李曉丹

【摘要】信息時(shí)代的發(fā)展對(duì)高校檔案管理工作提出了新的要求，檔案管理信息化是高校檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。在分析高校檔案管理信息化必要性的前提下，本文從加強(qiáng)數(shù)字檔案系統(tǒng)建設(shè)、實(shí)現(xiàn)檔案歸檔和利用信息化以及培養(yǎng)檔案信息化管理的專業(yè)人員這三個(gè)方面來(lái)闡述如何進(jìn)行高校檔案管理信息化建設(shè)，旨在提高高校檔案管理信息化建設(shè)的水平，以滿足當(dāng)前高校檔案管理工作的實(shí)際需求。

【關(guān)鍵詞】高校;檔案管理;信息化;建設(shè)

一、高校檔案管理信息化必要性分析

在新時(shí)代，高校教育的飛速發(fā)展使得校內(nèi)各類檔案數(shù)量急速上升，而檔案是見證高校發(fā)展的主要載體，起到舉足輕重的作用。內(nèi)容豐富、分類較多且數(shù)量巨大的檔案對(duì)我國(guó)高校傳統(tǒng)的檔案管理方式提出了挑戰(zhàn)。受傳統(tǒng)檔案管理類型的限制，檔案管理在效率和內(nèi)容上難以滿足時(shí)代的需求。很明顯，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)滿足不了當(dāng)代檔案管理的實(shí)際需要。高校對(duì)檔案重視度的提高對(duì)檔案管理的方式提出了新的要求，檔案管理方式也需隨之做出改變。信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用促進(jìn)高校尋找校內(nèi)檔案管理的新方式?，F(xiàn)今，在辦公信息化的潮流下，檔案管理信息化成為高校檔案管理的重要途徑。

二、高校檔案管理的信息化建設(shè)

（一）加強(qiáng)數(shù)字檔案系統(tǒng)建設(shè)。數(shù)字檔案系統(tǒng)是存儲(chǔ)數(shù)字檔案的主要載體。數(shù)字檔案就是使檔案的管理方式從傳統(tǒng)手工操作向現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)管理轉(zhuǎn)變。因此，建設(shè)數(shù)字檔案系統(tǒng)是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的最佳方式。數(shù)字檔案系統(tǒng)不止方便檔案的歸檔和利用，更能實(shí)現(xiàn)各類檔案的永久保存。另外，在數(shù)字檔案系統(tǒng)建設(shè)方面，高校需要正確認(rèn)識(shí)數(shù)字檔案系統(tǒng)的重要性，對(duì)數(shù)字檔案系統(tǒng)加大資金、技術(shù)等建設(shè)力度。當(dāng)然，建設(shè)完善的數(shù)字檔案系統(tǒng)并不是一朝一夕能完成的，這要求檔案工作人員有專業(yè)的檔案知識(shí)和技術(shù)人員有扎實(shí)的技術(shù)根基。首先，需要檔案管理人員根據(jù)國(guó)家和學(xué)校的相關(guān)文件，對(duì)數(shù)字檔案系統(tǒng)進(jìn)行一個(gè)全面的分析，再根據(jù)實(shí)際工作情況，開發(fā)出數(shù)字檔案系統(tǒng)的基本框架。系統(tǒng)建設(shè)技術(shù)人員需要在檔案工作人員的指導(dǎo)下，實(shí)現(xiàn)檔案系統(tǒng)的技術(shù)開發(fā)，把數(shù)字檔案系統(tǒng)框架轉(zhuǎn)化為真正可應(yīng)用的系統(tǒng)。在數(shù)字檔案系統(tǒng)建成之初，肯定存在不足之處，這就需要檔案管理工作人員與技術(shù)人員進(jìn)行實(shí)時(shí)溝通和對(duì)接，進(jìn)行系統(tǒng)的完善。

（二）實(shí)現(xiàn)檔案歸檔和利用信息化?，F(xiàn)今辦公軟件的普及使用，使得文件的形式不只限于紙質(zhì)文件，還可以是電子文件。這使得高校的檔案出現(xiàn)了兩大類：一類是傳統(tǒng)的紙質(zhì)形式的檔案，另一類則是純電子形式的檔案。但是，無(wú)論是紙質(zhì)檔案還是電子檔案，要實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，其歸檔和利用都必須依托數(shù)字檔案系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn)。1.檔案歸檔信息化。在檔案歸檔方面，對(duì)于純電子檔案，直接上傳到數(shù)字檔案系統(tǒng)相應(yīng)的類目下進(jìn)行存儲(chǔ)即可。對(duì)于紙質(zhì)檔案，將其轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字檔案的步驟較多：除了對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行傳統(tǒng)的歸類整理，把檔案基本信息錄入系統(tǒng)中，生成相應(yīng)的檔號(hào)。此外，需要對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行封面信息打印、目錄信息打印、標(biāo)簽打印、裝訂等步驟。實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案電子化，還需要對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，把紙質(zhì)檔案掃描件上傳到相應(yīng)的檔號(hào)下，實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案的掛接。在先進(jìn)的數(shù)字檔案系統(tǒng)中，將紙質(zhì)檔案信息輸入系統(tǒng)后，封面和目錄等可在系統(tǒng)自動(dòng)生成并且實(shí)現(xiàn)直接打印，真正做到了省時(shí)省力。檔案歸檔信息化各個(gè)步驟需要檔案管理人員認(rèn)真仔細(xì)去完成，保證檔案與系統(tǒng)對(duì)接的準(zhǔn)確性，使得數(shù)字檔案能夠?qū)崿F(xiàn)長(zhǎng)久有效的保存，方便檔案的利用。2.檔案利用信息化。高校檔案管理工作人員每天需要接待較多查詢檔案的人士，其中有校內(nèi)的教師、學(xué)生，也有已退休的教師和已畢業(yè)的學(xué)生。每天查詢的文件年份跨度較大、分類較多、信息繁雜，這使得檔案工作人員急需一種查詢檔案的快速渠道。檔案信息在數(shù)字檔案系統(tǒng)中進(jìn)行錄入，并且完成數(shù)字檔案掛接后，查詢和利用檔案的方式變得簡(jiǎn)便易行。對(duì)于需要查詢的檔案，檔案工作人員根據(jù)查詢檔案人士的需求，直接在數(shù)字檔案系統(tǒng)中搜索相應(yīng)的關(guān)鍵詞、年份、編號(hào)等相關(guān)信息，即可立即搜索出所需檔案。如果需要紙質(zhì)版復(fù)印件，只需要點(diǎn)擊系統(tǒng)上的檔案打印按鈕，既可以直接打印。檔案歸檔和利用的信息化，使得檔案管理更加方便快捷。

（三）培養(yǎng)檔案信息化管理的專業(yè)人員。在信息時(shí)代背景下，檔案工作者傳統(tǒng)的角色和職能發(fā)生了變化，轉(zhuǎn)為檔案信息的管理者、檔案信息的生成者、檔案信息利用的咨詢者、檔案信息的傳遞者、檔案信息知識(shí)的教育者。當(dāng)前信息時(shí)代對(duì)檔案管理工作人員有了更高的要求，因此，為了適應(yīng)現(xiàn)代化的檔案管理要求，培養(yǎng)檔案管理信息化的專業(yè)人員成為高校的重要工作，同時(shí)也是保證檔案管理能夠更好地實(shí)現(xiàn)信息化的重要前提。1.開展檔案管理的專業(yè)培訓(xùn)?，F(xiàn)階段，國(guó)內(nèi)高校檔案類專業(yè)的畢業(yè)生相對(duì)較少，各單位所需的專職檔案人員數(shù)量卻逐漸增多。在此背景下，高校有些檔案管理人員并不是檔案類專業(yè)畢業(yè)的，而是聘用其他專業(yè)的畢業(yè)生開展檔案工作。其他專業(yè)的畢業(yè)生只是在日常的檔案管理工作中邊學(xué)邊做，因此他們對(duì)檔案管理的知識(shí)處于一知半解的狀態(tài)，并沒有能形成系統(tǒng)的檔案管理知識(shí)。此時(shí)，專業(yè)的檔案工作培訓(xùn)是非常必要的。高校應(yīng)鼓勵(lì)檔案工作人員參與當(dāng)?shù)貦n案相構(gòu)舉辦的檔案工作培訓(xùn)，或者邀請(qǐng)檔案管理專家來(lái)校對(duì)檔案工作人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，確保校內(nèi)的檔案工作人員能真正提高自身的檔案管理水平。此外，在培訓(xùn)過程中，還需要檔案管理人員對(duì)國(guó)家關(guān)于檔案的相關(guān)規(guī)定、校內(nèi)對(duì)檔案的相關(guān)制定進(jìn)行深入了解，讓他們深刻意識(shí)到檔案工作的重要程度，培養(yǎng)他們檔案管理的職業(yè)修養(yǎng)。開展檔案管理的專業(yè)培訓(xùn)，是提高檔案工作人員管理能力的重要途徑，能有效滿足校內(nèi)實(shí)際的檔案工作需求。2.提高檔案管理信息化意識(shí)。在檔案管理工作中，雖然高校致力于檔案信息化，但是檔案管理人才自身的水平跟不上信息化的腳步，則會(huì)大大阻礙檔案管理信息化水平的提高。高校的檔案部門需關(guān)注檔案工作人員的信息化素質(zhì)，提高他們的檔案管理工作信息化意識(shí)。檔案管理信息化依托于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，因此檔案管理工作人員需要具備一定的信息技術(shù)知識(shí)，才能靈活地應(yīng)用計(jì)算機(jī)開展檔案業(yè)務(wù)工作。在具備基本的檔案信息化素養(yǎng)的前提下，檔案管理工作人員可對(duì)檔案信息化工作進(jìn)行探索，把信息化元素添加到檔案管理工作中，優(yōu)化檔案管理工作。

三、結(jié)語(yǔ)

現(xiàn)在高校檔案管理信息化水平仍不夠高，還處于發(fā)展階段。這就需要高校在檔案管理工作信息化方面做出更大的努力。高?？申P(guān)注數(shù)字檔案系統(tǒng)高水平化、檔案歸檔和利用信息化、檔案管理工作人員專業(yè)化這三方面，把更多的精力投入到檔案管理信息化建設(shè)，使得檔案能夠?yàn)閷W(xué)校內(nèi)外相關(guān)人士進(jìn)提供行更好的服務(wù)。相信隨著我國(guó)教育技術(shù)的發(fā)展和高校對(duì)檔案工作的日益重視，檔案管理工作會(huì)全面實(shí)現(xiàn)信息化，檔案管理工作的水平會(huì)得到全面提高。

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