任孝瑛

摘 要：企業(yè)檔案作為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動資料的重要組成部分，直接關(guān)系著企業(yè)的決策以及企業(yè)的發(fā)展方向。隨著我國改革開放的不斷深入，越來越多的企業(yè)開始重視檔案管理工作，并在檔案管理工作中應(yīng)用先進(jìn)的信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)，改革傳統(tǒng)的檔案管理模式和管理方法，使得檔案管理工作更加高效系統(tǒng)，全面提升檔案管理的科學(xué)化和實(shí)效化水平。在新的歷史發(fā)展背景之下，我國企業(yè)需要結(jié)合相關(guān)政治政策的調(diào)整以及市場環(huán)境的改變，不斷提高企業(yè)檔案管理水平，維護(hù)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。本文主要針對新時代背景下檔案管理面臨的問題及改進(jìn)措施進(jìn)行簡要分析。

關(guān)鍵詞：新時代背景;檔案管理;問題;改進(jìn)措施

1 當(dāng)前企業(yè)檔案管理過程中存在的問題

1.1 缺乏對企業(yè)檔案管理工作的正確認(rèn)識

企業(yè)檔案管理工作直接關(guān)系著企業(yè)的發(fā)展進(jìn)程，從目前來看，很多企業(yè)管理人員缺乏對檔案管理的正確認(rèn)識，缺乏對檔案主體的限制，導(dǎo)致檔案管理工作嚴(yán)重偏離企業(yè)發(fā)展的實(shí)際情況，影響企業(yè)檔案管理水平。很多企業(yè)認(rèn)為企業(yè)檔案主要是企業(yè)的人事檔案，忽略了企業(yè)自身發(fā)展形成的主體檔案，企業(yè)檔案構(gòu)成存在嚴(yán)重偏差，影響企業(yè)檔案資源的開發(fā)利用。

1.2 檔案的知識化管理嚴(yán)重不足

隨著社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，企業(yè)的規(guī)模不斷增加，檔案的知識化管理已經(jīng)成為當(dāng)前企業(yè)各項(xiàng)數(shù)據(jù)管理的重要工作目標(biāo)。企業(yè)檔案管理工作必須要圍繞著企業(yè)的中心工作來展開，合理運(yùn)用企業(yè)無形的資產(chǎn)和生產(chǎn)的基本要素，企業(yè)檔案的知識化管理已經(jīng)成為企業(yè)檔案管理發(fā)展的必由之路。但從實(shí)際情況來看，我國企業(yè)檔案管理普遍缺乏系統(tǒng)性和科學(xué)性，缺少相應(yīng)的制度和規(guī)范進(jìn)行約束，企業(yè)檔案管理形式單一，管理流程復(fù)雜，不僅無法詳細(xì)地記錄企業(yè)各項(xiàng)管理生產(chǎn)以及科研等活動信息內(nèi)容，而且相應(yīng)的知識資源的開發(fā)與創(chuàng)新存在嚴(yán)重制約因素，無法為企業(yè)的生產(chǎn)和發(fā)展提供有效保障。

1.3 檔案管理難度不斷加大

信息時代的全面到來使得檔案信息化建設(shè)越來越深化，檔案的信息化管理系統(tǒng)將檔案以數(shù)據(jù)信息的形式進(jìn)行存儲和使用，信息化的檔案存儲與傳統(tǒng)的檔案存儲有顯著的差別，首先表現(xiàn)在檔案存儲介質(zhì)上面，檔案信息數(shù)據(jù)的存儲相對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案和固體檔案來說安全性更高，可以有效避免數(shù)據(jù)的丟失，提高信息的管理效率。但與此同時，由于網(wǎng)絡(luò)中的數(shù)據(jù)信息容易被篡改和竊取，因此，還需要結(jié)合檔案管理的實(shí)際內(nèi)容，建設(shè)相關(guān)網(wǎng)絡(luò)安全系統(tǒng)，嚴(yán)格限制訪問檔案信息管理系統(tǒng)的用戶權(quán)限與身份，及時備份檔案的信息內(nèi)容，提高檔案管理的安全性與可靠性。

2 新時代背景下黨校檔案管理工作的改進(jìn)措施

2.1 搭建起無縫覆蓋、安全有效的電子檔案管理平臺

要適應(yīng)信息化、網(wǎng)絡(luò)化的新時代背景，黨校檔案管理需要先從硬件設(shè)施上搭建起無縫覆蓋的電子檔案管理平臺。無論科室、部門，還是教職員工或?qū)W員，只要具備網(wǎng)絡(luò)接入端口，就應(yīng)當(dāng)將其納入檔案管理信息化體系內(nèi)，要使檔案平臺成為實(shí)時記錄每個相關(guān)群體、個體的動態(tài)載體。除了傳統(tǒng)的固定式終端外，新時代越來越多種類的移動終端也應(yīng)當(dāng)成為這一平臺體系下的接入端。尤其是負(fù)有主要管理責(zé)任的人員需要兼顧固定和移動終端，使檔案信息化平臺隨時處于有效監(jiān)控之下，以最大限度提升平臺的管理品質(zhì)與成效。而為了確保這一基于網(wǎng)絡(luò)與信息技術(shù)的管理平臺能夠隨時處于健康工作的狀態(tài)，還需要做好檔案信息化管理體系的安防工作。黨校的檔案管理信息化平臺安全與防護(hù)至少需要完成三項(xiàng)任務(wù)：其一是構(gòu)建起完備的防火墻體系。要及時通過打補(bǔ)丁、修漏洞等操作確保平臺有能力應(yīng)對包括網(wǎng)絡(luò)病毒在內(nèi)的一切惡意攻擊行為。其二則是視情況做好定期或不定期的備份工作?？筛鶕?jù)黨校檔案重要程度劃分為高、中、低三檔，越是重要的檔案越需要縮短備份周期。同時，從安全和實(shí)用雙方角度考慮，可兼顧本地備份與云端存貯兩種方式，以降低檔案管理的成本費(fèi)用。第三則是根據(jù)訪問和操作需要設(shè)置分級授權(quán)，做好身份識別與密鑰管理等工作。

2.2 深入挖掘檔案潛藏的信息價(jià)值，充分融入管理決策

管理檔案的最終目的在于使用檔案作為重要?dú)v史信息的珍貴價(jià)值，因此黨校在新時代背景下改進(jìn)檔案管理的另一舉措則是深入挖掘檔案潛藏的信息價(jià)值，充分融入管理決策。比如借助大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能的技術(shù)匯集、整理、分析檔案中潛藏的教學(xué)與管理工作中存在的規(guī)律、特點(diǎn)或缺陷、不足，提供揚(yáng)長避短的參考策略。又如經(jīng)過對檔案信息的量化處理，按照不同的標(biāo)準(zhǔn)要求設(shè)置相應(yīng)的人力資源匹配度，從而借助技術(shù)優(yōu)化教職員工崗位或者發(fā)現(xiàn)具有隱性特長的學(xué)員等。

2.3 培養(yǎng)一支專業(yè)化的綜合管理人才隊(duì)伍

套用一句電影中的臺詞：“21世紀(jì)什么最貴？人才！”。黨校改進(jìn)檔案管理工作最終還是需要借助高水平、專業(yè)化的人才才能將規(guī)劃理念落到實(shí)處。因此培養(yǎng)一支專業(yè)化的綜合管理人才隊(duì)伍也是黨校檔案管理不容忽視的重要組成部分。黨?？梢圆扇?nèi)部培訓(xùn)或外部吸納等多種方式，培養(yǎng)起一支既懂檔案管理專業(yè)知識，又了解院校不同科室、部門工作特點(diǎn)的綜合性實(shí)用人才，使其在具體工作過程中既能實(shí)現(xiàn)檔案管理的優(yōu)質(zhì)高效，也能為院校決策規(guī)劃提供參考意見。若條件具備，也可以嘗試輪崗工作制，通過自由競爭管理崗位，讓有志從事檔案管理的人員得到拓展職業(yè)生涯的機(jī)會，也讓檔案管理人才隊(duì)伍融入一專多能的實(shí)用人才。但更重要的是，為了確保檔案管理工作的與時俱進(jìn)、開拓創(chuàng)新，黨校的教育和培訓(xùn)工作將是一項(xiàng)長期的系統(tǒng)性工程，應(yīng)當(dāng)使對人才的培養(yǎng)成為包括改進(jìn)檔案管理工作的常態(tài)化模式。這既是為了實(shí)現(xiàn)黨校檔案管理工作的轉(zhuǎn)型升級，也是從一個側(cè)面助推整個黨校管理的可持續(xù)發(fā)展。

2.4 建立健全企業(yè)檔案管理制度

檔案管理工作直接關(guān)系著企業(yè)的發(fā)展方向以及發(fā)展前景，我國目前針對企業(yè)檔案管理工作制定了一系列相關(guān)的法律法規(guī)，使得我國檔案管理活動能夠更加的規(guī)范化和法制化，也促進(jìn)檔案管理活動更加的標(biāo)準(zhǔn)化。企業(yè)要能夠綜合利用技術(shù)信息和資料信息合理歸納整合檔案材料，為企業(yè)的發(fā)展提供重要的數(shù)據(jù)支持。科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展使得數(shù)字化檔案逐漸發(fā)展起來，并結(jié)合數(shù)字化檔案的具體內(nèi)容以及發(fā)展需求制定出了一系列檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化管理流程，但是由于數(shù)字化檔案起步較晚，相關(guān)的管理制度仍然不夠完善和科學(xué)，難以對信息檔案管理活動起到有效的約束作用。因此，必須要結(jié)合企業(yè)的發(fā)展現(xiàn)狀以及企業(yè)檔案管理需求制定新的工作標(biāo)準(zhǔn)與工作制度，明確完整的工作流程，了解電子文件形成、轉(zhuǎn)換以及處理的方式，使得企業(yè)檔案管理工作能夠得到有效的約束和監(jiān)督，以最大限度地保障檔案信息的安全性。

2.5 提高檔案管理人員的綜合素養(yǎng)

檔案管理人員的綜合素養(yǎng)直接關(guān)系著檔案管理工作是否能夠順利科學(xué)地推進(jìn)，是企業(yè)檔案工作的保障和前提。從目前來看，檔案管理觀念薄弱、人員綜合素養(yǎng)低下是影響檔案管理活動順利推進(jìn)的主要問題之一，因此，必須要加強(qiáng)高水平、高素質(zhì)的檔案管理人才的引進(jìn)以及對現(xiàn)有檔案管理人員的培訓(xùn)，提高檔案管理人員的綜合素養(yǎng)，選擇科學(xué)系統(tǒng)的管理模式進(jìn)行檔案管理活動，為企業(yè)的發(fā)展提供良好的服務(wù)，并進(jìn)一步穩(wěn)定檔案管理隊(duì)伍，提高檔案管理效率和檔案管理質(zhì)量。

3 結(jié)束語

綜上所述，在新的時代背景下，企業(yè)檔案管理面臨著更大的挑戰(zhàn)和問題，需要企業(yè)檔案管理人員結(jié)合當(dāng)前時代發(fā)展的特點(diǎn)以及社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展形勢，根據(jù)企業(yè)發(fā)展的方向和企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動，合理開展檔案管理工作，優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案管理整體水平，為企業(yè)的發(fā)展與決策提供科學(xué)系統(tǒng)的資料支持，促進(jìn)企業(yè)長期穩(wěn)定地發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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