關(guān)鍵詞 基層檢察院 檔案工作 現(xiàn)狀 對(duì)策

作者簡(jiǎn)介：張慧敏，東莞市第一市區(qū)人民檢察院，初級(jí)檔案員，研究方向：檢察院檔案管理。

中圖分類(lèi)號(hào)：D926.3 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A ? ? ? ? ? ?? ? ? ? ? ?DOI：10.19387/j.cnki.1009-0592.2020.04.079

經(jīng)過(guò)多年的發(fā)展，檢察院對(duì)檔案管理工作的重視程度不斷提升，檔案庫(kù)房基礎(chǔ)設(shè)施日益完善，檔案組織管理日益增強(qiáng)。然而，目前基層檢察院檔案管理工作之中依舊存在許多問(wèn)題，阻礙著檔案工作的質(zhì)量與效率提升?；诖?，加強(qiáng)對(duì)基層檢察院檔案工作現(xiàn)狀的研究是非常有必要的，并在此基礎(chǔ)上制定有效的解決對(duì)策[1]。

一、基層檢察機(jī)關(guān)檔案工作所取得的成效

首先，構(gòu)建起完善的管理體系。加快建設(shè)了檔案管理組織網(wǎng)絡(luò)，配備專(zhuān)業(yè)的檔案管理工作人員。部分地區(qū)組織成立了檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，其中，組長(zhǎng)由監(jiān)察長(zhǎng)擔(dān)任，副組長(zhǎng)由分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任，而小組成員由各個(gè)部門(mén)負(fù)責(zé)人組成。

其次，確定有關(guān)主體任務(wù)與職責(zé)。明確人員的職責(zé)，分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)監(jiān)督工作，各科室負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)協(xié)助工作，具體操作由專(zhuān)職與兼職檔案員負(fù)責(zé)，推進(jìn)層次責(zé)任制度，建立健全績(jī)效考核制度，完善賞罰分明的獎(jiǎng)懲制度，調(diào)動(dòng)全體人員積極性，加強(qiáng)部署，逐步推進(jìn)[2]。

最后，加大對(duì)檔案工作的投入，建設(shè)檔案室與陳列室，配備完善的軟硬件設(shè)施。引進(jìn)先進(jìn)的掃描儀以及庫(kù)房專(zhuān)用除濕機(jī)。

二、基層檢察院檔案工作現(xiàn)狀

（一）缺乏對(duì)檔案工作足夠的重視

現(xiàn)階段，許多檢察院將工作重點(diǎn)放在執(zhí)法辦案方面，對(duì)檔案管理工作缺乏足夠的重視，難以認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，并未將檔案管理工作納入至全局工作中，未做好檔案管理與其他業(yè)務(wù)工作的區(qū)別，難以充分調(diào)動(dòng)全體干警對(duì)檔案管理工作的重視。除此之外，大多數(shù)干警對(duì)檔案管理工作缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，將檔案工作和業(yè)務(wù)工作混為一談，甚至許多從事于檔案管理工作的干警察在開(kāi)展檔案工作中存在著重管理、輕服務(wù)，重收集、輕利用的問(wèn)題，難以充分發(fā)揮出檢察檔案的重要價(jià)值。除此之外，部分承辦案件的干警自身檔案意識(shí)非常薄弱，在辦理相關(guān)案件過(guò)程之中，未按照規(guī)范要求及時(shí)做好案卷材料歸檔工作，而這對(duì)后續(xù)工作的開(kāi)展是非常不利的[3]。

（二）檔案管理水平偏低

管理工作不到位是制約檢察院檔案工作質(zhì)量提升的另一因素，具體表現(xiàn)為以下幾個(gè)方面：從人員管理方面來(lái)看，未構(gòu)建起完善的崗位目標(biāo)責(zé)任制度，崗位責(zé)任指標(biāo)落實(shí)不到位;從工作流程方面來(lái)看，檔案工作中存在著諸多問(wèn)題，如卷內(nèi)材料不齊全、借閱歸還嚴(yán)重拖拉以及移交手續(xù)模糊等，種種問(wèn)題的存在加大了檔案遺失的概率，不利于檔案的管理與應(yīng)用;從檔案內(nèi)容方面來(lái)看，紙質(zhì)檔案與電子檔案對(duì)接不到位，無(wú)法實(shí)現(xiàn)對(duì)紙質(zhì)檔案與電子檔案統(tǒng)一管理，加大了檔案調(diào)取、歸檔以及借閱的難度[4]。

（三）對(duì)于檔案的開(kāi)發(fā)利用滯后

實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的開(kāi)發(fā)與利用是開(kāi)展檔案管理工作的最終目標(biāo)，為檢察院開(kāi)展提供重要的參考依據(jù)。然而，檔案工作將工作重點(diǎn)放在檔案的收集、歸檔與整理等方面，對(duì)于檔案資料價(jià)值缺乏足夠認(rèn)識(shí)，尤其是不重視對(duì)檢查檔案的編研。除此之外，目前基層檢察院的專(zhuān)職檔案人員數(shù)量較少，僅有一名至兩名，很多時(shí)候檔案工作由辦公室人員負(fù)責(zé)。然而，由于這部分人并未接受過(guò)專(zhuān)業(yè)化與系統(tǒng)化培訓(xùn)，資質(zhì)與能力都不符合要求，僅僅能夠處理一些基礎(chǔ)性檔案工作，也就難以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料的開(kāi)發(fā)與利用[5]。

（四）忽視對(duì)現(xiàn)代化檔案管理方式的應(yīng)用

隨著“兩房建設(shè)”的逐步推進(jìn)，基層檢察的檔案室實(shí)現(xiàn)了閱覽、辦公以及庫(kù)房相互分開(kāi)，且完善與優(yōu)化了庫(kù)房設(shè)備，引進(jìn)了先進(jìn)的設(shè)備，諸如掃描儀、計(jì)算機(jī)、密集架以及音響柜、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)等，為檔案工作的開(kāi)展創(chuàng)造出有利條件。然而，目前在開(kāi)展檔案收集、整理、檢索以及編目等工作時(shí)，依舊采用傳統(tǒng)的手工操作方式，而忽視對(duì)現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)技術(shù)與檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用，檔案管理工作質(zhì)量與效率難以得到提升，無(wú)法實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案高效率的開(kāi)發(fā)與利用，更難以提升檔案管理現(xiàn)代化水平。

（五）檔案工作服務(wù)意識(shí)有待提升

目前，基層檢察院在開(kāi)展檔案工作中存在以下幾個(gè)方面的問(wèn)題：第一，重收集訴訟檔案、輕收集文書(shū)檔案;第二，重收集反貪案卷，輕收集控申、監(jiān)所以及民行案卷;第三，重收集文字材料，輕收集照片、聲像以及實(shí)物等材料，上述問(wèn)題的存在使檔案系統(tǒng)檔案的系統(tǒng)性與完整性大大降低。除此之外，重保管、輕利用成為檔案管理中另一重要問(wèn)題，難以發(fā)揮出檔案資料在服務(wù)檢查工作的重要價(jià)值，造成對(duì)眾多信息資源的閑置與浪費(fèi)[6]。

（六）檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)缺乏合理性

當(dāng)前，基層檢察院在招考選拔公務(wù)員時(shí)，更多是招收法學(xué)專(zhuān)業(yè)畢業(yè)生，而檔案管理專(zhuān)業(yè)畢業(yè)生寥寥無(wú)幾，很大程度上影響了檢查系統(tǒng)內(nèi)檔案管理專(zhuān)業(yè)化水平的提升。目前，雖然大多數(shù)檔案管理人員都比較熟悉檢查業(yè)務(wù)，在整理與歸檔訴訟檔案時(shí)效率較高，但是在歸檔文書(shū)檔案時(shí)就顯得力不從心，影響了檔案門(mén)類(lèi)排列順序，無(wú)法保證密集架存放排列的規(guī)范性。除此之外，在處理零散的文書(shū)檔案、基建檔案以及會(huì)計(jì)檔案等時(shí)，檔案管理人員往往是無(wú)從下手[7]。

三、開(kāi)展基層檢察院檔案工作的措施

（一）提高對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)

為了推進(jìn)基層檢察院檔案管理工作的順利進(jìn)行，最為關(guān)鍵的是提高對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，明確檔案分級(jí)管理職責(zé)制度，由上至下的提升領(lǐng)導(dǎo)干部以及全體職工的檔案工作意識(shí)與檔案法治觀念。

具體而言，可以從以下幾個(gè)方面入手：首先，將檔案管理工作納入至重要議事日程，采用有效措施處理現(xiàn)實(shí)問(wèn)題;其次，發(fā)揮出檔案管理機(jī)構(gòu)職能，根據(jù)檔案分級(jí)管理責(zé)任制度要求，開(kāi)展監(jiān)督與檢查工作，查看各個(gè)部門(mén)訴訟以及文書(shū)檔案的立卷歸檔情況，及時(shí)的發(fā)現(xiàn)并處理問(wèn)題;最后，作為檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人要對(duì)各個(gè)部門(mén)負(fù)責(zé)人以及專(zhuān)兼職檔案人員開(kāi)展不定期培訓(xùn)與學(xué)習(xí)活動(dòng)。

（二）推進(jìn)檔案管理制度的建設(shè)

構(gòu)建起完善的管理制度，保證檔案工作的科學(xué)性與規(guī)范性，加強(qiáng)對(duì)檔案工作流程的控制，確保檔案工作有章可循、有法可依。具體可以從以下幾個(gè)方面入手：第一，建立健全相關(guān)的規(guī)章制度，并修訂與補(bǔ)充存在漏洞的舊制度，諸如移交借閱保密制度以及立檔歸卷保管等。同時(shí)，對(duì)紙質(zhì)檔案和電子檔案對(duì)接與管理這一沒(méi)有制度約束的地方，要及時(shí)的制定相關(guān)的管理制度。第二，保證制度的有效執(zhí)行。貫徹落實(shí)制度是發(fā)揮制度作用的關(guān)鍵，在平時(shí)檔案工作中只有貫徹落實(shí)相關(guān)制度，才能夠避免日常管理中出現(xiàn)各種問(wèn)題。除此之外，檔案工作人員要及時(shí)做好訴訟案卷的歸檔工作，并保持與各個(gè)科室的溝通與聯(lián)系，督促案件承辦人及時(shí)做好檔案歸檔、分類(lèi)、整理、編目、掃描、裝盒以及上架等方面工作[8]。第三，加強(qiáng)對(duì)文書(shū)和門(mén)類(lèi)檔案的分類(lèi)管理，及時(shí)對(duì)數(shù)碼照片、實(shí)物、基建設(shè)備檔案進(jìn)行歸檔與分類(lèi)存放。及時(shí)歸還借閱檔案，保證檔案的安全性。推行審閱借閱申請(qǐng)制度，編制檔案借閱審批表，做好檔案借出和歸還記錄，對(duì)于超期借閱檔案，要辦理相關(guān)續(xù)借手續(xù)。執(zhí)行檔案借閱出庫(kù)入庫(kù)登記與檢查手續(xù)，避免出現(xiàn)檔案丟失與泄密問(wèn)題，全面保障檔案的安全性。

（三）發(fā)掘檔案資料的內(nèi)部?jī)r(jià)值

豐富的檔案信息資料可以為檢察院開(kāi)展案件辦理、院史教育、立法普法、調(diào)研信息等方面工作提供重要幫助。而要想充分發(fā)揮出檔案價(jià)值，首要任務(wù)是明確方向，檔案人員要積極轉(zhuǎn)變工作重點(diǎn)，由以往的重收集與保管，轉(zhuǎn)變?yōu)橹乩棉D(zhuǎn)換。與此同時(shí)，檔案人員在平時(shí)工作中要不斷加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)學(xué)習(xí)，提升自身檔案編研能力，為檢察院開(kāi)展工作提供內(nèi)容全面、詳細(xì)的信息資料。其次，積極轉(zhuǎn)變服務(wù)模式，及時(shí)主動(dòng)發(fā)現(xiàn)檔案工作中問(wèn)題，并制定有效的解決方案。廣泛征求檔案利用各方面的需求方向，對(duì)外公布檔案室的服務(wù)范圍以及館藏狀況，熱情招待每個(gè)檔案借閱人，創(chuàng)設(shè)良好的借閱環(huán)境，提升借閱與查詢質(zhì)量與效率。最后，加強(qiáng)信息化建設(shè)。隨著信息時(shí)代的到來(lái)，檔案工作中要注重對(duì)信息技術(shù)的應(yīng)用，重點(diǎn)加強(qiáng)對(duì)信息資源的開(kāi)發(fā)與利用，落實(shí)檔案掃描、編目以及檢索等方面工作，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)信息資源的共享。

（四）加強(qiáng)對(duì)檔案人員的培訓(xùn)

一支高素質(zhì)的檔案管理人員隊(duì)伍是保證檔案工作質(zhì)量的基礎(chǔ)，基于此，為了提升基層檢察院的檔案工作質(zhì)量的提升，基層檢查院要重視加強(qiáng)對(duì)檔案人員的培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容主要是文書(shū)、訴訟、會(huì)計(jì)、聲像以及實(shí)物檔案的整理與收集，全面提升檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)與服務(wù)意識(shí)、安全意識(shí)以及創(chuàng)新意識(shí)等，促進(jìn)檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力與綜合素質(zhì)的提升，為基層檢察院檔案管理工作質(zhì)量提升奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（五）推進(jìn)檔案管理工作信息化建設(shè)

隨著信息時(shí)代的到來(lái)，計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域之中應(yīng)用廣泛，檔案管理工作也不例外?；鶎訖z察院在開(kāi)展檔案工作中，要加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)與檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用，落實(shí)檔案的整理、編目以及入庫(kù)等方面工作，確保檔案文件和檔案管理系統(tǒng)兩者同步。與此同時(shí)，要借助于檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用，高效完成檔案查詢以及統(tǒng)計(jì)等方面工作。除此之外，要推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程，將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成為電子檔案，并做好檔案的備份工作，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料的永久性保存，從而促進(jìn)檔案利用服務(wù)水平的提升。

（六）提高檔案管理工作服務(wù)意識(shí)

作為檔案工作的主要執(zhí)行者與實(shí)施者，檔案管理人員自身專(zhuān)業(yè)水平與綜合素質(zhì)高低直接關(guān)系著檔案管理工作質(zhì)量與效果。因此，為了提升基層檢察院檔案工作水平，作為檔案管理人員要積極轉(zhuǎn)變服務(wù)方式，由以往的被動(dòng)服務(wù)方式轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)方式。與此同時(shí)，檔案管理人員要提高自身業(yè)務(wù)水平，熟悉檔案室的檔案內(nèi)容、成分、數(shù)量以及存放位置等，便于向借閱人提供準(zhǔn)確系統(tǒng)的檔案，滿足借閱人不同的需求。

除此之外，檔案管理人員要對(duì)重大活動(dòng)的歸檔價(jià)值做出評(píng)估，并主動(dòng)地做好收集重點(diǎn)文件與材料工作，及時(shí)對(duì)重要檔案材料進(jìn)行歸檔，便于后期的應(yīng)用。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在基層檢察院的發(fā)展過(guò)程之中檔案資料無(wú)疑發(fā)揮著重要作用，然而，由于受到多種不良因素的影響，目前基層檢察院的檔案工作質(zhì)量并不理想?；诖?，基層檢察院要在全面分析當(dāng)前檔案工作中存在的問(wèn)題基礎(chǔ)上，積極探索有效的解決措施，從而為檔案工作的在質(zhì)量與效果上提供重要保障，推進(jìn)基層檢察院的健康長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

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