簡捷、高效，大大提高了工作效率，通過充分利用Access數(shù)據(jù)庫對縣域民生檔案進(jìn)行信息化管理，可較好地提高縣域民生檔案管理信息化水平。

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