張玉玲

摘 要：為促進(jìn)企業(yè)發(fā)展獲得更多支撐力，本文對(duì)信息化環(huán)境下企業(yè)檔案管理與服務(wù)模式創(chuàng)新進(jìn)行論述。首先對(duì)企業(yè)檔案管理與服務(wù)模式創(chuàng)新的重要性進(jìn)行分析，包括可為企業(yè)的發(fā)展提供動(dòng)力支持、可有效促進(jìn)企業(yè)文化建設(shè)工作落實(shí)等。其次，對(duì)列舉了信息化環(huán)境下企業(yè)檔案管理與服務(wù)模式創(chuàng)新路徑，如提升檔案管理制度完善力度、配置檔案管理信息系統(tǒng)、科學(xué)創(chuàng)新檔案管理機(jī)制。

關(guān)鍵詞：信息化環(huán)境;企業(yè)檔案管理;服務(wù)模式創(chuàng)新

信息時(shí)代的到來，企業(yè)獲得了更多的發(fā)展機(jī)會(huì)同時(shí)，也將面臨更加嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。因此，企業(yè)想要在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中獲得更多發(fā)展機(jī)遇，應(yīng)在信息環(huán)境下革新檔案管理與服務(wù)模式，保證企業(yè)可以獲得更多內(nèi)部支持動(dòng)力。

1 企業(yè)檔案管理與服務(wù)模式創(chuàng)新的重要性

1.1 可為企業(yè)的發(fā)展提供動(dòng)力支持

伴隨我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的不斷深化，企業(yè)在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中面臨的壓力越來越大。因此如果想要占據(jù)更多市場(chǎng)份額，擁有更強(qiáng)大的發(fā)展實(shí)力，企業(yè)就必須努力擴(kuò)展自己的經(jīng)營(yíng)規(guī)模。如此，企業(yè)內(nèi)部管理的檔案信息數(shù)量也會(huì)不斷增加、種類不斷豐富，為了防止企業(yè)的基礎(chǔ)管理工作出現(xiàn)水平下降情況，企業(yè)必須對(duì)當(dāng)管理與服務(wù)模式進(jìn)行創(chuàng)新，提升此項(xiàng)工作的信息化水平，最大資源背后的價(jià)值進(jìn)行全面開發(fā)，保障企業(yè)的實(shí)際運(yùn)行管理效果。信息環(huán)境下的檔案管理與服務(wù)模式創(chuàng)新可以幫助企業(yè)對(duì)市場(chǎng)動(dòng)態(tài)變化進(jìn)行有效掌控，并及時(shí)根據(jù)市場(chǎng)發(fā)展態(tài)勢(shì)制定企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略。

1.2 可有效促進(jìn)企業(yè)文化建設(shè)工作落實(shí)

企業(yè)在實(shí)際發(fā)展過程中，除了要具備較強(qiáng)的經(jīng)濟(jì)實(shí)力以外，內(nèi)部管理工作同樣占據(jù)著非常重要的地位，尤其是其中的文化樹立與宣傳工作，屬于現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的重要內(nèi)部動(dòng)力。而檔案信息則是這些文化保存和延續(xù)的重要載體，因此借助信息技術(shù)，檔案管理工作的效率將會(huì)得到有效提高，保證這些文化能夠更加高效、完整的保存與發(fā)展下去。與此同時(shí)，企業(yè)的優(yōu)秀文化得到有效保存與傳承后，能夠讓企業(yè)的發(fā)展擁有強(qiáng)大的內(nèi)部支撐力。尤其企業(yè)的員工，在實(shí)際工作中認(rèn)同企業(yè)的文化，產(chǎn)生較強(qiáng)的價(jià)值認(rèn)同感，就能夠在自身的崗位職責(zé)中。承擔(dān)更多責(zé)任、發(fā)揮更大價(jià)值。

2 信息化環(huán)境下企業(yè)檔案管理與服務(wù)模式創(chuàng)新路徑

2.1 提升檔案管理制度完善力度

信息時(shí)代發(fā)展背景下，各個(gè)行業(yè)的工作落實(shí)運(yùn)行模式發(fā)生了翻天覆地的變化，企業(yè)的檔案管理工作也不例外，各項(xiàng)管理服務(wù)工作借助信息技術(shù)進(jìn)行優(yōu)化升級(jí)。首先，為了讓企業(yè)的但管理工作落實(shí)更加有效，信息化程度更高，企業(yè)必須制定相應(yīng)的管理制度，保證各個(gè)環(huán)節(jié)的工作可以穩(wěn)定開展，同時(shí)，相關(guān)崗位職責(zé)人員還要依據(jù)企業(yè)當(dāng)前發(fā)展的規(guī)模與狀態(tài)進(jìn)行制度條例擬定，配合出針對(duì)性的檔案管理流程與規(guī)范。無論是檔案信息的收集、分類、存檔還是使用，都應(yīng)該以制度化的形式予以落實(shí)。其次，在檔案管理制度擬定中，還應(yīng)注重管理?xiàng)l例的完善，保證責(zé)任可以落實(shí)到人，并配合完善的監(jiān)督與獎(jiǎng)懲制度，防止工作落實(shí)過程中出現(xiàn)任何投機(jī)取巧、敷衍了事的態(tài)度。一些較為重要的檔案信息在儲(chǔ)存與使用過程中需要得到專崗人員的有效監(jiān)控，一旦出現(xiàn)問題，應(yīng)立即進(jìn)行責(zé)任追究，起到以儆效尤的作用，保證檔案管理工作人員在實(shí)際任務(wù)執(zhí)行與落實(shí)中可以對(duì)自己的行為進(jìn)行嚴(yán)格要求與規(guī)范，保證檔案管理工作持續(xù)維持在較高的水平之上。

2.2 配置檔案管理信息系統(tǒng)

與時(shí)俱進(jìn)地完善信息化建設(shè)，能夠保證檔案管理工作持續(xù)維持在一個(gè)較高水平之上。與此同時(shí)，也可以更加迅速的適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的動(dòng)態(tài)性變化。革新與優(yōu)化傳統(tǒng)的檔案管理模式，最為直接的方法就是借助信息技術(shù)進(jìn)行信息化管理系統(tǒng)建立，此項(xiàng)工作落實(shí)中還有一些細(xì)節(jié)需要得到工作人員的重視，例如傳統(tǒng)檔案的資料記錄與儲(chǔ)存，通常是以紙張上進(jìn)行的紙質(zhì)化的檔案信息儲(chǔ)備，不僅繁雜、工作量也大。因此，建設(shè)信息化管理系統(tǒng)能夠讓這些信息得到有效的數(shù)字形式轉(zhuǎn)化。只是在檔案信息的數(shù)據(jù)庫(kù)錄入過程中，管理工作人員需要對(duì)信息進(jìn)行分類、然后設(shè)置權(quán)限，保障信息可以得到分類管理的同時(shí)，也讓其在實(shí)際儲(chǔ)存于應(yīng)用過程中更加安全。還可設(shè)置訪問秘鑰，擁有權(quán)限的人才可以通過密碼與賬號(hào)登錄，對(duì)檔案信息進(jìn)行訪問與使用。同時(shí)，系統(tǒng)也會(huì)對(duì)訪問人員的瀏覽信息與路徑進(jìn)行記錄，保證后續(xù)如果出現(xiàn)問題，可以直接將責(zé)任落實(shí)到人，防止出現(xiàn)管理混亂或是權(quán)責(zé)不清的情況。與此同時(shí)，為了讓大信息管理系統(tǒng)可以更加安全有效地為檔案信息產(chǎn)生者于使用者進(jìn)行服務(wù)，管理技術(shù)人員還要對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行定期檢查維護(hù)、優(yōu)化升級(jí)，讓系統(tǒng)可以因勢(shì)而變，為檔案管理工作的高效落實(shí)提供技術(shù)保障。

2.3 科學(xué)創(chuàng)新檔案管理機(jī)制

時(shí)代處在不斷地運(yùn)行發(fā)展過程中，因此，社會(huì)中的各項(xiàng)體制與工作也需緊隨時(shí)代潮流進(jìn)行不斷的機(jī)制完善與創(chuàng)新。尤其在現(xiàn)代企業(yè)的運(yùn)行管理實(shí)踐過程中，任何部門與崗位都會(huì)在實(shí)際的運(yùn)行中產(chǎn)生信息，這些信息則會(huì)成為記錄企業(yè)發(fā)展的檔案，尤其是不同部門之間的溝通與協(xié)作、業(yè)務(wù)變換、人才引進(jìn)等，都必須將產(chǎn)生的信息進(jìn)行實(shí)時(shí)記錄，并進(jìn)行統(tǒng)一歸納、整理、存檔在企業(yè)的檔案部門中。企業(yè)在對(duì)這些當(dāng)信息進(jìn)行收集管理時(shí)，一個(gè)最為普遍的問題是此項(xiàng)工作往往只由檔案管理部門參與或承擔(dān)，這種工作現(xiàn)狀會(huì)限制檔案信息價(jià)值的有效發(fā)揮。因此，為了讓更多的企業(yè)部門參與到檔案信息的收集管理過程中來，在信息技術(shù)的支持下設(shè)置檔案信息資源共享機(jī)制，能夠讓此項(xiàng)工作實(shí)現(xiàn)的更加高效、全面。這不僅能夠讓每個(gè)部門都與檔案部門之間產(chǎn)生更加緊密的聯(lián)系，還能保證信息共享的水平更高。如此，也是保證檔案管理與服務(wù)工作創(chuàng)新的重要路徑。

同時(shí)，企業(yè)內(nèi)部的管理水平將會(huì)得到有效提升，各個(gè)部門之間的聯(lián)系也會(huì)得到鞏固。檔案管理部門的服務(wù)與指導(dǎo)作用將會(huì)對(duì)其他部門產(chǎn)生更大的影響，保證企業(yè)的檔案管理工作能夠?yàn)槠髽I(yè)的各項(xiàng)決策產(chǎn)生更大的支持作用。企業(yè)中的管理工作人員還應(yīng)該對(duì)檔案信息的資源價(jià)值進(jìn)行充分認(rèn)識(shí)，最為重要的一點(diǎn)是，企業(yè)的管理者必須從觀念意識(shí)上進(jìn)行轉(zhuǎn)變，認(rèn)識(shí)到檔案信息能夠給企業(yè)運(yùn)行發(fā)展帶來的影響，在信息技術(shù)的全面影響下，企業(yè)內(nèi)部管理工作信息化水平越來越高，同時(shí)也會(huì)朝著智能化方向發(fā)展，企業(yè)如果想要在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中擁有更多實(shí)力，就必須全面提升檔案信息資源的價(jià)值發(fā)揮水平，讓企業(yè)的管理決策更加正確科學(xué)。

3 結(jié)語

在實(shí)際的企業(yè)檔案管理與服務(wù)模式創(chuàng)新工作中，相關(guān)工作人員必須及時(shí)學(xué)習(xí)信息方面的相關(guān)技術(shù)理論與知識(shí)，提升自己的信息技術(shù)駕馭能力，有效提升檔案管理工作信息化水平，讓檔案管理與服務(wù)工作發(fā)揮出更強(qiáng)大的決策指導(dǎo)作用，促進(jìn)企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)可持續(xù)性發(fā)展。

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