包偉

摘 要：干部人事數(shù)字檔案是按照國(guó)家相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，利用掃描等技術(shù)手段將干部人事紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化形成的數(shù)字圖像和數(shù)字文本。檔案管理也由原來(lái)使用紙質(zhì)保存檔案，實(shí)現(xiàn)檔案系統(tǒng)建設(shè)及數(shù)字化服務(wù)管理工作，干部檔案信息化項(xiàng)目包括干部檔案管理信息系統(tǒng)、干部檔案數(shù)字化采集和相關(guān)硬件集成。在大數(shù)據(jù)的環(huán)境背景下，提高干部檔案管理效率，并維護(hù)好信息檔案的安全性。故而，難點(diǎn)是干部人事檔案數(shù)字化采集工作，由于此項(xiàng)工作實(shí)施周期長(zhǎng)、安全質(zhì)量要求高，所以必須進(jìn)行詳細(xì)的項(xiàng)目規(guī)劃工作。

關(guān)鍵詞：系統(tǒng)建設(shè);數(shù)字化;檔案管理

為了貫徹新時(shí)代黨的組織路線，落實(shí)從嚴(yán)管理干部要求，充分發(fā)揮干部人事檔案在建設(shè)高素質(zhì)專業(yè)化干部隊(duì)伍中的重要作用，推動(dòng)干部人事檔案工作科學(xué)化、制度化、規(guī)范化，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《干部人事檔案工作條例》等國(guó)家法律法規(guī)，對(duì)干部人事檔案工作的體制機(jī)制、內(nèi)容建設(shè)、日常管理、利用審核、紀(jì)律監(jiān)督等加以規(guī)范完善，是今后一個(gè)時(shí)期全國(guó)各級(jí)各類干部人事檔案工作的基本遵循。切實(shí)把干部人事檔案作為新時(shí)代黨的重要執(zhí)政資源。要著力完善管理體制、健全工作制度、細(xì)化工作標(biāo)準(zhǔn)、創(chuàng)新工作方式，全面提升干部人事檔案工作質(zhì)量，持續(xù)推進(jìn)干部人事檔案工作科學(xué)化、制度化、規(guī)范化，服務(wù)廣大干部人才，服務(wù)黨的建設(shè)新的偉大工程，服務(wù)新時(shí)代中國(guó)特色社會(huì)主義偉大事業(yè)。干部人事檔案管理系統(tǒng)主要針對(duì)中共黨員及干部的人事檔案信息進(jìn)行采集、管理及輔助鑒定整理。

1 人事檔案管理數(shù)據(jù)化建設(shè)的現(xiàn)狀

單位人事檔案一般由所在單位組織人事、勞工部門管理，負(fù)責(zé)保存記錄在職職工、離退休人員等一生的年度考核、學(xué)籍材料、黨籍材料、征兵入伍、職稱晉升、工資年度評(píng)審晉升、職務(wù)任免等各種大小事情，獲得的相關(guān)榮譽(yù)以及獎(jiǎng)項(xiàng)均記錄在案。對(duì)于人事檔案的管理一直以來(lái)都采用了紙質(zhì)檔案的管理，工作量較大。同時(shí)，紙質(zhì)版檔案更新以及修改等較為繁瑣，在保管中還有的檔案材料損壞、破損嚴(yán)重，同時(shí)，紙質(zhì)材料的字跡、印章等在時(shí)間的積累下，變的越來(lái)越淡、模糊不清。存在修復(fù)困難，補(bǔ)充材料不齊全、不及時(shí)，經(jīng)辦人的不同管理水平，裝訂時(shí)的錯(cuò)裝，使檔案的完整性不夠，查閱檔案應(yīng)用上效果欠缺。

組織人事部門及其干部人事檔案工作機(jī)構(gòu)在干部人事檔案數(shù)字化過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格規(guī)范檔案目錄建庫(kù)、檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)驗(yàn)收、數(shù)據(jù)交換、數(shù)據(jù)備份、安全管理等基本環(huán)節(jié)，保證數(shù)字檔案的真實(shí)性、完整性、可用性、安全性，確保與紙質(zhì)檔案一致。

2 人事檔案管理數(shù)據(jù)化建設(shè)的目標(biāo)

電子檔案在人們的生活和生產(chǎn)活動(dòng)中具有較高的使用率，包括記錄文字、公民信息、圖表等，具有一定的保存價(jià)值和反復(fù)調(diào)閱的必要性。對(duì)于人事檔案信息，我們必須要保證的就是其相關(guān)信息的完整，再此之前可能由于種種原因而導(dǎo)致某些人的人事檔案中的信息并不完整，在進(jìn)行人事檔案數(shù)據(jù)化管理的同時(shí)我們需要對(duì)所有人的相關(guān)信息進(jìn)行核查并進(jìn)行補(bǔ)齊，對(duì)于人事檔案數(shù)據(jù)化管理模式的建立。

2.1 建立干部檔案信息庫(kù)

建立同原始檔案一一對(duì)應(yīng)的數(shù)字檔案，保持高分辨率真色彩的原貌，采用圖像加密鎖定等技術(shù)手段，有效遏制涂改造假，保證檔案的真實(shí)性和有效性，為干部工作提供最準(zhǔn)確的參考信息。干部人事檔案管理系統(tǒng)解決了傳統(tǒng)軟件的專業(yè)程度高、操作難度大等問(wèn)題，以簡(jiǎn)單、直觀的操作方式來(lái)管理檔案，將復(fù)雜的管理邏輯隱藏到后臺(tái)。與傳統(tǒng)軟件相比較，其結(jié)構(gòu)更加靈活，可以根據(jù)本單位的實(shí)際情況，來(lái)動(dòng)態(tài)的創(chuàng)建所需的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)和檔案管理業(yè)務(wù)。方便快捷的掃描、著錄方式使檔案數(shù)據(jù)的采集變得簡(jiǎn)單易行。規(guī)范化的數(shù)據(jù)接口，使保管的檔案數(shù)據(jù)很容易與其它管理系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)交換。

2.2 建設(shè)干部檔案管理信息平臺(tái)

安裝干部檔案管理信息系統(tǒng)界面，具有良好的操作性，實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案方便靈活的查詢利用，提高查借閱干部檔案的工作效率;實(shí)現(xiàn)檔案目錄、檔案查借閱登記、檔案轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出登記、檔案的在庫(kù)狀態(tài)統(tǒng)計(jì)等日常工作臺(tái)帳的自動(dòng)處理，提高干部檔案管理效率。干部人事檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)，旨在減輕干部人事檔案保管的工作強(qiáng)度，提高干部人事檔案的保管質(zhì)量，降低干部人事檔案數(shù)字化成本。還可以根據(jù)組織部門的最新規(guī)范和要求，輔助檔案保管人員，對(duì)檔案進(jìn)行分類、檢查和鑒別工作。

2.3 提供安全、可靠的干部數(shù)字檔案技術(shù)手段

通過(guò)干部數(shù)字檔案加密技術(shù)、用戶身份認(rèn)證、瀏覽控制技術(shù)、區(qū)域控制技術(shù)和光盤加密等技術(shù)，有效保障干部數(shù)字檔案管理的安全。進(jìn)入新世紀(jì)以來(lái)，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和信息技術(shù)的革命和創(chuàng)新，大數(shù)據(jù)時(shí)代的來(lái)臨為人們的工作生活帶來(lái)了較大的變化。在這樣的背景下，電子檔案的信息安全，尤其是人事檔案的信息安全也面臨著較大的風(fēng)險(xiǎn)，如何保障信息安全和檔案安全是檔案信息電子化所面臨的主要問(wèn)題之一。同時(shí)，由于檔案管理人員的管理方式單一，人員技術(shù)水平不平衡，還存在人為的技術(shù)安全管理。數(shù)字備份管理也是需要高度重視，保管的處置安全、人員使用中的瀏覽安全等方面因人而異，對(duì)管理人員的教育、培訓(xùn)、管理也常態(tài)引起重視。

3 人事檔案管理數(shù)據(jù)化建設(shè)的重視

事業(yè)單位的人事檔案包含了干部、工勤、離退休人員、死亡檔案等人員檔案，干部人事檔案實(shí)現(xiàn)了數(shù)學(xué)化、規(guī)范化，但是其他的人事檔案管理還存在一定的困難，只能維持現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案保存。加大對(duì)其應(yīng)用效率不高，工勤人員的人事檔案由單位勞工部門分管，裝訂方式、內(nèi)容、保管等均區(qū)別于干部人事檔案，重視程度不高，管理人員利用率也不高。需要干部人事檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)，納入干部管理檔案數(shù)字化建設(shè)中，工勤人員在身份的轉(zhuǎn)變中，也作為干部提拔使用，需要同時(shí)提高數(shù)字化轉(zhuǎn)接、查詢等工作，提高保管、利用。

4 小結(jié)

人事檔案數(shù)據(jù)化的管理工作極為重要，數(shù)據(jù)化管理規(guī)范人事檔案保證了信息的完整性以及共享性，也需要重視信息的安全性，所以有些屬于機(jī)密的事情必須要進(jìn)行相關(guān)的保密措施。為了保證檔案數(shù)據(jù)的安全性，定期對(duì)于數(shù)據(jù)庫(kù)中所有的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，以防止由于軟件或是系統(tǒng)的問(wèn)題而導(dǎo)致相關(guān)文件的丟失。此外，我們還應(yīng)該定期對(duì)于數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行維護(hù)，同時(shí)我們還應(yīng)該規(guī)范的使用數(shù)據(jù)庫(kù)。只有這樣才能保證人事檔案數(shù)據(jù)化管理模式的安全性。系統(tǒng)將以檔案數(shù)據(jù)為支撐，基于智能檢索技術(shù)，實(shí)現(xiàn)干部檔案工作現(xiàn)代化管理，從而實(shí)現(xiàn)干部檔案職能功能從保管服務(wù)型到主動(dòng)服務(wù)型的轉(zhuǎn)變。