李淑香

摘 要：軍工企業(yè)工程建設(shè)項目檔案是軍工單位在工程建設(shè)中形成的原始記錄，是軍工企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營、維護(hù)發(fā)展的主要依據(jù)，是重要的知識資產(chǎn)，在國防經(jīng)濟(jì)發(fā)展中起到重要支撐作用。本文對筆者所在軍工企業(yè)重大建設(shè)項目中積累的工程建設(shè)項目檔案資料檢查審核審查工作實踐中采取的方法和出現(xiàn)的問題進(jìn)行分析，提出了一些認(rèn)識和體會。

關(guān)鍵詞：軍工企業(yè);工程建設(shè)項目檔案資料;問題;審核審查工作的探究

引言

軍工企業(yè)工程建設(shè)項目檔案工作要與經(jīng)營管理的其他方面一起與時俱進(jìn)，怎樣更好地做好檔案收集工作、保管和利用工作，只能在實踐中不斷探索。今日的辛苦收集、精心保管是為了明日的有效利用，是為了更好的維護(hù)軍工企業(yè)資產(chǎn)的保值增值，歷史將見證基層檔案工作者工作的意義所在。

1、軍工企業(yè)工程建設(shè)項目檔案管理的重要性

工程建設(shè)項目檔案是指在工程建設(shè)活動中直接形成的具有歸檔保存價值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄。軍工企業(yè)工程建設(shè)項目檔案因其固有的特殊性，使其與其它工程建設(shè)項目檔案更具有一定的儲存價值。

但是隨著工程項目的增多，工程資料也不斷增多。在工程前期包括的資料主要有任務(wù)書、上級批示的文件、招投標(biāo)文件、勘察文件、施工合同等。而在實際施工過程中涉及到的資料主要包括施工材料、驗收材料以及關(guān)于質(zhì)量的監(jiān)督材料等。而在項目竣工之后，還會涉及到竣工圖紙、工程結(jié)算材料等。一般情況來講，這些材料都對施工過程進(jìn)行了詳細(xì)介紹，是較為真實、全面的材料內(nèi)容，對工程的質(zhì)量有重要影響。就當(dāng)前社會中各個行業(yè)的材料管理來講，檔案管理具有一定的社會屬性，并且在國家的相關(guān)部門中已經(jīng)形成了一定的管理制度。

但是無論從企業(yè)的方面來講，還是從個人的方面來講，檔案管理的實施都能實現(xiàn)對社會價值的良好呈現(xiàn)，因此在進(jìn)行檔案管理的過程中，相關(guān)工作人員需要給予這方面內(nèi)容充分重視。無論是在檔案的形成、積累，還是在其收集、整理、保管等各個環(huán)節(jié)，我們都必須投入大量的精力，做好工程建設(shè)項目檔案歸檔工作，充分重視軍工企業(yè)工程建設(shè)項目檔案的管理工作。

2、工程建設(shè)項目檔案資料檢查審核審查工作存在的問題

2.1檔案專業(yè)人才缺乏

人才結(jié)構(gòu)失衡，檔案管理部門是檔案收集的專業(yè)部門，普遍存在年輕檔案人員缺乏、專業(yè)人才缺乏的現(xiàn)象。在工程檔案收集管理的過程中，要求具有高素質(zhì)的復(fù)合型人才，既要有檔案專業(yè)的知識結(jié)構(gòu)，同時也要有工程專業(yè)的知識結(jié)構(gòu);

2.2軍工建設(shè)單位檔案管理考核缺乏力度

檔案管理部門沒有話語權(quán)。固定資產(chǎn)投資項目涉及參建單位、參建部門眾多，檔案收集困難。雖然檔案管理部門為此制定了管理辦法及規(guī)章制度，但檔案部門沒有話語權(quán)，對參建單位及參建部門缺少考核力度與制約手段，在制度的執(zhí)行上只能不了了之;

2.3資料完整性問題

資料完整性問題是指一個工程項目所應(yīng)形成和歸檔的一切竣工圖紙、文字資料齊全完整，沒有遺漏現(xiàn)象，工程竣工資料的完整性是其準(zhǔn)確性的基本保證，殘缺不齊的工程竣工資料其準(zhǔn)確性也無從談起。在工程項目的檔案資料檢查中，發(fā)現(xiàn)工程建設(shè)項目歸檔資料不完整，如實施方案中編寫的內(nèi)容實際中沒有相關(guān)資料歸檔，存在不歸的現(xiàn)象，問其原因，解釋相關(guān)資料存在，但未歸入本工程項目檔案，也沒有在歸檔說明中標(biāo)注。這類問題影響了項目檔案的通過驗收;

2.4資料準(zhǔn)確性問題

資料準(zhǔn)確性是指項目檔案要真實、準(zhǔn)確，文件的時間邏輯、文字描述合理，能夠反映項目建設(shè)的實際情況。具體包括兩方面的意義：一是文字資料與圖紙的對應(yīng)配套，即每套施工圖紙都有相應(yīng)的施工紀(jì)錄與之對應(yīng)，每份文字資料又都準(zhǔn)確無誤的反映著施工圖的意圖和最終結(jié)果。二是文字資料合同圖紙與實物相符，做到文物吻合、圖物相符。在工程項目的檔案資料檢查中，發(fā)現(xiàn)了竣工圖未按設(shè)計變更貫徹更改、文件簽署時間邏輯順序倒置等問題，也是影響項目檔案通過驗收的重要因素;

2.5 資料有效性問題

資料有效性對工程建設(shè)來說至關(guān)重要，施工資料的形成和管理是施工過程不可缺失的組成部分。如施工日志是資料檢查的依據(jù)和基礎(chǔ)，涵蓋了工程管理和資料形成的過程記錄，施工日志應(yīng)該真是、連續(xù)完整、施工部位具體，填寫內(nèi)容與隱蔽、預(yù)檢、測量記錄、試驗報告、檢驗批、材料構(gòu)配件進(jìn)場記錄、技術(shù)交底交圈。施工日志記錄了施工階段的生產(chǎn)、技術(shù)質(zhì)量安全工作，工程項目的開、竣工日期、施工勘測、工程進(jìn)度及上級有關(guān)指示。但在工程項目的檔案資料檢查中發(fā)現(xiàn)，施工日志填寫的內(nèi)容不完整，一頁紙只記錄一行文字，具體事項記錄不清，技術(shù)質(zhì)量安全工作空白，不填寫。施工日志的記錄的有效性也是影響項目檔案通過驗收的重要因素;

2.6 資料移交問題

在接收竣工后移交的資料檢查中發(fā)現(xiàn)，文件資料簽署填寫不完整，如項目技術(shù)主管不簽字，編制起止日期填寫不對，背考表冊數(shù)、立卷人、審核人不填寫，這些也影響著項目檔案通過驗收的因素。

3、軍工企業(yè)工程建設(shè)項目檔案資料檢查審核審查工作的探究

3.1實現(xiàn)軍工企業(yè)工程建設(shè)與檔案管理的協(xié)調(diào)發(fā)展

軍工企業(yè)工程建設(shè)一般實施的時間比較長，從實施到竣工需要一個周期，因此在工程建設(shè)的過程中，實現(xiàn)有檔案管理的協(xié)調(diào)發(fā)展十分重要。工程項目中檔案的確立應(yīng)該從工程設(shè)立階段就開始，向相關(guān)部門作好歸檔交底工作，如天津廠房工程項目，在開工實施初期，單位領(lǐng)導(dǎo)組織相關(guān)檔案專業(yè)人員對施工方、監(jiān)理方相關(guān)人員作歸檔范圍、執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)作交底，讓相關(guān)人員知道歸檔歸什么、如何歸、怎么歸。

同時在進(jìn)展過程中需要對工程質(zhì)量進(jìn)行詳細(xì)監(jiān)管，對相關(guān)文件材料進(jìn)行詳細(xì)檢查。在項目簽訂正式的合同之后，需要實施相應(yīng)的監(jiān)理措施，使工程項目中的整體內(nèi)容納入到監(jiān)理范圍內(nèi)，進(jìn)而實現(xiàn)檔案管理體系的不斷完善，使檔案管理能夠在工程建設(shè)中的各個環(huán)節(jié)得到滲透。

3.2建立健全檔案管理服務(wù)平臺

服務(wù)意識是非常重要的，檔案相關(guān)管理工作人員需要在提高自身服務(wù)意識的基礎(chǔ)上，創(chuàng)新管理服務(wù)方式。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案管理部門可以通過建立網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺來實現(xiàn)檔案管理工作，將檔案資源與單位的局域網(wǎng)結(jié)合起來，并在管理部門內(nèi)部宣傳檔案資源的重要性，引導(dǎo)其對檔案資源進(jìn)行管理和查閱，使檔案的服務(wù)功能發(fā)揮出更加重要的作用。在此過程中，檔案管理人員需要站在網(wǎng)站服務(wù)的角度，對檔案進(jìn)行全面管理與運行，促進(jìn)軍工建設(shè)單位檔案管理服務(wù)模式的創(chuàng)新。

3.3借助“外力”來促進(jìn)管理人員綜合管理能力的提升

“外力”是指通過培訓(xùn)的方式將先進(jìn)的管理觀念、管理手段及模式等灌輸?shù)焦芾砣藛T的知識體系中，使其能夠掌握更具現(xiàn)代化特色的管理模式和觀念，以便為軍工企業(yè)檔案管理做出更多貢獻(xiàn)。部門應(yīng)當(dāng)定期組織全體員工展開培訓(xùn)，并結(jié)合當(dāng)?shù)爻鞘薪ㄔO(shè)和發(fā)展的實際情況，不斷提升管理人員的綜合能力和素質(zhì)。

此外，也可以聘請綜合能力較強(qiáng)的管理人員到本單位進(jìn)行演講，加強(qiáng)深入的交流，將先進(jìn)的管理觀念和方式與本單位的管理人員進(jìn)行溝通，以便能夠面對面進(jìn)行“解惑”，有效解決工作過程中遇到的問題，促進(jìn)管理效率的提升。

3.4加大對檔案管理工作的監(jiān)督檢查

監(jiān)理單位應(yīng)定期和不定期對各單位的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在的問題并要求及時整改處理。針對檔案管理中歸檔、分類、保存和編目等普遍存在問題的環(huán)節(jié)，進(jìn)行重點檢查和監(jiān)督。如天津廠房工程項目，定期不定期對施工方、監(jiān)理方督促檢查實施組卷完成情況，并對已組卷的文件逐一檢查，提出問題限期整改，對不能整改問題項匯總，進(jìn)行階段復(fù)查整改督察，因此，做好檔案的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查工作，是保證工程建設(shè)項目檔案資料歸檔不可缺少的一種有效途徑。通過該工程項目檔案管理的檢查和監(jiān)督，引導(dǎo)項目各單位重視檔案管理工作、健全檔案管理制度、規(guī)范項目檔案的管理工作。

3.5通過經(jīng)濟(jì)手段和管理辦法制約，實施有效的控制

運用適當(dāng)?shù)慕?jīng)濟(jì)手段和相應(yīng)的管理辦法，對工程科技資料實行有效的控制。在與工程參建單位簽訂承包合同時就應(yīng)對工程檔案的積累、形成及移交的時間、違約處理辦法進(jìn)行相應(yīng)的條款規(guī)定;在相應(yīng)的檔案管理辦法中，對工程檔案的收集范圍及編制檔案的責(zé)任單位應(yīng)予明確，對不同的部門應(yīng)針對不同的工程性質(zhì)規(guī)定檔案收集職責(zé)，如工程的征地和政策處理合同、環(huán)保、建筑、衛(wèi)生許可、土建招投標(biāo)、合同和協(xié)議等文件材料，明確由基建部門組織收集整理，向檔案部門移交。施工單位在進(jìn)行工程結(jié)算時，必須有檔案人員簽字，才可進(jìn)行財務(wù)結(jié)算，有了明確的收集范圍和職責(zé)及相應(yīng)的制約手段，工程資料和檔案就能避免流失，并能及時歸檔。從而確保工程檔案的歸檔率、完整率和準(zhǔn)確率。

結(jié)束語

在信息化時代背景下，軍工企業(yè)工程項目檔案管理依然存在較多問題，要求項目各參建單位高度重視工程建設(shè)項目檔案資料的管理工作、資料記載的不僅是工程的施工過程，更體現(xiàn)出了企業(yè)的管理水平和人員素質(zhì)。團(tuán)結(jié)協(xié)作，健全檔案管理制度、提升檔案管理意識、加強(qiáng)檔案管理隊伍建設(shè)、加大檔案管理監(jiān)督力度，這樣才能更好地解決檔案管理存在的問題，提高檔案管理質(zhì)量，保證軍工企業(yè)工程建設(shè)項目檔案資料的真實、完整、有效。

參考文獻(xiàn)

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