紀(jì)翔

【摘 要】 作為事業(yè)單位管理人員，需要從檔案管理工作開(kāi)展著手，細(xì)化檔案管理?xiàng)l例，為單位自身管理工作開(kāi)展水平的提升和優(yōu)化提供幫助，展示出有單位的管理特色。本文就新時(shí)期基層事業(yè)單位檔案管理的相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行了分析，以期可以有效提高基層事業(yè)單位檔案管理水平。

【關(guān)鍵詞】 基層事業(yè)單位 檔案管理 有效對(duì)策

一、新時(shí)期基層事業(yè)單位檔案管理中存在不足

1、基層事業(yè)單位檔案管理方式過(guò)于落后。隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展與進(jìn)步，很多計(jì)算機(jī)處理技術(shù)、文字處理技術(shù)、信息收集技術(shù)等都被應(yīng)用到檔案收集、處理工作中，使得檔案的儲(chǔ)存脫離紙質(zhì)化，增加了數(shù)字資料、音頻資料、圖片資料等儲(chǔ)存形式，改變了傳統(tǒng)檔案管理工作的方式。但是，現(xiàn)階段這種管理方式并沒(méi)有被應(yīng)用到實(shí)際的工作中，很多基層事業(yè)單位都在應(yīng)用最原始、最簡(jiǎn)單的文字收集，再由人工進(jìn)行處理、總結(jié)的工作方法，不僅影響了檔案管理工作的效率，也影響了檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。

2、基層事業(yè)單位檔案檢索效率低下。傳統(tǒng)模式下檔案資料檢索需要人工處理，根據(jù)檔案類(lèi)型找到其編碼，再通過(guò)編碼找出檔案資料，這種檢索形式所需時(shí)間較長(zhǎng)，如需要批量找出大量文件，則需要多名管理人員共同開(kāi)展檢索工作，極大浪費(fèi)了檔案管理人力資源。當(dāng)前計(jì)算機(jī)檔案管理檢索較為方便，但因部分基層事業(yè)單位信息化程度不足，致使部分檔案難以通過(guò)計(jì)算機(jī)實(shí)施檢索，極大影響了檔案管理效果。另外，基層事業(yè)單位檔案信息管理平臺(tái)檢索功能需要對(duì)計(jì)算機(jī)硬盤(pán)加以讀取，一些事業(yè)單位計(jì)算機(jī)硬件相對(duì)落后，導(dǎo)致其檢索時(shí)間過(guò)長(zhǎng)，硬盤(pán)讀取及響應(yīng)速度較慢，這也是影響基層事業(yè)單位檔案管理檢索效率的原因之一。

3、基層事業(yè)單位檔案管理安全性低?；鶎邮聵I(yè)單位檔案管理安全性，指的是在現(xiàn)有檔案管理中應(yīng)對(duì)檔案安全管理質(zhì)量提升和優(yōu)化采取的一種措施。只有細(xì)化了檔案安全管理內(nèi)容，才能為事業(yè)單位自身管理工作實(shí)施提供幫助。傳統(tǒng)的檔案管理工作沒(méi)有對(duì)信息化檔案管理工作做出相應(yīng)規(guī)劃，影響了整個(gè)管理工作的實(shí)施效果。部分管理人員沒(méi)有意識(shí)到檔案管理安全的重要性，嚴(yán)重制約了檔案管理水平的提高。

4、管理隊(duì)伍建設(shè)力度不夠。管理隊(duì)伍是基層事業(yè)單位檔案管理工作開(kāi)展的基礎(chǔ)。只有完善的管理隊(duì)伍，才能為檔案管理工作的開(kāi)展提供人員支撐。但現(xiàn)有的檔案管理工作中，部分相關(guān)人員對(duì)檔案管理工作認(rèn)識(shí)不夠，部分單位的隊(duì)伍建設(shè)還沒(méi)有形成完善的體系，導(dǎo)致在多變的檔案管理工作中，不能展示出現(xiàn)有檔案管理工作的特色，影響了事業(yè)單位自身管理水平。

二、提升新時(shí)期基層事業(yè)單位檔案管理水平有效策略

1、豐富基層事業(yè)單位檔案管理的方式。為了進(jìn)一步加強(qiáng)基層事業(yè)單位檔案管理工作的質(zhì)量，提高工作效率，首先應(yīng)該改變傳統(tǒng)、單一的管理方式，利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)實(shí)行多樣化管理，最終實(shí)現(xiàn)信息化、數(shù)字化、虛擬化的檔案管理模式。多樣化的管理方式可以擴(kuò)大基層事業(yè)單位大男子與的儲(chǔ)存總量，還能大幅減輕單位的庫(kù)存空間，而且無(wú)紙化的檔案管理可以簡(jiǎn)化查閱資料的流程，使得各單位間文件的傳遞、流通變得更加便捷，以便更好的開(kāi)展各項(xiàng)聯(lián)合工作。

2、基層事業(yè)單位應(yīng)建立信息化平臺(tái)。傳統(tǒng)基層事業(yè)單位檔案多為紙質(zhì)媒介，紙質(zhì)檔案在管理工作中具有諸多弊端，其檔案保存、檢索、共享、利用等方面工作便利性較低，因此，基層事業(yè)單位應(yīng)建立檔案管理信息化平臺(tái)，采用該平臺(tái)對(duì)電子檔案實(shí)施高效管理。電子檔案具有存儲(chǔ)方便、檢索速度快的優(yōu)勢(shì)，尤其是檔案?jìng)鬏敽凸蚕砉δ軜O大提升了基層事業(yè)單位檔案管理效率，保障基層事業(yè)單位檔案信息管理水平的提高。在實(shí)際工作中，基層事業(yè)單位需全面掌握檔案管理實(shí)際情況，并根據(jù)基層事業(yè)單位需求建立具有針對(duì)性的檔案信息化管理平臺(tái)。基層事業(yè)單位應(yīng)在軟件方開(kāi)發(fā)檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)，完善信息化管理系統(tǒng)的各種功能模塊。當(dāng)前檔案信息管理平臺(tái)包含前端、后臺(tái)及數(shù)據(jù)庫(kù)三個(gè)組成部分，其中，前端是管理人員操作界面，這一界面應(yīng)與基層事業(yè)單位網(wǎng)站設(shè)計(jì)理念相一致，將各種檔案類(lèi)別及管理功能分門(mén)別類(lèi)的設(shè)置在平臺(tái)前端;后臺(tái)作為基層事業(yè)單位檔案管理信息化平臺(tái)的數(shù)據(jù)處理部分，建設(shè)過(guò)程中需加強(qiáng)對(duì)后臺(tái)邏輯運(yùn)算的優(yōu)化，從而有效提升平臺(tái)響應(yīng)速度，提高檔案管理人員工作效率;數(shù)據(jù)庫(kù)作為檔案信息的保存單元，需選擇較為穩(wěn)定的數(shù)據(jù)庫(kù)，根據(jù)事業(yè)單位實(shí)際檔案數(shù)量選擇相應(yīng)的容量。

3、強(qiáng)化基層事業(yè)單位檔案信息安全管理。信息安全管理力度不夠，導(dǎo)致檔案管理工作開(kāi)展差錯(cuò)出現(xiàn)。相關(guān)部門(mén)應(yīng)該對(duì)檔案管理中的信息安全管理工作進(jìn)行改進(jìn)，提高檔案信息安全管理質(zhì)量;要迎合檔案信息安全管理工作開(kāi)展需求，對(duì)檔案管理中的保密工作進(jìn)行優(yōu)化，提高檔案的保密性。例如，在檔案管理中，建立授權(quán)管理模式，針對(duì)檔案管理授權(quán)進(jìn)行分析，提高檔案授權(quán)管理質(zhì)量。

4、完善基層事業(yè)單位檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)。檔案管理人員應(yīng)該迎合檔案管理工作需求，加快完善人才隊(duì)伍建設(shè)。一方面，事業(yè)單位應(yīng)該意識(shí)到開(kāi)展檔案管理工作的意義，從隊(duì)伍建設(shè)上著手，加大人才隊(duì)伍建設(shè)力度。另一方面，應(yīng)該對(duì)人才隊(duì)伍建設(shè)的素質(zhì)培養(yǎng)工作開(kāi)展進(jìn)行指導(dǎo)，提高人才素質(zhì)培養(yǎng)能力，讓隊(duì)伍內(nèi)的人才能夠應(yīng)對(duì)不斷變化的檔案管理工作。

三、結(jié)語(yǔ)

總之，為了有效提高基層事業(yè)單位檔案管理水平，管理人員應(yīng)該從檔案管理工作問(wèn)題分析著手，強(qiáng)化檔案管理培養(yǎng)力度，為檔案管理工作優(yōu)化改進(jìn)提供幫助。只有針對(duì)事業(yè)單位檔案管理中存在的問(wèn)題制定出科學(xué)的防護(hù)管理方案，才能滿(mǎn)足基層事業(yè)單位檔案管理工作的需求，不斷提高其管理質(zhì)量。

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