摘? 要：政府組織結構要想實現(xiàn)科學合理的構建，同時內部現(xiàn)有的工作流程要想實現(xiàn)優(yōu)化和完善，就必須要結合實際情況，對現(xiàn)有的計算機、網(wǎng)絡等各種不同類型的現(xiàn)代信息技術手段進行科學合理的利用。該文針對電子政務與電子檔案管理相互依托的關系進行分析，在保證兩者可以實現(xiàn)穩(wěn)定發(fā)展的基礎上，要意識到電子政務在建設過程中，其在本質上就已經(jīng)涵蓋了電子檔案的管理工作。

關鍵詞：電子政務? 電子檔案? 相互依托? 關系分析

中圖分類號：G27 ? ?文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2020）04（c）-0253-02

網(wǎng)絡時代的到來，各個領域在發(fā)展過程中，都在逐漸朝著智能化、信息化的趨勢發(fā)展。對于各級政府部門而言也是如此，在對各種不同類型的政務進行處理時，各級政府普遍都會選擇利用計算機來進行處理，這樣不僅可以提高效率，而且還可以提高質量，簡化整個政務的處理過程。電子政務其實可以被看作是現(xiàn)階段信息技術與現(xiàn)代管理理念、管理體制相互之間的一種有效融合。在對電子政務進行分析時，發(fā)現(xiàn)電子政務其實自身的本質就是將網(wǎng)絡作為運作的工具，同時還要將用戶作為其中的核心要素，這樣才能夠達到便民的根本目的。

1? 電子政務與電子檔案管理之間的必然聯(lián)系性特征

眾所周知，檔案一直以來都是國家機關、企業(yè)、事業(yè)單位等在各種不同類型實踐活動中逐漸形成的一種具有價值的歷史記錄信息。在對不同形式檔案資料進行收集和利用時，最基本的就是要保證檔案內容的真實性和有效性，這樣才能夠提高檔案的整體利用率，為不同決策提供準確有效的依據(jù)作為支持。電子政務信息的來源基本上可以劃分為兩個部分。首先，在與現(xiàn)階段電子政務管理現(xiàn)狀進行結合分析時，發(fā)現(xiàn)在傳統(tǒng)政府部門的影響下，在各種不同類型的政府管理活動實施過程中，逐漸形成的歷史記錄內容、信息文件等，會涉及到很多方面的內容。比如，比較常見的就是各級政府在不同時期頒發(fā)的法律法規(guī)，同時還會涉及到各種不同類型的統(tǒng)計信息等，這些都是電子政務信息的主要來源[1]。其次，在電子政務環(huán)境的影響下，各級政府部門在開展各種不同類型的政務活動時，其自身所形成的電子化、數(shù)字化政務信息也可以被看作是其中的主要信息來源。由此可以看出，在日常管理過程中，政府可以被看作是電子檔案的形成者，與此同時，政務電子信息也可以被看作是電子檔案在構建和管理過程中的重要來源之一。在經(jīng)過一系列的鑒定和分析后，發(fā)現(xiàn)電子政務信息如果具有保留價值，那么就會直接被轉變成為電子檔案。由此可以看出，兩者之間具有密切的聯(lián)系，雖然是兩個不同的主體，但是兩者相輔相成，相互之間的聯(lián)系是一種必然的選擇趨勢。

2? 電子政務與電子檔案管理相互依托的關系分析

2.1 營造電子檔案管理與電子政務共同發(fā)展的良好環(huán)境

隨著信息技術的不斷進步和快速發(fā)展，政府在開展各項業(yè)務和政務工作時，都會逐漸朝著信息化、數(shù)字化的趨勢發(fā)展，這也是電子政務、電子檔案管理未來發(fā)展的必然趨勢。在實踐中，各級政府的機關檔案管理部門要與實際情況進行結合，積極主動地參與到各個環(huán)節(jié)的活動中，同時還要參與到電子政務的建設當中，這樣才能夠實現(xiàn)電子政務與電子檔案相互之間的有效合作。所以，首先在具體操作過程中，必須要結合實際要求，樹立創(chuàng)新意識。在創(chuàng)新意識的基礎上，要根據(jù)電子政務在建設過程中的具體程序、要求等，按照其中存在的規(guī)律逐漸融入其中，同時還要提出與其相對應的配套管理，這樣才能夠從根本上保證電子文件在實踐中的有效運轉[2]。其次，還要在實踐中樹立良好的公眾意識。樹立該意識的根本目的是為了在群眾心目中樹立良好的政府形象，堅持將政府信息公開，盡可能滿足社會大眾對政府行為提出的個性化要求。除此之外，還要在實踐中結合實際要求，樹立良好的學習意識。積極引進和借鑒一些國際上有關電子政務建設的一些先進理念、管理措施等，同時還要勇于嘗試一些全新的技術、標準、行為規(guī)范等。通過這種方式在實踐中的科學合理利用，不僅可以從根本上促使檔案管理在電子政務的整個規(guī)劃和建設過程中的作用得到有效發(fā)揮，而且還可以不斷加快進程，促使電子政務在實際應用過程中的范圍可以得到有效的拓展。

2.2 對電子政務文件實行前段控制

在對電子文件進行分析時，發(fā)現(xiàn)由于電子文件本身具有一定的特殊性，所以，對于電子文件而言，其自身具有非常明顯的易改性特征。如果仍然按照過去的方式來進行管理，那么必須要結合實際要求，直接按照存檔的順序來進行管理。但是這種方式在實際應用過程中，根本無法對電子檔案的真實性和有效性提供保障，甚至嚴重時，還有可能會導致電子文件出現(xiàn)嚴重的流失現(xiàn)象。這樣不僅會導致重復性工作的頻率越來越高，而且達不到理想化的實施效果。由于電子文件很容易出現(xiàn)在歸檔之前就已經(jīng)被改動等問題，甚至一些人員會由于個人利益等因素的影響，在存檔之前對這些文件內容進行隨意的刪除、銷毀等。有部分文件在形成過程中，就已經(jīng)在其中提取出了主題詞。與此同時，文件在歸檔之后還必須要對其進行標引工作，這樣在無形當中就會導致工作人員的工作量被無限增加[3]。所以，在對該問題進行處理時，要保證政府工作在開展時，與其相對應的電子文檔必須要貫徹落實“前段控制”的基本原則。也就是在對文檔進行管理時，必須要保證原本的紙質文件管理系統(tǒng)中后期管理階段需要控制的手段，直接提前到前段的位置處。在具體操作過程中，必須要保證檔案部門在日常管理過程中，直接將有關電子公文的管理工作全部都落實到實處，提前進行延伸和處理。在與實際情況進行結合分析之后，直接將文件的生命周期前段作為控制初始階段，這樣可以最大限度保證歸檔活動的有序開展。從具體的角度出發(fā)來對其進行分析和研究，不難看出，在文件系統(tǒng)的整個設計過程中，檔案管理人員必須要保證自己積極主動地參與到設計環(huán)節(jié)，這樣可以在其中適當?shù)慕o予一定的指導和意見。另外，在具體操作過程中，必須要對歸檔、歸檔之后的文件管理需求等進行綜合分析和考慮，這樣可以將需要集中管理的文件全部都進行統(tǒng)一有效的整合和歸檔。

2.3 電子政務與電子檔案管理關系的思考

在經(jīng)過一系列的分析和研究之后，發(fā)現(xiàn)電子政務其實可以被看作是電子檔案管理的源頭，而電子檔案管理工作在具體開展過程中，可以保證電子政務在處理過程中的效率和質量。所以，無論是從理論的角度出發(fā)或者是從實踐的角度出發(fā)，電子政務與電子檔案相互之間具有密切的聯(lián)系。為了保證電子檔案管理在電子政務工作處理過程中的有效利用，可以結合實際情況，從電子政務的角度出發(fā)。尤其是在對電子政務系統(tǒng)進行設計、規(guī)劃以及具體應用時，要結合實際要求，將電子檔案管理設計也一并融入其中，這樣可以取得良好的應用效果。除此之外，在對電子政務進行建設時，還要引導檔案部門管理人員積極主動地參與其中，這樣不僅可以保證電子政務的有效落實，而且還可以提高電子檔案管理水平，實現(xiàn)兩者的有效合作。

3? 結語

電子政務工程項目在提出以及具體應用過程中，其自身是一項系統(tǒng)性的工程，對電子檔案管理工作而言，既是一種機遇，同時也是一種挑戰(zhàn)。所以要想實現(xiàn)兩者的有效融合，就必須牢牢把握住機遇，同時還要從觀念、職能作用等各個不同因素角度出發(fā)，實現(xiàn)對現(xiàn)有管理模式的創(chuàng)新和優(yōu)化，這樣才能夠保證電子政務處理的效率可以得到有效提升。

參考文獻

[1] 桂美銳.電子檔案“單套制”管理的多元主體協(xié)同機制[J].檔案管理，2019（1）：18-21.

[2] 侯衡.InterPARES電子郵件長期保存策略研究及啟示[J].檔案學通訊，2018（4）：20-26.

[3] 蘇冠賢.辦公自動化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)優(yōu)化整合模式研究[J].檔案學研究，2017（5）：86-91.

作者簡介：郝亮（1984，7—），男，漢族，山西孝義人，本科，館員，研究方向：檔案管理。