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        “互聯(lián)網(wǎng)+”時代婦幼保健院檔案管理機(jī)遇及挑戰(zhàn)研究

        2020-04-23 09:37:59郭玉剛
        卷宗 2020年6期
        關(guān)鍵詞:婦幼保健院挑戰(zhàn)互聯(lián)網(wǎng)

        郭玉剛

        摘 要:在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代,婦幼保健院檔案管理面臨全新的機(jī)遇與挑戰(zhàn),為提升檔案管理水平,應(yīng)創(chuàng)新檔案管理理念,完善技術(shù)設(shè)施配置,培養(yǎng)高素質(zhì)專業(yè)人才,推動檔案管理信息化建設(shè),完善檔案信息化管理制度,強(qiáng)化檔案信息安全管控。

        關(guān)鍵詞:“互聯(lián)網(wǎng)+”時代;婦幼保健院;檔案管理機(jī)遇;挑戰(zhàn)

        互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)改變了世界,改變了人們的生活、工作、學(xué)習(xí)乃至娛樂模式,同時也推動了各個領(lǐng)域、各行各業(yè)、各項工作的變革。在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代,婦幼保健院工作模式發(fā)生變化,其檔案管理工作形式乃至內(nèi)容也在逐步變化,這對于醫(yī)院而言,既是機(jī)遇,也是挑戰(zhàn),檔案管理人員應(yīng)該正視互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、信息技術(shù)發(fā)展等給檔案管理工作帶來的改變,把握機(jī)遇,勇于革新,直面挑戰(zhàn),迎難而上,優(yōu)化檔案管理機(jī)制,打造“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案管理體系,全面提升檔案管理水平,深化檔案信息利用成效。

        1 “互聯(lián)網(wǎng)+”時代婦幼保健院檔案管理迎來的機(jī)遇分析

        1)推動了檔案管理技術(shù)革新。在以往,檔案信息的載體多為紙質(zhì)文件以及一些音像資料,隨著時間的推移,文件資料受到潮濕、蟲害等因素的影響會損壞甚至丟失,再加上大量的文書、檔案原件堆積,整理起來比較困難,檢索查證效率極低,整體而言,檔案利用率較低,無法發(fā)揮應(yīng)有的信息指導(dǎo)價值。在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代,可應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)錄入、整理、分析、檢索檔案信息,保障信息內(nèi)容安全,提升信息利用率,同時,借助于光盤、移動硬盤、計算機(jī)硬盤等儲存介質(zhì),能夠大大便利信息的儲存,同時介質(zhì)受外界溫度、濕度等因素影響小,體積小,保存便利長久[1]。

        2)拓展了檔案服務(wù)發(fā)展空間。在信息化時代,社會信息量幾何式爆發(fā)增長,人們對于信息的需求量不斷增大。傳統(tǒng)的檔案管理模式,不具備足夠大的空間來儲存人們所需的信息,但是借助于云盤這種互聯(lián)網(wǎng)存儲工具,能夠儲存大量企業(yè)、個人信息,并提供相應(yīng)的讀取、下載服務(wù),更好地滿足了社會在檔案管理上的需求。此外,互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用,實現(xiàn)了異地檔案信息共享,檔案用戶無需到達(dá)檔案館,取到檔案實物,借助于互聯(lián)網(wǎng),登陸檔案信息平臺,即可獲取檔案信息,讓檔案利用打破了時間與空間的限制,拓展了檔案服務(wù)發(fā)展空間。

        3)提高了檔案信息的利用率和時效性。海量數(shù)據(jù)信息雖然滿足了廣大用戶群體的信息需求,但是要想在這些信息中挖掘出個體意向信息,難度是比較大的。在互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展過程中,出現(xiàn)了云計算技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等,推動了各類檔案數(shù)據(jù)的高效、精確整合,提升了信息檢索效率,人們只需登錄信息平臺,輸入關(guān)鍵詞,即可搜索到相關(guān)信息,進(jìn)行比對、判斷和分析,充分提升信息利用價值[2]。而且,以往檔案信息收集、整理難度大,信息全面性不足,更新速度也比較慢,在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的支持下,檔案信息管理效率提升,信息量增大,更新及時,信息時效性提升。

        2 “互聯(lián)網(wǎng)+”時代婦幼保健院檔案管理面臨的挑戰(zhàn)分析

        1)檔案管理觀念落后。婦幼保健院在檔案管理中,管理觀念落后,工作人員沒有正確認(rèn)識到檔案管理信息化建設(shè)的意義,仍然保持傳統(tǒng)工作模式,阻礙了數(shù)據(jù)信息的利用。檔案是日積月累形成的,檔案越完整,信息量越大,其信息指導(dǎo)價值越高,但由于員工歸檔意識不足,檔案管理流于形式化,導(dǎo)致數(shù)據(jù)信息不齊全,內(nèi)容真實度不高,失去借鑒意義。而且,在使用傳統(tǒng)管理手段的情況下,檔案利用率比較低,檔案信息全面性、時效性不高,信息利用價值沒有得到充分體現(xiàn)。

        2)缺少專業(yè)的技術(shù)人才。時代在發(fā)展,檔案管理理念也在不斷更新,隨著文件、資料的不斷累積,檔案管理工作量會越來越大,引入數(shù)字化技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等,實現(xiàn)高效化、信息化檔案管理,是醫(yī)院檔案管理工作發(fā)展的必然途徑。但是,這一過程會受到管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的限制,醫(yī)院檔案管理人員多為檔案專業(yè)人才,熟知檔案管理知識與技能,但是信息化檔案管理意識、知識和技術(shù)上多顯不足,無法有效應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù),優(yōu)化檔案管理機(jī)制。

        3 “互聯(lián)網(wǎng)+”時代婦幼保健院檔案管理策略分析

        1)創(chuàng)新檔案管理理念,完善技術(shù)設(shè)施配置。檔案管理信息化建設(shè),是“互聯(lián)網(wǎng)+”時代下這項工作發(fā)展的必然趨勢,在這種情況下,醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)轉(zhuǎn)變檔案管理理念,加大資金投入,完善信息化技術(shù)設(shè)施配置,依靠大數(shù)據(jù)創(chuàng)建檔案數(shù)字系統(tǒng),推動醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè),借助云計算系統(tǒng),提升檔案管理工作效率。在這一過程中,借鑒行業(yè)成功經(jīng)驗,基于醫(yī)院檔案管理工作需求,選擇合適的數(shù)據(jù)化模式,引進(jìn)相關(guān)技術(shù)及設(shè)備,包括計算機(jī)、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、攝影機(jī)、掃描儀、專用微機(jī)、空調(diào)、消防設(shè)施等,構(gòu)建數(shù)字檔案管,實現(xiàn)信息共享。數(shù)字檔案管的構(gòu)建,能夠有效提升醫(yī)院檔案的利用率,在檔案互聯(lián)網(wǎng)平臺上,信息利用者只需根據(jù)自身需求,輸入關(guān)鍵詞,即可快速查詢找出所需資源,工作效率大大提高,同時,醫(yī)院應(yīng)該簡化檔案借用、查閱的手續(xù),提升檔案利用便利度[3]。

        2)培養(yǎng)高素質(zhì)專業(yè)人才,推動檔案管理信息化建設(shè)。在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代下,婦幼保健院應(yīng)該根據(jù)檔案信息化管理需求,培養(yǎng)專業(yè)的具備“互聯(lián)網(wǎng)+”思維與素養(yǎng)的檔案管理隊伍,定期組織人員參加業(yè)內(nèi)培訓(xùn)及學(xué)會交流會,讓檔案管理人員學(xué)習(xí)計算機(jī)技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)、云計算技術(shù)等相關(guān)軟件、硬件設(shè)施的使用,突破檔案信息化建設(shè)中遇到的人才瓶頸。同時,醫(yī)院應(yīng)該充分認(rèn)識到檔案信息在醫(yī)院發(fā)展中的指導(dǎo)作用,設(shè)立專門的檔案管理部門,根據(jù)工作需求合理設(shè)置崗位,引進(jìn)專業(yè)素養(yǎng)、信息素養(yǎng)達(dá)標(biāo)的檔案管理人才,做好崗前培訓(xùn)考核工作,加強(qiáng)繼續(xù)教育,在新購進(jìn)信息化管理技術(shù)及設(shè)施后,組織管理人員學(xué)習(xí),迅速掌握相關(guān)硬件、軟件的使用流程及技術(shù),幫助其樹立網(wǎng)絡(luò)安全防范意識,以防醫(yī)院機(jī)密或患者隱私泄漏[4]。

        3)完善檔案信息化管理制度,強(qiáng)化檔案信息安全管控。醫(yī)院在實施檔案管理信息化建設(shè)計劃后,應(yīng)該建立健全相關(guān)管理制度,以《檔案資料管理保密規(guī)定》、《檔案查閱利用制度》、《檔案設(shè)備維護(hù)使用制度》及《電子檔案管理制度》等現(xiàn)行規(guī)章制度為依據(jù),結(jié)合醫(yī)院運營狀況,及檔案數(shù)據(jù)化管理目標(biāo),制定科學(xué)合理的管理制度,明確檔案管理工作內(nèi)容、流程及標(biāo)準(zhǔn),確保檔案的信息識別、資料采集、遞交、歸檔、核對、儲存、整理、分析及借閱等過程的標(biāo)準(zhǔn)化[4]。同時,加強(qiáng)信息平臺安全管控,定期優(yōu)化、升級系統(tǒng),安裝防火墻、殺毒軟件、IT 監(jiān)控軟件等,以防信息泄露、數(shù)據(jù)丟失或被篡改,保障信息安全性。

        4 結(jié)語

        2015 年7月,國務(wù)院印發(fā)的《關(guān)于積極推進(jìn)“互聯(lián)網(wǎng) +”行動的指導(dǎo)意見》中,將“互聯(lián)網(wǎng)+”定義為互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)成果與經(jīng)濟(jì)社會各個領(lǐng)域深度融合所形成的基于互聯(lián)網(wǎng)設(shè)施構(gòu)建的創(chuàng)新型經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展新形態(tài),這種社會發(fā)展模式,有利于推動技術(shù)進(jìn)步和組織變革,提升實體經(jīng)濟(jì)的生產(chǎn)力和創(chuàng)新力[5]。從技術(shù)層面上來說,“互聯(lián)網(wǎng)+”推動了醫(yī)院檔案管理技術(shù)革新,為檔案事業(yè)發(fā)展帶來了機(jī)遇,但其實,這也是當(dāng)前檔案管理的必然要求,是檔案管理水平提升的必然需要,檔案管理部門應(yīng)該順應(yīng)時勢,推動“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案管理機(jī)制的構(gòu)建與完善。

        參考文獻(xiàn)

        [1]朱波.云計算技術(shù)支持下大數(shù)據(jù)會計分析平臺在財政金融領(lǐng)域的應(yīng)用——評《互聯(lián)網(wǎng)+會計檔案管理》[J].化學(xué)試劑,2020,42(02):221.

        [2]劉爽,王靜.“互聯(lián)網(wǎng)+服務(wù)”下醫(yī)院因公出國(境)檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)與利用[J].蘭臺世界,2020(01):62-64.

        [3]王麗華,劉穎.互聯(lián)網(wǎng)+時代云計算應(yīng)用于檔案信息化管理的風(fēng)險與對策研究——以秦皇島職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例[J].信息技術(shù)與信息化,2019(11):208-210.

        [4]劉嵐萍,曠文俊.檔案管理,“安全”為主——“互聯(lián)網(wǎng)+”視域下檔案信息化安全建設(shè)思路[J].電腦知識與技術(shù),2019,15(34):25-26.

        [5]韓曼.“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”新業(yè)態(tài)的服務(wù)方式創(chuàng)新——以博物館數(shù)字檔案管理為例[J].企業(yè)科技與發(fā)展,2019(12):216-217.

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