李淑香
摘 要:軍工企業(yè)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案是軍工單位在工程建設(shè)中形成的原始記錄,是軍工企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、維護(hù)發(fā)展的主要依據(jù),是重要的知識(shí)資產(chǎn),在國(guó)防經(jīng)濟(jì)發(fā)展中起到重要支撐作用。本文對(duì)筆者所在軍工企業(yè)重大建設(shè)項(xiàng)目中積累的工程建設(shè)項(xiàng)目檔案資料檢查審核審查工作實(shí)踐中采取的方法和出現(xiàn)的問題進(jìn)行分析,提出了一些認(rèn)識(shí)和體會(huì)。
關(guān)鍵詞:軍工企業(yè);工程建設(shè)項(xiàng)目檔案資料;問題;審核審查工作的探究
引言
軍工企業(yè)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案工作要與經(jīng)營(yíng)管理的其他方面一起與時(shí)俱進(jìn),怎樣更好地做好檔案收集工作、保管和利用工作,只能在實(shí)踐中不斷探索。今日的辛苦收集、精心保管是為了明日的有效利用,是為了更好的維護(hù)軍工企業(yè)資產(chǎn)的保值增值,歷史將見證基層檔案工作者工作的意義所在。
1、軍工企業(yè)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的重要性
工程建設(shè)項(xiàng)目檔案是指在工程建設(shè)活動(dòng)中直接形成的具有歸檔保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄。軍工企業(yè)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案因其固有的特殊性,使其與其它工程建設(shè)項(xiàng)目檔案更具有一定的儲(chǔ)存價(jià)值。
但是隨著工程項(xiàng)目的增多,工程資料也不斷增多。在工程前期包括的資料主要有任務(wù)書、上級(jí)批示的文件、招投標(biāo)文件、勘察文件、施工合同等。而在實(shí)際施工過程中涉及到的資料主要包括施工材料、驗(yàn)收材料以及關(guān)于質(zhì)量的監(jiān)督材料等。而在項(xiàng)目竣工之后,還會(huì)涉及到竣工圖紙、工程結(jié)算材料等。一般情況來(lái)講,這些材料都對(duì)施工過程進(jìn)行了詳細(xì)介紹,是較為真實(shí)、全面的材料內(nèi)容,對(duì)工程的質(zhì)量有重要影響。就當(dāng)前社會(huì)中各個(gè)行業(yè)的材料管理來(lái)講,檔案管理具有一定的社會(huì)屬性,并且在國(guó)家的相關(guān)部門中已經(jīng)形成了一定的管理制度。
但是無(wú)論從企業(yè)的方面來(lái)講,還是從個(gè)人的方面來(lái)講,檔案管理的實(shí)施都能實(shí)現(xiàn)對(duì)社會(huì)價(jià)值的良好呈現(xiàn),因此在進(jìn)行檔案管理的過程中,相關(guān)工作人員需要給予這方面內(nèi)容充分重視。無(wú)論是在檔案的形成、積累,還是在其收集、整理、保管等各個(gè)環(huán)節(jié),我們都必須投入大量的精力,做好工程建設(shè)項(xiàng)目檔案歸檔工作,充分重視軍工企業(yè)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案的管理工作。
2、工程建設(shè)項(xiàng)目檔案資料檢查審核審查工作存在的問題
2.1檔案專業(yè)人才缺乏
人才結(jié)構(gòu)失衡,檔案管理部門是檔案收集的專業(yè)部門,普遍存在年輕檔案人員缺乏、專業(yè)人才缺乏的現(xiàn)象。在工程檔案收集管理的過程中,要求具有高素質(zhì)的復(fù)合型人才,既要有檔案專業(yè)的知識(shí)結(jié)構(gòu),同時(shí)也要有工程專業(yè)的知識(shí)結(jié)構(gòu);
2.2軍工建設(shè)單位檔案管理考核缺乏力度
檔案管理部門沒有話語(yǔ)權(quán)。固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目涉及參建單位、參建部門眾多,檔案收集困難。雖然檔案管理部門為此制定了管理辦法及規(guī)章制度,但檔案部門沒有話語(yǔ)權(quán),對(duì)參建單位及參建部門缺少考核力度與制約手段,在制度的執(zhí)行上只能不了了之;
2.3資料完整性問題
資料完整性問題是指一個(gè)工程項(xiàng)目所應(yīng)形成和歸檔的一切竣工圖紙、文字資料齊全完整,沒有遺漏現(xiàn)象,工程竣工資料的完整性是其準(zhǔn)確性的基本保證,殘缺不齊的工程竣工資料其準(zhǔn)確性也無(wú)從談起。在工程項(xiàng)目的檔案資料檢查中,發(fā)現(xiàn)工程建設(shè)項(xiàng)目歸檔資料不完整,如實(shí)施方案中編寫的內(nèi)容實(shí)際中沒有相關(guān)資料歸檔,存在不歸的現(xiàn)象,問其原因,解釋相關(guān)資料存在,但未歸入本工程項(xiàng)目檔案,也沒有在歸檔說明中標(biāo)注。這類問題影響了項(xiàng)目檔案的通過驗(yàn)收;
2.4資料準(zhǔn)確性問題
資料準(zhǔn)確性是指項(xiàng)目檔案要真實(shí)、準(zhǔn)確,文件的時(shí)間邏輯、文字描述合理,能夠反映項(xiàng)目建設(shè)的實(shí)際情況。具體包括兩方面的意義:一是文字資料與圖紙的對(duì)應(yīng)配套,即每套施工圖紙都有相應(yīng)的施工紀(jì)錄與之對(duì)應(yīng),每份文字資料又都準(zhǔn)確無(wú)誤的反映著施工圖的意圖和最終結(jié)果。二是文字資料合同圖紙與實(shí)物相符,做到文物吻合、圖物相符。在工程項(xiàng)目的檔案資料檢查中,發(fā)現(xiàn)了竣工圖未按設(shè)計(jì)變更貫徹更改、文件簽署時(shí)間邏輯順序倒置等問題,也是影響項(xiàng)目檔案通過驗(yàn)收的重要因素;
2.5 資料有效性問題
資料有效性對(duì)工程建設(shè)來(lái)說至關(guān)重要,施工資料的形成和管理是施工過程不可缺失的組成部分。如施工日志是資料檢查的依據(jù)和基礎(chǔ),涵蓋了工程管理和資料形成的過程記錄,施工日志應(yīng)該真是、連續(xù)完整、施工部位具體,填寫內(nèi)容與隱蔽、預(yù)檢、測(cè)量記錄、試驗(yàn)報(bào)告、檢驗(yàn)批、材料構(gòu)配件進(jìn)場(chǎng)記錄、技術(shù)交底交圈。施工日志記錄了施工階段的生產(chǎn)、技術(shù)質(zhì)量安全工作,工程項(xiàng)目的開、竣工日期、施工勘測(cè)、工程進(jìn)度及上級(jí)有關(guān)指示。但在工程項(xiàng)目的檔案資料檢查中發(fā)現(xiàn),施工日志填寫的內(nèi)容不完整,一頁(yè)紙只記錄一行文字,具體事項(xiàng)記錄不清,技術(shù)質(zhì)量安全工作空白,不填寫。施工日志的記錄的有效性也是影響項(xiàng)目檔案通過驗(yàn)收的重要因素;
2.6 資料移交問題
在接收竣工后移交的資料檢查中發(fā)現(xiàn),文件資料簽署填寫不完整,如項(xiàng)目技術(shù)主管不簽字,編制起止日期填寫不對(duì),背考表冊(cè)數(shù)、立卷人、審核人不填寫,這些也影響著項(xiàng)目檔案通過驗(yàn)收的因素。
3、軍工企業(yè)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案資料檢查審核審查工作的探究
3.1實(shí)現(xiàn)軍工企業(yè)工程建設(shè)與檔案管理的協(xié)調(diào)發(fā)展
軍工企業(yè)工程建設(shè)一般實(shí)施的時(shí)間比較長(zhǎng),從實(shí)施到竣工需要一個(gè)周期,因此在工程建設(shè)的過程中,實(shí)現(xiàn)有檔案管理的協(xié)調(diào)發(fā)展十分重要。工程項(xiàng)目中檔案的確立應(yīng)該從工程設(shè)立階段就開始,向相關(guān)部門作好歸檔交底工作,如天津廠房工程項(xiàng)目,在開工實(shí)施初期,單位領(lǐng)導(dǎo)組織相關(guān)檔案專業(yè)人員對(duì)施工方、監(jiān)理方相關(guān)人員作歸檔范圍、執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)作交底,讓相關(guān)人員知道歸檔歸什么、如何歸、怎么歸。
同時(shí)在進(jìn)展過程中需要對(duì)工程質(zhì)量進(jìn)行詳細(xì)監(jiān)管,對(duì)相關(guān)文件材料進(jìn)行詳細(xì)檢查。在項(xiàng)目簽訂正式的合同之后,需要實(shí)施相應(yīng)的監(jiān)理措施,使工程項(xiàng)目中的整體內(nèi)容納入到監(jiān)理范圍內(nèi),進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案管理體系的不斷完善,使檔案管理能夠在工程建設(shè)中的各個(gè)環(huán)節(jié)得到滲透。
3.2建立健全檔案管理服務(wù)平臺(tái)
服務(wù)意識(shí)是非常重要的,檔案相關(guān)管理工作人員需要在提高自身服務(wù)意識(shí)的基礎(chǔ)上,創(chuàng)新管理服務(wù)方式。隨著信息技術(shù)的發(fā)展,檔案管理部門可以通過建立網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案管理工作,將檔案資源與單位的局域網(wǎng)結(jié)合起來(lái),并在管理部門內(nèi)部宣傳檔案資源的重要性,引導(dǎo)其對(duì)檔案資源進(jìn)行管理和查閱,使檔案的服務(wù)功能發(fā)揮出更加重要的作用。在此過程中,檔案管理人員需要站在網(wǎng)站服務(wù)的角度,對(duì)檔案進(jìn)行全面管理與運(yùn)行,促進(jìn)軍工建設(shè)單位檔案管理服務(wù)模式的創(chuàng)新。
3.3借助“外力”來(lái)促進(jìn)管理人員綜合管理能力的提升
“外力”是指通過培訓(xùn)的方式將先進(jìn)的管理觀念、管理手段及模式等灌輸?shù)焦芾砣藛T的知識(shí)體系中,使其能夠掌握更具現(xiàn)代化特色的管理模式和觀念,以便為軍工企業(yè)檔案管理做出更多貢獻(xiàn)。部門應(yīng)當(dāng)定期組織全體員工展開培訓(xùn),并結(jié)合當(dāng)?shù)爻鞘薪ㄔO(shè)和發(fā)展的實(shí)際情況,不斷提升管理人員的綜合能力和素質(zhì)。
此外,也可以聘請(qǐng)綜合能力較強(qiáng)的管理人員到本單位進(jìn)行演講,加強(qiáng)深入的交流,將先進(jìn)的管理觀念和方式與本單位的管理人員進(jìn)行溝通,以便能夠面對(duì)面進(jìn)行“解惑”,有效解決工作過程中遇到的問題,促進(jìn)管理效率的提升。
3.4加大對(duì)檔案管理工作的監(jiān)督檢查
監(jiān)理單位應(yīng)定期和不定期對(duì)各單位的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查,及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在的問題并要求及時(shí)整改處理。針對(duì)檔案管理中歸檔、分類、保存和編目等普遍存在問題的環(huán)節(jié),進(jìn)行重點(diǎn)檢查和監(jiān)督。如天津廠房工程項(xiàng)目,定期不定期對(duì)施工方、監(jiān)理方督促檢查實(shí)施組卷完成情況,并對(duì)已組卷的文件逐一檢查,提出問題限期整改,對(duì)不能整改問題項(xiàng)匯總,進(jìn)行階段復(fù)查整改督察,因此,做好檔案的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查工作,是保證工程建設(shè)項(xiàng)目檔案資料歸檔不可缺少的一種有效途徑。通過該工程項(xiàng)目檔案管理的檢查和監(jiān)督,引導(dǎo)項(xiàng)目各單位重視檔案管理工作、健全檔案管理制度、規(guī)范項(xiàng)目檔案的管理工作。
3.5通過經(jīng)濟(jì)手段和管理辦法制約,實(shí)施有效的控制
運(yùn)用適當(dāng)?shù)慕?jīng)濟(jì)手段和相應(yīng)的管理辦法,對(duì)工程科技資料實(shí)行有效的控制。在與工程參建單位簽訂承包合同時(shí)就應(yīng)對(duì)工程檔案的積累、形成及移交的時(shí)間、違約處理辦法進(jìn)行相應(yīng)的條款規(guī)定;在相應(yīng)的檔案管理辦法中,對(duì)工程檔案的收集范圍及編制檔案的責(zé)任單位應(yīng)予明確,對(duì)不同的部門應(yīng)針對(duì)不同的工程性質(zhì)規(guī)定檔案收集職責(zé),如工程的征地和政策處理合同、環(huán)保、建筑、衛(wèi)生許可、土建招投標(biāo)、合同和協(xié)議等文件材料,明確由基建部門組織收集整理,向檔案部門移交。施工單位在進(jìn)行工程結(jié)算時(shí),必須有檔案人員簽字,才可進(jìn)行財(cái)務(wù)結(jié)算,有了明確的收集范圍和職責(zé)及相應(yīng)的制約手段,工程資料和檔案就能避免流失,并能及時(shí)歸檔。從而確保工程檔案的歸檔率、完整率和準(zhǔn)確率。
結(jié)束語(yǔ)
在信息化時(shí)代背景下,軍工企業(yè)工程項(xiàng)目檔案管理依然存在較多問題,要求項(xiàng)目各參建單位高度重視工程建設(shè)項(xiàng)目檔案資料的管理工作、資料記載的不僅是工程的施工過程,更體現(xiàn)出了企業(yè)的管理水平和人員素質(zhì)。團(tuán)結(jié)協(xié)作,健全檔案管理制度、提升檔案管理意識(shí)、加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)、加大檔案管理監(jiān)督力度,這樣才能更好地解決檔案管理存在的問題,提高檔案管理質(zhì)量,保證軍工企業(yè)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案資料的真實(shí)、完整、有效。
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